Beschäftigungformulare
Über Beschäftigungformulare
Beschäftigungsformulare sind wichtige Dokumente, die während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus verwendet werden — von der Rekrutierung und Einarbeitung bis hin zur Leistungsbewertung und dem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Mithilfe dieser Formulare können Unternehmen wichtige Informationen wie Bewerbungen, Feedback aus Vorstellungsgesprächen, Background-Checks, Unterlagen für neue Mitarbeiter, Stundenzettel, Leistungsbeurteilungen und Kündigungsgespräche erfassen, organisieren und verwalten. Durch die Standardisierung des Datenerfassungsprozesses gewährleisten sie die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen, optimieren HR-Workflows und verbessern die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern. Ob Sie Inhaber eines kleinen Unternehmens, Personalmanager oder Recruiter sind: Beschäftigungsformulare sind für die Führung genauer Unterlagen und die Unterstützung eines effizienten Personalmanagements unverzichtbar.
Mit Jotform wird das Erstellen und Verwalten von Beschäftigungsformularen zu einem nahtlosen Erlebnis, das keine Programmierkenntnisse erfordert. Mit dem intuitiven Drag-and-Drop-Formulargenerator von Jotform können Benutzer schnell benutzerdefinierte Formulare entwerfen, die auf ihre spezifischen HR-Anforderungen zugeschnitten sind, von Bewerbungsformularen bis hin zu Mitarbeiter-Feedback-Umfragen. Benutzer können aus Tausenden von vorgefertigten Vorlagen wählen, diese in beliebte HR-Tools integrieren und die Datenerfassung und Benachrichtigungen automatisieren. Alle Antworten werden sicher gespeichert und sind in Jotform Tabellen leicht zugänglich, sodass Beschäftigungsdaten einfach organisiert, durchsucht und analysiert werden können. Jotform ermöglicht es Unternehmen, ihre HR-Prozesse zu digitalisieren, den Papierkram zu reduzieren und die allgemeine Mitarbeitererfahrung zu verbessern.
Use Cases of Employment Forms
Beschäftigungsformulare erfüllen eine Vielzahl von Funktionen in den verschiedenen Phasen des Beschäftigungsprozesses. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit sind sie für Personalabteilungen, Recruiter, Manager und Unternehmer unverzichtbar. Im Folgenden erfahren Sie, wie Beschäftigungsformulare verwendet werden können, wer davon profitiert und wie ihr Inhalt variieren kann.
1. Possible Use Cases:
- Job application and candidate screening
- Interview evaluation and feedback collection
- Employee onboarding and orientation
- Timesheet and attendance tracking
- Performance appraisal and goal setting
- Employee surveys and feedback
- Leave requests and approvals
- Exit interviews and offboarding
2. Problem Solving Points:
- Streamline data collection and reduce manual paperwork
- Ensure compliance with labor laws and company policies
- Maintain accurate and organized employee records
- Facilitate transparent communication between HR and staff
- Automate notifications and approvals to speed up HR processes
3. Possible Owners and Users:
- HR managers and staff
- Recruiters and hiring managers
- Department heads and supervisors
- Kleinunternehmer
- Employees (for self-service forms)
4. Differences of Creation Methods:
- Job Application Forms: Focus on collecting candidate information, resumes, and cover letters. May include screening questions and consent for background checks.
- Onboarding Forms: Gather personal details, emergency contacts, tax forms, and policy acknowledgments.
- Performance Review Forms: Include rating scales, open-ended feedback, and goal-setting sections.
- Exit Interview Forms: Ask about reasons for leaving, feedback on the workplace, and suggestions for improvement.
- In summary, employment forms can be tailored to fit any HR process, with content and fields varying based on the specific use case and organizational needs.
How to Create an Employment Form
Creating an employment form with Jotform is a straightforward process that can be customized for any HR scenario, whether you’re collecting job applications, onboarding new hires, or conducting performance reviews. Here’s a step-by-step guide to help you design and manage effective employment forms for your organization:
1. Define Your Purpose and Audience
- Identify the specific HR process you want to streamline (e.g., recruitment, onboarding, performance evaluation).
- Determine who will fill out the form (candidates, employees, managers) and what information you need to collect.
2. Start Building Your Form
- Log in to your Jotform account and click “Create” on your My Workspace page.
- Choose “Form” and decide whether to start from scratch or use one of Jotform’s 10,000+ employment form templates.
