Comment organiser rendez-vous et réunions avec Jotform

Vous êtes-vous déjà retrouvé pris au piège de l’une de ces réunions qui auraient dû se terminer, disons, 15 minutes plus tôt ?

Vous avez écouté les présentations, contribué aux discussions, et écouté toutes les idées qui ont été lancées. Mais vous avez aussi un cours à donner, une réunion importante ou un rendez-vous urgent avec un client, ou un événement essentiel auquel assister – et vous êtes en retard.

Jotform peut vous aider à prendre le contrôle de votre emploi du temps et à vous assurer que tout le monde le connaît. Les dernières mises à jour du générateur de formulaires de Jotform incluent un nouveau champ de rendez-vous qui permet aux utilisateurs de choisir une heure pour vous rencontrer lorsqu’ils remplissent vos formulaires de rendez-vous personnalisables.

Plus important encore, le nouveau champ de rendez-vous que vous trouverez dans le générateur de formulaire de Jotform vous permet de déterminer la date, l’heure, la durée et la fréquence auxquelles les réunions peuvent avoir lieu. Le champ de rendez- vous, vous permet également d’autoriser les réunions de groupe et de limiter le nombre de personnes pouvant s’inscrire pour un seul créneau horaire.

Dès l’instant où quelqu’un a rempli et soumis votre formulaire, tous les détails de la réunion, y compris la date, l’heure et la durée, seront stockés dans votre compte Jotform et envoyés à l’adresse email qui lui est associée. Si vous avez activé un autorépondeur pour votre formulaire, la réservation du créneau horaire y apparaîtra également. Le créneau sera ensuite fermé à d’autres réservations, à moins qu’il ne s’agisse d’un événement de groupe.

Par ailleurs, vous pouvez connecter le champ de rendez-vous à l’intégration Google Agenda de Jotform, lequel crée automatiquement de nouveaux événements à l’aide des informations du formulaire soumis.

Bon à savoir…

Si vous utilisez le sélecteur de date et les champs d’heure sur vos formulaires pour créer automatiquement des événements à l’aide de l’intégration Google Agenda, vous devez modifier l’intégration dans le générateur de formulaires et la connecter au nouveau champ de rendez-vous.

En plus de vous faciliter la prise de rendez-vous, le nouveau champ de rendez-vous de Jotform peut être utile lorsque vous créez des bons de commande, des formulaires de réservation, des formulaires d’inscription, des formulaires de bénévolat, des formulaires de photographie ou des formulaires de réservation.

Si vous dirigez une entreprise qui nécessite que ses clients ou ses employés se trouvent à un endroit précis à un moment précis, tout retard peut vite être frustrant. Vos employés doivent savoir quand leur travail doit être fait. Les clients, quant à eux, doivent être sûrs que vous pouvez fournir un travail de qualité à temps.

Le nouveau champ de rendez-vous de Jotform garantit que les attentes sont claires dès le départ afin que les commandes et services soient exécutés dans un délai raisonnable.

Pour ajouter le nouveau champ de rendez-vous à un formulaire, cliquez sur l’icône Ajouter un élément dans le générateur de formulaires.

Une fois que vous avez placé le champ de rendez-vous sur votre formulaire, vous pouvez configurer le processus de réservation de créneau en cliquant sur l’icône Propriétés.

Ci-dessous, nous allons passer en revue certains des aspects les plus subtils de cette nouvelle fonctionnalité afin que vous puissiez prendre le contrôle de votre emploi du temps, éviter les soucis inutiles et exploiter au maximum votre journée.

Que peut-on faire avec le champ “rendez-vous” ?

1. Éviter les conflits de planification en spécifiant quand les réunions peuvent avoir lieu

Avoir beaucoup d’options peut être pratique, mais laisser tout votre agenda ouvert aux rendez-vous peut finir par causer de vrais problèmes.

Par exemple, les gens peuvent essayer de planifier des rendez-vous les jours où vous ne travaillez pas, ou simultanément avec d’autres engagements importants.

Le champ “Rendez-vous” de Jotform peut vous éviter beaucoup de soucis en affichant comme disponibles uniquement les créneaux de rendez-vous aux dates et heures qui correspondent à votre emploi du temps.

Le nouveau champ “Rendez-vous” empêche les gens de planifier un rendez-vous trop loin dans le futur en vous permettant d’indiquer une date de début et de fin dans votre calendrier. Cette option (sous l’onglet Limites dans le menu Propriétés du rendez-vous) vous permet également de rendre indisponibles les jours où vous serez absent du bureau ou en vacances.

Sous l’onglet Disponibilités dans le menu Propriétés du rendez-vous, vous pouvez allouer des périodes sur certains jours pour les rendez-vous et réservez le reste de votre temps pour enseigner, participer à des réunions ou à d’autres activités périodiques sans avoir à vous inquiéter que quelqu’un ne réserve un créneau à ces heures-là.

2. Gérer vos rendez-vous en précisant leur durée

Voir une réunion durer plus longtemps que prévu et entrer en conflit avec d’autres engagements importants n’est pas chose rare.

Le nouveau champ “Rendez-vous” de Jotform vous permet de définir des durées pour vos réunions afin de ne pas vous laisser entraîner dans une réunion qui prend trop de temps et ne génère pas de problèmes. Cela peut vous aider à gérer votre temps à bon escient en incorporant un format de réunion prévisible dans votre emploi du temps.

