Si necesitas recopilar datos, una de las mejores maneras de hacerlo es a través de formularios en línea, encuestas, sondeos y cuestionarios. Usando una herramienta de creación de formularios en línea, puedes crear formularios personalizados con diferentes tipos de preguntas, como opción múltiple, escala de calificación o texto abierto.
Dos de los principales creadores de formularios son Microsoft Forms y Google Forms. Ambos son fáciles de usar, ofrecen una funcionalidad robusta y funcionan bien en entornos empresariales y educativos. ¿No estás seguro de cuál elegir? Sigue leyendo para un desglose de Microsoft Forms vs Google Forms que te ayudará a decidir cuál es el mejor para ti.
Pro Tip
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Los pros y los contras de Microsoft Forms
Parte del paquete Microsoft 365, Microsoft Forms es una aplicación web accesible en todas las plataformas y navegadores. Se utiliza en entornos empresariales y educativos y también está disponible para uso personal. La aplicación es gratuita para uso personal con cualquier cuenta de Microsoft. Funciones adicionales como un mayor límite de encuestados están disponibles con las cuentas de pago de Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Education y Microsoft 365 Business.
Con Microsoft Forms, puedes crear fácilmente formularios, cuestionarios y encuestas, como sondeos de satisfacción del cliente o del empleado, pruebas de fin de año y formularios de inscripción a eventos.
Ventajas
Uno de los principales beneficios de Microsoft Forms es su característica de lógica de ramificación, que puedes usar para enviar a los encuestados a diferentes preguntas según sus respuestas a preguntas anteriores. De esta manera, los usuarios solo ven las preguntas que les son relevantes. Otro beneficio único es lo fácil que es exportar las respuestas de los formularios a Microsoft Excel para su análisis.
Aquí hay algunos beneficios adicionales, según usuarios reales:
- Integración automática. “La mejor parte de Microsoft Forms es que está incluido en Microsoft Office 365,” dice Aden R. en G2. “Nuestra organización tiene Office 365, lo que significa que no tenemos que registrarnos para otro producto de software.”
- Fácil de usar. Uno de los aspectos más valiosos de cualquier solución para crear formularios es la facilidad de uso, y múltiples usuarios dicen que esto es cierto para Microsoft Forms. “Creo que Forms es muy fácil de usar y entender, y puedes crear una encuesta o cuestionario extremadamente rápido,” dice Shannon M. en G2. “No necesitas tener un conocimiento avanzado de encuestas en línea para entender cómo desarrollar un formulario.”
- Flexible. Avani J. en G2 aprecia la flexibilidad de Microsoft Forms: “Además de preguntas de texto, puedes crear formularios usando imágenes como respuestas. Puedo crear encuestas, sondeos, cuestionarios, pruebas de selección, pruebas preliminares para prácticas y formularios de encuesta para candidatos usando el mismo software.”
Migrate existing forms instantly
No hay necesidad de crear sus formularios en línea desde cero. En su lugar, migre los formularios existentes y datos de envíos a su cuenta de Jotform en un solo clic, para que pueda recopilar datos sin perder tiempo.
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
Contras
Dominic Harper, emprendedor y fundador de Debt Bombshell, ha utilizado tanto Microsoft Forms como Google Forms en su negocio. Una de las principales desventajas de usar Microsoft Forms, según Harper, son sus limitaciones cuando se trata de colaboración.
“Al compartir y colaborar en el formulario, Google Forms te permite ser más libre ya que solo se necesita una invitación para ejercer esta función,” dice Harper. “Con Microsoft Forms, tendrás que gastar un par de dólares para poder colaborar con otras personas.”
Los usuarios de Microsoft Forms comparten algunas desventajas adicionales:
- Tipos de pregunta limitados. Aden R. señala la falta de opciones para formatos de preguntas. Esto no solo limita la funcionalidad de la solución, sino también “la recopilación de información que queremos. Tenemos que crear múltiples preguntas para recolectar información [mientras que] otros software… permiten hacerlo con una sola pregunta.”
- Demasiado simple para algunas situaciones. Según Jessica C. en G2, Microsoft Forms tiene casos de uso limitados. “Desearía que hubiera más configuraciones que pudiera manipular. No es una herramienta de evaluación robusta (en comparación con algo como Qualtrics) y es mejor para recopilar pequeñas cantidades de datos.”
