Documentbeheersoftware

Het kostte ons ongeveer een week om van papieren naar elektronische formulieren over te stappen. Door elektronische formulieren te gebruiken, kunnen we met onze beperkte middelen meer werk in minder tijd doen.

We gebruiken online formulieren van Jotform voor ons open inschrijvingsproces. Dankzij de overgang op digitale formulieren gebruiken we elk jaar 700 papieren inschrijvingsformulieren minder dan voorheen.

We maken vaak gebruik van de bouwer voor slimme PDF-formulieren omdat rechtbanken willen dat online verzoekschriften er precies hetzelfde als afgedrukte verzoekschriften uitzien. Het enige verschil is dat online formulieren digitaal worden ingevuld. Rechters vinden het een voordeel dat ze geen handgeschreven verzoekschriften meer hoeven te lezen omdat ze beslissingen op basis van de informatie in deze documenten nemen. Als ze de beschrijving in verzoekschriften niet kunnen lezen, kunnen rechters beslissingen uitstellen.

Met de PDF-editor van Jotform kunnen we digitale versies maken van papieren formulieren om vaccinaties te registreren die door de overheid worden vereist. Daarnaast gebruiken we Jotform om tijdens het registratieproces handtekeningen met een tijdstempel van ouders, verplegend personeel en schoolpersoneel te verzamelen. Het platform heeft ons veel tijd bespaard omdat verplegend personeel alle benodigde gegevens rechtstreeks vanuit Jotform kan downloaden of afdrukken als er een controle moet worden uitgevoerd.

We gebruiken een vrij uitgebreide workflow voor ons verwijzingsprogramma voor openbare veiligheid. Nadat werknemers een formulier hebben ingediend, wordt het automatisch ter goedkeuring naar onze HR-afdeling gestuurd. We hebben ook een voorwaarde in de workflow ingebouwd, waardoor werknemers na een bepaalde periode automatisch een herinnering ontvangen om het formulier in te vullen.