Ya sea en el DMV, durante el registro escolar o en el consultorio médico, casi todo el mundo ha tenido que llenar un montón de papeleo con la información habitual: como nombre, dirección y número de teléfono.
El caso es que a menudo te encuentras rellenando esa información básica una y otra vez mientras completas los formularios. ¿Por qué no pueden usar la dirección de un formulario al ingresar datos para otros formularios? Es un recordatorio de una época más oscura, pre-digital.
Afortunadamente, completar formularios en línea puede ayudarte a evitar muchos de esos dolores de cabeza porque los datos están disponibles digitalmente para los departamentos que los necesitan.
Solo para que sepas…
Añade opciones de pre-relleno a tus formularios gratis con Jotform — sin necesidad de programación.
Así que si estás creando un formulario, ¿por qué no ir un paso más allá y hacerlo lo más sencillo posible? Aquí te mostramos cómo hacerlo con Google Forms.
¿Buscas la mejor alternativa a Google Forms?
La solución completa de creación de formularios de Jotform es compatible con dispositivos móviles y tiene la mayor cantidad de integraciones de la industria. Úsala para recopilar pagos, automatizar flujos de trabajo, captar clientes potenciales y más.
Eliminando TL;DR (demasiado largo, no lo leí)
Si ya estás familiarizado con Google Forms, rellenar uno previamente es fácil. Selecciona Obtener enlace pre-rellenado desde el menú de tres puntos en la esquina superior derecha.
Eso abrirá el formulario en una nueva pestaña. Desde allí, completa los campos relevantes que ya conoces para la persona a la que piensas enviar el enlace.
Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón Obtener enlace en la parte inferior del formulario. Luego haz clic en Copiar enlace en la parte inferior de la página. Ahora puedes pegar ese enlace en una nueva pestaña para previsualizarlo. O puedes pegarlo en un correo electrónico, una página web o un chat de Slack, donde te resulte más conveniente.
Si completar Google Forms uno a la vez te parece una gran pérdida de tiempo, salta a la última sección para encontrar una solución mucho mejor.
Si deseas más información y una ilustración de cómo esto podría funcionar para ti, sigue leyendo.
Organizándote con Judy
Judy es una madre de hijos independientes con demasiado tiempo libre. Cuando se jubiló por primera vez, decidió limpiar el garaje. Ella y su esposo lo habían usado principalmente como almacén durante los últimos 20 años. Había pilas de cajas de cartón esparcidas por el suelo, herramientas sueltas en bancos de trabajo sin usar, y bolsas de adornos navideños por todas partes. Era un desastre.
Después de leer varios libros sobre organización de Marie Kondo y otros, tenía su garaje en excelente estado. Su esposo incluso empezó a reparar cosas de nuevo. Pero Judy no había terminado.
Se dedicó a ordenar armarios, alacenas y el cobertizo polvoriento en el patio trasero. Pero entonces sucedió algo terrible: terminó.
Todo en su casa estaba bien organizado, y no tenía nada que hacer. Un día, mientras conducía cerca del parque, vio un cartel de clases gratuitas en el centro comunitario, lo que le dio una idea: quizá otras personas podrían beneficiarse de sus conocimientos en organización del hogar.
Así que envió un Google Form a todos sus amigos y conocidos para ver si alguien estaba interesado en tomar una clase de organización.
La respuesta fue abrumadora. Decenas de personas dijeron que querían su ayuda.
Eso lo decidió todo. Judy decidió dar una clase. Preparó un plan de estudios y contactó al centro comunitario para hacer todos los arreglos.
Luego hizo una copia de su formulario para el registro de clases. Añadió una fecha y ubicación a la descripción y cambió la pregunta sobre interés para que fuera sobre asistencia.
Judy ya había recopilado los nombres y direcciones de correo electrónico de sus amigos. Y sabía con certeza cuáles estaban interesados en su clase. Pensó que sería agradable ahorrarles tiempo a sus amigos y llenar sus nombres por ellos.
Después de un poco de búsqueda en Google, encontró este artículo y descubrió cómo hacer precisamente eso. (Afortunadamente, nunca leyó más allá de la sección TL;DR, o se habría sentido extremadamente confundida y tal vez un poco inquieta al encontrarse a sí misma en el artículo.)
Si leíste la sección TL;DR, ahora ya sabes lo que hizo para rellenar previamente sus formularios. Si no, deberías volver y leerlo ahora.
Después de una hora llenando formularios con los nombres de sus amigos del archivo de Excel, se dio cuenta de que solo había enviado 20 enlaces a sus formularios pre-rellenados.
Judy estaba a punto de tirarse de los pelos. Esto le iba a llevar toda la noche. Luego aprendió una forma mejor.
Automatizando el proceso con Jotform Prefill
Judy se enteró de la herramienta Jotform Prefill. Al principio, Judy estaba preocupada por tener que crear su formulario desde cero. Pero los elementos de arrastrar y soltar de Jotform lo hicieron incluso más fácil que crear su formulario de Google.
A continuación, Judy exportó su hoja de Google a un archivo CSV y lo importó en una Tabla de JotForm.
Judy utilizó Jotform Tables para agrupar fácilmente a todas las personas interesadas en su clase. Luego creó un nuevo pre-relleno a partir de los datos de su tabla.
De repente, fue fácil seleccionar solo a las personas interesadas en su clase y crear pre-rellenos para todos ellos.
Tan pronto como hizo clic en Crear, tenía una lista de pre-rellenos lista para enviar.
Después de todo eso, Judy pensó que tal vez debería aprender más sobre organización digital también. Y Jotform parecía el mejor lugar para comenzar.
Consulta también la guía detallada de Jotform sobre: Google Forms
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