Si estás buscando un creador de formularios para realizar encuestas, cuestionarios, pruebas y sondeos, es probable que hayas considerado usar Google Forms. Hay muchas razones por las cuales los usuarios se decantan por este creador de formularios, pero eso no significa que sea adecuado para todos.
En este artículo, desglosamos las ventajas y desventajas de Google Forms y escuchamos a personas que tienen experiencia usándolo en diferentes entornos. Además, exploramos una popular alternativa a Google Forms, Jotform, y te ayudamos a determinar si es el creador de formularios adecuado para tus necesidades.
Ventajas de Google Forms
¿Por qué deberías considerar usar Google Forms para crear tus encuestas, cuestionarios, pruebas y sondeos? Hay muchas razones que lo destacan como líder en el mercado.
Facilidad de uso
Con una interfaz de usuario altamente intuitiva, Google Forms es fácil de aprender a usar. Google Forms facilita que cualquiera con habilidades tecnológicas básicas pueda crear un formulario en minutos, dice Naomi Clarke, directora de diversidad en Flingster, una plataforma de chat. “Su simplicidad lo convierte en la opción favorita de muchos”, afirma, “y este diseño simple viene con el beneficio incomparable de que no hay barreras de entrada para los usuarios con conocimientos tecnológicos.”
Económico
Google Forms no cuesta nada, siempre que te registres en una cuenta de Google. “Google Forms es gratuito, lo que lo hace perfecto para pequeñas empresas con presupuestos limitados”, dice Rhealyn Mugri, fundadora de The Digital Projects, una agencia de SEO para pequeñas empresas. “Cuando se trabaja con emprendedores locales, el aspecto sin coste significa que se pueden redirigir más recursos a otras áreas, como la automatización del marketing o los servicios de SEO. Esto permite campañas integrales sin tensiones financieras.”
Opciones de personalización
Google Forms te permite personalizar un formulario ajustando el esquema de colores, la estructura y el contenido. Las opciones de personalización no son extensas, pero para muchos usuarios, son suficientes. “Lo básico cubre lo que requiere nuestro pequeño equipo”, dice Michael Dinich, asesor financiero y fundador de Wealth of Geeks, un sitio web de finanzas personales.
“Google Forms se puede adaptar en situaciones únicas donde las organizaciones diseñan formularios personalizados para cumplir requisitos específicos,” añade Clarke. “También tienes control sobre los tipos de preguntas, puedes añadir lógica condicional que cambia el formulario según las respuestas, y puedes darle estilo con imágenes y branding. Este nivel de personalización hace que Google Forms sea versátil, y se puede usar desde una simple encuesta hasta un sondeo intrincado con múltiples rutas.”
Integración con Google Workspace
Si tu organización utiliza Google Workspace, entonces estás de suerte: Google Forms se integra perfectamente con todo el ecosistema de Google. También fue desarrollado específicamente como una aplicación complementaria para Google Sheets.
“Las respuestas de Google Forms se pueden escribir automáticamente en una hoja de Google para que puedas procesarlas y compartir los resultados con otros sin tener que copiar los datos manualmente,” dice Clarke. “Puede hacer todo más eficiente, ya que puedes realizar procesos más rápido y añadir cosas al vuelo cuando el tiempo es esencial.”
Fácil de compartir
Una vez que has creado tu formulario, compartirlo con otros es sencillo. Tienes la opción de enviar el formulario por correo electrónico, compartirlo con un enlace, incrustarlo en un sitio web o compartirlo a través de redes sociales. Además, los encuestados pueden utilizar Google Forms en escritorios, portátiles, tabletas y teléfonos móviles. “Google Forms es fácilmente accesible en cualquier dispositivo con conectividad a internet,” dice Mugri.
Envíos ilimitados
No hay un límite específico en el número de formularios o envíos que puedes tener con Google Forms. El único límite es un tope de 5 millones de celdas en la hoja de Google correspondiente a las respuestas de un formulario.
“Con Google Forms, podemos crear un número ilimitado de formularios y recopilar respuestas ilimitadas,” dice Cameron Lee, CEO de ACCURL, un fabricante de máquinas. “Esta característica es particularmente beneficiosa para una gran organización como ACCURL, donde necesitamos manejar múltiples encuestas y formularios simultáneamente. Nos permite recopilar datos extensos de empleados, clientes y socios sin preocuparnos por costos adicionales o limitaciones.”
Desventajas de Google Forms
Aunque Google Forms tiene sus méritos, no es la mejor opción para todos o para todos los casos de uso. A continuación, exploramos algunas desventajas de Google Forms.
Opciones de diseño limitadas
Aunque Google Forms cuenta con algunas opciones de personalización, su menú no se compara con la amplia variedad de opciones que ofrecen otros creadores de formularios.
“Google Forms solo ofrece características de diseño básicas, lo que puede hacer que los formularios se vean genéricos y menos alineados con nuestra identidad de marca,” dice Lee. “La personalización avanzada es crucial para nosotros para mantener una apariencia profesional y coherente en todas nuestras comunicaciones, y la falta de estas opciones significa que a veces necesitamos buscar otros creadores de formularios que ofrezcan capacidades de diseño más sofisticadas.”
