Authorisierung zur Überprüfung von Referenzen

Beschäftigungsformulare sind wichtige Dokumente, die während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus verwendet werden — von der Rekrutierung und Einarbeitung bis hin zur Leistungsbewertung und dem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Mithilfe dieser Formulare können Unternehmen wichtige Informationen wie Bewerbungen, Feedback aus Vorstellungsgesprächen, Background-Checks, Unterlagen für neue Mitarbeiter, Stundenzettel, Leistungsbeurteilungen und Kündigungsgespräche erfassen, organisieren und verwalten. Durch die Standardisierung des Datenerfassungsprozesses gewährleisten sie die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen, optimieren HR-Workflows und verbessern die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern. Ob Sie Inhaber eines kleinen Unternehmens, Personalmanager oder Recruiter sind: Beschäftigungsformulare sind für die Führung genauer Unterlagen und die Unterstützung eines effizienten Personalmanagements unverzichtbar.

Mit Jotform wird das Erstellen und Verwalten von Beschäftigungsformularen zu einer nahtlosen No-Code-Erfahrung. Mit dem intuitiven Drag-and-Drop Formulargenerator von Jotform können Benutzer schnell individuelle Formulare erstellen, die auf ihre spezifischen HR-Anforderungen zugeschnitten sind – von Jobbewerbungsformularen bis hin zu Mitarbeiterfeedback-Umfragen. Benutzer können aus Tausenden von fertigen Vorlagen wählen, beliebte HR-Tools integrieren und die Datenerfassung sowie Benachrichtigungen automatisieren. Alle Antworten werden sicher gespeichert und sind in Jotform Tabellen leicht zugänglich, wodurch es einfach ist, Beschäftigungsdaten zu organisieren, zu durchsuchen und zu analysieren. Jotform ermöglicht es Organisationen, ihre HR-Prozesse zu digitalisieren, Schreibarbeit zu reduzieren und die gesamte Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

Anwendungsfälle von Beschäftigungsformularen

Beschäftigungsformulare erfüllen eine Vielzahl von Funktionen in den verschiedenen Phasen des Beschäftigungsprozesses. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit sind sie für Personalabteilungen, Recruiter, Manager und Unternehmer unverzichtbar. Im Folgenden erfahren Sie, wie Beschäftigungsformulare verwendet werden können, wer davon profitiert und wie ihr Inhalt variieren kann.

1. Mögliche Anwendungsfälle:

• Bewerbung und Kandidatenauswahl
• Bewertung und Feedbackerfassung von Interviews
• Mitarbeiter-Onboarding und -Einarbeitung
• Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle
• Leistungsbeurteilung und Zielsetzung
• Mitarbeiterbefragungen und Feedback
• Urlaubsanträge und -genehmigungen
• Exit-Interviews und Offboarding

2. Lösungsansätze:

• Optimieren Sie die Datenerfassung und reduzieren Sie die Schreibarbeit
• Stellen Sie die Einhaltung der Arbeitsgesetze und Unternehmensrichtlinien sicher
• Führen Sie genaue und organisierte Mitarbeiterakten
• Transparente Kommunikation zwischen HR und Mitarbeitern ermöglichen
• Automatisieren Sie Benachrichtigungen und Genehmigungen, um HR-Prozesse zu beschleunigen

3. Mögliche Anwender und Nutzer:

• Personalmanager und Mitarbeiter
• Recruiter und Personalverantwortliche
• Abteilungsleiter und Vorgesetzte
• Kleinunternehmer
• Mitarbeiter (für Self-Service-Formulare)

4. Unterschiede in der Erstellung:

• Jobbewerbungsformulare: Konzentrieren Sie sich auf das Sammeln von Informationen über die Bewerber, Lebensläufe und Anschreiben. Kann Screening-Fragen und die Einwilligung zu Background-Checks enthalten.
• Onboarding-Formulare: Erfassen Sie persönliche Daten, Notfallkontakte, Steuerformulare und Richtlinienbestätigungen.
• Leistungsbeurteilungsformulare: Beinhalten Bewertungsskalen, offene Feedbackbereiche und Zielvereinbarungsabschnitte.
• Austrittsbefragungen: Fragen Sie nach Kündigungsgründen, Feedback zum Arbeitsplatz und Verbesserungsvorschlägen.
• Zusammenfassend können Beschäftigungsformulare an jeden HR-Prozess angepasst werden, wobei Inhalt und Felder je nach spezifischem Anwendungsfall und organisatorischen Anforderungen variieren.

