Tengo que confesar algo: suelo agregar tareas ya completadas a mi lista de pendientes… solo para poder tacharlas.
No tiene sentido práctico. El trabajo ya está hecho, y solo añade desorden a mi lista.
Pero se siente bien. Es una validación visual del trabajo hecho.
Completar una tarea da satisfacción. Marcarla como finalizada, aún más. Por eso me encanta la metodología Kanban para gestionar proyectos.
Kanban es un sistema visual en el que se organizan proyectos en un solo tablero, dividido por columnas que indican el estado de avance. Generalmente, estas columnas son: “por hacer”, “en progreso” y “finalizadas”.
El término Kanban, que se traduce como “señal visual” o “tarjeta” en japonés, surgió en los años cuarenta. Los ingenieros de Toyota necesitaban una mejor manera de sincronizar su inventario con la demanda de los clientes, y crearon un sistema que permitía hacerlo de forma colaborativa.
Los operarios de Toyota usaban Kanban para mostrar visualmente cada paso del proceso de manufactura. Esto facilitaba la comunicación sobre qué trabajo se debía hacer, cuándo y por quién.
En su momento fue revolucionario. Toyota logró reducir desperdicios y aumentar la productividad de forma significativa.
¿Por qué funciona?
Aunque parezca una técnica sencilla, lo es. No hay magia ni una curva de aprendizaje complicada para dominar el Kanban.
La principal razón de su efectividad es que procesa la información tal y como nuestro cerebro prefiere: visualmente.
De hecho, según Thermopylae Sciences, el cerebro humano procesa imágenes 60,000 veces más rápido que las palabras. Además, el 90 % de la información que recibe nuestro cerebro es visual.
Popularidad entre los desarrolladores de software
El desarrollo de software Agile es un enfoque de trabajo colaborativo, autoorganizado y multifuncional. Por eso no sorprende que muchos equipos de desarrollo utilicen la metodología Kanban.
Los proyectos de producto, características y corrección de errores se mantienen en un “backlog”, y cuando hay espacio en el tablero Kanban para trabajar en uno de ellos, se mueve a la siguiente columna y se asigna a un desarrollador.
Una diferencia clave entre Kanban y Scrum, otro método que funciona de manera similar, es que Kanban es un sistema continuo, mientras que Scrum se aplica en sprints de un par de semanas.
En muchos casos, Kanban también sirve como puente entre los desarrolladores y los miembros no técnicos del equipo.
En Jotform, el equipo de marketing usa Kanban para colaborar con desarrolladores y diseñadores del equipo de crecimiento. Nos ayuda a organizar tareas como landing pages, publicaciones de blog, correos diseñados, solicitudes de datos y más.
Cómo aplicar la metodología Kanban
Tradicionalmente, Kanban se implementaba de forma física, no digital. Solo necesita una pizarra blanca, notas adhesivas y un marcador. Escriba los proyectos en las notas (puede usar colores distintos para clasificarlos), y muévalas por las columnas del tablero a medida que avanzan hacia su finalización.
Así fue como yo aprendí. En una empresa anterior, mi supervisor y yo hacíamos reuniones de pie cada mañana frente al tablero Kanban, priorizando las tareas y buscando mover las notas hacia la columna de “Finalizadas” lo más rápido posible.
Pero si quiere aplicar Kanban en su equipo sin gastar papel, tiene muchas herramientas digitales a su disposición.
Jotform Boards
Jotform Boards lleva el poder de la metodología Kanban a un espacio de trabajo digital y flexible, facilitando la gestión de proyectos para los equipos. Puede crear tareas automáticamente a partir de formularios, asignarlas a miembros del equipo y seguir su avance mediante tableros personalizables. Con funciones de arrastrar y soltar, filtros y automatización de tareas, es fácil optimizar flujos de trabajo.
La colaboración es fluida ya que el usuario puede agregar comentarios, establecer prioridades y monitorear actualizaciones en tiempo real. Ya sea para campañas de marketing, sprints de desarrollo o solicitudes de clientes, Jotform Boards ofrece una forma estructurada y visual de mantenerse productivo, mientras mantiene una comunicación clara entre los equipos.
Asana
Asana es un software de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a trabajar de manera más eficiente. Si bien puede utilizar varias vistas diferentes de Asana para sus proyectos, incluyendo una vista de tableros excelente, su función de Kanban realmente destaca.
Puede aprovechar esta función utilizando el diseño de Tableros de Asana. Cuando quiera crear una nueva tarea, puede nombrarla, asignarla, etiquetarla y añadir subtareas todo en segundos. Además, puede cambiar a la vista de calendario para una perspectiva mensual de entregables.
Aunque no fue diseñado originalmente para Kanban, definitivamente cumple con el objetivo y es excelente para que los equipos lo utilicen.
Trello
Trello es una gran opción para quienes están empezando con Kanban, ya que necesita muy poco esfuerzo para configurarse y añadir colaboradores. De hecho, probablemente no exista un software de gestión de trabajo que sea más fácil de aprender a usar. Agregar columnas, tarjetas y etiquetas es tan sencillo como hacer clic.
Una función adicional es la opción de personalizar el fondo y el color de su tablero en Trello. En Jotform, hemos usado Trello para importantes lanzamientos de productos, y fue excelente poder hacer que el diseño del tablero de Trello fuera un poco más inspirador.
Sortd
Similar a Trello, pero integrado con Gmail. Si recibe solicitudes de su equipo a través de correo electrónico, esta herramienta permite mantener Kanban en un solo lugar sin necesidad de migrar datos a otro sistema. Si su empresa opera de manera similar a Jotform y usa el correo electrónico como su principal medio de comunicación, esta es una excelente opción.
Jira
Jira está realmente diseñado para equipos de desarrolladores de software. Ofrece más funcionalidades que la mayoría de las opciones mencionadas anteriormente, pero también es un poco más complicado de entender. Si su trabajo es complejo y tiene muchos elementos en movimiento, como en el desarrollo de software, Jira es una gran herramienta.
Existen muchas técnicas de productividad, pero Kanban es una de las mejores opciones para los equipos. Cuando la lista de tareas comienza a crecer, Kanban es la manera más clara y visual de organizarlas, asignarlas, darles seguimiento y, lo más importante, completarlas.
Imagen por: Christina Morillo on pexels
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