Cómo crear un flujo de trabajo de aprobación con Google Forms

Tutorial interactivo paso a paso

Las decisiones rara vez las toma una sola persona en una organización, por lo que es importante hacer que el proceso de recopilar aprobaciones sea lo más eficiente posible. Ahí es donde entran los flujos de trabajo de aprobación. Estos procesos estructurados delinean los pasos necesarios para revisar y aprobar decisiones y acciones importantes dentro de una organización.

En el entorno empresarial de alta tecnología de hoy, los flujos de trabajo de aprobación se gestionan mejor a través de software de automatización de procesos. Google Forms es un popular constructor de encuestas y formularios que permite a los usuarios crear formularios personalizados y gestionar envíos. Aunque no ofrece una herramienta de aprobación dedicada, los usuarios pueden usar el complemento Aprobaciones de Formularios para construir flujos de trabajo de aprobación con Google Forms.

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Cómo crear un flujo de trabajo de aprobación con Google Forms

Los flujos de trabajo de aprobación pueden automatizar muchos procesos empresariales comunes, incluidas las solicitudes de adquisiciones, aprobaciones de presupuestos, solicitudes de tiempo libre e incluso propuestas de proyectos. Prácticamente cualquier proceso empresarial que implique una solicitud que requiera la aprobación de uno o más interesados puede beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo de aprobación. Este tipo de automatización puede mejorar la eficiencia, reducir errores y garantizar que la gestión pueda tomar decisiones críticas de manera oportuna.

Para crear un flujo de trabajo de aprobación con Google Forms, necesitarás usar el generador de formularios básico y un complemento. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

1. Abre Google Drive.
2. Haz clic en el botón + Nuevo en la parte superior izquierda de la pantalla.
3. Selecciona la opción Google Forms para crear un nuevo Formulario de Google.
4. Personaliza el formulario para satisfacer tus necesidades, ya sea para la aprobación de solicitudes de tiempo libre, propuestas de presupuesto u otras solicitudes que requieran revisión de los interesados.
5. Incluye un campo en tu formulario para la dirección de correo electrónico del aprobador. En el ejemplo a continuación, este campo está etiquetado como Correo del Gerente.
6. Haz que este campo sea obligatorio activando el botón Requerido.

7. A continuación, haz clic en el icono de tres puntos en la parte superior derecha de la pantalla.
8. Selecciona Obtener complementos del menú desplegable.

9. Escribe “Aprobaciones de Formularios” en la barra de búsqueda y presiona Enter.

10. Selecciona el complemento Aprobaciones de Formularios de formapprovals.com y haz clic en el botón Instalar.
11. Haz clic en Continuar y luego Permitir para aprobar la instalación del complemento.
12. Regresa al Formulario de Google que deseas convertir en un flujo de trabajo de aprobación.
13. Haz clic en la pestaña Configuración, luego en Respuestas.
14. Selecciona la opción para habilitar Recopilar direcciones de correo electrónico y elige Verificado (para solicitar a los usuarios que inicien sesión en Google) o Entrada del respondedor (para que agreguen manualmente su correo electrónico). El complemento Aprobaciones de Formularios generará y enviará automáticamente un correo de confirmación cuando un usuario envíe una respuesta.

15. A continuación, haz clic en el nuevo icono de pieza de rompecabezas en el menú superior, selecciona el complemento Aprobaciones de Formularios y ábrelo.
16. Se abrirá un nuevo submenú en la parte inferior derecha de la pantalla. Haz clic en el icono de suma sombreada para elegir Añadir destinatario dinámico. Esto creará un nuevo menú desplegable.

17. Haz clic en el texto Seleccionar título de la pregunta y luego selecciona la pregunta en el siguiente menú desplegable que identifica al aprobador. En este caso, deseas enviar el formulario al gerente del empleado, así que selecciona la opción Correo del Gerente del menú desplegable.
18. Haz clic en Guardar. Ahora, cada vez que alguien complete este formulario, se enviará automáticamente un mensaje a la dirección de correo electrónico ingresada en el campo Correo del Gerente para solicitar aprobación.

El gerente puede aprobar o rechazar la solicitud con solo hacer clic en un botón dentro del correo electrónico. La persona que envió el formulario recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico sobre la decisión del gerente.

Jotform Workflows: Una alternativa poderosa a los flujos de trabajo de aprobación con Google Forms

Google Forms es solo uno de los muchos generadores de formularios en línea gratuitos disponibles en el mercado. Jotform proporciona aún más funcionalidad para los usuarios que desean crear encuestas, cuestionarios y formularios de solicitud de aprobación personalizados y de aspecto profesional. Es fácil de configurar y usar — no se requiere experiencia en codificación — y ofrece más opciones de personalización de diseño en profundidad que Google Forms y otros generadores de formularios. También ofrece una herramienta dedicada para automatizar aprobaciones.

Esto es lo que distingue a Jotform de Google Forms en términos de flujos de trabajo de aprobación:

• Lógica condicional: Para crear flujos de trabajo de aprobación simples, los usuarios de Jotform pueden añadir lógica condicional a los formularios que utilizan todos los días. Las características de lógica condicional de Jotform pueden activar correos electrónicos de notificación y solicitudes de aprobación que se envían automáticamente a los interesados correspondientes. Las respuestas se registran en Tablas de Jotform.
• Plantillas de flujo de trabajo: Los usuarios también pueden crear flujos de trabajo de aprobación a través de Jotform Workflows, diseñado específicamente para ayudar a los usuarios a crear flujos de trabajo de aprobación robustos. También ofrece plantillas de flujo de trabajo que los usuarios pueden personalizar según sus necesidades, para que no tengan que crear flujos de trabajo desde cero.
• Aprobaciones de Grupo: Esta característica permite a los usuarios aprobar o rechazar solicitudes en el mismo paso, en lugar de una tras otra.
• Flujos de trabajo de aprobación multinivel: Con Jotform Workflows, los usuarios pueden incluso construir flujos de trabajo de aprobación multinivel, donde los gerentes pueden escalar sus decisiones a los contactos apropiados más arriba en la jerarquía.

Diseñar flujos de trabajo de aprobación eficientes es crucial para optimizar los procesos empresariales y mantener un alto nivel de productividad. Si bien puedes crear flujos de trabajo de aprobación con Google Forms para procesos de aprobación básicos, requieren mucha configuración manual. Jotform Workflows, por otro lado, ofrece una personalización más robusta y es más fácil de configurar. Con su generador de formularios fácil de usar, lógica condicional e integraciones con herramientas de gestión de proyectos, Jotform agiliza el proceso de aprobación para lograr aumentos de eficiencia en cada departamento.

Foto de Karolina Grabowska