Plantillas de inventario
Plantilla de inventario de materiales de oficina
Una plantilla de inventario de materiales de oficina es un documento utilizado por las organizaciones para llevar un registro de sus suministros. Este tipo de documento es crucial para gestionar los suministros de forma eficaz y precisa, ya que registra cuántos suministros se han utilizado y cuántos más hay que pedir. La mayoría de los formularios de inventario de suministros de oficina los utilizan los directores de oficina, y los empleados encargados de hacer inventario y pedir más suministros. Cree su propia plantilla de inventario de materiales de oficina gratis con Jotform. Personalizar su propia plantilla de inventario de materiales de oficina es muy fácil con el sencillo Editor PDF de Jotform. Conecte la plantilla a un formulario de Jotform para introducir las cantidades de inventario, y luego personalice la plantilla de inventario de suministros de oficina arrastrando y soltando para añadir o eliminar campos de formulario, cambiar fuentes y colores, cargar elementos de marca, y mucho más. Cree hoy mismo su propia lista de inventario de materiales de oficina con Jotform.
Acerca de Plantillas de inventario
Si aún lleva el inventario en papel y lápiz, es hora de pasar a digital. Jotform le permite actualizarlo de forma rápida y precisa por nombre de producto, cantidad disponible, cantidad a ordenar y precio unitario. Si usa una de nuestras Plantillas de inventario de PDF, la información enviada se convierte instantáneamente en bellos archivos PDF, fáciles de descargar, imprimir o ver en cualquier dispositivo.
Ya sea que mantenga control de suministros de oficina, ingredientes de restaurantes o productos que vende su empresa, nuestras Plantillas de inventario en PDF facilitan la administración y el pedido de existencias. Las presentaciones se convierten en archivos PDF profesionales, lo que facilita el seguimiento de los montos y el pedido rápido a los proveedores. Y los beneficios no se limitan a las empresas, ¿por qué no usar una plantilla el hogar para tener control de los artículos en su hogar? El documento puede incluso ser usado para reclamar seguros.
Puesto que el inventario siempre está cambiando, una herramienta fácilmente personalizable es una necesidad. El editor de PDF de arrastrar y soltar de Jotform le permite agregar o eliminar campos con un solo clic. Incluya el logotipo y los colores de su empresa, haga que los empleados firmen con un widget de e-firma o vinculen su formulario a Hojas de cálculo de Google para integrar al instante las respuestas en una hoja de cálculo. Los días de tachones de existencias se terminaron: Haga que sus números sean correctos con una de las Plantillas de Inventario en PDF de Jotform.
Preguntas frecuentes
1) ¿Qué son las plantillas de inventario?
Las plantillas de inventario son hojas de inventario digitales prediseñadas que ayudan a optimizar el seguimiento de los activos. Estos listados detallados sirven como registro de los activos y materiales fundamentales de que dispone una empresa. Permiten a los trabajadores hacer un seguimiento de los niveles de inventario, las ubicaciones, el uso, los precios y más. Las empresas pueden emplear estos datos para identificar tendencias, planificar con eficacia las reposiciones, evitar el desperdicio y el exceso de inventario y aumentar la efectividad de los procesos.
La colección de plantillas de inventario gratuitas de Jotform le permite diseñar con rapidez hojas de inventario para una gran variedad de propósitos. Independientemente de que tenga un negocio, gestione una oficina, trabaje en un bar o solo quiera hacer un seguimiento de sus compras, puede crear una hoja de inventario personalizada que se ajuste a sus necesidades. Personalice el diseño, la presentación y las categorías de los artículos con unos pocos clics, y descargue su hoja de inventario como un PDF que puede compartir e imprimir para sus registros.
2) Tipos de plantillas de inventario
Las plantillas de inventario son herramientas flexibles que se utilizan en una amplia gama de sectores y situaciones. A continuación se ofrecen algunos ejemplos:
- Las plantillas de inventario básicas son ideales para pequeñas empresas o uso personal. Sirven para hacer un seguimiento de detalles sencillos como el nombre del artículo, la cantidad y el precio.
- Las plantillas de inventario de existencias se centran en el seguimiento de las mismas. Nos ayudan a supervisar las cantidades, los nuevos puntos de pedido y las fechas de reposición para evitar la falta y el exceso de inventario.
