Tagesabschlussbericht

Telearbeitsformulare erleichtern und verwalten Remote-Arbeit in Unternehmen, indem sie Informationen zu Telearbeitsanfragen, Ausrüstungsbedarf, täglichen Check-ins, Produktivitätsberichten und Richtlinienbestätigungen erfassen, verfolgen und genehmigen. Diese Formulare optimieren die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Management und stellen sicher, dass Remote-Arbeitsrichtlinien eingehalten werden und beide Seiten klare Erwartungen haben. Sie können zur Beantragung von Home-Office-Genehmigungen, zur Berichterstattung über tägliche oder wöchentliche Aufgaben, zur Einreichung von Stundenzetteln oder zur Bestätigung des Erhalts von Unternehmensausrüstung genutzt werden.

Mit Jotform erstellen, passen und stellen Sie Telearbeitsformulare im Handumdrehen bereit, die genau Ihren Anforderungen entsprechen. Der Drag-and-Drop-Formulargenerator ermöglicht es Ihnen, ohne Programmierkenntnisse Formulare zu gestalten, bedingte Logik hinzuzufügen und andere Business-Tools zu integrieren, um Workflows nahtlos zu automatisieren. Ihre Antworten werden automatisch in Jotform Tabellen gespeichert und organisiert, sodass Sie Remote-Arbeit einfach nachverfolgen und Compliance sicherstellen können. Ob Sie ein kleines Team leiten oder eine große Remote-Belegschaft managen — mit den Telearbeitsformularen von Jotform optimieren Sie die Datenerfassung, verbessern die Transparenz und fördern ein effizientes Remote-Arbeitsmanagement.

Anwendungsfälle für Telearbeitsformulare

Telearbeitsformulare erfüllen eine Vielzahl von Zwecken für Organisationen, die Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodelle einführen. Sie adressieren häufige Herausforderungen im Remote-Arbeitsmanagement wie Kommunikationslücken, Gerätemanagement und Produktivitätsüberwachung. Hier erfahren Sie, wie Telearbeitsformulare eingesetzt werden können, wer von ihnen profitiert und wie sich ihre Inhalte unterscheiden können:

1. Mögliche Anwendungsfälle:

• Telearbeitsantragsformulare: Mitarbeiter beantragen formal die Genehmigung zur Fernarbeit unter Angabe von Terminen, Gründen und Arbeitsplänen.
• Tägliche/Wöchentliche Check-In Formulare: Remote-Mitarbeiter berichten über erledigte Aufgaben, Herausforderungen und Ziele für den nächsten Zeitraum.
• Ausrüstungsanfrage- und Tracking-Formulare: Mitarbeiter fordern benötigte Hardware oder Software an und bestätigen Erhalt oder Rückgabe.
• Vereinbarungen für Remote-Arbeit: Beide Parteien bestätigen und stimmen den Richtlinien und Erwartungen für Telearbeit zu.
• Produktivitäts- oder Zeiterfassungsformulare: Mitarbeiter protokollieren geleistete Arbeitsstunden und erledigte Aufgaben für die Lohnabrechnung oder Leistungsüberwachung.

2. Lösungsansätze:

• Gewährleistet klare Kommunikation und Dokumentation von Remote-Arbeitsvereinbarungen.
• Verfolgt die Verteilung und Rückgabe von Geräten und reduziert Verluste oder Unklarheiten.
• Überwacht die Produktivität und Verantwortlichkeit von Remote-Mitarbeitern.
• Hilft HR und Management bei der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.

3. Mögliche Anwender und Nutzer:

• HR-Abteilungen, Teamleiter, IT-Support-Mitarbeiter und Remote-Mitarbeiter.
• Führungskräfte, die Remote-Arbeit-Richtlinien und Compliance überwachen.

4. Unterschiede in der Erstellung:

• Telearbeitsantragsformulare können Felder für Daten, Gründe, Genehmigung durch Vorgesetzte und Arbeitspläne enthalten.
• Check-In Formulare konzentrieren sich auf Aufgabenlisten, Fortschrittsupdates und Hindernisse.
• Ausrüstungsformulare benötigen Felder für Artikelbeschreibungen, Seriennummern und Unterschriften.
• Vereinbarungsformulare beinhalten Richtlinienbestätigungen und digitale Unterschriften.
• Zeiterfassungsformulare benötigen Datumsauswahl, Zeitprotokolle und Projekt-/Aufgabenauswahl.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Telearbeitsformulare an verschiedene Szenarien der Remote-Arbeit angepasst werden können, damit Organisationen ihre verteilten Teams effizient verwalten und unterstützen können.

