Formulaires pour événements virtuels

Les formulaires pour événements virtuels sont des formulaires en ligne spécialisés qui permettent de simplifier la planification, la gestion et l'exécution d'événements virtuels tels que les webinaires, les conférences en ligne, les ateliers, les sessions de réseautage et les salons virtuels. Ils peuvent être utilisés à diverses fins, notamment pour l'inscription des participants, l'inscription aux sessions, la collecte de feedback, les candidatures des intervenants, les demandes de parrainage et les enquêtes post-événement. En numérisant le processus de collecte de données, ces formulaires aident les organisateurs à recueillir efficacement les informations essentielles, à gérer les listes de participants et à assurer une communication fluide avant, pendant et après l'événement.

Avec Jotform, vous pouvez facilement créer et personnaliser des formulaires pour événements virtuels adaptés aux besoins spécifiques de toute réunion en ligne. À l'aide du Générateur de formulaires intuitif par glisser-déposer de Jotform, vous pouvez ajouter des champs pour collecter les informations des participants, des intégrations de paiement pour la billetterie, une logique conditionnelle pour des expériences personnalisées ainsi que des notifications par email automatisées. La plateforme sans code de Jotform permet aux organisateurs d'événements, responsables marketing, professionnels des RH et enseignants de créer des formulaires professionnels en quelques minutes, de gérer les soumissions en temps réel et d'intégrer parfaitement les formulaires à d'autres outils afin d'automatiser les flux de travail et d'améliorer l'expérience des participants aux événements virtuels.

Cas d'utilisation des formulaires pour événements virtuels

Les formulaires pour événements virtuels peuvent être personnalisés afin de répondre à un large éventail de scénarios, chacun avec ses propres exigences et avantages. Voici comment vous pouvez adapter ces formulaires pour différents cas d'utilisation, qui peut les utiliser et comment leur contenu peut varier :

1. Cas d’utilisation possibles :

• Inscription des participants aux webinaires, ateliers ou conférences
• Inscriptions aux sessions ou aux salles de réunion
• Candidature pour intervenant ou présentateur
• Demandes de sponsoring et d'exposants
• Invitations RSVP pour événement de réseautage virtuel
• Enquêtes de satisfaction et de feedback post-événement
• Téléchargements des ressources événementielles (ex : diaporamas, enregistrements)

2. Points de résolution de problèmes :

• Centralise la collecte et la gestion des données des participants
• Automatise les emails de confirmation et les rappels
• Facilite les paiements en ligne sécurisés pour les événements sur réservation
• Permet une communication ciblée basée sur les centres d'intérêt des participants
• Simplifie la collecte de feedback pour l'amélioration des événements

3. Propriétaires et utilisateurs possibles :

• Organisateurs et coordinateurs d'événements
• Équipes marketing et communication
• Services RH et formation
• Les établissements d'enseignement organisant des cours ou des séminaires virtuels
• Les organisations à but non lucratif et les associations organisant des collectes de fonds ou des réunions en ligne

4. Différences entre les méthodes de création :

• Les formulaires d'inscription peuvent nécessiter des champs pour le nom, l'adresse email, l'organisation et les informations de paiement.
• Les formulaires de candidature pour intervenants peuvent inclure des sections pour la biographie, les sujets de session et l'expérience antérieure.
• Les formulaires de feedback se concentrent sur les échelles d'évaluation, les questions ouvertes et les suggestions.
• Les formulaires de demande de parrainage peuvent demander des informations sur l'entreprise, le niveau de parrainage et les coordonnées.

En personnalisant le contenu et la structure du formulaire selon le type d'événement et le public, les organisateurs peuvent garantir une expérience d'événement virtuel fluide et engageante.

Comment créer un formulaire pour événement virtuel

La création d'un formulaire pour événement virtuel avec Jotform est un processus simple qui vous permet d'adapter votre formulaire aux besoins spécifiques de votre événement en ligne, qu'il s'agisse de l'inscription, de collecter les feedbacks ou de gérer les candidatures des intervenants. Voici un guide étape par étape pour vous aider à concevoir, personnaliser et gérer efficacement votre formulaire pour événement virtuel :

1. Commencez avec le bon modèle ou à partir de zéro :

• Connectez-vous à votre compte Jotform et cliquez sur le bouton « Créer » sur votre page Mon Espace de Travail.
• Choisissez « Formulaire » et sélectionnez un modèle de formulaire pour événement virtuel dans la vaste bibliothèque de Jotform ou commencez de zéro.
• Si vous utilisez un modèle, vous pouvez rapidement l'adapter à l'image de marque et aux exigences de votre événement.

2. Sélectionnez la mise en page appropriée :

• Choisissez entre un formulaire classique (toutes les questions sur une seule page) pour des inscriptions rapides ou un formulaire à cartes (une question par page) pour une expérience pas à pas et interactive.

3. Ajoutez les éléments de formulaire essentiels :

• Utilisez le Générateur de formulaires par glisser-déposer pour inclure des champs tels que :
• Nom, email et coordonnées
• Nom de l'organisation ou de l'entreprise
• Sélection de session ou d'atelier (listes déroulantes ou cases à cocher)
• Intégration de paiement (pour les événements payants)
• Téléversement de fichiers (pour les biographies des intervenants ou les supports de présentation)
• Cases à cocher de consentement pour la confidentialité et l'utilisation des données
• Questions personnalisées relatives à votre événement (par exemple, les préférences alimentaires pour les événements hybrides)

4. Personnalisez la conception :

• Cliquez sur l’icône de rouleau à peinture pour ouvrir le Concepteur de formulaire.
• Ajustez les couleurs, les polices et les thèmes pour qu'ils correspondent à l'image de marque de votre événement.
• Ajoutez votre logo d'événement et personnalisez l'URL du formulaire pour une touche professionnelle.

5. Configurez une logique conditionnelle :

• Utilisez la logique conditionnelle pour afficher ou masquer des champs en fonction des réponses des utilisateurs (par exemple, n'affichez les champs de paiement que si une session payante est sélectionnée).
• Personnalisez les messages de confirmation ou les questions de suivi en fonction des choix des participants.

6. Configurez des notifications par email :

• Configurez des emails de confirmation automatiques pour les inscrits et des emails de notification pour les organisateurs.
• Personnalisez le contenu de l'email pour inclure les détails de l'événement, les liens d'accès ou des instructions supplémentaires.

7. Publiez et partagez votre formulaire :

• Cliquez sur « Publier » et copiez le lien du formulaire pour le partager par email, sur les réseaux sociaux ou l'intégrer sur votre site web événementiel.
• Utilisez des codes QR pour un accès mobile facile pendant les sessions virtuelles en direct.

8. Testez et gérez les soumissions :

• Prévisualisez votre formulaire et soumettez une entrée de test pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu.
• Suivez les réponses dans les Tableaux Jotform : filtrez les listes des participants et exportez les données selon vos besoins.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer un formulaire pour événement virtuel qui simplifie l'inscription, améliore l'engagement des participants et facilite la gestion de l'événement du début à la fin.