Requisito de cuenta de Google
Para crear un formulario, cuestionario, encuesta, prueba o sondeo, debes registrarte para obtener una cuenta de Google. Sin embargo, la buena noticia es que tus encuestados no necesitan una cuenta de Google para completar tu formulario.
Falta de herramientas de análisis robustas
Si buscas una manera de analizar los datos que recopilas en Google Forms, solo tienes unas pocas opciones básicas. “Google no ofrece herramientas avanzadas de análisis o generación de informes de forma nativa dentro de su solución de formularios,” dice Clarke.
“Google Forms puede exportar datos a Google Sheets para un análisis más profundo, pero carece de funcionalidades de informes y visualización nativas detalladas,” añade Clarke. “Esto, por lo tanto, generalmente requiere el uso de otras herramientas porque en esencia no hay capacidad de analizar el conjunto completo de resultados generados. Esto puede hacer que sea un poco difícil o molesto trabajar con él y, por lo tanto, incrementa el tiempo para obtener conocimientos.”
Preocupaciones de seguridad y privacidad
Si manejas información altamente sensible y segura a través de tus formularios que necesitas mantener privada, deberás explorar las características de seguridad y privacidad específicas de Google Forms. Aunque el ecosistema de Google es seguro en general, ha habido casos en los que se han utilizado formularios de Google en estafas de phishing.
Falta de lógica condicional avanzada
Google Forms ofrece lógica condicional básica que te permite enviar a los encuestados a diferentes secciones del formulario dependiendo de sus respuestas a las preguntas. Sin embargo, no ofrece lógica condicional para mostrar u ocultar preguntas específicas según las respuestas previas u otros controles más detallados a nivel de pregunta.
Requiere una conexión a internet
Si tú o tus encuestados quieren usar Google Forms, necesitarán una conexión a internet. “Google Forms requiere acceso a internet confiable, lo cual puede ser un inconveniente en operaciones de campo,” dice Mugri.
“Me encontré con problemas durante proyectos de SEO local en ubicaciones remotas con conectividad inestable, lo que causó retrasos en la presentación de formularios,” dice. “La falta de funcionalidad sin conexión puede obstaculizar la continuidad del flujo de trabajo en tales escenarios.”
Restricciones para subir archivos
Los encuestados pueden subir archivos a Google Forms de forma gratuita, lo cual es una ventaja, pero hay algunas restricciones a tener en cuenta. “La función de carga de archivos requiere que los usuarios tengan una cuenta de Google para subir archivos,” dice Lee.
“Esto puede ser una barrera para postulantes externos o encuestados que no tienen una cuenta de Google,” dice. “Las limitaciones de tamaño de archivo pueden ser restrictivas, especialmente cuando necesitamos recopilar archivos grandes, como propuestas de proyectos detalladas o documentos técnicos de candidatos y socios.”
Jotform: Una alternativa a Google Forms
Después de explorar las ventajas y desventajas de Google Forms, puede que te preguntes si existe una alternativa que esté a la altura. Jotform es un creador de formularios que tiene todas las ventajas de Google Forms — y más — sin las mismas desventajas. Echa un vistazo:
- Opciones avanzadas de personalización: Jotform viene con miles de plantillas que puedes usar como base para tu formulario, encuesta, cuestionario, prueba o sondeo, o puedes crear tu propio diseño desde cero. Jotform permite estilo CSS para usuarios que desean lograr objetivos de diseño específicos, como alinear con la imagen de marca de su empresa.
- Características avanzadas de formularios: Los widgets de Jotform, la funcionalidad de firma electrónica, la lógica condicional a nivel de pregunta, las cargas de archivos, los campos de formulario avanzados, y mucho más, te ayudan a hacer más con tus formularios. Además, puedes pre-llenar formularios, crear formularios responsivos y completar otras tareas avanzadas.
- Integraciones con terceros: Al igual que Google Forms, Jotform se integra con aplicaciones de Google como Google Sheets y Google Drive. Pero también tiene integraciones con más de 240 aplicaciones de terceros, incluidos procesadores de pagos como PayPal, herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM) como Salesforce, y herramientas de productividad como Slack.
- Funcionalidad avanzada de análisis: Con Jotform, tienes acceso al Jotform Report Builder, que te permite construir tus propios informes visuales personalizados para analizar y presentar los datos de tus formularios.
- Opciones de seguridad a nivel empresarial: Al igual que Google Forms, Jotform cumple con el GDPR y otras regulaciones de privacidad para una mayor seguridad de formularios. Jotform también está certificado PCI-DSS Nivel 1 para una recolección segura de pagos y ofrece características para el cumplimiento de HIPAA que protegen la información de salud protegida (PHI).
Otro buen motivo para probar Jotform: Tiene una calificación de 4.7 sobre 5 en G2 y está en la lista de las mejores empresas de software de G2 para 2024. Si ya tienes formularios en Google Forms, puedes importarlos fácilmente a Jotform y comenzar a trabajar en tu próximo formulario hoy mismo.
Foto de Good Faces en Unsplash
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