- No siempre intuitivo. Un usuario de G2 dice que la interfaz de usuario de esta solución es generalmente “fácil de manejar,” pero algunas opciones de uso común, como cambiar un tipo de pregunta de botones de radio a un cuadro desplegable, “están ocultas bajo otras opciones, lo que [requiere] clics adicionales.”
Los pros y los contras de Google Forms
Parte del conjunto de herramientas de Google, Google Forms es una aplicación web accesible en cualquier plataforma. Se utiliza en diversos entornos, desde negocios y educación hasta social y personal. El creador de formularios es gratuito, pero necesitas una cuenta de Google para usarlo.
Ventajas
A diferencia de Microsoft Forms, Google Forms ofrece una serie de formatos de preguntas, como escala lineal, desplegable y opción múltiple.
“Para el Q&A, Google Forms es definitivamente mejor que Microsoft Forms,” dice Harper. “Con su amplia gama de formatos de preguntas y secciones, es más fácil para un usuario crear sus propias preguntas gracias a esta flexibilidad.”
Similar a Microsoft Forms, Google Forms ofrece un tipo de ramificación, donde los usuarios pueden saltar a diferentes secciones en el formulario según las respuestas que hayan proporcionado.
Considera algunos otros beneficios de Google Forms:
- Facilita procesos. Debido a que Google Forms está integrado con todo el conjunto de productos de Google, Sagar M., revisor de G2 aprecia que “cada aspecto de mi flujo de trabajo pueda ser acomodado y vinculado. Vincular diferentes hojas, formularios y documentos para crear un proceso de extremo a extremo es fácil de realizar y gestionar.”
- Relevancia de las preguntas. Una de las cosas que Cassandra S., revisor de G2 aprecia de Google Forms es su capacidad para presentar solo preguntas que son relevantes para el participante. “Forms nos ha permitido crear una encuesta intuitiva que los pacientes pueden completar antes de llegar a su cita. A diferencia de un cuestionario tradicional, Google Forms permite a los pacientes saltar fácilmente las secciones que contienen preguntas que no son relevantes para su situación única.”
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Contras
Cuando se trata de gráficos, Microsoft Forms es el líder, según Harper. “Tiene una variedad de temas entre los cuales puedes elegir, a diferencia de Google Forms, donde solo puedes modificar el color y el fondo,” señala. “Microsoft Forms también ofrece temas atractivos y dinámicos, lo cual es una ventaja si deseas páginas de formularios web estéticamente agradables.”
Aquí hay algunos otros inconvenientes de Google Forms:
- Diseño de formulario limitado. Kiki M., revisor de G2, dice que lo que mejoraría de Google Forms es cómo se presentan las preguntas a los encuestados: “Prefiero tener una pregunta mostrada a la vez [pero en Forms] ponen todas las preguntas en una pantalla.”
- Solo en línea. Al ser una herramienta basada en la nube, Google Forms solo está disponible en línea. Esto puede ser un problema cuando no tienes una conexión confiable o cuando necesitas trabajar en formularios sin conexión.
Pro Tip
Jotform ofrece miles de plantillas de formularios personalizables y extensas opciones de diseño.
Microsoft Forms vs Google Forms: Comparación de características
1. Imágenes y videos
Google Forms permite a los usuarios añadir imágenes e incorporar videos en cualquier parte de un formulario, independientemente de si están relacionados con una pregunta. En Microsoft Forms, por otro lado, los usuarios solo pueden añadir videos e imágenes como parte de una pregunta, ya sea en las opciones de respuesta o en la propia pregunta.
2. Plantillas
Si quieres comenzar rápidamente, las plantillas son el camino a seguir. Aunque ambas soluciones ofrecen conjuntos de plantillas gratuitas, Google Forms tiene 36 plantillas, en comparación con las 21 de Microsoft Forms.
3. Tipos de preguntas
Aunque tanto Google Forms como Microsoft Forms ofrecen tipos de preguntas de opción múltiple, selección de fecha y respuesta corta, cada uno también incluye opciones que el otro no tiene. Google Forms te permite insertar formatos de preguntas de lista desplegable, matriz de opción múltiple y matriz de casillas, así como campos de carga de archivos. Microsoft Forms, por otro lado, ofrece una pregunta predefinida de Net Promoter Score, así como formatos de preguntas de clasificación y ordenamiento.
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