- Select a layout: Classic Form (all questions on one page) for comprehensive forms like onboarding packets, or Card Form (one question per page) for guided experiences like job applications.
3. Add and Customize Form Fields
Use the drag-and-drop Form Builder to add essential fields:
- For Job Applications: Name, contact info, education, work history, resume upload, screening questions.
- For Onboarding: Personal details, emergency contacts, tax forms, policy acknowledgments.
- For Performance Reviews: Rating scales, open-ended feedback, goal-setting sections.
- For Exit Interviews: Multiple choice and open-ended questions about reasons for leaving and suggestions.
- Integrate widgets for e-signatures, file uploads, or conditional logic to show relevant fields based on responses.
4. Personalize the Design
- Click the Paint Roller icon to open Form Designer.
- Match your form to your company’s branding by adjusting colors, fonts, and adding your logo.
- Choose a theme or layout that fits your organization’s style and the form’s purpose.
5. Set Up Email Notifications and Automations
- In the Settings menu, configure email notifications for HR staff and confirmation emails for respondents.
- Use conditional logic to route submissions to the appropriate department or manager.
6. Publish and Share Your Form
- Click “Publish” to generate a shareable link or embed the form on your company’s website or intranet.
- Share the form via email, social media, or direct link with your intended audience.
7. Test and Manage Submissions
- Preview your form and submit a test entry to ensure everything works as expected.
- Monitor and manage responses in Jotform Tables, where you can filter, search, and export data for further analysis.
- By following these steps, you can create tailored employment forms that solve HR challenges, improve data accuracy, and enhance the employee experience—all without any coding.
Häufig gestellte Fragen
1. Was ist ein Beschäftigungsformular?
Ein Beschäftigungsformular ist ein Dokument, mit dem Unternehmen Informationen zu verschiedenen Personalprozessen wie Bewerbungen, Einarbeitung, Leistungsbeurteilungen und Kündigungsgesprächen sammeln, verwalten und speichern.
2. Why are employment forms important in HR management?
Beschäftigungsformulare helfen dabei, die Datenerfassung zu standardisieren, die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Richtlinien sicherzustellen, HR-Workflows zu optimieren und genaue Mitarbeiterdaten zu erfassen.
3. Welche Informationen sind in der Regel in Beschäftigungsformularen enthalten?
Je nach Use Case können Beschäftigungsformulare persönliche Angaben, Kontaktinformationen, den beruflichen Werdegang, die Ausbildung, Referenzen, Notfallkontakte, Leistungsbewertungen, Feedback und Unterschriften enthalten.
4. Are there different types of employment forms?
Ja, es gibt viele verschiedene Arten, darunter Bewerbungsformulare, Einstellungsformulare, Stundenzettel, Leistungsbeurteilungsformulare, Urlaubsanträge und Kündigungsgesprächsformulare, die jeweils einer bestimmten HR-Funktion dienen.
5. Wer verwendet Beschäftigungsformulare?
Beschäftigungsformulare können während des gesamten Beschäftigungszyklus für verschiedene Zwecke von Personalverantwortlichen, Recruitern, Managern, Unternehmern und Arbeitnehmern selbst verwendet werden.
6. Wie tragen Beschäftigungsformulare zur Einhaltung von Vorschriften und Datenschutzbestimmungen bei?
Beschäftigungsformulare können so gestaltet werden, dass nur die erforderlichen Informationen erfasst werden. Zudem können sie Checkboxen für Einwilligungen enthalten und die Daten können sicher gespeichert werden. So können Unternehmen die Datenschutzgesetze und -vorschriften einhalten.
7. Können Beschäftigungsformulare für verschiedene Rollen oder Abteilungen angepasst werden?
Auf jeden Fall. Formulare lassen sich mit spezifischen Fragen, Feldern und Workflows an unterschiedliche Aufgabenbereiche, Abteilungen oder organisatorische Anforderungen anpassen.
8. Welche Vorteile bieten digitale Beschäftigungsformulare gegenüber Papierformularen?
Digitale Beschäftigungsformulare reduzieren den Papierkram, minimieren Fehler, beschleunigen die Bearbeitung und ermöglichen eine einfache Datenspeicherung sowie -abfrage. Darüber hinaus bieten sie Support für Remote-Arbeit oder hybride Arbeitsumgebungen.