Anunciando los formularios PDF inteligentes de Jotform

La funcionalidad y las integraciones de Jotform funcionan con formularios PDF inteligentes de Jotform para crear flujos de trabajo sin fricciones que automatizan las tareas tediosas y que requieren mucho tiempo.

Lo que obtiene es una solución todo en uno que está diseñada para eliminar permanentemente la entrada manual de datos y las interminables pilas de papel de su flujo de trabajo. Con un poco de ingenio y conocimientos en su bolsillo, puede aprovechar al máximo los formularios PDF inteligentes de Jotform utilizándolos junto con otros productos y funciones que están diseñados para facilitar el trabajo.

Ya sea que esté haciendo la transición a una oficina sin papel u optimizando la recopilación de datos con formularios de atención médica en línea, los formularios PDF inteligentes de Jotform ofrecen una forma perfecta y segura de recopilar información en línea y usarla para completar los formularios PDF que son parte de sus procesos.

Para darle una mejor idea de cómo funcionan, describiremos algunas de las principales características de los formularios PDF inteligentes de Jotform y destacaremos algunas estrategias que pueden simplificar su flujo de trabajo.

1. Ahorre tiempo convirtiendo rápidamente un formulario PDF en un formulario en línea.

Un PDF es como una obra de arte. A veces, puede llevar horas conseguir que el formato, el diseño y las preguntas se vean bien.

Su formulario debe ser fácil de leer y comprender. A veces también tiene que cumplir con importantes requisitos legales, reglamentarios o administrativos, como HIPAA y FERPA.

Volver a crear todo su arduo trabajo en Jotform solía ser una tarea agotadora y frustrante que requería crear un formulario en línea desde cero.

Pero, incluso después de pasar por la molestia de replicar un formulario PDF en Jotform, es posible que se haya dado cuenta de algo muy importante: Todas las respuestas recopiladas a través de sus formularios en línea deben aparecer de alguna manera en su PDF original.

Los formularios PDF inteligentes de Jotform pueden eliminar la angustia del proceso de migración de formularios e intercambio de información al convertir rápidamente formularios PDF rellenables en formularios en línea casi al instante.

Tan pronto como cargue el PDF en Jotform, puede realizar cambios en el formulario en línea eliminando un campo, agregando uno nuevo y vinculándolo al espacio correspondiente para respuestas en el formulario PDF. Cuando alguien complete su formulario en línea, las respuestas enviadas se utilizarán para completar automáticamente campos específicos en su PDF original.

Si no desea vincular ciertos campos en sus formularios en línea y PDF, simplemente puede eliminar la conexión. Esta opción puede resultar útil si desea hacer ciertas preguntas en su formulario en línea, pero no necesita las respuestas para completar el PDF.

Los formularios PDF inteligentes de Jotform también le permite eliminar por completo todas las conexiones entre su formulario PDF cargado y la versión en línea generada por Jotform.

2. Con la lógica condicional haga que completar formularios sea menos abrumador.

A nadie le gusta llenar formularios largos, mucho menos leer y releer las instrucciones solo para averiguar si las siguientes preguntas se aplican a ellos.

Estos obstáculos dificultan que las personas compartan información con usted y, en última instancia, puede disuadirlos de hacerlo. Los formularios innecesariamente complejos pueden incluso socavar la integridad de sus datos recopilados al hacer que las personas proporcionen inadvertidamente información inexacta o incorrecta.

Puede resolver estos problemas agregando lógica condicional a los formularios que crea en línea a partir de archivos PDF.

Dado que la lógica condicional le permite ocultar preguntas basadas en las respuestas anteriores de alguien, las personas que completen tu formulario pueden omitir preguntas que no les apliquen. Del mismo modo, puede recopilar más información utilizando la lógica condicional para mostrar preguntas adicionales cuando las respuestas de un usuario lo requiera.

3. Compatible con dispositivos móviles

Cuando trabaja de forma remota y necesita recopilar información importante en el lugar, es posible que no tenga acceso a una computadora de escritorio o portátil.

Tampoco hay tiempo para esperar cuando necesita pasar de una cita a otra o recopilar datos de varias personas a la vez.

Puede recurrir a formularios en papel, pero el papel es fácil de perder, la escritura a mano puede ser difícil de leer y, en fin, ingresar esos datos manualmente en su computadora quita mucho tiempo.

