Cómo utilizar la automatización de Google Forms para tu negocio

En el acelerado mundo empresarial de hoy, la velocidad y agilidad ya no son solo ventajas competitivas; son obligatorias para las empresas que quieren mantener la rentabilidad. La automatización de procesos de negocio es un componente clave para lograr una mayor eficiencia eliminando tareas manuales y repetitivas para flujos de trabajo más rápidos y eficientes. Implementar tecnología de automatización tras bambalinas ayuda a las organizaciones a respaldar a los empleados, aumentar la producción y la precisión, acelerar los procesos y reducir los costos operativos generales.

Si estás buscando software que te ayude a automatizar más procesos empresariales, probablemente ya te hayas encontrado con Google Forms. La plataforma gratuita permite a los usuarios crear encuestas, aplicaciones, formularios y otros documentos personalizados para gestionar fácilmente todas las presentaciones y datos que recopilan. Sigue leyendo para conocer lo que puedes lograr con la automatización de Google Forms y cómo puede convertirse en una parte central de tu organización.

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La solución de creación de formularios de Jotform, con todas sus funciones, es compatible con dispositivos móviles y cuenta con la mayor cantidad de integraciones en la industria. Úsala para recopilar pagos, automatizar flujos de trabajo, captar clientes potenciales y más.

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Conceptos básicos de la automatización de Google Forms

En esencia, la mayoría de los procesos empresariales implican la recopilación y gestión de datos. La automatización de Google Forms permite a los usuarios crear formularios personalizados para recopilar cualquier tipo de información necesaria y activar automáticamente flujos de trabajo de aprobación, notificación y procesamiento de datos.

Al automatizar estos procesos, las empresas pueden mejorar significativamente la eficiencia, reducir errores y hacer más en menos tiempo. A continuación, algunos de los procesos que las empresas pueden automatizar con Google Forms:

1. Recopilación y gestión de datos empresariales: Google Forms puede automatizar la recopilación y gestión de una amplia gama de información para cada departamento, incluyendo perfiles de clientes e historial de compras, leads de ventas, comentarios sobre productos, solicitudes de soporte, solicitudes de empleo y mucho más. Los usuarios pueden personalizar Google Forms para incorporar campos de datos específicos y almacenar automáticamente las presentaciones en Google Sheets para un análisis y generación de informes sencillos.
2. Feedback y encuestas: Google Forms puede automatizar el proceso de recopilación de feedback y encuestas para los equipos de ventas y marketing, así como de feedback de empleados para el departamento de recursos humanos. La plataforma permite a los usuarios hacer preguntas en una variedad de formatos, incluyendo respuestas abiertas en párrafos, cuadrículas de opciones múltiples y escalas de valoración.
3. Registros de eventos: Los usuarios pueden crear formularios de registro de eventos con Google Forms para agilizar los procesos de inscripción y confirmación de asistencia para conferencias, talleres, seminarios web y otros eventos. Los formularios pueden recopilar información de los asistentes y preferencias del evento. Posteriormente, las partes interesadas pueden utilizar los datos para gestionar la logística del evento, notificaciones y otras comunicaciones de seguimiento.
4. Incorporación de empleados: Los departamentos de RR. HH. pueden usar la automatización de Google Forms para recopilar información de nuevos empleados, como detalles de contacto y preferencias laborales, y racionalizar los aspectos más tediosos del proceso de incorporación. Lo mejor de todo es que Google Forms almacena automáticamente la información en Google Sheets para eliminar la gestión manual de archivos.
5. Atención al cliente: Las empresas también pueden usar Google Forms para gestionar el soporte al cliente, facilitando la presentación y seguimiento de tickets de soporte. Los usuarios en el departamento de experiencia del cliente pueden rastrear fácilmente cada ticket, mantener notas en una ubicación central, asignar una prioridad a cada parte del proceso y dirigir automáticamente los tickets al responsable adecuado para su resolución.
6. Gestión de inventario: Los usuarios pueden crear Google Forms para recopilar y rastrear información sobre todo el stock entrante y saliente e inventario y agilizar el proceso de seguimiento de niveles de suministro. Google Forms también facilita la notificación a las partes interesadas sobre nuevos pedidos, el seguimiento de envíos y el registro de información de pedidos.
7. Gestión de proyectos: La automatización de Google Forms permite una fácil organización de los detalles del proyecto.

Jotform: tu alternativa de automatización de Google Forms

Google Forms es solo uno de los muchos creadores de formularios en línea gratuitos que deberías considerar para la automatización de procesos empresariales. Con una extensa variedad de integraciones y una biblioteca de más de 10,000 plantillas de formularios preconstruidas, Jotform ofrece todos los beneficios de Google Forms, además de muchas otras características avanzadas, integraciones y capacidades de personalización.

Para empezar, el Creador de Formularios de Jotform ofrece funcionalidad de arrastrar y soltar que hace que la creación de formularios sea más intuitiva. También ofrece muchos más formatos de preguntas. La plataforma se integra perfectamente con más de 100 aplicaciones de terceros (incluyendo Google Sheets), lo que facilita a las empresas crear, personalizar y automatizar casi todos los aspectos de su negocio.

A continuación, solo algunas de las características avanzadas de Jotform:

• Procesamiento de pagos: Jotform ofrece una serie de plantillas de formularios de pago en línea y se integra perfectamente con más de 30 plataformas de procesamiento de pagos como Stripe, PayPal y Venmo, para que los clientes puedan procesar pagos en línea.
• Recopilación de firmas electrónicas: Jotform Sign permite la recopilación segura de firmas legalmente vinculantes directamente en formularios en línea para un procesamiento de documentos ultra rápido. El producto ayuda a los usuarios en bienes raíces, seguros, finanzas y otras industrias a completar procesos de solicitud, archivar contratos y registrar consentimientos sin la necesidad de papel o software adicional de firmas electrónicas.
• Creador de flujos de trabajo: Jotform permite a los usuarios convertir cualquier formulario en un flujo de trabajo, automatizando rápidamente la recopilación básica de datos, gestión de proyectos y procesos de aprobación para un tiempo de respuesta más rápido.
• Gestión de comercio electrónico: Jotform Store Builder traduce todas las características clave de Jotform en una robusta plataforma de gestión de tiendas que ayuda a los usuarios a construir rápidamente sitios web de comercio electrónico personalizados, gestionar inventarios, rastrear ventas y cobrar pagos.
• Cumplimiento de HIPAA: Jotform ofrece una serie de características de cumplimiento de HIPAA específicamente diseñadas para las necesidades de las organizaciones de atención médica, permitiendo a los usuarios recopilar y almacenar de manera segura información sensible para un procesamiento más rápido, sin poner en riesgo a los pacientes ni su información.

La automatización de procesos empresariales está transformando por completo cómo las organizaciones compiten en el mercado. Sin embargo, el éxito de la automatización depende de las soluciones en las que invierta tu organización. Con su creador de formularios intuitivo, extensa biblioteca de plantillas y características avanzadas, Jotform permite a las empresas crear formularios personalizados adaptados a sus necesidades específicas y automatizar sus procesos empresariales con facilidad.

Ya sea que estés recopilando feedback de clientes, gestionando inventarios, o procesando pedidos, Jotform puede ayudar a tu empresa a agilizar todos los aspectos de sus operaciones, aliviando la carga de los empleados y mejorando la experiencia del cliente.

Foto por Yan Krukau