Gestionar las solicitudes y aprobaciones de permisos de los empleados puede ser complicado para los gerentes. “Intentar registrar, procesar y aprobar manualmente las solicitudes de tiempo libre, notificar a todos los miembros relevantes del personal y asegurarse de que se cubran las necesidades, es un proceso que consume mucho tiempo y propenso a errores”, escribe Karen McCandless para The Ascent.
También puede ser frustrante para los empleados, quienes pueden tener que esperar semanas antes de recibir la aprobación de su solicitud. Eso se debe a que cuando las empresas rastrean manualmente las solicitudes de tiempo libre, es fácil que los gerentes las pierdan en correos electrónicos o se olviden de ellas cuando están ocupados con otras tareas. El resultado final son empleados insatisfechos y supervisores abrumados.
Por eso las empresas necesitan una herramienta tecnológica para gestionar este proceso de manera más eficiente y eficaz. Una opción fácil de usar es Google Forms. Es sencillo personalizar los formularios de solicitud de tiempo libre en Google Forms y gestionar los datos con Google Sheets.
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La solución de creación de formularios de Jotform, con todas sus funciones, es compatible con móviles y tiene la mayor cantidad de integraciones en la industria. Úsala para recopilar pagos, automatizar flujos de trabajo, reunir clientes potenciales y más.
Google Forms simplifica las solicitudes de tiempo libre
Google Forms permite a sus usuarios “crear y compartir fácilmente formularios y encuestas en línea, y analizar las respuestas en tiempo real.” La plantilla de solicitud de tiempo libre de Google Forms facilita mucho a los supervisores la gestión de las solicitudes de vacaciones al simplificar todo el proceso, desde la creación de los formularios hasta el seguimiento de la información.
Para empezar, la plantilla de solicitud de tiempo libre te permite dejar de usar formularios en papel que podrías extraviar u olvidar, y utilizar un sistema que te permite crear formularios digitales de solicitud de permiso personalizados a partir de la plantilla, como este de Aquatech Management of Long Island. Puedes alojar estos formularios en línea en sistemas de comunicación internos o enviarlos por correo electrónico a los empleados para que puedan acceder a ellos fácilmente, completarlos y enviarlos sin tener que imprimir nada.
Luego, puedes vincular las respuestas del formulario de solicitud de tiempo libre en Google Forms a Google Sheets para gestionarlas más fácilmente. En Sheets, las respuestas se ordenan por marca de tiempo, para que sepas quiénes enviaron primero sus solicitudes y cuándo lo hicieron. Incluso puedes optar por recibir alertas cuando los empleados envíen nuevas solicitudes para no perderte ninguna.
Jotform: Una mejor alternativa para gestionar solicitudes de tiempo libre
Jotform es una poderosa alternativa para construir y seguir los formularios de solicitud de tiempo libre en Google Forms. El creador de arrastrar y soltar de Jotform facilita la personalización completa de cualquiera de las más de 20 plantillas de formularios de ausencias y solicitud de tiempo libre, para que puedas optimizar tu flujo de trabajo y gestionar de manera más eficiente las solicitudes de permiso de los empleados.
Aparte de amplias capacidades de personalización (incluida la posibilidad de añadir CSS personalizado), lo que distingue a Jotform de Google Forms es que los formularios son verdaderamente compatibles con dispositivos móviles. Funcionan en cualquier dispositivo, por lo que los usuarios pueden enviar formularios y los supervisores pueden ver las presentaciones desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar. Jotform Mobile Forms incluso permite a los usuarios completar formularios sin conexión, y sus respuestas se sincronizarán una vez que vuelvan a conectarse a Internet. Jotform también se integra con más de 100 aplicaciones de terceros, lo que lo convierte en la herramienta perfecta para combinar con herramientas existentes, incluidas Google Drive y Google Sheets.
Estas integraciones significan que, si actualmente estás recopilando solicitudes de tiempo libre en Google Forms y deseas cambiar a utilizar Jotform, puedes migrar fácilmente tus formularios existentes con la herramienta de importación de Jotform. Si te sientes más cómodo usando Google Sheets, también puedes vincular los formularios de solicitud de tiempo libre de Jotform a Google Sheets para rastrear y gestionar las respuestas.
Si no deseas vincular a Google, Jotform Tables también ofrece plantillas de hoja de cálculo, como el rastreador de solicitudes de permiso y la hoja de seguimiento de vacaciones y tiempo de enfermedad, que recopilan automáticamente las presentaciones. Esta capacidad de rastrear estos datos significa que puedes mantenerte organizado y planificar en consecuencia para las ausencias de los empleados.
¿Cuál es mejor para ti? En resumen, “Si necesitas formularios con más personalizaciones, una biblioteca de plantillas más grande y muchas integraciones de aplicaciones… Jotform es la opción adecuada para ti,” escribe Jack Wallen en TechRepublic.
Foto por Christopher Gower en Unsplash
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