Modelos para Ordens de Serviço

1) O que é um modelo para ordens de serviço?

Empresas utilizam ordens de serviço para documentar os serviços solicitados por um cliente e seus respectivos custos. Um modelo para ordens de serviço é um documento previamente elaborado que descreve os detalhes normalmente incluídos em uma ordem de serviço. Empresas de serviços que precisam produzir muitas ordens de serviço ou que estão buscando economizar tempo com documentação e trabalho administrativo costumam usar tais modelos.

Uma empresa deve criar uma ordem de serviço antes de iniciar o trabalho para documentar as solicitações e garantir que possa atendê-las e cobrar por elas. Uma vez concluído o trabalho, os clientes recebem uma fatura.

2) Quando você precisa utilizar um modelo para ordens de serviço?

O propósito de uma ordem de serviço é esclarecer o trabalho ou serviço que sua empresa realizará. Um modelo para ordens de serviço oferece à sua empresa um formato predefinido que pode ser reutilizado para diferentes clientes sem que você precise reinventar a roda todas as vezes. Estes modelos abrangem uma variedade de tipos de trabalho, incluindo:

• Manutenção de instalações
• Serviços automotivos
• Serviços de TI
• Paisagismo
• Limpeza
• Inspeções

Usando modelos, sua empresa pode reduzir a quantidade de trabalho administrativo necessário para acompanhar cada projeto, aumentando a produtividade e maximizando o tempo dos funcionários.

3) O que um modelo para ordens de serviço deve incluir?

Suas ordens de serviço provavelmente incluirão elementos exclusivos da sua empresa, como seu branding e a terminologia específica do setor. No entanto, existem alguns elementos essenciais para qualquer ordem de serviço, tais como:

• Quem está autorizando o trabalho
• A quem o trabalho foi atribuído
• Descrições das tarefas a serem executadas
• Materiais e mão de obra necessários
• Datas de início e conclusão
• Cronograma estimado
• Comentários adicionais

Quando tiver certeza de que incluiu todas as informações essenciais em seu modelo para ordens de serviço, você poderá personalizar a aparência e outros detalhes para adequá-lo à sua marca. Personalizar o design do modelo adicionando um logotipo ou cores específicas ajuda os clientes a reconhecer sua marca e associá-la ao seu trabalho.

4) Como é possível criar uma ordem de serviço?

Entender como criar um modelo para ordens de serviço é uma parte essencial de qualquer empresa de serviços bem-sucedida. A criação de um modelo para ordens de serviço economizará muito tempo da sua equipe, reduzindo o trabalho administrativo e simplificando os processos de documentação.

Para criar uma ordem de serviço, siga os seguintes passos:

1. Identifique a tarefa a ser realizada.
2. Crie a ordem de serviço, de preferência usando um modelo. Para fazer isso usando Jotform, basta escolher um modelo a partir de nossa biblioteca de modelos, clicar em Usar Modelo e personalizá-lo de acordo com suas necessidades.
3. Agende a ordem de serviço.
4. Atribua o trabalho a um funcionário.

Ao finalizar a tarefa, adicione qualquer documentação final sobre o trabalho e feche a ordem de serviço.

Quando você tiver um modelo para ordens de serviço definido, repita esse processo e reutilize-o conforme necessário. Jotform possui vários modelos para ordens de serviço para atender às suas necessidades, logo, você não precisa criar um do zero.

5) Uma ordem de serviço pode ser usada como fatura?

Embora as ordens de serviço e as faturas contenham muitas das mesmas informações, é importante manter esses documentos separados. O principal motivo pelo qual não se deve usar ordens de serviço como faturas é para ajudá-lo a manter registros precisos do andamento de um projeto.

Ao manter as ordens de serviço e as faturas separadas, você tem uma documentação específica do cronograma de um projeto. Além disso, lembre-se de que, embora você possa criar uma ordem de serviço com base no escopo original de um projeto, talvez seja necessário incluir cobranças adicionais e contabilizar complicações na fatura para fins financeiros. Isso inclui alterações de última hora, recursos adicionais e horas de mão de obra acima do estimado.

6) Quais são as vantagens do uso dos modelos para ordens de serviço?

Empresas de serviços já precisam controlar diversos aspectos, e é por isso que gerar novas ordens de serviço para cada cliente é um grande incômodo. Modelos para ordens de serviço oferecem às empresas de serviços uma maneira rápida, fácil e repetível de gerar ordens de serviço para seus clientes. O uso de um modelo proporciona à sua equipe uma forma consistente e repetível de monitorar seu trabalho e manter todos informados.

Além de serem fáceis de usar, os modelos para ordens de serviço online oferecem uma solução digital que é mais rápida e eficiente do que a papelada tradicional. O uso de um modelo consistente para cada ordem de serviço também garante que todos as informações sejam contabilizadas, poupando a sua equipe da dor de cabeça de ter que acompanhar os clientes.