Modèles de lettre

1) Que sont les modèles-type de lettres ?

Les modèles de lettres sont des formats ou des mises en page prédéfinis pour vous aider à rédiger une lettre, quels que soient vos besoins spécifiques. Avec un modèle de lettre, vous pouvez simplement remplir des champs tels que la date, les adresses de l'expéditeur et du destinataire, les formules de politesse, le corps du texte et la signature. Ces modèles vous aident à minimiser le travail fastidieux tout en produisant des résultats professionnels.

Cerise sur le gâteau, vous n'aurez pas besoin d'écrire chaque lettre à partir de zéro et vous pourrez réutiliser les modèles autant de fois que nécessaire, en changeant la lettre pour chaque circonstance.

2) Sous-types de modèles de lettres

Il existe de nombreux types de modèles de lettres. Si vous pouvez personnaliser les modèles de lettres selon vos besoins précis, vous pouvez également utiliser nos modèles prêts à l'emploi tels quels.

Un modèle-type de lettre courant est celui de la lettre de promotion, laquelle est une correspondance formelle utilisée pour offrir à un employé une promotion, une augmentation ou de nouvelles responsabilités au sein d'une entreprise. Ces modèles peuvent faire gagner du temps à votre service RH dans la rédaction de lettres de promotion individuelles. Il lui suffit donc de renseigner le salaire et les spécificités du poste d'un employé pour créer une lettre parfaite. Les lettres de promotion constituent un moyen formel d'informer l'employé de ses nouvelles responsabilités, de sa nouvelle fiche de poste et de le récompenser pour son engagement.

Un autre modèle-type de lettre courant est la lettre de recommandation. Une lettre de recommandation permet d'offrir des garanties à une personne sur la base de son expérience directe et de ses qualifications. Que vous soyez un employeur ou un enseignant, vous avez probablement déjà reçu plusieurs demandes pour des lettres de recommandation en plus de votre charge de travail habituelle. Au lieu de passer un temps précieux à rédiger de nouvelles lettres à partir de zéro, vous pouvez personnaliser un modèle pour créer des lettres de recommandation en quelques minutes. Vous pouvez même configurer un répondeur automatique, lequel envoie la lettre de recommandation à la bonne personne dès que vous l'avez terminée.

La lettre de démissionest un autre modèle-type fréquemment utilisé, dès lors qu'un employé souhaite quitter officiellement son emploi au sein d'une société. Ces modèles fonctionnent très bien pour toute personne qui envisage de démissionner de son poste actuel ou pour les équipes RH qui doivent se séparer d'employés. Vous pouvez personnaliser le modèle avec les raisons pour lesquelles vous avez décidé de quitter votre emploi, puis l'envoyer au format PDF en quelques secondes.

3) Éléments clés des modèles de lettres

Les modèles de lettres sont structurés pour répondre à des besoins spécifiques de formatage et de mise en page. Les champs clés à inclure sont :

• En-tête : le titre ou l'objet de votre lettre
• Date : La date à laquelle la lettre est envoyée
• Nom de l'expéditeur : Le nom complet de la personne qui envoie la lettre
• Email : L'email de la personne qui envoie la lettre
• Numéro de téléphone : Le numéro de téléphone de contact de la personne qui envoie la lettre
• Adresses de l'expéditeur et du destinataire : les adresses complètes de la personne qui envoie la lettre et de la personne qui reçoit la lettre.
• Formule de politesse : Une salutation formelle destinée à la personne qui reçoit la lettre
• Corps du texte : Le texte de la lettre indiquant son objet, qu'il s'agisse d'une démission, d'une promotion, d'une évaluation, etc.
• Signature : La signature de la personne qui envoie la lettre, suivie d'un champ facultatif pour son nom imprimé et la date de signature.

4) Comment créer une lettre avec Jotform ?

Vous pouvez créer une lettre avec Jotform en quelques minutes en utilisant nos modèles prêts à l'emploi. Accédez aux modèles de lettres dans notre répertoire de modèles PDF et sélectionnez celui qui correspond le mieux à vos besoins. Ensuite, utilisez notre générateur intuitif par glissé-déposé pour personnaliser l'apparence de la lettre en modifiant les polices, les couleurs, etc.

Une fois votre modèle de lettre conforme à vos attentes et besoins, vous pouvez remplir les champs correspondant au destinataire spécifique et à l'objet de la lettre, puis le partager par email, via un lien ou un code QR. Avec Jotform Sign, vous pouvez également collecter les signatures des destinataires et enregistrer instantanément votre lettre au format PDF pour référence future. Rien de plus simple !

5) A quelle fin une lettre peut-elle être utilisée ?

Vous pouvez utiliser une lettre chaque fois que vous avez besoin de transmettre un message formel ou informel à une personne ou une organisation. Les lettres sont utiles pour formuler des demandes, fournir des informations, exprimer de la gratitude, lancer des invitations, soumettre des candidatures ou des propositions, offrir des promotions ou des opportunités, présenter des condoléances et résoudre des problèmes ou des litiges.

Sur le plan personnel, les lettres servent à correspondre avec les amis et la famille, à envoyer des invitations à des fêtes, etc. En affaires, les lettres sont plus couramment utilisées pour communiquer avec les partenaires, les clients, les fournisseurs, les employés, etc. Elles sont également utilisées pour établir des accords commerciaux, conclure des contrats et informer les destinataires de poursuites judiciaires, entre autres fins.

Les lettres sont l’un des moyens de communication écrite parmi les plus anciens et les plus efficaces, et elles sont encore utilisées aujourd’hui par presque toutes les institutions et dans tous les secteurs. Il est donc utile de savoir comment les utiliser efficacement.