كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا للتذكير بحدث ما

لقد بذلت الوقت والجهد لإنشاء حدث ما، ومن المثير رؤية عمليات التسجيل القادمة. مع اقترابك من يوم الحدث، قد تتساءل عما يمكنك فعله لزيادة عدد الأشخاص الحاضرون.

حتى لو كان الأشخاص متحمسين للحدث عند التسجيل، فمن السهل عليهم أن يفقدوا الاهتمام – أو ينسوه ببساطة. الأمر متروك لك لتكون استباقيًا باستخدام إستراتيجية تذكير فعالة للحفاظ على الحدث حاضرًا في أذهان الحاضرين. على الرغم من أن رسائل التذكير لن تضمن الحضور الكامل، إلا أنها ستزيد بالتأكيد عدد الأشخاص الحاضرين فعليا.

لماذا التذكير بالحدث ضروري؟

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل كل منظم حدث يمتلك نظامًا للتذكير بالحدث:

• إرسال تحديثات الحدث: هل تحتاج إلى مشاركة معلومات جديدة حول الحدث القادم؟ أرسل التحديثات والمعلومات ذات الصلة حتى يتمكن المشاركون من الاستعداد لأنشطة اليوم. قد تتضمن تحديثات الحدث تفاصيل حول الجدول الزمني والمكان واماكن ركن السيارات ومن هم الأشخاص المتحدثون.
• حافظ على المحادثة: يمكن أن يساعد الاتصال المستمر في إثارة الحماس بشأن الحدث. حافظ على خطوط الاتصال مفتوحة حتى يتمكن المشاركون من طرح الأسئلة ومعرفة المزيد عن الأنشطة القادمة.
• تعزيز المشاركة: تعمل التذكيرات على إبقاء الحدث حاضرًا في أذهان الناس، حتى لا ينسوا الحضور.

عندما يتعلق الأمر بتذكيرات الأحداث، فإن الجودة دائمًا لها الأولوية على الكمية. يكفي عدد قليل من الاتصالات الموجزة لمشاركة تفاصيل الحدث الضرورية ودعوة الأشخاص للمشاركة.

كيف تكتب رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالحدث؟

ضع في اعتبارك هذه النصائح الأساسية عند كتابة رسالة بريد إلكتروني للتذكير بحدث ما:

• التزم بتنسيق النص العادي: إذا كنت تريد أن يبدو التذكير الخاص بك كبريد إلكتروني شخصي، فالتزم برسالة نصية عادية. تجنب الرسومات أو الميزات التي قد تؤثر على التنسيق العام أو تنتقص من هدف الرسالة الرئيسية للتذكير.
• أبقها بسيطة: الهدف من هذه الرسالة هو تذكير كل شخص بالحدث. وليست هناك حاجة إلى شرح مطول لتاريخ الحدث أو بيان طويل حول الغرض منه، على سبيل المثال. ضع معلومات الحدث الأساسية في بداية الرسالة، ثم اختتمها بسرعة.
• قم بتضمين التفاصيل الضرورية: ما الأساسيات التي يحتاج كل حاضر إلى معرفتها للمشاركة في الحدث؟ شارك الوقت والتاريخ والموقع وأي شيء يحتاجون إلى القيام به للاستعداد.

استخدم الصوت النشط: عندما تستخدم الصوت النشط في كتابة الإعلانات، فإنك تسهل على الأشخاص فهم الرسالة. هذا النمط من الكتابة شخصي وترحيبي ومباشر.

5 قوالب بريد إلكتروني للتذكير بالحدث يمكنك نسخها

لست بحاجة إلى البدء من نقطة الصفر عندما يحين وقت كتابة رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالحدث. استخدم نموذجًا من النماذج أدناه للبدء، ثم خصص الرسالة لتناسب تفضيلاتك الشخصية.

1. نموذج تأكيد التسجيل

قم بجدولة رسالة تلقائية ترسل فورًا بعد تسجيل الشخص للحدث. هذا مثال.

