Google Forms es una herramienta versátil y fácil de aprender. Muchas personas la usan simplemente porque es otro gran producto gratuito de Google.
Pero tiene algunas limitaciones. Cuando Google introdujo Forms por primera vez, era una de las únicas herramientas disponibles, y aún no se había establecido firmemente qué necesitaban las personas de un formulario.
Con el tiempo, las expectativas de las personas han cambiado, pero Google no ha hecho mucho para hacer crecer o innovar Forms. Probablemente por eso todavía no hay una forma directa de limitar qué fecha pueden elegir los usuarios en el campo de fecha.
Pero no te preocupes. Puedes lograr casi cualquier cosa con un poco de ingenio, y este artículo te mostrará algunas soluciones rápidas y sucias. Y aprenderás sobre ellas a través de un poco de narración.
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Limpieza de la playa
Hay un tramo de playa a lo largo del lago Scaggins al que todo el mundo acude cuando suben las temperaturas. Al final del verano, es un área de desastre.
Cada año, Bill, Linda y Sheryl forman un comité para organizar los esfuerzos de limpieza poco después del Día del Trabajo. Invitan a un grupo de voluntarios a la playa para limpiarla. Por lo general, toma un día completar la tarea, pero este año la playa se vio especialmente afectada porque tanta gente ha estado acampando últimamente.
Los miembros del comité de limpieza acordaron que este año tomaría dos o tres días. Pero ya es bastante difícil lograr que las personas se presenten solo un día. Sabían que casi nadie se presentaría los tres días.
Así que decidieron dar a las personas la opción de presentarse en cualquiera de los tres días en que limpiarían. Pero también querían saber cuánta ayuda recibirían cada día, por lo que crearon un formulario para saber quién estaría presente en qué días.
Limitación de fechas: La opción desplegable
El comité intentó primero añadir un campo de fecha al formulario.
Bill rápidamente se dio cuenta de que no podía limitar la selección de fechas solo a los tres días establecidos para la limpieza. Cuando añadió el calendario, las personas podían elegir cualquier fecha que quisieran.
Eso dejaba mucho margen para el error y simplemente no funcionaría. Así que Bill añadió un campo desplegable para que las personas seleccionaran en qué día querían trabajar.
Fue lo suficientemente fácil de configurar, y todos pensaron que habían terminado. Pero cuando intentaron previsualizar el formulario, Sheryl se dio cuenta de otro problema.
El hecho de que probablemente las personas no se presentarían en varios días no significaba que fuera imposible. ¿Qué pasaba si alguien realmente quería ayudar los tres días o incluso solo dos?
Limitación de fechas: La opción de casillas de verificación
Así que la idea del desplegable fue un fracaso porque limitaba a las personas a una sola selección. Volvieron a la mesa de dibujo.
Después de un poco de exploración y discusión del problema, se dieron cuenta de que no necesitaban el desplegable en absoluto. Podían usar casillas de verificación en su lugar. De hecho, cambiar de un desplegable a casillas de verificación fue tan sencillo como cambiar el tipo de campo. Ni siquiera necesitaban rehacer las opciones.
Estaban contentos con el formulario y lo enviaron a todos los voluntarios en la lista de correos. La limpieza fue un éxito, y todos disfrutaron cuidando de su comunidad.
De hecho, el evento fue tan exitoso que el refugio de animales del condado contactó al comité. El refugio quería que el comité coordinara los esfuerzos de voluntariado para la próxima temporada de gatitos del próximo año.
Desde marzo hasta octubre, la gente lleva gatitos al refugio por cientos, de ahí el nombre temporada de gatitos. El refugio quería voluntarios para ayudar con el cuidado temporal, la recepción y la adopción tres días a la semana durante toda la temporada.
El comité accedió a ayudar, pero se dieron cuenta de que crear un Google Form para gestionar los días como lo hicieron con la limpieza no iba a ser suficiente. Necesitaban una herramienta más sofisticada que realmente les permitiera controlar las fechas de los voluntarios. Fue entonces cuando Linda descubrió Jotform.
Encontrando la mejor opción para limitar fechas
Linda buscó en Google y revisó algunas herramientas de formularios en línea. Se dio cuenta de que el comité podía hacer más con la versión gratuita de Jotform que con cualquiera de las otras que evaluó.
Además, encontró la característica exacta que necesitaban para gestionar los futuros esfuerzos de voluntariado. Los campos de fecha en Jotform tienen una opción de límite de fecha incorporada. Aún mejor, encontró una herramienta llamada Jotform Tables que funciona como una hoja de cálculo avanzada, similar a Airtable. Les ayudaría a gestionar y coordinar sus esfuerzos de voluntariado en el futuro.
Linda mostró Jotform al equipo, y rápidamente estuvieron de acuerdo en que sería un enfoque mucho mejor. Gracias a Jotform, el comité estaba seguro y listo para la temporada de gatitos.
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