Cette fonctionnalité permet aux gens de planifier leurs rendez-vous en fonction de vos contraintes de temps, ainsi que de planifier des réunions à des horaires qui arrangent tout le monde.

Toutes les réunions ne se déroulent pas de manière identique, et elles peuvent durer plus de 30 ou 60 minutes. Vous pouvez utiliser l’option Min. personnalisées (sous l’onglet Disponibilité dans le menu Propriétés du rendez-vous) pour indiquer la durée de vos réunions. Cela offre la flexibilité dont vous avez besoin pour planifier des rendez-vous selon vos conditions.

3. Bloquer vos pauses déjeuner dans votre agenda

On a tous besoin de faire une pause dans la journée, en particulier lorsque l’on jongle avec plusieurs emplois du temps ou que l’on s’efforce d’accomplir des tâches rapidement.

Des pauses régulières peuvent parfois offrir un répit indispensable pour se ressourcer et se détendre afin de rester efficace pour le reste de la journée. Et cela vous donne également l’occasion de manger, accessoirement !

Le nouveau champ “Rendez-vous” de Jotform peut vous aider à bloquer du temps dans votre journée pour faire une pause régulièrement programmée en empêchant les gens de planifier des réunions pendant certaines périodes.

Cette option, que vous pouvez définir sous l’onglet Disponibilité du menu Propriétés du rendez-vous, vous permet de disposer de suffisamment de temps pour vous concentrer sur d’autres questions importantes, qu’il s’agisse de rattraper votre retard dans votre travail ou de vous offrir un temps de repos.

4. Contrôler combien de personnes peuvent participer à un rendez-vous

Les réunions individuelles sont très utiles lorsqu’il s’agit d’élaborer une stratégie, d’échanger des informations et/ou de résoudre des problèmes confidentiels. Il est donc indispensable que personne d’autre que la personne concernée ne puisse accéder à ce créneau de rendez-vous.

D’un autre côté, vous pouvez avoir besoin de réunir plusieurs personnes dans la même pièce pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que chacun est conscient de ses responsabilités.

Le champ “Rendez-vous” de Jotform vous permet de décider si plusieurs personnes, ou à contrario une seule, peuvent réserver un créneau spécifique sur votre formulaire en ligne.

Même si plusieurs personnes sont autorisées à bloquer un créneau pour la même date et heure, vous pouvez toujours garder le contrôle de votre emploi du temps en plafonnant le nombre de réservations qui seront acceptées.

Cette option – sous l’onglet Avancé du menu Propriétés du rendez-vous – peut également être particulièrement utile si plusieurs clients doivent récupérer leurs commandes en même temps. Limiter le nombre de personnes pouvant se présenter en même temps élimine le risque de voir vos employés dépassés par leur charge de travail.

5. Éviter les réservations de dernière minute ou un trop grand nombre de rendez-vous par jour

On peut affirmer, raisonnablement, que personne n’aime se retrouver avec un changement d’emploi du temps de dernière minute, ou submergé par une charge de travail trop importante.

L’un ou l’autre de ces scénarios peut se produire lorsque vous avez trop de rendez-vous dans votre agenda ou qu’ils surgissent de nulle part à la dernière minute. Il peut être stressant de devoir s’adapter aux horaires de ces réunions et en même temps de rester au top de votre travail. Mais demander aux gens de reporter le créneau réservé n’est pratique pour personne. 

Et s’il y avait un moyen de limiter le nombre de réunions dans votre journée, et d’empêcher la réservation de créneau à partir d’un certain moment avant la tenue des réunions ?

C’est exactement ce que le nouveau champ “Rendez-vous” de Jotform peut faire : vous n’aurez donc pas à vous soucier des réunions qui surgissent à l’improviste ou qui engloutissent une bonne partie de votre journée de travail de manière imprévue.

Sous l’onglet Limites du menu Propriétés du rendez-vous, vous pouvez définir le nombre maximal d’événements pouvant être planifiés dans une journée. Vous pouvez également indiquer le préavis dont vous avez besoin avant un événement pour empêcher les gens de planifier des réunions qui commencent deux minutes plus tard.

Ces paramètres seront appliqués à l’ensemble de votre agenda afin que vous n’ayez pas à refaire la même manipulation tous les jours pour protéger votre agenda contre un trop grand nombre de réservations.

Conclusion

Voir son agenda se remplir de rendez-vous peut aller très vite. Sans moyen de les gérer, vous risquez de manquer une réunion, de réserver un créneau pour vous-même et de provoquer de la gène, avec pour conséquence de réduire votre productivité.

Avec le nouveau champ “Rendez-vous” de Jotform, vous pouvez ouvrir votre emploi du temps aux réunions et bloquer du temps pour d’autres engagements importants. Permettre aux gens de vous rencontrer en utilisant un agenda virtuel n’a pas à être fastidieux ou contraignant..

Ne vous surchargez pas de travail. 

Essayez dès aujourd’hui le nouveau champ de formulaire “Rendez-vous” de Jotform et découvrez comment cela permet aux entreprises du monde entier de prendre facilement le contrôle de leur agenda de travail.