Les formulaires PDF Intelligents sont là !

Les fonctionnalités et les intégrations de Jotform fonctionnent parfaitement avec les formulaires PDF Intelligents de Jotform, ce qui permet de créer des flux de travail fluides et d’automatiser les tâches fastidieuses et chronophages.

Vous obtenez ainsi une solution tout-en-un conçue pour éliminer définitivement toute saisie manuelle de données ainsi que les piles de papier interminables de votre flux de travail. Avec un peu d’ingéniosité et de savoir-faire en poche, vous pouvez tirer le meilleur parti des formulaires PDF Intelligents de Jotform en les utilisant avec d’autres produits et fonctionnalités conçus pour vous faciliter le travail.

Que vous cherchiez à dématérialiser au maximum votre flux de travail ou à rationaliser la collecte de données avec des formulaires de santé en ligne, les formulaires PDF Intelligents de Jotform vous offrent un moyen simple mais sécurisé de collecter des informations en ligne et de les utiliser pour remplir les formulaires PDF qui font partie de votre flux de travail.

Pour vous donner une meilleure idée de son fonctionnement, nous présenterons quelques-unes des principales fonctionnalités de Jotform Smart PDF Forms et mettrons en évidence quelques stratégies qui peuvent simplifier votre flux de travail.

1. Gagnez du temps en transformant rapidement un formulaire PDF en formulaire en ligne

Un PDF, c’est comme une œuvre d’art. La mise en forme, la mise en page et les questions peuvent parfois prendre des heures à concevoir.

Votre formulaire doit être facile à lire et à comprendre. Parfois, il doit également se conformer à d’importantes exigences légales, réglementaires ou administratives, telles que les lois HIPAA et FERPA.

Recréer tout ce sur quoi vous avez déjà passé des heures dans Jotform était une tâche fatigante et frustrante qui nécessitait de créer un formulaire en ligne à partir de rien. 

Et même après avoir pris la peine de recréer un formulaire PDF dans Jotform, vous avez peut-être réalisé quelque chose de très important : toutes les réponses collectées via vos formulaires en ligne doivent d’une manière ou d’une autre apparaître dans votre PDF d’origine.

Les formulaires PDF Intelligents de Jotform peuvent soulager le processus de migration de formulaires et de partage d’informations en transformant rapidement des formulaires PDF à remplir en formulaires en ligne en un rien de temps.

Une fois le PDF téléversé sur Jotform, vous pourrez apporter des modifications au formulaire en ligne en supprimant un champ, en en ajoutant un nouveau et en le liant à un espace correspondant pour les réponses sur le formulaire PDF. Lorsque quelqu’un remplit votre formulaire en ligne, ses réponses soumises seront utilisées pour remplir automatiquement des champs spécifiques dans votre PDF d’origine.

Si vous ne souhaitez pas lier certains champs dans vos formulaires en ligne avec votre PDF, vous pouvez simplement supprimer le lien. Cette option peut s’avérer utile si vous souhaitez poser certaines questions dans votre formulaire en ligne mais que vous n’avez pas besoin des réponses pour remplir le PDF.

Les formulaires PDF Intelligents de Jotform vous permettent également de supprimer complètement tous les liens établis entre votre formulaire PDF téléversé et la version en ligne générée par JotForm.

2. Rendez le formulaire moins pénible à remplir grâce à la logique conditionnelle

Personne n’aime remplir de longs formulaires, encore moins lire et relire des instructions juste pour savoir si les prochaines questions leur sont destinées. 

C’est l’une des raisons pour lesquelles les gens peuvent trouver difficile de partager des informations avec vous, et ce qui peut en fin de compte les décourager de le faire. Des formulaires inutilement complexes peuvent même nuire à l’intégrité des données collectées en amenant des personnes à fournir par inadvertance des informations inexactes ou incorrectes.

Vous pouvez résoudre ces problèmes en ajoutant une logique conditionnelle aux formulaires en ligne que vous créez à partir de fichiers PDF.

Étant donné que la logique conditionnelle vous permet de masquer les questions en fonction des réponses précédentes de quelqu’un, les personnes qui remplissent votre formulaire peuvent ignorer les questions qui ne s’appliquent pas à elles. De même, vous pouvez collecter plus d’informations en utilisant la logique conditionnelle pour afficher des questions supplémentaires lorsque les réponses d’un utilisateur l’exigent.