Wie erstellt man ein Beschäftigungsformular

Die Erstellung eines Beschäftigungsformulars mit Jotform ist ein unkomplizierter Prozess, der sich an jedes HR-Szenario anpassen lässt - egal ob Sie Bewerbungen sammeln, neue Mitarbeiter einarbeiten oder Leistungsbeurteilungen durchführen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, effektive Beschäftigungsformulare für Ihre Organisation zu erstellen und zu verwalten:

1. Definieren Sie Ihren Zweck und Ihr Publikum

• Identifizieren Sie den spezifischen HR-Prozess, den Sie optimieren möchten (z.B. Recruiting, Onboarding, Leistungsbewertung).
• Legen Sie fest, wer das Formular ausfüllen soll (Kandidaten, Mitarbeiter, Manager) und welche Informationen Sie erfassen möchten.

2. Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Formulars

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.
• Wählen Sie "Formular" und entscheiden Sie, ob Sie ganz neu beginnen oder eine der über 10.000 Beschäftigungsformularvorlagen von Jotform verwenden möchten.
• Wählen Sie ein Layout: Klassisches Formular (alle Fragen auf einer Seite) für umfangreiche Formulare wie Onboarding-Pakete oder Kartenformular (eine Frage pro Seite) für geführte Erlebnisse wie Bewerbungen.

3. Hinzufügen und Anpassen von Formularfeldern

Verwenden Sie den Drag & Drop Formulargenerator, um wichtige Felder hinzuzufügen:

• Für Bewerbungen: Name, Kontaktdaten, Ausbildung, Berufserfahrung, Lebenslauf-Upload, Auswahlkriterien.
• Für das Onboarding: Persönliche Daten, Notfallkontakte, Steuerformulare, Bestätigung der Richtlinien.
• Für Leistungsbeurteilungen: Bewertungsskalen, offenes Feedback, Zielsetzungsabschnitte.
• Für Austrittsgespräche: Multiple-Choice- und offene Fragen zu Kündigungsgründen und Verbesserungsvorschlägen.
• Integrieren Sie Widgets für E-Signaturen, Datei-Uploads oder bedingte Logik, um relevante Felder basierend auf den Antworten anzuzeigen.

4. Personalisieren Sie das Design

• Klicken Sie auf das Farbrollen-Symbol, um den Formular Designer zu öffnen.
• Passen Sie Ihr Formular an das Branding Ihres Unternehmens an, indem Sie Farben und Schriftarten anpassen und Ihr Logo hinzufügen.
• Wählen Sie ein Design oder Layout, das zum Stil Ihrer Organisation und dem Zweck des Formulars passt.

5. E-Mail Benachrichtigungen und Automatisierungen einrichten

• Konfigurieren Sie im Einstellungsmenü E-Mail-Benachrichtigungen für HR-Mitarbeiter und Bestätigungsmails für Teilnehmer.
• Verwenden Sie bedingte Logik, um Antworten an die entsprechende Abteilung oder den zuständigen Manager weiterzuleiten.

6. Veröffentlichen und Teilen Ihres Formulars

• Klicken Sie auf "Veröffentlichen", um einen teilbaren Link zu generieren oder das Formular auf der Website oder im Intranet Ihres Unternehmens einzubetten.
• Teilen Sie das Formular per E-Mail, Social Media oder direktem Link mit Ihrer Zielgruppe.

7. Testen und Verwalten von Antworten

• Zeigen Sie Ihr Formular in der Vorschau an und senden Sie einen Testeintrag, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.
• Überwachen und verwalten Sie Antworten in Jotform Tabellen, wo Sie Daten filtern, durchsuchen und für weitere Analysen exportieren können.
• Durch diese Schritte können Sie maßgeschneiderte Beschäftigungsformulare erstellen, die HR-Herausforderungen lösen, die Datengenauigkeit verbessern und die Mitarbeitererfahrung optimieren - ganz ohne Programmierung.