Como una solución todo en uno, los formularios PDF inteligentes de Jotform y la aplicación Jotform Mobile Forms pueden trabajar en conjunto para crear un flujo de trabajo de recopilación de datos móviles sobresaliente que lo ayudará a recopilar información sobre la marcha y usar estos datos para completar automáticamente copias en línea de formularios PDF.

Todo lo que necesita hacer es cargar un formulario PDF en Jotform, personalizar la versión en línea del mismo y abrirlo en la aplicación Jotform Mobile Forms en su teléfono celular o tableta. También puede asignar formularios en línea a otras personas, quienes pueden luego acceder a su formulario en la aplicación Jotform Mobile Forms en sus dispositivos móviles.

Si los campos específicos en sus dos herramientas de recopilación de datos están vinculados, las respuestas enviadas desde su formulario en línea se utilizarán para completar una copia del PDF que cargó en Jotform.

4. Localice información colectada fácilmente

A veces no hay nada peor que saber dónde hallar la información.

Reducir la búsqueda a un área específica es prácticamente la parte más fácil. La parte más difícil es husmear alrededor y manualmente ir peinando a través de todo para hallar la aguja en el pajar.

Esta misma analogía puede ser usada para ser aplicada en los pedacitos de información sometida en un formulario PDF simple que está almacenado con otros que son casi idénticos a él. Puede llevar horas desplazarse manualmente a través de todos los formularios almacenados en la computadora antes de hallar el que está buscando.

Jotform Inbox puede hacer que esta tarea sea mucho más fácil al permitirle buscar información específica en las respuestas enviadas para un solo formulario.

Jotform Inbox incluso permite filtrar las respuestas de los formularios y encontrar información que cumpla con ciertos parámetros. Puede, por ejemplo, buscar respuestas enviadas en un día determinado o ubicar envíos que incluyan una respuesta específica a una pregunta.

Después de cargar un formulario PDF en Jotform, crear una versión en línea personalizable y compartirlo con las personas, toda la información enviada se archiva en ese formulario específico en la bandeja de entrada de Jotform.

5. Descargue las respuestas de los formularios en línea como archivos CSV y Excel

Cuando recopila datos en línea, recopilar información es sólo la mitad de la batalla.

Incluso si Jotform automatiza este proceso, aún necesita transferir estos datos valiosos a las diversas herramientas de software que mantienen su organización en funcionamiento.

Puede ingresar datos manualmente en estos sistemas o descargar todas las respuestas de formularios individuales una por una. Si todo lo demás falla, existe el método probado y verdadero de copiar y pegar datos en sus herramientas de software.

Pero esto es una pérdida de tiempo.

Además de utilizar una de las integraciones de Jotform que envía respuestas de formulario enviadas a herramientas de software de terceros, Jotform Inbox le permite descargar algunos o todos estos datos recopilados de forma masiva como un archivo CSV o Microsoft Excel.

Jotform Inbox también ofrece una opción para descargar copias de su formulario PDF original, con la información recopilada a través del formulario en línea que creó en Jotform.

6. Recopile datos sobre la marcha mediante la asignación de formularios en línea.

Los formularios PDF inteligentes de Jotform facilitan convertir un formulario PDF en un formulario en línea y compartirlo con personas específicas para que puedan enviar su información o recopilar datos por usted. Luego puede usar la función Asignar formularios de Jotform para compartir su formulario en línea en un enlace dedicado y un correo electrónico personalizable.

Esta función también le permite controlar quién puede ver su formulario y qué pueden hacer con él.

Incluso puede cortar el acceso a su formulario en cualquier momento generando un nuevo enlace dedicado o estableciendo una fecha de vencimiento para el enlace original.

La función Asignar formularios de Jotform le permite monitorear quién tiene acceso a su formulario y modificar el tipo de acceso que tiene en un momento dado.

También puede ver toda la información del formulario enviado recopilada por una sola persona y programar correos electrónicos de recordatorio para que los datos se recopilan de manera rápida y constante.

Esta característica en particular puede ser útil si necesita asignar formularios de inspección, formularios de consentimiento, formularios de negocios, formularios de atención médica o formularios de respuesta al coronavirus a colegas de su equipo que se encuentran en el campo o trabajan de forma remota. A su vez, estos beneficiarios del formulario pueden completar su formulario o recopilar información de pacientes, clientes, compradores y cualquier otra persona que necesite compartir información con usted.

No hay nada peor que buscar una respuesta que esté oculta en una publicación de blog, un hilo de soporte o una guía de ayuda detallada con muchos otros temas.

Si tiene preguntas, Jotform tiene todas las respuestas en un solo lugar.