3. Adapté au mobile

Lorsque vous travaillez loin de vos bureaux et que vous avez besoin de collecter des informations importantes sur place, vous n’avez peut-être pas accès à un ordinateur ou à un portable.

Vous n’aurez pas non plus le temps d’attendre lorsque vous devez passer d’un rendez-vous à un autre ou collecter des données auprès de plusieurs personnes à la fois.

Vous pouvez vous rabattre sur des formulaires papier, mais le papier est facile à égarer, l’écriture manuscrite peut être difficile à lire et la saisie manuelle de ces données dans votre ordinateur à la fin de la journée prend du temps.

Les formulaires PDF Intelligents de Jotform représentent une solution tout-en-un et l’application mobile de Jotform peut fonctionner en tandem avec afin de créer un flux de travail de collecte de données mobile ; ce qui vous aidera à collecter des informations lors de vos déplacements et à utiliser ces données pour remplir automatiquement en ligne les formulaires PDF.

Tout ce que vous avez à faire est de télécharger un formulaire PDF sur Jotform, de personnaliser la version en ligne de celui-ci et de le récupérer dans l’application mobile Jotform sur votre téléphone portable ou votre tablette. Vous pouvez également attribuer des formulaires en ligne à d’autres personnes, qui peuvent ensuite accéder à votre formulaire dans l’application mobile Jotform sur leurs propres appareils.

Si des champs spécifiques de vos deux outils de collecte de données sont liés, les réponses soumises à partir de votre formulaire en ligne seront utilisées pour remplir une copie du PDF que vous avez téléversé sur JotForm.

Étant donné que l’application mobile Jotform vous permet d’accéder à un formulaire, de le remplir et de soumettre des informations hors ligne, vous n’aurez pas à vous inquiéter de perdre les données collectées.

4. Localisez facilement les données collectées

Il n’y a bien souvent rien de pire que de ne pas savoir où trouver quelque chose.

Limiter la recherche à un domaine spécifique est le plus facile. Le plus difficile consiste en fait à fouiller et à trouver ce que vous cherchez, telle l’aiguille dans la botte de foin. 

Cette même analogie peut être appliquée à de petits morceaux d’informations soumises dans un seul formulaire PDF stocké avec des dizaines ou des centaines d’autres identiques. Faire défiler manuellement tous les formulaires archivés sur votre ordinateur peut prendre des heures avant que vous ne trouviez enfin le bon.

La boîte de réception de Jotform peut vous faciliter cette tâche en vous permettant de rechercher des informations spécifiques dans les réponses soumises pour un seul formulaire.

La boîte de réception de Jotform vous permet même de filtrer les réponses de formulaire et de trouver des informations qui répondent à certains critères. Vous pouvez, par exemple, rechercher des réponses qui ont été soumises un certain jour ou localiser des réponses qui incluent une réponse spécifique à une question.

Après avoir téléversé un formulaire PDF sur Jotform, créé une version en ligne personnalisable de celui-ci et l’avoir partagé avec d’autres personnes, toutes les informations soumises sont archivées sous ce formulaire spécifique dans la boîte de réception de JotForm. 

5. Téléchargez les réponses aux formulaires en ligne sous forme de fichiers CSV et Excel

Lorsque vous collectez des données en ligne, la collecte d’informations en elle-même ne représente que la moitié de la bataille.

Même si Jotform permet d’automatiser ce processus, vous devez toujours transférer ces précieuses données dans les différents outils logiciels qui permettent à votre organisation de fonctionner.

Vous pouvez saisir manuellement les données dans ces systèmes ou télécharger toutes les réponses des formulaires une par une. Si tout le reste échoue, cela reste une méthode éprouvée pour copier et coller des données dans vos outils logiciels.

Mais c’est une perte de temps.

A part utiliser l’une des intégrations de Jotform, laquelle envoie les réponses soumises à vos formulaires vers des outils logiciels tiers, la boîte de réception de Jotform vous permet de télécharger une partie ou la totalité de ces données collectées sous forme de fichier CSV ou Microsoft Excel.

