Lean vs Kanban: ¿Cuál debería usar?

Desde el inicio de la era de la información, el mundo del trabajo ha cambiado radicalmente. En 2019, el número de trabajadores del conocimiento a nivel mundial superó el billón. Hoy en día, las empresas más valiosas no fabrican productos físicos ni extraen recursos naturales; impulsan la innovación tecnológica que transforma nuestras vidas.

En consecuencia, las formas de organizar y medir el trabajo también evolucionaron. Lo que funcionaba en la era industrial ya no se adapta a los entornos ágiles y cambiantes actuales.

Durante el auge del desarrollo de software en las décadas de 1990 y 2000, surgieron nuevas metodologías de gestión del trabajo para organizar equipos y proyectos. En conjunto, estos sistemas se conocen como ágiles e incluyen metodologías como Scrum, Lean y Kanban.

Estas técnicas fueron clave para que los desarrolladores crearan el software que impulsa nuestra era digital. Y a medida que más actividades se basan en el conocimiento y la tecnología, estas metodologías se han expandido a áreas como operaciones, finanzas, ventas y marketing.

Entre las más populares se encuentran Kanban y Lean. Ambas tienen ventajas únicas y se adaptan mejor a situaciones específicas. Lean y Kanban: ¿cuál es la adecuada para su equipo?

¿Qué es Kanban?

Kanban significa “señal visual” o “cartel” en japonés, y es la visualización lo que diferencia a esta metodología.

En los años 50, Toyota aún no era el gigante que es hoy. Para competir con marcas como Ford, el ingeniero de Toyota, Taiichi Ohno, desarrolló un proceso que evitaba el desperdicio al producir solo lo necesario.

El mayor desafío fue encontrar una manera de señalar cuándo era el momento de producir más de un artículo en particular. Ohno implementó un mecanismo de señalización directamente en el proceso mismo. Cada producto llevaba una tarjeta Kanban, que se devolvía al inicio del proceso una vez terminado, señalando que era hora de fabricar otro.

Los desarrolladores de software adoptaron este método en los años 90, modificando los flujos de trabajo Kanban para que se ajustaran a sus fines. Kanban demostró ser muy eficaz para desarrollar nuevas funcionalidades de productos, corrección de errores y manejar otros procesos repetitivos basados en solicitudes.

En su versión moderna, Kanban utiliza un tablero visual que divide el flujo de trabajo en columnas como “Por hacer”, “En progreso” y “Finalizadas”.

Cada tarjeta representa una tarea y se mueve por el tablero a medida que avanza. Esta visualización permite a los miembros del equipo comprender cómo llevar cada elemento a través del flujo de trabajo y cuánto trabajo tienen pendiente. De manera similar, una persona puede observar un tablero Kanban y conocer el estado de un proyecto sin tener que preguntar a nadie por una actualización.

Un principio clave de Kanban es el límite de trabajo en progreso (WIP) que define cuántos elementos pueden estar en progreso simultáneamente. Además, el sistema fomenta que los trabajadores tomen tareas según su capacidad, en lugar de recibir trabajo de forma impuesta, lo que reduce el estrés y mejora la eficiencia.

Si está evaluando Lean vs Kanban, una buena pregunta es: ¿visualizar las tareas en un tablero ayudaría a su equipo a organizarse mejor?

¿Qué es Lean?

Mientras que Kanban gestiona procesos recurrentes, Lean es ideal para crear nuevos productos o modelos de negocio. Se creó con el objetivo de reducir el tiempo entre una idea y su validación a través de un producto mínimo viable (MVP).

En los flujos de trabajo tradicionales, los desarrolladores ideaban una nueva aplicación o mejora de software, la construían y la entregaban. Sin embargo, si la idea original no había sido suficientemente desarrollada, el producto no tendría un buen rendimiento en el mercado o incluso podría no sobrevivir al proceso de construcción. Mientras tanto, los costos de desarrollo aumentaban sin una forma de recuperarlos con el producto final.

Por otro lado, la metodología Lean se enfoca en la experimentación y evaluación para crear un producto mínimo viable. De esta manera, los equipos de desarrollo aseguran entregar valor real a los clientes en lugar de implementar una idea que no tiene sentido seguir. Para evitar que los proyectos se pierdan en los detalles, Lean enfatiza una serie de principios en los que los desarrolladores deben enfocarse.

Un principio esencial de Lean es la contabilidad de la innovación. La mayoría de las empresas pueden medir su éxito en función de los ingresos y el número de clientes. Para las startups, la contabilidad de la innovación mantiene a los equipos enfocados en métricas de éxito menos tangibles que pueden determinar su valor potencial.

Por ejemplo, una startup con un producto mínimo viable está en mejor posición que una startup que aún está en desarrollo. Otras métricas, como el tiempo de ciclo, también pueden ayudar a los equipos a evaluar su rendimiento.

Y si un producto no da resultados, Lean también fomenta el pivote estratégico. Un gran ejemplo es Groupon, que pasó de ser una aplicación de activismo fallida a convertirse en una empresa multimillonaria siguiendo esta metodología.

Lean vs Kanban: ¿Cuál es mejor para su equipo?

Tanto Kanban como Lean destacan en situaciones distintas. No se trata tanto de escoger entre Lean o Kanban, sino de utilizar las metodologías adecuadas según sus necesidades.

Lean es perfecto para desarrollar nuevos productos rápidamente y llevarlos al mercado. Kanban permite a los equipos mantener y mejorar los productos una vez que están en producción.

Con una herramienta como Jotform Workflows, su equipo puede implementar ambos métodos de flujo de trabajo. A través de Workflows, puede desarrollar un flujo de trabajo que utilice formularios con lógica condicional, lo que permite que los formularios se envíen automáticamente al miembro del equipo correcto. También tiene la opción de configurar notificaciones por correo electrónico automáticas para las actualizaciones del estado del producto.

Además, Jotform Boards proporciona tableros tipo Kanban personalizables para visualizar tareas, seguir su progreso y gestionar recursos desde un solo lugar. Perfecto tanto para equipos que desarrollan productos como para los que gestionan procesos operativos.

Lo mejor de Jotform es que proporciona formularios personalizables que se integran de manera fluida con plataformas de gestión ágil de flujos de trabajo, como Trello y Jira. También tiene la capacidad de integrarse con Zapier para ofrecer aún más funciones. Jotform le ayuda a construir un flujo de trabajo que optimiza el rendimiento de su organización.

Foto de George Milton