كيفية استخدام رموز الاستجابة السريعة QR لتتبع الحضور باستخدام نماذج Google

يعد تسجيل الحضور مهمة ضرورية ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً، سواء كان ذلك لحدث أو فصل دراسي أو ندوة تدريبية. كما هو الحال مع معظم العمليات، هناك طريقة أفضل للقيام بذلك بدلاً من مجرد تدوين أسماء الحضور بالورقة والقلم.

لا تتطلب أتمتة الحضور أي مهارات خاصة. يمكنك القيام بذلك باستخدام تتبع الحضور عبر رمز الاستجابة السريعة باستخدام نماذج Google. تتيح لك نماذج Google إنشاء نماذج عبر الإنترنت لإرسالها إلى الحضور، ويمكنهم وضع علامة على أنفسهم كحاضرين عند وصولهم.

ولكن هل هذا يعني أنك ستكون مسؤولاً عن إرسال كل دعوة؟

ليس إذا كنت تستخدم رموز QR. يتيح لك تتبع الحضور برموز QR مع نماذج Google إنشاء رمز يمكن للحاضرين مسحه باستخدام هواتفهم الذكية للوصول إلى نموذج الحضور الخاص بك. إليك كيفية القيام بذلك.

ما هي رموز QR وكيف يتم استخدامها؟

يعتمد تتبع الحضور برموز الاستجابة السريعة QR في نماذج Google على تقنية رمز الاستجابة السريعة. وعلى الرغم من أن هذا قد يبدو معقدًا، إلا أنه ليس أكثر تعقيدًا من رمز الباركود القياسي في المحلات التجارية. رموز QR هي مجرد رموز باركود تخزن المعلومات أفقيًا وعموديًا.

هذه الأبعاد الإضافية تعني أنه يمكنك جمع المزيد من المعلومات في رمز الاستجابة السريعة أكثر مما تستطيع جمعه في رمز الباركود. والأكثر من ذلك هو أن الهواتف الذكية الحديثة تأتي دائمًا مع القدرة على قراءة هذه الرموز كجزء من وظيفة الكاميرا. ولهذا السبب تحولت العديد من الشركات إلى رموز QR كوسيلة فعالة من حيث التكلفة للتفاعل مع عملائها في السنوات الأخيرة.

خلال الوباء، عندما اضطرت المطاعم إلى عدم استخدام قوائم مادية بسبب المخاوف الصحية ، بدأوا في استخدام رموز QR لمنح عملائهم إمكانية الوصول إلى قوائمهم دون طلب اتصال مباشر. كان على جميع الضيوف القيام بمسح رمز الاستجابة السريعة على طاولتهم والتمرير عبر القائمة على هواتفهم. كانت هذه الاستراتيجية فعالة لدرجة أن العديد من المطاعم واصلت استخدامها بدلاً من العودة إلى القوائم الملموسة.

وباستخدام نفس التكنولوجيا، يمكنك مع نماذج Google تتبع الحضور عن طريق رمز QR مخصص يمكن للحاضرين مسحه للوصول مباشرةً.

تتبع الحضور برموز الاستجابة السريعة QR مع نماذج Google: عملية خطوة بخطوة

الآن بعد أن فهمت كيف يمكنك استخدام رموز QR للحضور، إليك كيفية القيام بذلك باستخدام نماذج Google.

1. قم بإنشاء النموذج الخاص بك

انتقل إلى الصفحة الرئيسية لنماذج Google وقم بإنشاء نموذج جديد. يمكنك الاختيار من بين بعض القوالب هناك أو عمل النموذج الخاص بك بسهولة مع إضافة الحقول للحصول على معلومات الاتصال مثل الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الهوية.

مع نماذج Google، سيتمكن كل شخص من إرسال إجاباته بشكل فردي دون رؤية الردود من المشاركين الآخرين.

2. قم بإنشاء رابط URL للنموذج

انقر على زر إرسال الموجود أعلى النموذج ثم على أيقونة الرابط. ستحصل تلقائيًا على رابط يمكنك نسخه.

3. قم بتحويل هذا الرابط إلى رمز الاستجابة السريعة

ابحث عن برنامج يمكنه تحويل عناوين URL إلى رموز QR (تحتوي نماذج Google على وظيفة إضافية يمكنك تثبيتها) وإنشاء رمز يرتبط بعنوان URL للنموذج الخاص بك.

4. اعرض الرمز حيث يمكن للحاضرين رؤيته

الآن بعد أن حصلت على صورة رمز الاستجابة السريعة الخاص بك، ما عليك سوى توزيعها على الحضور. يمكنك عرضها على شاشة كبيرة في الغرفة التي ستقيم فيها الحدث الخاص بك، أو على لافتة عند مدخل الحدث، أو يمكنك حتى طباعة النشرات لوضعها في الأكياس الترويجية.

5. جمع بيانات الحضور الخاصة بك

بمجرد انتهاء الحدث، يمكنك التحقق من الحضور باستخدام علامة التبويب “الردود” في نموذج Google الخاص بك. بعد ذلك، يمكنك تصدير البيانات إلى جداول بيانات Google أو تنزيلها إلى ملف بتنسيق ‎.csv من خلال النقر على أيقونة جدول البيانات الخضراء الموجودة أعلى الشاشة.

بديل تتبع الحضور باستخدام رمز QR باستخدام نماذج Google

تقدم خدمات منشئ النماذج عبر الإنترنت مثل Jotform بدائل جذابة لنماذج Google إذا كنت ترغب في استخدام نظام أساسي مختلف أو ترغب في تبسيط العملية بشكل أكبر. يقدم Jotform المئات من قوالب النماذج التي يمكنك العمل من خلالها لتسهيل تتبع الحضور.

مهما كانت المناسبة، فمن المحتمل أن لدى Jotform قالبًا معدًا مسبقًا يناسب احتياجاتك، بدءًا من قوالب النماذج (مثل حضور الطلاب وقوالب جداول حضور الموظفين) إلى قوالب جداول البيانات (مثل حضور الطلاب وحضور الموظفين وقوالب جدول الحضور اليومي) وما إلى ذلك.

علاوة على ذلك، يمكنك استخدام نفس الخطوات المذكورة أعلاه لنماذج Google لتتبع الحضور باستخدام Jotform، دون الحاجة إلى تثبيت وظيفة إضافية أو العثور على منشئ رمز الاستجابة السريعة التابع لجهة خارجية.

ما عليك سوى النقر فوق علامة التبويب “نشر” في منشئ النماذج في Jotform. سيظهر لك رابط لمشاركة النموذج، بالإضافة إلى خيار تنزيل رمز QR. قم باستخدام هذا الرابط أو نسخ كود الرمز لتضمينه على موقع ويب. يحتوي Jotform أيضًا على أداة يمكنها بسهولة إضافة رموز QR إلى النماذج الخاصة بك.

هناك سبب يجعل Jotform أحد بدائل نماذج Google الأكثر شيوعًا. يمكنك أيضًا استكشاف كيفية دمج نماذج Jotform مع ميزات Google مثل Google Drive وتقويم Google. كما يمكنك أيضًا السماح للحاضرين بالدفع مقابل الأشياء باستخدام نفس النموذج الذي تتبع الحضور به.

مهما قررت القيام بذلك، فإن أتمتة عملية تتبع الحضور يمكن أن تساعدك على توفير الوقت والبقاء منظمًا والتركيز على إنشاء أحداث رائعة ودورات تدريبية وما إلى ذلك.