Hemos creado una amplia gama de tutoriales que llegarán a la raíz de sus problemas y le mostrarán cómo solucionarlos en poco tiempo. Más específicamente, cubrimos algunas preguntas frecuentes, como:

• ¿Cómo utilizar y aprovechar al máximo los formularios PDF inteligentes de Jotform?
• ¿Cómo puedo importar mi propio PDF a Jotform?
• ¿Cómo vincula los campos de su formulario en línea con archivos PDF?
• ¿Cómo funciona la conexión PDF con los  Formularios PDF inteligentes de Jotform?
• ¿Cómo puedo desconectar mi PDF del formulario en línea?
• ¿Cómo actualizar un PDF que ya está en uso?
• ¿Cómo configurar la contraseña para el archivo PDF adjunto?
• ¿Cómo guardar archivos PDF en servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive y Dropbox?
• ¿Cómo descargo mis respuestas en el formato PDF original?

Dado que comenzar con el pie derecho es un primer paso importante en cualquier viaje, ilustraremos rápidamente cómo cargar un formulario PDF y crear un formulario en línea en JotForm.

1. Comience haciendo clic en el botón Crear formulario en la esquina superior izquierda de su página Mis Formularios en Jotform.

2. Seleccione la opción Importar formulario para cargar un formulario PDF y crear una versión en línea en Jotform.

3. Elija Importar formulario PDF.

4. Haga clic en Cargar formulario PDF para ubicar el formulario PDF que desea convertir en un formulario en línea.

No hay duda de que los archivos PDF han hecho que sea más fácil archivar, compartir y organizar datos sin depender del papel.

Sin embargo, existe un gran problema: cualquier información que ingrese en un PDF permanece allí.

Los formularios PDF estándar deben imprimirse y, aunque los rellenables permiten que las personas envíen sus respuestas en una computadora, cualquier información compartida debe transferirse manualmente a las herramientas de software que impulsan su flujo de trabajo.

Los formularios PDF inteligentes de Jotform  pueden resolver este problema convirtiendo rápidamente los formularios PDF en formularios en línea y utilizando los datos que recopila para completar el formulario PDF original. También puede conectar cualquiera de las integraciones de Jotform a su formulario en línea para que las respuestas entrantes se compartan automáticamente con las herramientas de software de terceros que lo ayudan a realizar su trabajo.

Después de todo, si los datos simplemente se encuentran en su cuenta de Jotform, no le servirán de nada.

Por ejemplo, las integraciones de Jotform con Box, Dropbox, Google Drive y otros servicios de almacenamiento de archivos pueden ayudarlo a archivar registros importantes, como contratos, formularios de inspección y formularios de solicitud médica, para su custodia.

Las integraciones de Jotform pueden incluso enviar información enviada, incluidos nombres, direcciones de correo electrónico y otra información de contacto, desde formularios en línea a Constant Contact, Mailchimp, ActiveCampaign y otras plataformas de marketing por correo electrónico.

También puede cobrar pagos a través de su formulario conectándolo a una de las integraciones del procesador de pagos de Jotform, incluidas las de Square, Stripe y Authorize.Net.

Hubo un tiempo en el que tenía que recopilar, compartir y archivar información en papel.

En estos días, las empresas de todos los tamaños están buscando formas de reducir su huella de carbono y mover las operaciones comerciales en línea.

Los archivos PDF son una forma popular y eficaz de distribuir, almacenar, compartir y organizar datos de forma segura, pero no son las mejores herramientas para recopilar información. En muchos casos, es necesario imprimir formularios en papel.

Los archivos PDF que se pueden completar facilitan un poco este trabajo al permitir que las personas completen un formulario, lo guarden y se lo envíen por correo electrónico. Sin embargo, el problema es que las personas necesitarán usar Adobe Acrobat o un software similar (que a menudo no es gratuito) para acceder y completar su formulario.

Además, si recopila información sobre la marcha, es posible que deba imprimir una copia impresa, completarla e ingresar manualmente esos detalles en el formulario PDF que se puede completar.

Los Formularios PDF inteligentes de Jotform eliminan el papel de su flujo de trabajo de recopilación de datos para siempre al convertir formularios PDF en formularios en línea que se pueden compartir fácilmente. Si vincula campos en sus formularios en línea y en PDF, cualquier información enviada se comparte automáticamente entre los dos formularios.

