Pasos para recibir un correo electrónico con la presentación de formulario
- Dirígete a la página de creación de formularios en Formularios de Google.
- Haz clic en la pestaña Respuestas.
- Haz clic en el ícono de tres puntos.
- Selecciona “Recibir notificaciones por correo electrónico de nuevas respuestas”.
- Ya estás configurado.
Tutorial interactivo paso a paso
Los Formularios de Google comenzaron como una extensión de Hojas de Cálculo de Google, la popular herramienta de hoja de cálculo en línea de Google. Con estos dos productos, es muy fácil grabar automáticamente envíos de formularios en una hoja de cálculo.
Pero, ¿qué sucede si quieres recibir un correo electrónico cuando se envía un formulario de Google? Afortunadamente, esa automatización también es fácil de configurar.
En este artículo, cubriremos cómo recibir una notificación automática por correo electrónico cada vez que alguien complete tu formulario de Google. También revisaremos algunas otras acciones que puedes realizar cuando un respondiente presiona el botón de enviar.
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Recibir una notificación por correo electrónico
Para comenzar, dirígete a la página de creación de formularios en Formularios de Google, donde verás tres pestañas en la parte superior. La pestaña predeterminada es Preguntas. Para configurar las notificaciones por correo electrónico, haz clic en la pestaña Respuestas.
En la esquina superior derecha de la sección de respuestas hay dos íconos. Haz clic en el ícono de tres puntos a la derecha.
Ahora selecciona Recibir notificaciones por correo electrónico de nuevas respuestas del menú desplegable. Y eso es todo. Ahora estás configurado para recibir notificaciones en la dirección de correo electrónico asociada con tu cuenta de Google.
Como puedes ver, es bastante fácil. Y si eso era realmente todo lo que necesitabas saber, gracias por leer.
Pero si te preguntas qué más puedes hacer con los formularios, sigue leyendo para aprender cómo puedes activar otras acciones cuando alguien complete un formulario.
Pro Tip
Envía automáticamente correos electrónicos a tus usuarios de formularios después de que envíen sus respuestas de forma gratuita con Jotform.
Enviar una notificación por correo electrónico a tu respondiente
Para notificar a un respondiente que se ha recibido su envío de formulario de Google, agradecerles por su tiempo, o enviar cualquier otro tipo de mensaje, puedes enviarles automáticamente un correo electrónico. Como se mencionó en la sección anterior, encontrarás tres pestañas en la barra superior de la página de creación de formularios en Formularios de Google. Para notificar a los respondientes cuando se reciba su envío, haz clic en la tercera pestaña: Configuración.
En la pestaña de configuración, la segunda sección es Respuestas. Haz clic en la flecha hacia abajo junto a ella para expandirla. Eso revelará algunas opciones.
Para enviar a tus respondientes un resumen de su envío por correo electrónico, activa las dos primeras opciones en la sección de Respuestas.
Primero, asegúrate de que la configuración Recopilar direcciones de correo electrónico esté activada (necesitarás una dirección de correo electrónico para enviar la notificación). Luego selecciona una opción bajo Enviar a los respondientes una copia de su respuesta — ya sea Cuando se solicite, para dar a los respondientes la opción de ser notificados, o Siempre.
Exportar a una hoja de cálculo
Mencionamos esta capacidad al principio de este artículo. Registrar respuestas de formularios en una hoja de cálculo en línea es una gran parte de lo que hizo a los Formularios de Google tan populares como lo son. Así es como funciona.
Comenzando de nuevo en la barra de pestañas en la parte superior, navega a la pestaña Respuestas.
En la esquina superior derecha del área de respuestas, hay dos botones: un botón de menú de tres puntos y un ícono verde que parece una hoja de cálculo. Haz clic en el ícono verde de la hoja de cálculo.
Por defecto, la opción Crear una nueva hoja de cálculo está seleccionada. Nombra el archivo como desees y haz clic en Crear.
Una nueva pestaña se abrirá en la ventana de tu navegador mostrando la nueva hoja de cálculo conectada a tu formulario. Cada columna representa una pregunta en tu formulario, y cada fila mostrará una respuesta.
Ahora, cualquier cambio que realices en tu formulario se actualizará automáticamente en tu hoja de cálculo. Las preguntas que agregues se añadirán a la derecha de las columnas existentes. Los cambios en preguntas existentes, como renombrarlas, actualizarán los encabezados de las columnas.
Sin embargo, los cambios no serán instantáneos. Si tu hoja de cálculo parece fuera de sincronía, intenta alternar entre las pestañas de tu formulario o simplemente actualiza la página.
Haz más con automatizaciones
Enviar correos electrónicos está muy bien, pero ¿qué más puedes hacer cuando tu visitante presiona ese botón de enviar?
Por ejemplo, es posible que desees programar una cita automáticamente en un calendario. O podrías querer enviar un correo electrónico a un grupo de personas. Tal vez te gustaría enviar los datos de tu formulario a otra plataforma, como Airtable.
Si deseas aumentar la funcionalidad de tus formularios, puedes utilizar una herramienta como Zapier. Zapier te permite conectar casi cualquier herramienta de software en internet con prácticamente cualquier otra herramienta, incluyendo Formularios de Google y Hojas de Cálculo de Google. Solo elige las plataformas que deseas conectar y especifica los desencadenantes y acciones para tu automatización.
Automatizaciones de envío de formularios aún más fáciles
Zapier es una herramienta excelente para conectar software, pero puede ser un poco complicado configurarlo al principio. También es una aplicación de terceros que requiere un plan de pago si deseas configurar más de cinco automatizaciones. Si prefieres Formularios de Google porque son gratuitos, entonces Zapier puede no ser tu mejor opción.
Hay otra herramienta de formularios que es gratuita y te ofrece mucha funcionalidad desde el primer momento: Jotform. Puedes realizar cada uno de los tres escenarios mencionados en la sección anterior con Jotform, sin necesidad de software adicional.
Jotform tiene un widget que te permite agregar un sistema de reserva de citas a un formulario. Puedes enviar una notificación por correo electrónico a ti mismo o a múltiples destinatarios cuando alguien completa un formulario (aunque necesitarás tener un plan de pago para enviar notificaciones a más de un destinatario). Y puedes conectarte sin problemas a muchas otras herramientas, como Google Sheets, con las más de 150 integraciones de Jotform.
De hecho, no necesitas siquiera una integración para agregar los resultados de tu formulario a una hoja de cálculo. Jotform Tables puede registrar automáticamente las presentaciones en una base de datos tipo hoja de cálculo que funciona más como Airtable que Google Sheets. Podrás organizar, ordenar y gestionar tus envíos de formularios en un solo lugar. Pruébalo gratis hoy mismo.
Consulta también la guía detallada de Jotform sobre: Google Forms
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