عزيزي [الاسم]،

تهاني! لقد سجلت بنجاح في [اسم الحدث].

فيما يلي تفاصيل الحدث المطلوب حفظها في التقويم الخاص بك:

• [التاريخ و الوقت]
• [معلومات الوصول إلى الموقع أو البرنامج التعليمي على الويب]

احصل على أقصى استفادة من اليوم من خلال الاستعداد للحدث. إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للتأكد من استعدادك: [معلومات التحضير].

هل لديك أسئلة؟ ما عليك سوى الرد على هذه الرسالة الإلكترونية، وسنوفر لك بكل سرور المعلومات التي تحتاجها.

2. نموذج إدخال المشارك

اطلب من المشاركين إخبارك بمداخلاتهم قبل الحدث. قم بتضمين هذا الطلب كجزء من رسالة بريد إلكتروني للتذكير لبدء المحادثات مع الحاضرين.

مرحبًا [الاسم]،

نتطلع إلى الحدث القادم: [اسم الحدث].

هدفنا هو تقديم أكبر قيمة ممكنة. يسعدنا رأيك في الجدولة التي تناسب تفضيلاتك على أفضل وجه.

يرجى ملء هذا الاستبيان الذي يستغرق دقيقتين لإعلامنا برأيك: [رابط الاستبيان].

للتذكير، تفاصيل الحدث هي:

• التاريخ
• الوقت
• الموقع

أخبرنا إذا كان لديك أي أسئلة!

3. قالب تذكير حدث بسيط

أرسل رسالة تذكير سريعة قبل أسبوع لتذكير المشاركين بتفاصيل الحدث.

مرحبًا [الاسم]،

اتواصل معك لإعلامك بأن [اسم الحدث] سيكون بعد أسبوع واحد فقط. تأكد من وضعه على التقويم الخاص بك – فأنت لا تريد أن تفوتك المعلومات المثيرة التي سنشاركها.

• التاريخ
• الوقت
• الموقع

إذا كانت لديك أسئلة حول التسجيل، فما عليك سوى الرد على هذا البريد الإلكتروني، وسيساعدك فريقنا. نتطلع إلى رؤيتكم!

4. قالب البريد الإلكتروني للتذكير النهائي بالحدث

إذا كنت تستضيف حدثًا رقميًا، فأرسل بريدًا إلكترونيًا قبل ساعة من وقت تسجيل الدخول. يمنح هذا التذكير الأشخاص الوقت للانتهاء من الأنشطة الأخرى ويوفر وصولاً سريعًا إلى رابط البرنامج التعليمي على الويب.

عزيزي [الاسم]،

هذا تذكير بأن [اسم الحدث] يبدأ بعد ساعة واحدة، في [وقت].

كيفية الانضمام إلى الندوة عبر الويب:

[معلومات الدخول]

سأكلمك قريبا!

5. قالب البريد الإلكتروني لمتابعة الحدث

يجب ألا تنتهي اتصالاتك عند انتهاء الحدث. ضع في اعتبارك إرسال بريد إلكتروني للمتابعة ورسالة شكر إلى كل حاضر.

مرحبًا [الاسم]،

لقد حظينا بإقبال كبير في حدث الأمس – شكرًا على المشاركة!

إذا فاتك ذلك، فلا تتردد في التحقق من مشاهدة تسجيل الجلسة هنا: [رابط التسجيل].

هل لديك أي ملاحظات حول العروض التقديمية؟ يسعدنا أن نسمع منك.

أتمتة رسائل البريد الإلكتروني للتذكير بالأحداث

يقدم Jotform ميزات متكاملة للرسائل التلقائية للتذكير بالحدث. ما عليك سوى اختيار الجدول الزمني للتذكيرات، ثم جدولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني هذه. تعرف على المزيد حول إعداد وإدارة رسائل البريد الإلكتروني للتذكير، بما في ذلك كيفية تخصيص رسائلك.