Cómo crear informes de Google Forms

Tutorial interactivo paso a paso

Independientemente de la industria en la que te encuentres, probablemente uses formularios, ya sea para integrar empleados, agilizar el proceso de admisión de pacientes, programar citas o realizar otras tareas. Un tipo popular de formulario es una encuesta, que te ayuda a recopilar datos procesables de tus clientes, empleados y proveedores para optimizar los procesos empresariales y mejorar la toma de decisiones.

Una de las formas más eficientes de crear, editar y compartir encuestas es usar un creador de formularios en línea como Google Forms, una herramienta que permite a cualquiera construir formularios atractivos y de aspecto profesional en minutos. Google Forms también incluye una función de informes que permite a los usuarios ver y descargar las respuestas de formularios y encuestas por pregunta, por persona o en una hoja de cálculo consolidada. Aquí tienes un desglose de cómo verificar y compartir resultados con Google Forms, así como generar informes de Google Forms.

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Cómo verificar resultados de formularios con Google Forms

Imagina que eres un organizador de eventos y que recientemente has creado y distribuido una encuesta de retroalimentación de eventos utilizando la plantilla de formulario de retroalimentación de eventos de Google Forms. A medida que las personas envían respuestas, te gustaría ver los resultados para obtener una idea de su satisfacción general.

Con Google Forms, ver las respuestas de los formularios es fácil con estos pasos:

1. Abre tu formulario en Google Forms.
2. Haz clic en Respuestas en el centro superior de la pantalla.
   • Haz clic en Resumen para ver todos los resultados por pregunta. Esta sección muestra gráficos simples para los resultados numéricos de la encuesta que puedes copiar y pegar en otro informe. Por ejemplo, puede que desees copiar un gráfico específico sobre cómo se sintieron los asistentes al evento respecto al kit de bienvenida o las actividades programadas.
   • Haz clic en Individual si deseas ver las respuestas por persona. (Selecciona Anterior < o Siguiente > para alternar entre las respuestas enviadas.)
   • Haz clic en Crear hoja de cálculo Exportar a Google Sheets para ver todas las respuestas en una hoja de cálculo. Para descargar todas las respuestas como un archivo CSV, simplemente selecciona Respuestas, los tres puntos verticales y luego Descargar respuestas (.csv).

Cómo compartir resultados del formulario con Google Forms

Poder compartir datos y comentarios recopilados con colegas facilita el análisis y la colaboración, lo que es otra de las razones por las que Google Forms es una herramienta de encuestas en línea tan popular.

Aquí te mostramos cómo compartir respuestas de formularios con Google Forms:

1. Abre tu formulario en Google Forms.
2. Haz clic en Respuestas en el centro superior de la pantalla.
3. Haz clic en Vincular a Sheets.
4. Selecciona Crear una nueva hoja de cálculo (el formulario o encuesta que deseas compartir debería aparecer allí) y haz clic en Crear.
5. La nueva hoja de cálculo debería abrirse automáticamente, o puedes hacer clic en Ver en Sheets para navegar a Google Sheets.
6. Haz clic en el botón Compartir en la parte superior derecha de tu pantalla para agregar direcciones de correo electrónico o copiar el enlace de la hoja de cálculo para compartir tu formulario de otra manera, como en una plataforma de mensajería empresarial como Slack.

Cómo generar un informe usando Google Forms

Si bien ver y compartir respuestas de formularios en Google Forms es bastante sencillo, generar informes de Google Forms es un poco más complicado. Aquí te explicamos cómo crear gráficos de resumen personalizables de los resultados de encuestas utilizando Google Sheets.

