Modèle d'approbation de contrat

Les formulaires d'incorporation des employés sont des outils essentiels utilisés par les organisations pour collecter et gérer les informations sur les nouvelles recrues ou les employés s'inscrivant à des programmes spécifiques, des avantages sociaux ou des sessions de formation. Ces formulaires recueillent généralement des informations personnelles, des informations relatives à l'emploi, des contacts d'urgence et des choix d'avantages sociaux tels que l'assurance maladie, les plans de retraite ou les programmes de bien-être. Ils rationalisent le processus d'intégration, assurent la conformité aux politiques de l'entreprise et aident les services RH à maintenir des dossiers précis. Les cas d'utilisation vont de l'intégration des nouveaux employés à l'inscription du personnel aux cours de développement professionnel, en passant par la gestion des périodes d'inscription aux avantages sociaux.

Avec Jotform, créer et gérer les formulaires d’inscription des employés devient un jeu d'enfants et ne requiert aucune connaissance en code. Le Générateur de formulaires intuitif par glisser-déposer permet aux professionnels des RH et aux administrateurs de personnaliser rapidement les formulaires en fonction des besoins spécifiques de leur entreprise. Les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier des champs, intégrer des passerelles de paiement sécurisées pour les cotisations aux avantages sociaux et automatiser les notifications destinées aux RH et aux employés. Toutes les soumissions sont stockées en toute sécurité et facilement accessibles dans les Tableaux Jotform, facilitant ainsi l’organisation, la recherche et la gestion des données des employés. En tirant parti des fonctionnalités avancées de Jotform, les organisations peuvent gagner en efficacité, réduire la paperasserie et offrir une expérience d’inscription fluide et pratique à leur personnel.

Cas d'utilisation des formulaires d'incorporation des employés

Les formulaires d'incorporation des employés servent à de multiples objectifs au sein des organisations, chacun étant adapté à des besoins et des scénarios spécifiques. Voici comment ces formulaires peuvent être utilisés, qui en bénéficie et comment leur contenu peut varier :

1. Cas d’utilisation possibles :

• Intégration des nouvelles recrues : collectez des informations essentielles auprès des nouveaux employés, comme les informations personnelles, les formulaires fiscaux et les coordonnées bancaires pour établir un virement direct.
• Inscription aux avantages sociaux : permettre aux employés de choisir les prestations de santé, de soins dentaires, d'ophtalmologie et leur régime retraite pendant les périodes d’inscription ouverte.
• Inscription aux formations et au développement : inscription des employés aux sessions de formation en interne, aux ateliers ou aux programmes de certification.
• Participation aux programmes ou événements : inscription du personnel aux programmes de bien-être, aux événements organisés au sein de l'entreprise ou aux initiatives de bénévolat.

2. Points de résolution de problèmes :

• Réduit la saisie manuelle des données et les tâches administratives.
• Garantit une collecte de données précise et complète.
• Automatise les notifications et les rappels pour les RH et les employés.
• Centralise les informations des employés pour un accès facile et une meilleure conformité.

3. Propriétaires et utilisateurs possibles :

• Responsables RH et administrateurs
• Chefs de service organisant des formations ou des événements.
• Les employés complétant leur propre inscription.
• Coordinateurs des avantages sociaux et personnel de la paie.

4. Différences entre les méthodes de création :

• Formulaires d'intégration des nouvelles recures : recueillez les informations personnelles, professionnelles et fiscales des nouveaux employés.
• Formulaires d'adhésion aux avantages sociaux : incluez des options de sélection des différents régimes, les informations sur les personnes à charge et les détails de paiement.
• Formulaires d'inscription à une formation : mettez en avant les options de sélection des différents cours proposés, les préférences de planning et les prérequis.
• Formulaires d'inscription aux événements : collectez les préférences des participants, les restrictions alimentaires et les contacts d'urgence.

