Cómo cerrar un formulario de Google manualmente
- Abre el formulario de Google
- Haz clic en la pestaña Respuestas
- Desactiva el botón Aceptar Respuestas
Tutorial interactivo paso a paso
Distribuyes formularios con la esperanza de recopilar respuestas, pero ¿qué ocurre una vez que has alcanzado tu fecha límite o tienes suficientes respuestas y necesitas cerrarlo? Dejar un formulario abierto implica mucho trabajo adicional. Puede que necesites eliminar el formulario de donde esté publicado, informar a quienes aún no han respondido e incluso comunicarte directamente con aquellos que respondieron después del cierre.
Si utilizas Formularios de Google, es importante que sepas cómo cerrar tus formularios para evitar este problema innecesario. Cerrar un formulario asegura un cierre limpio que protege la integridad de tus datos y te evita tener que modificar o descartar envíos que lleguen tarde. Ya sea manual o automáticamente, cerrar formularios te ofrece resultados más precisos.
En este artículo, aprenderás cómo puedes beneficiarte al cerrar formularios, cómo cerrar un formulario de Google y cómo alternativas como Jotform pueden ser incluso más efectivas que Formularios de Google.
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Qué significa cerrar un formulario
Cerrar un formulario (o desactivar un formulario, como a veces se le llama) significa que ya no aceptarás respuestas. Esto te puede ahorrar muchos problemas, como eventos con exceso de reservas o clientes descontentos. En lugar de tener que eliminar el formulario por completo, al cerrar un formulario, dejará de aceptar respuestas y alertará a cualquiera que intente completarlo de que ya no está abierto a envíos.
Cuándo cerrar un formulario y por qué deberías hacerlo
Cuando un formulario está cerrado, incluso aquellos que tienen un enlace privado ya no podrán completarlo. Esto es especialmente útil cuando has enviado un formulario a un gran número de personas a la vez. Incluso si envías un correo electrónico pidiendo a esos destinatarios que no respondan más al formulario, las personas no siempre leen los correos electrónicos de inmediato, y algunos de tus destinatarios podrían completar tu formulario incluso después de que hayas recibido todas las respuestas que necesitas.
En algunas situaciones, es importante cerrar tu formulario en el momento exacto, como cuando se relaciona con una fecha determinada o un número de respuestas. Por ejemplo, un formulario de inscripción para un evento próximo con un número limitado de plazas necesitará cerrarse dependiendo tanto del tiempo como de la disponibilidad. Sobrepasar el aforo de este evento o recibir registros tardíos frustrará tanto a ti como a tus respondientes.
Puedes cerrar formularios manual o automáticamente. La forma en que elijas cerrar el formulario dependerá de tus necesidades, del tiempo que tengas y de cuánto esfuerzo quieras dedicar a monitorearlo.
Cómo cerrar un formulario de Google manualmente
Cerrar un formulario de Google manualmente es inconveniente y generalmente requiere que monitorees las respuestas de cerca. Incluso así, cualquier respuesta que llegue mientras cierras el formulario afectará tus resultados generales. Para cerrar un formulario de Google manualmente, sigue estos simples pasos:
- Abre el formulario de Google.
- Haz clic en la pestaña Respuestas en la parte superior del editor de formularios.
- Desactiva el botón Aceptar Respuestas.
Si alguna vez deseas reabrir el formulario, simplemente vuelve a activar el botón. Aunque esto suene sencillo, el trabajo adicional requerido para cerrar tu formulario en el momento exacto hace que esta sea la opción menos efectiva para obtener resultados precisos y oportunos.
Cómo cerrar un formulario de Google automáticamente
La mejor manera de garantizar un cierre limpio para las respuestas de tu formulario es automatizarlo. Muchas herramientas de formularios ofrecen la opción de cerrarse automáticamente en una fecha específica o al alcanzar un número específico de respuestas. De esta forma, sabes que obtendrás exactamente el número de respuestas que necesitas sin tener que monitorearlas constantemente.
Sin embargo, Google Forms no permite cerrar formularios automáticamente, por lo que necesitas descargar el complemento formLimiter. Este complemento es útil para la automatización, pero puede tomar un tiempo familiarizarse con él y configurarlo.
El complemento formLimiter cierra automáticamente un formulario en función del número de envíos o de la fecha y hora. Sin embargo, no permite cerrar un formulario utilizando más de un factor.
