Los eventos de recaudación de fondos son a menudo un componente clave del plan de recaudación de fondos de una organización sin ánimo de lucro. La Asociación de Profesionales de Recaudación de Fondos (AFP) realizó una encuesta en 2014 sobre eventos de recaudación, y casi todos los encuestados dijeron que en un año típico planeaban realizar al menos un evento,[1] como una cena, una gala o un torneo. Pero aunque los eventos pueden ser una fuente valiosa de donaciones para una organización sin ánimo de lucro, es crucial planificarlos y gestionarlos cuidadosamente para asegurar el éxito.
Tipos de eventos de recaudación
¿Qué tipo de evento debería realizar su organización sin ánimo de lucro? Algunos factores a considerar incluyen el tamaño y las capacidades de su organización (incluyendo la disponibilidad de personal, voluntarios y la junta directiva), su presupuesto (para costos iniciales) y los eventos pasados de la organización. ¿Tiene una larga historia de eventos exitosos o es su organización sin ánimo de lucro nueva en recaudaciones de fondos?
Considere estas ideas para eventos de recaudación de fondos:
- Económico y fácil:
- Venta de pasteles o concurso de repostería
- Lavado de coches
- Rifa 50/50 (asegúrate de que tu estado permite rifas; puede que tengas que usar otro término)
- Venta de artículos de marca (ropa, tazas, calendarios, etc.)
- Noche de cine
- Cena informal/comida informal
- Envoltorio de regalos (durante la temporada navideña)
- Venta de garaje
- Costo medio y esfuerzo moderado:
- Noche de juegos/torneo
- Show de talentos
- Teletón o cualquier otro “-atón”
- Subasta virtual (en línea)
- Fiesta de cóctel/mezcla
- Costo alto y complejidad:
- Gala de etiqueta
- Carrera/Caminata/Nado/Paseo
- Torneo de golf
- Desfile de moda
- Subasta en vivo y/o subasta silenciosa
Por supuesto, muchas de las ideas fáciles y económicas generarán menos dinero que los eventos grandes y complejos. Estas son más adecuadas para organizaciones más pequeñas/locales como escuelas, lugares de culto, estaciones de bomberos o refugios de animales, y rescates de mascotas.
Cuanto más grande y sofisticada sea tu organización sin ánimo de lucro, más probable es que necesites invertir tiempo y dinero para realizar un evento más grande que genere más donaciones, mejor compromiso de los donantes y conexiones más fuertes con tu junta directiva y futuros donantes.
Planificación de tu evento
La junta directiva de una organización sin ánimo de lucro, o en algunos casos, un grupo auxiliar, a menudo es un recurso para la planificación de eventos, así como una sólida invitaciónlista más allá de los donantes anteriores de la organización y los prospectos actuales. Las organizaciones más grandes suelen tener su propio planificador de eventos a tiempo completo o personal que puede dedicar parte de su tiempo a la planificación de eventos. Si no tienes un planificador de eventos a tiempo completo o parcial y el presupuesto lo permite, puedes contratar a un planificador de eventos independiente para planificar y ejecutar un evento más grande de principio a fin.
Los planificadores de eventos exitosos deben ser extremadamente detallistas y organizados. También necesitan buenas habilidades interpersonales y deben poseer la capacidad de mantener la calma bajo presión. Además, un planificador de eventos debe tener un amplio conocimiento de negocios locales como salones de eventos, proveedores de catering, floristas y otros proveedores relevantes que puedan ayudar a que un evento sea un éxito.
Busca planificadores de eventos que sean miembros de una o más organizaciones profesionales de planificación de eventos[2]como la ILEA (Asociación Internacional de Eventos en Vivo), la ESPA (Asociación de Servicios Profesionales de Eventos) o la MPI (Meeting Professionals International). Estas organizaciones también son un buen recurso para obtener información e ideas. También puedes buscar profesionales de eventos que tengan las credenciales de Especialista Certificado en Eventos Especiales (CSEP) o Profesional Certificado en Reuniones (CMP).
Asegúrate de dedicar suficiente tiempo a planificar tu evento. Un evento complejo, como una gala de etiqueta, puede llevar hasta un año entero para planificar. Incluso los eventos más pequeños pueden requerir meses de planificación. Desarrolla un cronograma detallado y una lista de verificación para tu evento, incluyendo detalles como la ubicación, A/V, catering, floristas, invitaciones, entretenimiento, personal del evento y cualquier permiso o seguro necesario. Si estás organizando una subasta, implementa un plan para solicitar artículos para la subasta. Numerosos plantillas y listas de verificación gratuitas disponibles en línea pueden ayudarte a planificar tu evento si tu equipo no incluye un planificador de eventos experimentado.
Presupuesto para eventos: Costos e ingresos
Casi todos los eventos tienen costos iniciales, y debes asegurarte de que tu evento de recaudación de fondos generará ingresos para tu organización. Por eso es tan importante tener un presupuesto establecido desde el principio. Sé tan detallado y preciso como sea posible al estimar tus costos iniciales, y sé realista en cuanto a estimar el número de participantes o asistentes y los ingresos anticipados. Es importante calcular no solo tus ingresos brutos recaudados del evento (la cantidad total de dinero recaudada), sino tus ingresos netos (la cantidad de dinero que tendrás después de deducir tus gastos).
