Poder recopilar datos de tus formularios está muy bien. Es agradable ver las respuestas a tu formulario, y Google te proporciona gráficos atractivos para que puedas ver de un vistazo cómo respondieron las personas.
Pero, ¿qué pasa si quieres profundizar realmente en tus datos? Tal vez quieras ejecutar tus propios informes, o tal vez quieras hacer un análisis de datos más detallado.
O, si recopilas regularmente ciertos tipos de datos, es posible que desees tener una visión aún más amplia. Es posible que desees ver cómo cambian las respuestas a lo largo del tiempo o entre diferentes grupos de personas. También podrías querer hacer referencias cruzadas con datos de diferentes tipos de formularios.
Para un análisis avanzado en la gestión de datos, necesitas una base de datos. Google no proporciona una solución lista para usar, pero hay opciones.
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Dónde almacena datos Google Forms
Lo más probable es que, si estás buscando información sobre la base de datos, seas un usuario avanzado y ya tengas experiencia con Google Forms. Pero no todo el mundo está allí todavía. Así que comencemos con lo básico.
En la parte superior de tu formulario hay una barra con tres pestañas. La pestaña del medio, Respuestas, es donde puedes ver los datos que ha recopilado tu formulario.
Dentro de la pestaña Respuestas hay tres pestañas más que te permiten cambiar la forma en que ves los datos:
- La pestaña Resumen te ofrece una vista rápida de las respuestas y gráficos para ayudarte a visualizar los datos.
- La pestaña Pregunta te muestra todas las respuestas a cada pregunta.
- La pestaña Individual te permite ver cada respuesta al formulario completo, una por una.
Sin embargo, todo esto es bastante básico. Y no te proporciona ninguna forma de interactuar realmente con los datos. Ahí es donde entra en juego Google Sheets.
Cómo vincular Google Forms a Google Sheets
Google Forms fue diseñado originalmente para ser un complemento de Google Sheets, por lo que tiene sentido que la forma más directa de gestionar tus datos sea con Google Sheets. Google Sheets aún no es una base de datos, pero es un paso en la dirección correcta.
En la esquina superior derecha de la pestaña Respuestas, hay un botón de Vincular a Sheets. Esto te permitirá ver los datos de tu formulario en Sheets. Y la hoja de cálculo que utilices se actualizará automáticamente con nuevas respuestas.
Ahora puedes hacer bastante más con los datos, pero sigue siendo una sola tabla de datos sin conexiones a otras tablas de datos, por lo que todavía no es una base de datos.
Cómo configurar una gestión de datos más avanzada
Aunque una sola hoja de Google no es una base de datos, ahora tenemos más opciones al estar los datos en bruto accesibles. Aquí hay tres formas de agregar los datos a una base de datos:
- Vinculación: Puedes crear una base de datos manual vinculando Google Sheets entre sí. Es una forma laboriosa de hacer las cosas, pero si tus necesidades son lo suficientemente simples, podría funcionar.
- Complementos: Google Sheets tiene una amplia selección de complementos, varios de los cuales son para la integración con bases de datos. Desafortunadamente, la mayoría de los complementos solo traen datos de la base de datos a Google Sheets. Eso es útil para consultas, pero aún no es lo que buscamos.
- Conectores universales: Estos te permiten conectar aplicaciones como Google Sheets a muchas otras aplicaciones y compartir datos entre ellas.
Más sobre conectores universales
Google Forms comenzó en un tiempo cuando las integraciones con otros software eran raras.
En el pasado, si querías hacer algo especial con los datos de Google Sheets, tenías que remangarte y hacer algo de programación. De ahí surgieron todos esos complementos. Las personas los crearon para resolver problemas que estaban experimentando y luego los pusieron a disposición en el mercado.
Pero si tenías un problema que nadie había resuelto, tenías que hacerlo tú mismo.
Afortunadamente, han surgido varios conectores universales para simplificar mucho el trabajo de conectar aplicaciones. Funcionan identificando las acciones más comunes que podrías querer realizar en una aplicación y asignándolas a disparadores. Esos disparadores recopilan datos y activan una acción en otra aplicación que recibe los datos.
Uno de los conectores universales más populares es Zapier. Zapier se conecta con Google Sheets bastante bien y tiene muchas integraciones con otras aplicaciones y servicios. Por ejemplo, hay una para PostgreSQL.
Al conectar Google Sheets y una base de datos a través de Zapier, se desencadena una cadena de eventos cada vez que alguien envía un formulario:
- El usuario envía la respuesta del formulario.
- Google Forms envía los datos del formulario a Google Sheets.
- Zapier detecta que se ha creado una nueva fila en la hoja de cálculo a la que está conectado.
- Zapier toma los datos de la nueva fila.
- Luego, Zapier envía los datos a cualquier aplicación o base de datos a la que esté conectado y le indica qué hacer con esos datos.
La integración con Zapier es definitivamente mucho más fácil que programar una solución manualmente. Y sin importar qué base de datos estés usando, Zapier probablemente tendrá una solución para ti.
Una vez que configures todo, Zapier trabajará silenciosamente en segundo plano, haciendo su trabajo. Sin embargo, aunque es más fácil que programar, aún puede ser complicado de configurar. No es demasiado complejo, pero deberías tener al menos un poco de conocimiento técnico antes de intentarlo.
Además, aunque esta sea una buena solución, la solución más sencilla casi siempre es la mejor. Hay una forma más de conectar los datos del formulario a una base de datos sin todo el cableado.
Consulta también la guía detallada de Jotform sobre Google Forms.
Cómo Jotform funciona como una solución todo en uno
Como mencionamos, Google Forms es una herramienta más antigua que precede a las integraciones y otras soluciones más modernas. Las aplicaciones web creadas en su tiempo estaban más preocupadas por actuar como aplicaciones tradicionales de escritorio. Hoy en día, el enfoque está en ser parte de una red de herramientas más conectada.
Si deseas aprovechar esa mentalidad moderna, tu mejor opción es usar una herramienta moderna como Jotform. Eso es especialmente cierto si deseas acceder a los datos de tu formulario desde una base de datos.
Jotform viene de serie con una herramienta de gestión de datos llamada Jotform Tables. Tables cierra la brecha entre hojas de cálculo y bases de datos. Y todos los datos que recopiles de tus formularios van automáticamente a Tables.
Tables tiene tipos de datos predefinidos, al igual que una base de datos. También te permite conectar múltiples tablas entre sí. Pero, al ser una herramienta moderna, también obtienes funciones de colaboración e integraciones integradas.
Además de Tables, Jotform tiene un conjunto de herramientas para ayudar a las empresas a realizar muchas tareas. Por ejemplo, hay un creador de aplicaciones, un creador de PDF, una herramienta de firmas electrónicas, y una herramienta para configurar flujos de aprobación.
Además, Jotform y todas sus aplicaciones son gratuitas. Si te encuentras usando Jotform extensivamente, puede que necesites actualizar a un nivel de pago, pero no hay ninguna obligación.
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Foto por Tatiana Syrikova
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