Antes de configurar las automatizaciones de formLimiter, primero descarga el complemento. Luego, sigue estos pasos para comenzar:
- Abre tu formulario de Google y haz clic en los tres puntos en la esquina superior derecha.
- Selecciona Obtener complementos para ir al Google Workplace Marketplace.
- Si no aparece en la página principal, busca formLimiter y selecciónalo.
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- Instala formLimiter y permite todos los permisos.
- Accede a formLimiter a través del icono de pieza de puzzle en la parte superior de tu formulario.
- Haz clic en Establecer límite para abrir el menú donde puedes configurar las automatizaciones de tu formulario.
Una vez hecho esto, puedes acceder a formLimiter en cualquiera de tus formularios para comenzar.
Cerrar un formulario en una fecha específica
Si necesitas respuestas a tu formulario de Google para una fecha o tiempo determinado, crea límites basados en el tiempo en formLimiter. Una vez que tengas formLimiter abierto, la configuración lleva solo unos pocos pasos:
- Haz clic en Establecer límite para abrir el menú de límites.
- Selecciona fecha y hora del menú Tipo de Límite.
- Ingresa la fecha y hora de cierre en los cuadros de texto disponibles o selecciona las opciones usando los widgets del calendario.
- Configura el mensaje que deseas mostrar cuando los envíos estén cerrados.
- Haz clic en Guardar y Activar para finalizar tu automatización.
Si el complemento funciona correctamente, tu formulario se cerrará automáticamente en la fecha y hora que hayas seleccionado. Los complementos a veces no son fiables, así que asegúrate de estar atento a posibles problemas. También puedes configurarlo para recibir una notificación por correo electrónico una vez que tu formulario se cierre.
Cerrar un formulario con límites de envío
Cuando envíes formularios de pedido para tu próximo gran producto, necesitas asegurarte de no vender en exceso. Esto requiere un cierre preciso para los pedidos, y solo puedes gestionar esto a través de la automatización. Para configurar tu formulario de manera que se cierre automáticamente después de recibir un cierto número de envíos, sigue estos pasos:
- Haz clic en Establecer límite para abrir el menú de límites.
- Selecciona Número de respuestas de formulario del menú Tipo de Límite.
- Ingresa el número máximo de envíos que debería tener tu formulario.
- Configura el mensaje que deseas mostrar cuando los envíos estén cerrados.
- Haz clic en Guardar y Activar para finalizar tu automatización.
Las desventajas de usar Google Forms cuando quieres cerrarlo
Aunque Google Forms es uno de los creadores de formularios más utilizados, tiene sus inconvenientes. La capacidad para cerrar un formulario de Google automáticamente no es una función incorporada. Cerrar un formulario en una fecha específica o al alcanzar un límite de envíos requiere herramientas adicionales y configuraciones complicadas. Cuando necesitas configurar un formulario para que se cierre de manera automática y confiable, podrías considerar una alternativa. Jotform tiene justo la solución para eso.
Cierra formularios y recopila datos con Jotform
Aunque Google Forms es uno de los creadores de formularios más utilizados, tiene sus desventajas. Cerrar un formulario de Google automáticamente puede ser tedioso y el proceso difícil de recordar. Configurar envíos automáticos requiere descargas adicionales y configuraciones demasiado complicadas.
Cuando necesitas configurar un formulario de manera rápida y confiable, podrías considerar una alternativa como Jotform.
Jotform ofrece muchas características que programas más simples como Google Forms no tienen, como
- Más de 100 integraciones de terceros
- Más de 10,000 plantillas de formularios gratis
- Formularios reutilizables que puedes enviar a cualquier persona
- Opciones de personalización de arrastrar y soltar
- Recolección de firmas electrónicas a través de Jotform Sign
Con Jotform, puedes cerrar formularios manualmente en tan solo cuatro pasos, o puedes automatizar el cierre de tu formulario. Los formularios de Jotform también se integran con Jotform Tables para almacenar automáticamente tus respuestas, de modo que puedas recopilar y organizar tus datos sin ningún esfuerzo adicional.
Cómo cerrar un Jotform manualmente
Cuando necesites cerrar tu formulario lo más rápido posible, puedes hacerlo con Jotform usando dos métodos diferentes. Ambos son más rápidos que el método para Google Forms y puedes revertirlos en cualquier momento. Echa un vistazo a cómo cerrar manualmente un formulario de Jotform a continuación:
Mis Formularios
- En la página de Mis Formularios, selecciona el formulario que deseas cerrar o abrir.