La boîte de réception de Jotform fournit également une option pour télécharger des copies de votre formulaire PDF original, avec les informations recueillies via le formulaire en ligne que vous avez créé dans JotForm.

6. Collectez des données même en déplacement grâce aux formulaires assignés

permettent de transformer facilement un formulaire PDF en formulaire en ligne et de le partager avec des personnes spécifiques afin qu’elles puissent soumettre leurs informations ou collecter des données pour vous. Vous pouvez ensuite utiliser la fonctionnalité Assigner des formulaires de Jotform pour partager votre formulaire en ligne via un lien dédié et un email personnalisable.

Cette fonctionnalité vous permet également de contrôler qui peut voir votre formulaire et ce qu’ils peuvent en faire.

Vous pouvez même supprimer l’accès à votre formulaire à tout moment en générant un nouveau lien dédié ou en définissant une date d’expiration pour le lien d’origine.

La fonctionnalité Assigner des formulaires de Jotform vous permet de surveiller qui a accès à votre formulaire et de modifier le type d’accès dont ils disposent à tout moment.

Vous pouvez également afficher toutes les informations soumises à un formulaire et collectées par une seule personne et planifier des emails de rappel afin que les données soient collectées rapidement et de manière cohérente.
Cette fonctionnalité particulière peut être utile si vous devez assigner des formulaires d’inspection, des formulaires de consentement, des formulaires commerciaux, des formulaires de santé ou des formulaires liés au coronavirus à des collègues de votre équipe qui sont sur le terrain ou qui travaillent à distance. À leur tour, ces personnes chargées du formulaire peuvent soit remplir votre formulaire, soit recueillir des informations auprès de patients, clients, acheteurs et toute autre personne souhaitant partager des informations avec vous.

Il n’y a rien de pire que de passer des heures à rechercher une réponse enfouie quelque part dans un article de blog, un fil d’assistance ou un guide d’aide détaillé avec de nombreux autres sujets.

Si vous avez des questions, Jotform vous donne toutes les réponses, en un seul endroit.

Nous avons créé une large gamme de tutoriels qui vous permettront de trouver la cause de vos problèmes et vous montreront comment les résoudre en un rien de temps. Plus spécifiquement, nous couvrons certaines questions fréquemment posées, telles que :

• Comment utiliser et tirer le meilleur parti des formulaires PDF Intelligents de Jotform ?
• Comment importer mon propre PDF dans Jotform ?
• Comment lier les champs de formulaire en ligne avec des PDF ?
• Comment fonctionne la connexion PDF avec les formulaires PDF Intelligents de Jotform ?
• Comment supprimer la connexion entre mon PDF et le formulaire en ligne ?
• Comment mettre à jour un PDF déjà utilisé ?
• Comment configurer un mot de passe pour la pièce jointe PDF ?
• Comment enregistrer des fichiers PDF sur des services de stockage cloud, tels que Google Drive et Dropbox ?
• Comment télécharger mes réponses dans la mise en page PDF d’origine ?

Étant donné que partir du bon pied est l’étape la plus importante de tout voyage, nous allons rapidement illustrer comment téléverser un formulaire PDF et créer un formulaire en ligne dans JotForm.

1. Commencez en cliquant sur le bouton Créer un formulaire dans le coin supérieur gauche de votre page Mes formulaires dans JotForm.

2. Sélectionnez l’option Importer le formulaire pour téléverser un formulaire PDF et en créer une version en ligne dans Jotform

3. Choisissez d’ importer un formulaire PDF.

4. Cliquez sur Téléverser le formulaire PDF pour localiser le formulaire PDF que vous souhaitez transformer en formulaire en ligne.

Il ne fait aucun doute que les fichiers PDF ont facilité l’archivage, le partage et l’organisation des données sans recourir au papier.

Cependant, il reste un gros problème : toutes les informations contenues dans un PDF y restent.

Les formulaires PDF standard doivent être imprimés, et bien que les formulaires à remplir permettent aux gens de soumettre leurs réponses sur un ordinateur, toute information partagée doit être transférée manuellement dans les outils logiciels qui alimentent votre flux de travail.