1. Crea una nueva hoja de cálculo con tus respuestas de la encuesta compiladas. (Para hacerlo, sigue los pasos 1-5 en la sección anterior.)
2. Asigna un nombre a un rango de celdas para crear fórmulas que resuman los resultados de la encuesta. Cada pregunta en la hoja muestra una de las preguntas de la encuesta, mientras que cada fila muestra las diversas respuestas de la encuesta a cada pregunta.
   • Usando la encuesta de retroalimentación de eventos como ejemplo, verás la primera columna — que está ubicada a la derecha de Marcador de tiempo — es “¿Qué tan satisfecho estás con el evento?” Para generar un informe en Google Forms, necesitas nombrar cada columna.
     • Haz clic en la letra de la columna para resaltar toda la columna/pregunta de la encuesta.
     • Haz clic en Datos en la barra de herramientas superior y luego en Rangos con nombre.
     • Escribe el nombre del rango, como “Satisfacción_global_evento,” para esta columna en particular. (Estos nombres solo pueden contener caracteres alfanuméricos y guiones bajos — sin espacios ni puntuación — y no pueden comenzar con un número.) 
     • Haz clic en Hecho.
3. Agrega una nueva hoja en la hoja de cálculo seleccionando el signo más en la esquina inferior izquierda.
   • En la columna A de esta hoja, enumera todas las posibles respuestas a la pregunta de la encuesta destacada en el primer paso. Siguiendo con nuestra encuesta de retroalimentación de eventos, las siguientes cinco respuestas se listarían verticalmente en la columna A: 1, 2, 3, 4, 5 (denotando el nivel de satisfacción del evento del encuestado de 1 a 5).
4. Usa la función COUNTIF en Google Sheets para calcular cuántas veces se produjo una respuesta o un punto de datos en particular en el rango con nombre seleccionado.
   • Inserta la fórmula COUNTIF en la primera celda de la columna B. (Google Sheets debería ofrecer aplicar la misma fórmula en las filas restantes.) La fórmula COUNTIF se ve así: =COUNTIF(Satisfacción_global_evento, A1)
5. Con el nuevo conjunto de datos, crea un gráfico de tus respuestas de la encuesta.
   • Resalta todos los datos en las columnas A y B.
   • Haz clic en Insertar en la barra de menú.
   • Selecciona Gráfico para acceder al Editor de gráficos.
   • Elige el tipo de gráfico que deseas crear, como un gráfico de columnas o un gráfico circular, en la pestaña Configuración.

Jotform Report Builder: Una gran alternativa a los informes de Google Forms

Como puedes ver, si bien puedes usar Google Forms para crear informes de Google Forms, es un proceso largo y arduo.

Afortunadamente, muchas alternativas a Google Forms ofrecen mejores capacidades de informes. El creador de formularios en línea Jotform, por ejemplo, tiene todas las herramientas que necesitas para crear y personalizar formularios y encuestas impresionantes y pulidas para recopilar datos. Jotform ofrece una biblioteca de más de 10,000 plantillas de formularios personalizables e integra más de 100 aplicaciones de terceros populares. Además, proporciona funcionalidad de arrastrar y soltar sin código para facilitar la creación de formularios y la recopilación de datos de manera fácil y eficiente.

Lo más importante es que, con el Report Builder de Jotform, puedes convertir esas respuestas enviadas en informes atractivos y visualmente impactantes en minutos. Usando Jotform Report Builder, puedes

• Optimizar el diseño de tu presentación utilizando una amplia variedad de opciones de diseño de informes, incluidas diferentes tipos de gráficos, colores, iconos y formas
• Incrustar informes en vivo directamente en tu sitio web
• Compartir tus informes al instante con colegas y clientes para mejorar los flujos de trabajo 
• Guardar tus informes como PDFs para imprimir y compartir en reuniones

En última instancia, tanto Google Forms como Jotform Report Builder permiten a los usuarios convertir las respuestas de los formularios en informes profesionales y basados en datos, independientemente de su conocimiento de codificación. Por lo tanto, elijas lo que elijas, estarás más que preparado para analizar tus datos, impresionar a tus colegas y supervisores con informes visualmente atractivos y tomar mejores decisiones comerciales.

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