En résumé, les formulaires d'incorporation des employés sont des outils polyvalents qui peuvent être adaptés à un large éventail de besoins RH et organisationnels, avec un contenu et une structure qui varient en fonction du scénario d'inscription spécifique.

Comment créer un formulaire d'incorporation pour les employés

La création d'un formulaire d'incorporation des employés avec Jotform est un processus simple qui peut être personnalisé pour différents scénarios RH, comme l'intégration, la sélection des avantages sociaux ou l'inscription aux formations. Voici un guide étape par étape pour vous aider à concevoir, mettre en œuvre et gérer votre formulaire efficacement :

1. Choisissez votre point de départ :

• Connectez-vous à votre compte Jotform et cliquez sur "Créer" dans votre espace de travail.
• Sélectionnez « Formulaire » et décidez si vous souhaitez partir de zéro ou utiliser l'un des 10 000 modèles de Jotform. Pour les cas d'utilisation courants comme l'intégration des nouvelles recrues ou l'adhésion aux avantages sociaux, choisir un modèle peut vous faire gagner du temps et garantir que vous incluez tous les champs nécessaires.

2. Sélectionnez la mise en page appropriée :

• Choisissez entre le formulaire classique (toutes les questions sur une seule page) ou le formulaire à cartes (une question par page). Pour les formulaires détaillés d'intégration des employés ou d'adhésion aux avantages sociaux, le formulaire classique est souvent préféré pour faciliter la vérification des informations soumises.

3. Ajoutez des éléments de formulaire essentiels :

Cliquez sur "Ajouter un élément" pour faire glisser et déposer les champs correspondant à votre cas d'utilisation :

• Accueil des nouvelles recrues : nom, coordonnées, adresse, contacts d'urgence, intitulé du poste, service, date de début, formulaires fiscaux, informations bancaires.
• Inscription aux avantages sociaux : sélection du régime (cases à cocher ou listes déroulantes), informations sur les personnes à charge, détails des bénéficiaires, options de paiement ou de retenue sur salaire.
• Inscription à une formation : sélection du cours, dates préférées, approbation du superviseur, prérequis.
• Inscription à l'événement : sélection de l'événement, restrictions alimentaires, taille de t-shirt, contacts d'urgence.

4. Personnalisez la conception du formulaire :

• Utilisez le Concepteur de formulaires (icône du rouleau de peinture) pour ajouter vos éléments de marque en ajustant les couleurs, les polices et en téléversant le logo de votre entreprise.
• Appliquez un thème ou ajustez la mise en page pour une apparence professionnelle.

5. Configurez la logique conditionnelle :

• Utilisez la logique conditionnelle de Jotform pour afficher ou masquer des champs en fonction des réponses précédentes (par exemple, affichez uniquement les champs dépendants si l'employé sélectionne un plan familial).

6. Configurez les notifications par email :

• Configurez des notifications automatiques pour le personnel RH et des emails de confirmation pour les employés lors de la soumission. Cela garantit que toutes les parties sont informées et peuvent prendre les mesures nécessaires.

7. Publiez et partagez votre formulaire :

• Cliquez sur « Publier » pour générer un lien partageable ou intégrer le formulaire sur l'intranet ou le portail d'accueil de votre entreprise.
• Vous pouvez également envoyer le formulaire directement par email aux nouvelles recrues ou aux employés.

8. Testez et gérez les soumissions :

• Prévisualisez le formulaire et soumettez une entrée de test pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu.
• Suivez et gérez les réponses dans les Tableaux Jotform : vous pouvez filtrer, rechercher et exporter les données selon vos besoins.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer un formulaire d'incorporation personnalisé pour vos employés qui simplifie la collecte de données, réduit la charge administrative et améliore l'expérience globale des employés. Les fonctionnalités flexibles de Jotform vous permettent d'adapter facilement votre formulaire à tous les scénarios RH, garantissant ainsi la capture efficace et sécurisée de toutes les informations dont vous avez besoin.