Les formulaires PDF intelligents de Jotform peuvent résoudre ce problème en transformant rapidement les formulaires PDF en formulaires en ligne et en utilisant les données que vous collectez pour remplir le formulaire PDF original. Vous pouvez également connecter l’une des intégrations de Jotform à votre formulaire en ligne afin que les réponses entrantes soient automatiquement partagées avec les outils logiciels tiers que vous utilisez au quotidien.

Après tout, si les données se trouvent simplement dans votre compte Jotform, cela ne vous servira à rien.

Par exemple, les intégrations de Jotform avec Box, Dropbox, Google Drive et d’autres services de stockage de fichiers peuvent vous aider à archiver des enregistrements importants : contrats, formulaires d’inspection ou formulaires de demande médicale ; à des fins de conservation.

Les intégrations de Jotform peuvent même envoyer des informations soumises, par exemple, des noms, des adresses e-mail et d’autres informations de contact, à partir de formulaires en ligne vers Constant Contact, Mailchimp, ActiveCampaign et d’autres plateformes de marketing par email.

Vous pouvez également collecter des paiements via votre formulaire en le connectant à l’une des intégrations de passerelle de paiement de Jotform, telles que Square, Stripe et Authorize.Net.

Il fut un temps où rassembler, partager et archiver des informations ne pouvait se faire que sur papier.

De nos jours, les entreprises de toutes tailles cherchent des moyens de réduire leur empreinte carbone et dématérialiser leurs opérations commerciales.

Les PDF sont un moyen simple et efficace de distribuer, stocker, partager et organiser des données en toute sécurité, mais ce ne sont pas les meilleurs outils de collecte d’informations. Dans de nombreux cas, vous devez toujours imprimer des formulaires papier.

Les fichiers PDF à remplir facilitent un peu ce travail en permettant aux utilisateurs de remplir un formulaire, de l’enregistrer et de vous le renvoyer par email. Le problème, cependant, est que les gens devront utiliser Adobe Acrobat ou un logiciel similaire (qui n’est souvent pas gratuit) pour accéder à votre formulaire et le remplir.

De plus, si vous collectez des informations lors de vos déplacements, vous devrez peut-être imprimer une copie papier, la remplir et saisir manuellement ces informations dans le formulaire PDF à remplir par la suite.

Les formulaires PDF Intelligents de Jotform permettent d’éliminer définitivement le papier de votre flux de travail de collecte de données en transformant les formulaires PDF en formulaires en ligne que vous pouvez facilement partager. Si vous lisez des champs de vos formulaires en ligne avec ceux de vos PDF, toutes les informations soumises sont automatiquement partagées entre les deux formulaires.

Les PDF à remplir peuvent collecter des informations dans le format souhaité, mais ils ne facilitent pas nécessairement le processus de remplissage du formulaire. Par exemple, si quelqu’un ne doit répondre qu’à quelques questions, en fonction de leur pertinence, il lui faudra tout de même lire attentivement les instructions et parcourir le formulaire en entier.

Les formulaires PDF intelligents de Jotform vous permettent de masquer ou d’afficher un nombre illimité de questions en fonction des réponses précédentes générées par la personne. Cette option fait gagner du temps à tout le monde et évite la confusion en permettant aux utilisateurs de sauter les questions non pertinentes pendant qu’ils remplissent votre formulaire.

Les fichiers PDF à remplir sont également restrictifs, car vous ne pouvez collecter que des réponses aux questions affichées sur un formulaire. Que se passe-t-il si vous devez collecter des informations supplémentaires qui ne figurent pas dans le PDF ?

Par exemple, vous aurez peut-être besoin des coordonnées supplémentaires des élèves et de leurs parents chaque fois qu’ils remplissent un formulaire d’inscription pour une activité sportive. Toutefois, ces informations n’ont pas besoin d’être incluses dans la copie PDF partagée avec les administrateurs de votre organisation.

Vous pouvez demander aux gens de remplir un autre formulaire ou faire un suivi par email, mais ces options sont peu pratiques et peuvent vous faire perdre encore plus de temps.

Une fois que les gens ont rempli le formulaire en ligne, des copies du PDF rempli peuvent être partagées avec eux, ainsi qu’avec tous vos collègues ou membres de votre équipe qui pourraient avoir besoin de ces informations.