- Haz clic en el menú desplegable Más.
- Haz clic en Desactivar o Activar para cerrar o abrir ese formulario.
Configuración del Formulario
- En el Creador de Formularios, haz clic en la pestaña Configuración en la parte superior.
- Configura el Estado del Formulario a desactivado para cerrar el formulario o activado para abrirlo.
Cada método es rápido, fácil y reversible, por lo que no tienes que preocuparte por poder usar tu formulario de nuevo en el futuro.
Cómo cerrar un formulario de Jotform automáticamente
Con Jotform, puedes cerrar o desactivar automáticamente cualquier formulario según uno o más criterios. Puedes hacer que se cierren basándose en el número de envíos que has recibido, la fecha o incluso ambos simultáneamente. (Esto contrasta con Google Forms, que no te permite establecer límites de envíos y de tiempo al mismo tiempo, incluso con el complemento formLimiter).
Echemos un vistazo a las diferentes maneras en que puedes cerrar automáticamente tu formulario de Jotform. Puedes acceder a cada una de estas opciones a través de la opción de Estado del Formulario en la pestaña de Configuración del Creador de Formularios.
Cerrar en una fecha específica
Cuando necesitas cerrar tu Jotform en una fecha y hora específicas, esta es la opción para ti. Es importante señalar que estas configuraciones están en Hora Estándar del Este (EST) y usan un reloj de 24 horas, por lo que no hay opciones a.m. o p.m. También debes establecer los tiempos de expiración al menos cinco horas antes del propio tiempo de expiración.
- En Configuración del Formulario, selecciona Desactivar en fecha específica.
- Configura tu fecha de expiración usando el widget de calendario.
- Ingresa la hora de expiración en el cuadro a la derecha.
Cerrar por un límite de envíos
Para formularios que no deberían recibir más respuestas de las que tienes espacio o inventario disponible — como formularios de inscripción a eventos o de pedido — Jotform puede establecer límites de envío. Asegúrate de ingresar el número exacto de envíos que deseas. Una vez que un formulario alcanza su límite, se desactivará automáticamente, por lo que no tendrás que contactar de manera incómoda a quienes envíen el formulario después de que se haya alcanzado el límite.
Aquí te explicamos cómo configurarlo:
- En Configuración del Formulario, selecciona Desactivar por límite de envíos.
- Ingresa tu límite exacto de envíos en el cuadro de texto correspondiente y guarda.
Cerrar un formulario en una fecha específica o límite de envíos
A veces los formularios requieren múltiples factores de cierre. Por ejemplo, un producto que tiene una fecha límite de pedido y un número limitado disponible requerirá un formulario que pueda cerrarse según el número de envíos y la fecha. Afortunadamente, Jotform puede hacer lo que Google Forms no puede.
A continuación, te explicamos cómo cerrar automáticamente un formulario por fecha y número de envíos:
- Selecciona Desactivar en fecha y límite de envíos en Configuración del Formulario.
- Establece tu fecha de expiración en el widget de calendario.
- Selecciona Hora de Expiración en el cuadro a la derecha.
- Ingresa tu Límite de Envíos exacto en el cuadro de texto correspondiente.
Cuando tu formulario alcance cualquiera de estos dos límites, se cerrará automáticamente. ¿Necesitas que se abra de nuevo? Puedes reabrir un formulario cerrado automáticamente configurándolo en Activado en Configuración del Formulario, o cambiando la fecha y el límite de envíos del formulario. Puedes ajustar uno o ambos límites, dependiendo de lo que mejor te funcione.
Si cambias el límite de envíos, querrás añadir tu límite original a cuantos más envíos necesites. Por ejemplo, si tu límite original era 250 y deseas añadir 100 envíos, deberías ingresar 350 como el nuevo límite de envíos.
No te preocupes más por dejar un formulario abierto
Ahora que has aprendido cómo cerrar un formulario de Google y por qué es tan valioso, puedes cerrar tus formularios con confianza. Considera usar Jotform para eliminar las conjeturas. Con opciones automatizadas e integraciones avanzadas a tu disposición, puedes obtener resultados más precisos con menos trabajo.
Foto por Gaelle Marcel en Unsplash
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