كيفية استخدام نماذج جوجل للجدولة

عندما يحتاج العميل إلى جدولة موعد معك، فمن الأسهل السماح له باختيار فترة زمنية متاحة، بدلاً من إرسال رسائل بريد إلكتروني لا نهاية لها ذهابًا وإيابًا في محاولة للعثور على موعد يناسب الجميع. إحدى أسهل الطرق وأكثرها فعالية لتحقيق ذلك هي إعداد نموذج Google لجدولة موعد.

يمنحك استخدام نماذج Google للجدولة نظامًا أساسيًا مركزيًا للتعامل مع جميع احتياجات الجدولة الخاصة بك، خاصة إذا كنت تتتبع مواعيدك من خلال تقويم Google. من السهل مشاركة الوصول إلى النماذج مع الآخرين، وسيكون لدى الجميع تقريبًا بعض الخبرة في استخدام النظام الأساسي.

تابع القراءة لمعرفة المزيد حول كيفية استخدام نموذج Google للجدولة (إلى جانب معلومات حول بديل نماذج Google).

كيف يمكن أن يُفِيد استخدام نماذج الجدولة عملك؟

عند إعداد النماذج عبر الإنترنت لجدولة المواعيد، سترى بعض الفوائد الفورية. أولاً، بمجرد إنشاء النموذج، تكون قد قمت بشكل أساسي بإعداد قالب قياسي يمكنك استخدامه بغض النظر عن نوع الخدمة التي تقدمها.

بمجرد أن تصبح راضيًا عن النموذج الذي قمت بإنشائه، ستقضي وقتًا أقل في جدولة المواعيد الفردية، مما يمنحك مساحة أكبر للتركيز على المهام الأكثر أهمية. يمكنك أيضًا تحسين نماذج الجدولة والعمليات الخاصة بك بمرور الوقت، واختبار الاستراتيجيات الجديدة وضمان التفاعلات السلسة مع العملاء.

على سبيل المثال، إذا كانت لديك أماكن متعددة تحت إدارات مختلفة، يمكن أن يضمن النموذج المصمم جيدًا أن تجربة الجدولة متسقة لجميع عملائك وفي كل موقع. باختصار، يمكن أن تكون نماذج الجدولة بمثابة العمود الفقري الذي يحافظ على سير المواعيد بسلاسة وفي الوقت المحدد لشركتك.

كيفية استخدام نماذج Google لإنشاء ورقة تسجيل لفترة زمنية

هناك بعض الخطوات التي يتعين عليك اتباعها للبدء في استخدام نموذج Google للجدولة، بما في ذلك استخدام بعض الوظائف الإضافية. ستحتاج إلى تنزيل الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، لذا تأكد من أن لديك حق الوصول للقيام بذلك قبل المتابعة.

1. قم بإنشاء نموذج جوجل

ابدأ بالتوجه إلى موقع Google Forms على الويب وأنشئ نموذجًا جديدًا من البداية. ثم قم بإضافة الحقول الضرورية. على سبيل المثال، قد ترغب في إضافة خيار واحد متعدد الاختيارات يسمح للمستخدمين بتحديد نوع الخدمة التي يحتاجون إليها، وكذلك حقول الاستجابة القصيرة التي تسمح لهم بإدخال معلومات الاتصال الخاصة بهم.

2. قم بإعداد حقول الجدولة

بعد ذلك، ستقوم بإعداد سؤال متعدد الاختيارات أو سؤال منسدل يحتوي على جميع خيارات الفترة الزمنية التي يمكن لعملائك الاختيار من بينها، اعتمادًا على ما تقدمه مؤسستك.
يمكنك أيضًا أن تبدأ النموذج الخاص بك عن طريق مطالبة المستجيبين أولاً باختيار يوم الأسبوع الذي يريدون فيه المقابلة، ثم باستخدام المنطق الشرطي، اعرض عليهم فترات زمنية محددة للاختيار من بينها اعتمادًا على اليوم.

3. قم بإزالة الاختيارات الخاصة بالفترات الزمنية التي لم تعد متوفرة

إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على حجب الفترات الزمنية التي حددها العملاء بالفعل، فيمكنك تنزيل وظيفة إضافية لنماذج Google تسمى Choice Eliminator لتجنب الحجز المتكرر للمواعيد.

هذه الإضافة متاحة من Google Workspace Marketplace. بمجرد تثبيتها، قم بدمجها في النموذج الخاص بك باستخدام أيقونة قطعة اللغز الإضافية الموجودة أعلى النموذج الخاص بك لإكمال عملية إعداد نموذج Google للجدولة.

كيفية استخدام Jotform للجدولة

على الرغم من أن نماذج Google بسيطة وفعالة للاستخدام في الجدولة، إلا أن لها جوانبها السلبية. الواجهة بسيطة وغير احترافية إلى حد ما، لذا فهي عادةً ما تكون أكثر ملاءمة للمشاريع الدراسية والاستطلاعات أو الدراسات الاستقصائية الداخلية.من ناحية أخرى، تمنحك أداة Jotform لإنشاء النماذج عبر الإنترنت القدرة على تخصيص نموذج الجدولة الخاص بك بقدر ما تريد، مع تسهيل تعيين المعلمات لفترات المواعيد المتاحة . ما عليك سوى تحديد عنصر نموذج الموعد عند إنشاء نموذج الجدولة الخاص بك باستخدام Jotform لإضافة تقويم يعرض الأوقات المتاحة لكل يوم. يمكنك تعيين شروط مثل مدة خانة المواعيد وتواريخ التوقف عن العمل لوقت الإجازة.

يعرض عنصر الموعد تلقائيًا الفترات الزمنية المتاحة فقط، ويتم تخزين كل استجابة على منصة Jotform. يمكنك أيضًا تحصيل المدفوعات من خلال نفس النموذج من خلال عمليات تكامل معالج الدفع في Jotform.

إذا كنت تريد نقل مواعيدك مباشرة إلى تقويم Google الخاص بك، فهناك تكامل لذلك أيضًا. يقوم تكامل تقويم Google الخاص بـ Jotform تلقائيًا بإنشاء حدث جديد في التقويم الخاص بك لكل نموذج موعد مكتمل يرسله عملاؤك.

سواء كان ذلك مع Jotform أو Google أو أي خدمة أخرى تمامًا، فإن الجدولة باستخدام النماذج عبر الإنترنت تعمل على أتمتة أحد أكثر الأجزاء استهلاكًا للوقت في إدارة الأعمال. لن تقلق أبدًا بشأن تفويت موعد، أو حجز عدد كبير جدًا من العملاء في وقت واحد، أو الخوض في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بجدول المواعيد ذهابًا وإيابًا بمجرد حصولك على النموذج الذي تحتاجه.