Wie man ein Telearbeitsformular erstellt

Das Erstellen eines Telearbeitsformulars mit Jotform ist ein unkomplizierter Prozess, der sich an jedes Remote-Work-Szenario anpassen lässt - von Telearbeitsanträgen über tägliche Check-ins bis hin zur Geräteerfassung. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines effektiven Telearbeitsformulars, das das Remote-Work-Management optimiert und die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation erfüllt:

1. Definieren Sie Zweck und Umfang:

• Identifizieren Sie den spezifischen Telearbeitsprozess, den Sie verwalten möchten (z. B. Telearbeitsanträge, Check-ins, Geräte-Tracking).
• Legen Sie fest, welche Informationen Sie sammeln müssen, wie zum Beispiel Mitarbeiterdaten, Termine, Aufgaben, Genehmigungen oder Ausstattungslisten.

2. Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Formulars:

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.
• Wählen Sie "Formular" und entscheiden Sie sich entweder für "Leer beginnen" oder "Vorlage". Jotform bietet eine Vielzahl von Telearbeitsformular-Vorlagen, um Ihren Prozess zu beschleunigen.
• Wählen Sie ein Layout: Das klassische Formular (alle Fragen auf einer Seite) ist ideal für umfassende Vereinbarungen oder Geräte-Checklisten, während das Kartenformular (eine Frage pro Seite) sich gut für tägliche Check-ins oder einfache Anfragen eignet.

3. Hinzufügen und Anpassen von Formularelementen:

• Verwenden Sie den Drag & Drop Formulargenerator, um wichtige Felder hinzuzufügen:
• Mitarbeiterinformationen: Name, Abteilung, Kontaktdaten.
• Telearbeit Details: Daten, Arbeitsort, Grund für den Antrag.
• Aufgaben-/Fortschrittsfelder: Textbereiche für tägliche oder wöchentliche Updates.
• Ausstattungsfelder: Dropdown-Menüs oder Checkboxen für Hardware/Software, Seriennummern und Zustand.
• Genehmigungsbereiche: Unterschriftsfelder für Mitarbeiter und Vorgesetzte.
• Richtlinienbestätigung: Checkbox oder E-Signatur für die Zustimmung zu Remote-Arbeitsrichtlinien.
• Fügen Sie bedingte Logik hinzu, um Felder basierend auf Benutzerantworten ein- oder auszublenden (z.B. Ausrüstungsfelder nur anzeigen, wenn "Ausrüstung benötigt" ausgewählt ist).

4. Gestalten und kennzeichnen Sie Ihr Formular:

• Klicken Sie auf das Symbol Farbroller, um den Formulardesigner zu öffnen.
• Passen Sie Farben, Schriftarten an und fügen Sie das Logo Ihrer Organisation hinzu, um ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten, das zu Ihrer Marke passt.

5. Benachrichtigungen und Workflow einrichten:

• Konfigurieren Sie im Einstellungsmenü E-Mail-Benachrichtigungen für HR, Manager oder IT-Mitarbeiter, um Antworten direkt zu erhalten.
• Richten Sie Autoresponder-E-Mails ein, um den Mitarbeitern den Empfang zu bestätigen.

6. Veröffentlichen und teilen Sie Ihr Formular:

• Klicken Sie auf "Veröffentlichen" und kopieren Sie den Formularlink, um ihn per E-Mail, internem Chat oder Ihrem Unternehmensintranet zu teilen.
• Betten Sie das Formular in Ihr HR-Portal oder Ihre Remote-Arbeit-Ressourcenseite für einfachen Zugriff ein.

7. Antworten verwalten und nachverfolgen:

• Nutzen Sie Jotform Tabellen, um Antworten anzuzeigen, zu filtern und zu organisieren.
• Daten für Berichterstattung oder Compliance-Zwecke exportieren.

Durch diese Schritte können Sie Telearbeitsformulare erstellen, die reale Herausforderungen der Remote-Arbeit lösen, die Kommunikation verbessern und einen reibungslosen Ablauf der Telearbeit in Ihrer Organisation gewährleisten.