- Las plantillas de inventario médico están optimizadas para entornos de atención médica. Se emplean para gestionar suministros, medicamentos y equipos, y son particularmente útiles para hacer un seguimiento de las fechas de expiración y los índices de uso.
- Las plantillas de inventario de activos se utilizan para gestionar activos físicos como equipos, maquinaria o material de oficina. Permiten hacer un seguimiento de las fechas de compra, las ubicaciones de almacenamiento, las tasas de uso y otros detalles.
- Las plantillas de inventario de almacén se emplean para gestionar el inventario en los almacenes y a menudo incluyen campos para realizar un seguimiento de la ubicación de los artículos, los números de ubicaciones y las zonas del almacén para un almacenamiento y una recuperación más eficaces.
- Las plantillas de inventario de productos ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de las categorías de productos, las SKU y el inventario en los distintos canales de venta.
- Las plantillas de inventario de materias primas se utilizan en la fabricación para llevar un seguimiento de los materiales necesarios para la producción, incluidas las cantidades, los plazos de entrega y la información sobre los proveedores.
- Las plantillas de inventario para minoristas permiten a los trabajadores realizar un seguimiento del inventario en varias tiendas y gestionar los niveles de pedido para mantener unas existencias óptimas.
- Las plantillas de inventario de ventas están pensadas para realizar un seguimiento de los productos vendidos, de manera que las empresas puedan supervisar mejor las tendencias, gestionar los niveles de inventario y analizar el rendimiento de los productos.
- Las plantillas de inventario de consignación sirven para que las empresas de consignación lleven un seguimiento de los artículos de inventario enviados a los consignatarios, supervisen las ventas realizadas y concilien el inventario consignado para gestionar los pagos.
- Las plantillas de inventario informático están diseñadas para gestionar activos informáticos tales como computadoras, licencias de software y periféricos. Permiten hacer un seguimiento de la ubicación, el estado y el programa de mantenimiento de los equipos.
- Las plantillas de inventario de alimentos y bebidas están diseñadas para facilitar a restaurantes y bares el seguimiento de ingredientes, bebidas y elementos de menú para reducir al mínimo el desperdicio y garantizar que la cocina esté siempre abastecida.
- Las plantillas de inventario de eventos son idóneas para gestionar elementos como decoraciones, equipos y materiales promocionales. Con ellas se garantiza que todo lo necesario para un evento esté contabilizado y listo para su uso.
- Las plantillas de inventario de suministros de oficina ayudan a las empresas a que gestionen los niveles de existencias de artículos como el papel, los bolígrafos y los cartuchos de impresora para asegurarse de que los suministros imprescindibles estén siempre disponibles.
3) ¿Quién utiliza plantillas de inventario?
Cualquier persona responsable de la gestión de activos y suministros puede beneficiarse del uso de plantillas de inventario para así mejorar la organización, la rentabilidad, la toma de decisiones y la productividad.
Los propietarios de pequeñas empresas pueden emplear las listas de inventario para llevar un seguimiento de las ventas y controlar el inventario para asegurarse de que sus productos estén siempre a disposición pero sin exceder el inventario. Los gerentes de tiendas pueden utilizarlas para gestionar los niveles de inventario y las fechas de reabastecimiento, de forma que puedan satisfacer la demanda de los clientes. Los chefs, propietarios de restaurantes y jefes de cocina pueden utilizar plantillas de inventario para realizar un seguimiento de los ingredientes y las fechas de expiración para prevenir el desperdicio de alimentos.
Los fabricantes independientes y los empresarios pueden emplear plantillas de inventario para realizar un seguimiento de los productos que venden en línea o en persona y asegurarse de que pueden satisfacer la demanda de los clientes. Los fabricantes y artesanos pueden hacer un seguimiento del uso de sus suministros para garantizar que tienen lo que necesitan para seguir creando.
Cualquiera que se encargue de planificar y celebrar eventos puede recurrir a las listas de inventario para organizar suministros como decoraciones, equipos y material promocional.
Los gerentes de almacén considerarán que estas plantillas son útiles para realizar un seguimiento de los niveles de inventario en varias ubicaciones. Una hoja de inventario bien estructurada también puede ayudar a almacenar y a recuperar artículos de forma eficaz en un almacén. Los fabricantes pueden controlar los niveles de materias primas para reordenar los materiales a tiempo y así evitar interrupciones, así como hacer un seguimiento de los productos terminados para que la producción se desarrolle adecuadamente.