Les réponses aux formulaires en ligne qui ne sont pas liées aux champs de votre PDF d’origine seront stockées dans votre compte JotForm. Vous pouvez utiliser les intégrations de Jotform pour partager les données soumises avec des outils logiciels tiers, que ces informations soient liées ou non à des champs spécifiques de votre formulaire PDF d’origine.

Étant donné que les formulaires en ligne de Jotform peuvent être remplis pratiquement n’importe où et sur n’importe quel appareil (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, téléphones portables et tablettes), vous n’avez pas à prévoir de formulaires papier imprimés comme solution de secours.

L’application mobile Jotform pour smartphones et tablettes vous permet même de collecter des données hors ligne lorsqu’il n’y a pas d’accès à Internet. Dans ces cas-là, les informations collectées sont stockées sur votre appareil et transmises à Jotform une fois que vous aurez de nouveau accès à internet via les données cellulaires ou une connexion Wi-Fi.

Lorsque les gens remplissent votre formulaire en ligne dans l’application mobile, leurs informations s’intègrent également dans le formulaire PDF d’origine, tout comme dans la version de bureau de JotForm.

Écouter joue un rôle-clé dans la génération de nouvelles idées et le développement de solutions innovantes aux problèmes tenaces qui vous ralentissent et rendent votre travail plus difficile.

C’est exactement ce que nous avons fait chez Jotform après que des organisations de toutes tailles ont déclaré qu’elles se heurtent à un certain nombre d’obstacles courants, mais exaspérants, qui les empêchaient de collecter, organiser et partager des informations de manière transparente.

Par exemple, certains utilisateurs de Jotform ont eu du mal à :

• Utiliser des formulaires en ligne, car leur organisation souhaite que toutes les réponses entrantes soient affichées sur un modèle PDF standard pré-approuvé qui est déjà utilisé ;
• Localiser des informations spécifiques dans une mer de formulaires PDF ;
• Remplir des formulaires PDF longs et complexes ;
• Transférer ou saisir manuellement les informations soumises à partir de formulaires en ligne dans les outils logiciels qui permettent à leur équipe à faire leur travail ;
• Créer des formulaires PDF dans Jotform en en créant un en ligne à partir de zéro ;
• Re-saisir toutes les questions à partir d’un formulaire PDF, et obtenir la conception et le format parfaits, tout en créant une version en ligne dans JotForm.

Au cours de l’année écoulée, nous avons parlé à au moins une douzaine d’utilisateurs de Jotform, qui ont offert des informations précieuses sur ce qu’ils font, comment ils collectent des données, ce qui ne fonctionnait pas, comment les formulaires PDF Intelligents de Jotform peuvent aider et ce qui pourrait être fait pour créer un produit encore meilleur.

Plusieurs de ces utilisateurs de Jotform ont parlé de la nécessité de :

• Remplir des fichiers PDF complexes et de pouvoir davantage exploiter les données collectées ;
• Abandonner les formulaires papier et de collecter des données avec des formulaires en ligne adaptés aux mobiles qui fonctionnent également lorsqu’il y a peu ou pas d’accès à Internet ;
• Utiliser les données collectées à partir d’un accord de non-divulgation en ligne pour en remplir une version PDF standard ;
• Créer des formulaires de consentement en ligne, y compris des exonérations de responsabilité et des formulaires de décharge, à partir de versions PDF utilisées par leur organisation

Ce que vous trouvez aujourd’hui dans les formulaires PDF Intelligents de Jotform est le résultat de ces contributions, une volonté profonde d’éliminer les formulaires papier du flux de travail pour de bon, et de notre désir permanent que les formulaires en ligne fonctionnent pour vous (et non l’inverse).

Trouver un moyen efficace de collecter des informations en ligne et de les intégrer dans les formulaires PDF que vous utilisez déjà peut changer la donne pour votre organisation.

Néanmoins, cela peut ne pas être très utile si vous avez besoin de mesures strictes pour protéger toutes les informations exclusives, confidentielles ou sensibles que vous collectez. Si l’une de ces données est volée ou compromise par inadvertance, vous risquez de vous retrouver dans les ennuis jusqu’au cou.

