Exemple de formulaire de demande

Purchase Order Request Form Templates are specialized forms designed to streamline the process of requesting, approving, and tracking purchase orders within organizations. These templates serve as a standardized method for employees, departments, or external partners to formally request the procurement of goods or services. By capturing essential details such as item descriptions, quantities, supplier information, pricing, and approval signatures, these forms help ensure that purchasing activities are well-documented and compliant with internal policies. Use cases range from office supply requests and equipment purchases to service contracts and inventory replenishment, making them valuable tools for businesses, educational institutions, nonprofits, and government agencies.

Avec Jotform, les utilisateurs peuvent facilement exploiter les modèles de formulaires de demande de bon de commande pour numériser et automatiser leurs processus d'approvisionnement. L'outil de création de formulaires intuitif par glissé-déposé de Jotform permet à chacun de personnaliser les modèles en fonction de ses processus d'achat spécifiques, sans aucune programmation. Les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier des champs, intégrer des passerelles de paiement, configurer une logique conditionnelle pour les approbations multi-niveaux et recevoir des notifications en temps réel lors de leur soumission. Toutes les demandes de bon de commande sont stockées en toute sécurité dans des tableaux Jotform, ce qui permet un suivi, une gestion et un reporting efficaces. Grâce à Jotform, les entreprises peuvent réduire la paperasserie, minimiser les erreurs et accélérer le processus d'approbation des bons de commande.

Cas d'utilisation des modèles de formulaire de demande de bon de commande

Les modèles de formulaires de demande d'achat sont des outils polyvalents qui s'adaptent à divers scénarios d'approvisionnement. Leur fonction principale est de faciliter la demande formelle et l'approbation des achats, mais leur application s'étend à différents secteurs et structures organisationnelles. Voici comment utiliser et personnaliser ces modèles :

1. Cas d’utilisation possibles :

• Demandes internes de fournitures ou d'équipements de bureau
• Achats budgétisés par département
• Soumissions de commandes de fournisseurs ou de vendeurs
• Demandes de contrat de service
• Réapprovisionnement des stocks pour les commerces de détail ou les entrepôts
• Achats des établissements d'enseignement
• Achats financés par des subventions à but non lucratif

2. Points de résolution de problèmes :

• Normalise le processus de demande d'achat, réduisant ainsi la confusion et les erreurs
• S'assure que toutes les informations nécessaires sont collectées pour l'approbation et la tenue des dossiers
• Accélère les flux de travail d'approbation grâce à des notifications automatisées et une logique conditionnelle
• Fournit une piste d'audit numérique pour la conformité et la création de rapports
• Minimise les dépenses non autorisées ou non suivies

3. Propriétaires et utilisateurs possibles :

• Responsables des achats et services des achats
• Chefs d'équipe et chefs de service
• Personnel des finances et de la comptabilité
• Administrateurs scolaires
• Gestionnaires de programmes à but non lucratif
• Propriétaires de petites entreprises

4. Différences entre les méthodes de création :

• Demandes internes : peuvent inclure des champs pour l'ID de l'employé, le service et les codes de coûts internes.
• Commandes des fournisseurs : nécessitent les coordonnées du fournisseur, des listes détaillées et des instructions de livraison.
• Contrats de service : peuvent nécessiter des conditions contractuelles, des descriptions de services et des signatures d'approbation.
• Réapprovisionnement des stocks : peut inclure les numéros de référence, les niveaux de stock actuels et les seuils de réapprovisionnement.

En résumé, Les modèles de formulaires de demande d'achat peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de toute organisation, garantissant un processus d'achat fluide et transparent.

Comment créer un formulaire de demande de bon de commande

Créer des formulaires de demande d'achat avec Jotform est un processus simple qui s'adapte à tous les scénarios d'achat. Que vous gériez des demandes de fournitures de bureau, des commandes fournisseurs ou des contrats de service, la plateforme flexible de Jotform vous permet de concevoir des formulaires qui capturent toutes les informations nécessaires et simplifient vos processus d'approbation. Voici un guide étape par étape pour créer un formulaire de demande d'achat efficace :

1. Commencez avec un modèle ou à partir de zéro :

• Connectez-vous à votre compte Jotform et cliquez sur "Créer" dans votre espace de travail.
• Choisissez "Formulaire" et sélectionnez un modèle de formulaire de demande de d'achat prêt à l’emploi ou commencez à partir de zéro.
• Décidez de la mise en page : formulaire classique (toutes les questions sur une page) ou formulaire à cartes (une question par page).

2. Personnalisez les champs du formulaire :

• Cliquez sur le menu "Ajouter un élément" pour glisser-déposer les champs essentiels tels que :
• Nom et coordonnées du demandeur
• Code département ou projet
• Date de la demande
• Liste détaillée des produits/services (avec des champs pour la description, la quantité, le prix unitaire et le total)
• Détails du fournisseur/vendeur privilégié
• Adresse de livraison et date de livraison souhaitée
• Répartition budgétaire
• Champs de signature d'approbation
• Pour les commandes des fournisseurs, incluez les champs de contact du fournisseur et les instructions de livraison.
• Pour les demandes internes, ajoutez les champs ID d'employé et département.
• Pour les contrats de service, prévoyez un espace pour les conditions du contrat et les descriptions des services.

3. Améliorez avec des fonctionnalités avancées :

• Utilisez la logique conditionnelle pour afficher ou masquer des champs en fonction des réponses des utilisateurs (par exemple, afficher uniquement les champs budgétaires pour certains services).
• Intégrez à un processeur de paiement si un prépaiement ou des dépôts sont requis.
• Ajoutez des widgets pour l'importation de fichiers (par exemple, des devis, des factures) ou des signatures électroniques pour les approbations.

4. Conception et charte graphique :

• Cliquez sur l’icône en forme de rouleau à peinture pour ouvrir le concepteur de formulaires.
• Personnalisez les couleurs, les polices et la mise en page pour qu'elles correspondent à l'image de marque de votre organisation.
• Importez le logo de votre entreprise ou organisation pour une touche professionnelle.

5. Configurez les notifications par email :

• Dans le menu Paramètres, configurez les notifications par email pour alerter les approbateurs ou le personnel des achats lorsqu'une nouvelle demande est soumise.
• Configurez des emails de réponse automatique pour confirmer la réception au demandeur.

6. Publiez et partagez :

• Cliquez sur "Publier" pour générer un lien partageable ou intégrer le formulaire sur votre intranet ou votre portail d’approvisionnement.
• Partagez le formulaire avec les employés, les fournisseurs ou d’autres tiers selon les besoins.

7. Testez et gérez les soumissions :

• Utilisez la fonction "aperçu" pour tester le formulaire et vous assurer que tous les flux de travail fonctionnent comme prévu.
• Surveillez et gérez les soumissions dans les tableaux Jotform, où vous pouvez suivre l'état, filtrer par service et exporter des données pour la création de rapports.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer un formulaire de demande d'achat efficace qui simplifie l’approvisionnement, garantit la conformité et accélère le processus d’achat pour votre organisation.