Los PDF rellenables pueden recopilar información en el formato que desee, pero no necesariamente facilitan el proceso de llenado del formulario. Por ejemplo, si alguien solo necesita responder ciertas preguntas que le conciernen, debe leer las instrucciones cuidadosamente y revisar todo el formulario.

Formularios PDF inteligentes de Jotform le permite ocultar o mostrar cualquier cantidad de preguntas basadas en las respuestas anteriores de alguien. Esta opción les ahorra tiempo a todos y evita confusiones al permitir que las personas omitan preguntas irrelevantes mientras completan su formulario.

Los PDF rellenables también son restrictivos, ya que solo puede recopilar respuestas a preguntas que se muestran en un formulario. ¿Qué sucede si necesita recopilar información adicional que no está en el PDF?

Por ejemplo, es posible que necesite información de contacto adicional de los estudiantes y sus padres cada vez que completen un formulario de registro deportivo. Sin embargo, no es necesario incluir estos detalles en la copia en PDF que se comparte con los administradores de su organización.

Puede pedirles a las personas que completen otro formulario o hacer un seguimiento por correo electrónico, pero esas opciones son inconvenientes y pueden consumir aún más tiempo.

Una vez que las personas completan el formulario en línea, se pueden compartir copias del PDF completo con ellos, junto con los colegas o miembros del equipo que puedan necesitar esa información.

Las respuestas de formularios en línea que no están vinculadas a campos en su PDF original se almacenarán en su cuenta de Jotform. Puede usar las integraciones de Jotform para compartir los datos del formulario enviado con herramientas de software de terceros, independientemente de si esta información está vinculada a campos específicos en su formulario PDF original.

Dado que los formularios en línea de Jotform se pueden completar prácticamente en cualquier lugar y en cualquier dispositivo (computadoras de escritorio, portátiles, teléfonos móviles y tablets), no tiene que depender de los formularios impresos en papel como respaldo.

La aplicación Jotform Mobile Forms para teléfonos inteligentes y tabletas incluso permite recopilar datos sin conexión cuando no hay acceso a Internet. En estos casos, la información recopilada se almacena en su dispositivo y se transmite a Jotform una vez que encuentra una señal estable de teléfono celular o una conexión Wi-Fi.

Un formulario en línea, creado a partir de un PDF a través de formularios PDF inteligentes de Jotform, se ve aquí en Jotform Mobile Forms app.

Cuando las personas completan su formulario en línea en la aplicación móvil, su información completa el formulario PDF original tal como lo hace en la versión de escritorio de Jotform Smart Mobile Forms.

Escuchar juega un papel clave en la generación de nuevas ideas y el desarrollo de soluciones innovadoras para problemas persistentes que le ralentizan y dificultan su trabajo.

Esto es exactamente lo que hicimos en Jotform después de que organizaciones de todos los tamaños dijeron que se encontraban con una serie de barreras comunes, pero exasperantes, que les dificultan recopilar, organizar y compartir información sin problemas.

Por ejemplo, a algunos usuarios de Jotform les resultó difícil:

• Utilizar formularios en línea, puesto que su organización deseaba que todas las respuestas entrantes se mostraran en una plantilla PDF estándar preaprobada que ya estaba en uso.
• Ubicar información específica en un mar de formularios PDF enviados
• Completar formularios PDF largos y complejos
• Transferir o escribir manualmente la información enviada desde formularios en línea a las herramientas de software que ayudan a su equipo a realizar el trabajo
• Volver a crear formularios PDF en Jotform construyendo un formulario en línea desde cero
• Volver a escribir todas las preguntas de un formulario PDF, y obtenga el diseño y el formato correctos, mientras crea una versión en línea en Jotform

Durante el año pasado, hablamos con al menos una docena de usuarios de Jotform que ofrecieron información valiosa sobre lo que hacen, cómo recopilan datos, qué no estaba funcionando, cómo los formularios PDF inteligentes de Jotform pueden ayudar y qué podría mejorar este producto.

Varios de estos usuarios de Jotform hablaron de la necesidad de

• Llenar PDFs complejos y hacer más con los datos recopilados
• Deshacerse de los formularios en papel y recoger datos con formularios en línea fáciles de usar que también funcionan cuando hay poco o ningún acceso a Internet.
• Utilizar los datos recopilados de un contrato de no divulgación en línea para llenar una versión PDF estándar del mismo
• Crear formularios de consentimiento en línea, incluidos formularios de exoneración y descargo de responsabilidades a partir de versiones en PDF que estaban siendo utilizadas por su organización

Lo que ve hoy en los formularios PDF inteligentes de Jotform es la culminación de sus aportes, una misión profundamente arraigada para eliminar los formularios en papel de su flujo de trabajo para siempre, y nuestra búsqueda incesante para que sus formularios en línea funcionen para usted (no al revés).

