Cómo utilizar Google Forms para la gestión de inventario

Tutorial interactivo paso a paso

Google Forms es una herramienta efectiva para que las empresas recopilen los datos que necesitan para operaciones diarias como la gestión de inventario, una operación comercial que requiere seguimiento detallado y minucioso.

Mientras que algunas empresas dependen de programas dedicados a la gestión de inventario, Google Forms ofrece una alternativa rentable que cualquiera puede utilizar. No solo es fácil de navegar, sino que también se integra con la suite de productos de Google Workspace. Esto te permite conectar tus Google Forms con tus Google Sheets, creando un intercambio de información fluido que empodera a tu equipo.

Aquí te mostramos cómo utilizar Google Forms para la gestión de inventario y cómo una potente alternativa ofrece una solución de inventario más sencilla y valiosa.

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Cómo utilizar Google Forms para la gestión de inventario

Una vez que hayas decidido gestionar tu inventario con Google Forms, la configuración inicial requiere un poco de trabajo. Aunque hay múltiples formas de comenzar este proceso, la forma más fácil de asegurar la correcta migración de tus datos es comenzar en Google Sheets. Una vez que hayas completado este proceso, podrás usar y actualizar tus formularios en cualquier momento.

Aquí te mostramos cómo comenzar a usar Google Forms para la gestión de inventario:

1. Abre Google Sheets y crea una nueva hoja para gestionar los datos de tu inventario.
2. Nombrar tu hoja de cálculo y listar tu inventario, asegurándote de incluir unidades de mantenimiento de stock (SKUs) o IDs de productos para fines organizativos.

3. Agrega las cifras actuales de tu inventario como un punto de referencia para tu Google Form.
4. Una vez que tu hoja esté terminada, ve al menú de Herramientas en la parte superior de la página y selecciona Crear un nuevo formulario.

5. Ahora que has creado un formulario, añade los campos de datos que necesitas rastrear. Estos suelen incluir SKU y cantidades de productos, pero tu formulario puede ser tan complejo o simple como desees.

6. Para asegurar la precisión, haz clic en los tres puntos verticales en la parte inferior derecha de la pregunta para añadir una validación de respuesta a tu pregunta de cantidad y formatea tus datos estableciendo límites sobre cuántas unidades se pueden introducir.

7. Cuando creas tu formulario a través de Sheets, las respuestas de tu formulario se poblarán automáticamente en una nueva pestaña. En esta pestaña, puedes gestionar y ordenar los datos para ayudar a obtener actualizaciones de inventario precisas y oportunas.

Después de haber terminado de configurar tu formulario, compártelo con tu equipo o con cualquier persona involucrada en tu proceso de inventario. Envíalo a través de un enlace o correo electrónico, incrústalo en una página web o publícalo en redes sociales. Asegúrate de configurar notificaciones para tus formularios, para que no pierdas el seguimiento de las entradas.

Aunque usar Google Forms para la gestión de inventario es más sencillo que otros programas más complicados, todavía implica muchos pasos y requiere un entendimiento del software de gestión de datos, y no todos lo tienen. Por eso, varias alternativas a Google Forms ofrecen un conjunto de herramientas más simple y beneficioso para los gerentes de inventario.

Lo que hace a Jotform una potente alternativa a Google Forms

Google Forms proporciona a los usuarios una forma reconocible y accesible de gestionar su inventario. Sin embargo, los beneficios de algunas alternativas superan significativamente a los de Google Forms.

Con el creador de formularios en línea Jotform, por ejemplo, la gestión de inventario nunca ha sido más fácil. Además de su software de creación de formularios gratuito, Jotform tiene una gran cantidad de funciones que ofrecen a tu equipo más control sobre tus datos. Algunas de las principales características incluyen:

• Más de 10,000 plantillas de formularios, incluyendo más de 400 plantillas de seguimiento
• Recopilación y organización de datos con Jotform Tables
• Informes analíticos instantáneos con Jotform Report Builder
• Más de 100 integraciones, incluidas con productos de Google
• Encriptación SSL de 256 bits mejorada

Organizar tu inventario con Jotform te permite recopilar datos de manera rápida y segura. Recoge, comparte y analiza tus datos con las funciones fáciles de usar de Jotform que empoderan a tu equipo y mejoran la eficiencia.

Cómo recopilar datos con Jotform

Recopilar datos de inventario con Jotform es tan simple como seguir unos pocos pasos. Una vez que creas tu formulario de inventario, tus datos se poblarán automáticamente en un Jotform Table asociado. Sigue estos pasos para comenzar:

1. Abre el Form Builder.
2. Titula tu formulario y añade el logo de tu organización, si lo deseas.
3. Haz clic en el botón Añadir Elemento de Formulario en el lado izquierdo para seleccionar los campos de tu formulario, luego arrástralos y suéltalos en el orden que desees.
4. Una vez que hayas construido tu formulario, compártelo con tu equipo seleccionando el botón Publicar en la parte superior derecha.

Después de crear tu formulario, Jotform Tables creará automáticamente una hoja de cálculo para ayudarte a capturar y organizar tus respuestas. Para acceder a los resultados, ve a Mis Formularios, selecciona tu formulario, y luego haz clic en el botón Envíos en el menú superior.

¿No tienes tiempo para crear un formulario tú mismo? Usa una plantilla para ahorrar tiempo, o utiliza una plantilla de tabla de inventario para crear rápidamente una hoja de inventario y un formulario asociado simultáneamente.

También puedes importar datos de tus formularios a tu plantilla de inventario de Jotform Tables o cargar archivos CSV y Excel existentes para organizarlos a través de Jotform. Jotform incluso te permite integrar tu formulario con Google Sheets, para que puedas usar las herramientas que prefieras.

La gestión de inventario es más accesible que nunca con opciones convenientes como Google Forms y Jotform. Con ambas opciones ofreciendo acceso universal e interfaces fáciles de usar, tu equipo podrá ordenar datos con facilidad y mejorar la precisión de las operaciones de tu empresa.

Foto de Alexander Isreb