Les formulaires PDF Intelligents de Jotform offrent un moyen sécurisé de transformer de manière simple les formulaires PDF en formulaires en ligne, de remplir automatiquement une copie du formulaire PDF original à l’aide des données que vous collectez et de partager ces fichiers importants avec ceux qui en ont en besoin.

Que vous utilisez des formulaires de demande de prêt pour collecter des informations financières sensibles auprès d’emprunteurs potentiels ou que vous collectez des informations de santé auprès de patients via des formulaires de télésanté, Jotform a mis en place des garanties solides qui peuvent protéger vos données contre d’éventuelles intrusions indésirables.

Partagez des formulaires PDF complétés en toute sécurité avec la protection par mot de passe

La collecte d’informations médicales, juridiques ou financières peut comporter plus que leur juste part de risques.

Il peut y avoir des ramifications juridiques et des conséquences coûteuses si des noms, des numéros d’identification uniques ou d’autres informations personnellement identifiables sont exposés par inadvertance aux mauvaises personnes.

En plus de transformer un formulaire PDF en un formulaire en ligne, les formulaires PDF Intelligents de Jotform peuvent protéger les données que vous collectez des regards indiscrets et des divulgations accidentelles.

Vous pouvez créer un mot de passe pour protéger la copie de votre PDF original contenant les données de réponse de votre formulaire en ligne.

La personne qui reçoit le message de l’auto-répondeur ou l’email de notification doit cliquer sur la pièce jointe PDF et entrer le mot de passe que vous avez défini pour ouvrir le fichier. 

Protégez les informations de santé sensibles grâce à la conformité HIPAA

Si vous êtes un fournisseur de soins de santé ou une personne qui fournit des services, vous devez garder la protection des informations médicales sensibles à l’esprit, et il y a de bonnes raisons à cela.

Violer la loi HIPAA, même accidentellement, peut être lourd de conséquences et coûter très cher tout en portant atteinte à la réputation du professionnel de santé. Malheureusement, même en collectant les données avec prudence et en prenant toutes les précautions nécessaires pour éviter toute fuite accidentelle, cela n’empêchera pas les pirates et autres personnages louches de saper vos efforts.

Jotform vous permet de créer des formulaires conformes à la loi HIPAA et de collecter toutes sortes d’informations, ainsi que des paiements en ligne, sans vous soucier de qui surveille toutes ces données. Jotform fournit même un BAA signé pour garantir que votre formulaire en ligne fonctionne bien par rapport à vos besoins.

Ne vous y trompez pas : les formulaires PDF à remplir sont des alternatives appropriées aux formulaires papier.

Mais même si vous créez un formulaire PDF à remplir qui n’a pas besoin d’être imprimé, collecter des informations et les transférer dans les outils logiciels qui alimentent votre flux de travail peut représenter un vrai défi.

Les formulaires PDF Intelligents de Jotform peuvent résoudre le problème en vous permettant de télécharger un formulaire PDF et de le transformer en formulaire en ligne en quelques secondes. Ce formulaire en ligne nouvellement créé est entièrement personnalisable, vous pouvez donc contrôler son apparence sans compromettre le PDF original qui a été téléversé sur JotForm.

Étant donné que des champs spécifiques des formulaires en ligne et des formulaires PDF peuvent être liés, les formulaires PDF Intelligents de Jotform vous permettent de collecter facilement des informations via votre formulaire en ligne et d’utiliser ces données pour remplir automatiquement le formulaire PDF d’origine.

Les formulaires PDF Intelligents de Jotform proposent également une large gamme d’options de partage de formulaires afin que vous puissiez contrôler à la fois la façon dont votre formulaire en ligne et le formulaire PDF rempli sont partagés.

En fin de compte, les formulaires PDF Intelligents de Jotform vous permettent le beurre et l’argent du beurre, du moins lorsqu’il s’agit de collecter des informations en ligne et de remplir les formulaires PDF qui jouent un rôle essentiel dans l’accomplissement de votre travail.

Si vous ne l’avez pas encore fait, essayez donc les formulaires PDF Intelligents de Jotform dès aujourd’hui.

Découvrez comment Jotform vous facilite plus que jamais la collecte des données, vous permet d’éliminer les formulaires papier et résout les problèmes.