Encontrar una forma eficiente de recopilar información en línea y obtener esa información en los formularios PDF que ya está utilizando puede ser un verdadero cambio de juego para su organización.

Aún así, puede que no sirva de mucho si necesita medidas estrictas para proteger toda la información patentada, confidencial o privada que recopile en el trabajo. Si alguno de estos datos es robado o comprometido inadvertidamente, con seguridad su organización puede encontrarse en aprietos.

Los formularios PDF inteligentes de Jotform ofrecen una forma segura de convertir sin problemas formularios PDF en formularios en línea, completar automáticamente una copia del formulario PDF original con los datos que recopila y compartir estos archivos importantes con cualquier persona que necesite los datos.

Ya sea que esté utilizando formularios de solicitud de préstamo para reunir información financiera confidencial de posibles prestatarios o recopilar detalles vitales de los pacientes a través de formularios de telesalud, Jotform cuenta con sólidas medidas de seguridad que pueden proteger sus datos de intrusiones no deseadas.

Comparta formularios PDF completados de forma segura con protección por contraseña

La recopilación de información médica, legal o financiera puede conllevar más riesgos que los que le corresponden.

Puede haber ramificaciones legales y consecuencias costosas si los nombres, los números de identificación únicos u otra información de identificación personal se exponen inadvertidamente a las personas equivocadas.

Además de convertir un formulario PDF en un formulario en línea, Formularios PDF inteligentes de Jotform puede proteger los datos que recopila de miradas indiscretas y divulgaciones incidentales.

Puede crear una contraseña para proteger la copia de su PDF original que contiene los datos de respuesta de su formulario en línea.

Quien reciba la respuesta automática o el correo electrónico de notificación debe hacer clic en el archivo PDF adjunto e ingresar la contraseña que configuró para descifrar el archivo.

Asegure la información de salud protegida con la Normativa HIPAA

Si usted es un proveedor de atención médica o alguien que presta servicios en nombre de uno, casi siempre está en su mente proteger la información médica vital.

Y hay una buena razón para ello.

Las consecuencias de las violaciones de la HIPAA, incluso las accidentales, son muy costosas y pueden causar un gran golpe a la reputación de un proveedor de atención médica. Lamentablemente, recopilar datos con prudencia y tomar las precauciones necesarias para evitar divulgaciones involuntarias no impedirá que los piratas informáticos y otros personajes sospechosos socaven sus esfuerzos.

Jotform le permite crear formularios que cumplen con HIPAA y recopilar todo tipo de información, junto con pagos en línea, sin preocuparse por quién está atento a todos estos datos. Jotform incluso proporciona un BAA firmado para garantizar que su formulario en línea funcione para usted.

No se equivoque: Los formularios PDF rellenables son alternativas adecuadas a los formularios en papel.

Pero incluso si crea un formulario PDF rellenable que no necesita imprimirse, recopilar información y transferirla a las herramientas de software que impulsan su flujo de trabajo puede ser un desafío.

Los formularios PDF inteligentes de Jotform pueden abordar estos problemas de frente al permitirle cargar un formulario PDF y convertirlo en un formulario en línea en cuestión de segundos. Este formulario en línea recién creado es totalmente personalizable, por lo que puede controlar su apariencia sin comprometer el PDF original que se cargó en Jotform.

Puesto que se pueden vincular campos específicos de los formularios en línea y PDF, los formularios PDF inteligentes de Jotform le facilita la recopilación de información a través de su formulario en línea y utiliza estos datos para completar automáticamente el formulario PDF original.

Los formularios PDF inteligentes de Jotform también ofrecen una amplia gama de opciones para compartir formularios para que pueda controlar cómo se comparten tanto su formulario en línea como el formulario PDF completo.

Al final, los formularios PDF inteligentes de Jotform le permiten tener su pastel y comérselo también, al menos cuando se trata de recopilar información en línea y completar los formularios PDF que juegan un papel integral en hacer su trabajo.

Si aún no lo ha hecho, pruebe los formularios PDF inteligentes de Jotform hoy mismo.

Vea cómo Jotform hace que sea más fácil que nunca recopilar los datos que necesita, eliminar los formularios en papel y resolver problemas frustrantes que lo están reteniendo.