Los coordinadores logísticos que supervisan el transporte de mercancías también pueden utilizar plantillas de inventario para asegurarse de que los envíos sean exactos, lleguen a tiempo y se contabilicen a lo largo de toda la cadena de suministro.
Los trabajadores informáticos pueden utilizar hojas de inventario para gestionar activos como ordenadores y licencias de software. Pueden emplear una plantilla de inventario para realizar un seguimiento de la ubicación de los equipos y gestionar detalles importantes, como las garantías. Las plantillas de inventario también sirven a los administradores de propiedades para hacer un seguimiento de los suministros y equipos de mantenimiento de distintas propiedades.
Los administradores de asistencia médica pueden hacer un seguimiento de los suministros médicos, los medicamentos y los equipos para asegurarse de que los artículos esenciales se encuentran disponibles cuando se necesitan. Los administradores escolares también pueden llevar un registro del material escolar y los libros para asegurarse de que las aulas están bien provistas y de que los estudiantes y profesores disponen de los recursos necesarios.
Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden gestionar con facilidad las donaciones de bienes físicos y garantizar que los artículos se distribuyen con eficacia entre los necesitados.
4) Casos de uso de plantillas de inventario
Imagine que es propietario de un negocio o gerente de una tienda. Puede emplear plantillas de inventario para mantener un nivel de inventario eficiente y tomar decisiones con conocimiento de causa que influyan positivamente en su cuenta de resultados. Registre los nombres, las SKU y las cantidades de todos sus productos y después actualice las hojas de inventario de forma periódica para hacer un seguimiento de las ventas, las devoluciones y las nuevas existencias recibidas.
Puede aprovechar estos datos para identificar sus productos más vendidos, así como cuándo y cuánto necesita encargar en función de los patrones de ventas y los plazos de entrega de los proveedores. De este modo, reducirá el riesgo de quedarse sin los artículos más populares — especialmente en periodos de gran demanda, como las vacaciones — y podrá satisfacer la demanda hasta que llegue el siguiente pedido.
Al realizar auditorías, es posible que observe que un determinado modelo o color se vende más despacio de lo esperado. Sus datos de inventario pueden ayudarle a determinar en qué momento es mejor lanzar una promoción para vaciar el inventario y dejar espacio para modelos más nuevos. Su lista de inventario también le ayudará a gestionar las relaciones con los proveedores. Si su proveedor favorito se demora sistemáticamente en las entregas, contará con los datos necesarios para negociar mejores condiciones o encontrar un proveedor alternativo.
En un entorno de oficina, puede utilizar una plantilla de inventario para establecer puntos de pedido que se ajusten a los patrones de uso reales de su equipo. Comience por registrar la cantidad y la ubicación de todos sus suministros, como bolígrafos, papel de impresora y artículos de limpieza, y luego realice verificaciones semanales para actualizar su hoja de inventario.
Con el tiempo, se percatará de la rapidez con la que se agotan ciertos suministros, y podrá decidir una cantidad mínima que debería activar un nuevo pedido. Por ejemplo, si en su oficina se emplea con frecuencia papel para impresora, puede establecer un nivel de pedido más alto. Con una lista de inventario es sencillo optimizar el proceso de pedido, prevenir la carencia de artículos esenciales y reducir el exceso de inventario.
Las plantillas de inventario también resultan útiles para necesidades personales, como el mantenimiento de una cocina bien abastecida. Haga un inventario de todos los productos básicos de la despensa, los productos frescos y los congelados que tiene en su cocina, junto con la fecha de compra y expiración de esos productos. Es posible que se dé cuenta de que tiene un exceso de un determinado ingrediente, o que otro ingrediente se acerca a su fecha de caducidad.
Puede utilizar esta información para planear comidas que incorporen esos ingredientes para que no se desperdicien. Conforme vaya utilizando los artículos, puede actualizar su hoja de inventario y agregarlos a su lista de la compra para asegurarse de que los cogerá la próxima vez que vaya a la tienda. Esto también le ayudará a evitar comprar de más. Utilizando una lista de inventario, podrá mantener su cocina organizada, disminuir el desperdicio de alimentos y asegurarse de que su despensa, nevera y congelador están abastecidos con los artículos que necesita y utiliza con frecuencia.