Los mayores gastos para eventos a gran escala tienden a ser el alquiler del lugar y el catering[3], y no olvides incluir las propinas para el personal del catering o del lugar. Para ayudar en la planificación, crea una hoja de cálculo para listar tus artículos anticipados, gastos proyectados, gastos reales y cualquier otro detalle/anotación. Si vas a enviar invitaciones impresas, debes considerar los costos de diseño, impresión y envío.
Personal para tu evento
Asegúrate de contar con suficiente personal disponible para ayudar en tu evento, especialmente en eventos más grandes que puedan incluir mesas de registro, subastas y rifas. El registro debe ser lo más fluido posible, ya que esta es la primera impresión de tus invitados — además, las personas pueden frustrarse fácilmente cuando deben esperar o cuando su nombre no se encuentra en una lista. Si estás organizando una subasta, siempre ten a alguien supervisando de cerca los artículos de la subasta y a las personas que pujan por ellos para garantizar un resultado justo.
Enlista al personal, voluntarios y miembros de la junta para trabajar en el evento. Asegúrate de que estén bien preparados de antemano y entiendan las expectativas sobre las funciones y responsabilidades. Muchos eventos (como cenas de etiqueta) también tienen un código de vestimenta específico que debe cumplirse, así que recuerda informar a tu personal del evento sobre cualquier requisito de vestimenta. Jotform tiene docenas de plantillas de formularios de solicitud de voluntariado disponibles, que pueden ayudar a agilizar la gestión de voluntarios del evento.
Tecnología para eventos
Los eventos especiales se tratan de los detalles, desde la decoración y la música hasta la manera en que se gestiona el evento. Los invitados aprecian una manera sencilla y conveniente de confirmar su asistencia a una recaudación de fondos, pre-registrarse, registrarse y pujar por artículos de subasta. Muchas empresas de software proporcionan plataformas de pujas móviles que permiten a los invitados registrarse rápidamente, pujar por artículos de subasta desde sus teléfonos móviles (y recibir mensajes de texto cuando alguien supera su oferta) y pagar por los artículos desde sus smartphones.
Si dependes de la tecnología móvil para tu evento, asegúrate de que tu lugar tenga buena recepción de teléfono móvil y una conexión Wi-Fi fuerte para las operaciones básicas. Algunos de los proveedores de software de subasta benéfica más populares incluyen BidPal, 501 Auctions y GiveSmart. Si ya usas software de base de datos, tu proveedor de software podría también ofrecer tecnología de pujas móviles para eventos.
Si tu evento especial no incluye una subasta, igual deberías considerar equipar a tu personal con portátiles y/o tabletas para facilitar el registro y la aceptación de pagos (nuevamente, podrías usar tu base de datos existente si tienes una). Agregar un lector de tarjetas de crédito (como Square o un dispositivo similar) permite a tu personal recoger donaciones, compras de boletos para rifas y pujas in situ — pueden moverse entre los invitados y recoger pagos de manera rápida y segura.
Caso de estudio: Best Buddies en Jacksonville, FL
Best Buddies International es una organización sin ánimo de lucro dedicada a servir a personas con discapacidades intelectuales y del desarrollo. El capítulo de Best Buddies en Jacksonville, FL, celebra una gala anual. El año pasado, la organización utilizó una plataforma de pujas móviles por primera vez. Esto les permitió llegar no solo a las personas que asistieron a la recaudación de fondos, sino también a aquellas que no pudieron estar allí en persona.
La cantidad de dinero recaudada a través de su subasta silenciosa pasó de $6,000 el año anterior (sin una plataforma móvil) a $11,500. Otro aspecto de la subasta en vivo, que permitía a los invitados hacer rápidamente una donación de $100, recaudó más de $5,000 en solo cuatro minutos usando donaciones móviles.[4]
Seguimiento post-evento
Después de tu evento de recaudación de fondos, suma cuidadosamente todos tus gastos reales e ingresos para obtener una idea de tus ingresos brutos y netos del evento. Revisa los mejores y los peores aspectos del evento para mejorar futuras recaudaciones de fondos. Asegúrate de agradecer a todos los donantes lo antes posible.
¿Viste caras nuevas en el evento? Comunícate con ellos por teléfono, nota, correo electrónico o visita en persona para preguntarles cómo podrían haber estado aún más involucrados. No olvides agradecer al personal, la junta directiva y los voluntarios que hicieron que tu recaudación de fondos fuera un éxito.
- ^ Cathlene Williams, PhD. “What Should You Expect From Events?” http://web.archive.org/web/20141020040452/http://www.afpnet.org/files/ContentDocuments/WhatShouldYouExpectFromEvents.pdf
- ^ Bizzabo, “Ten Event Planning Associations Organizers Should Know”, https://www.bizzabo.com/blog/event-planning-associations
- ^ The Balance, “An Outline of Event Planning Expenses,” https://www.thebalancesmb.com/an-outline-of-event-planning-expenses-1223663
- ^ Fuente: Entrevista con el Director de Área en Best Buddies International.
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