Hoy en día, el trabajo es más complejo y rápido que nunca. Si está buscando mejorar la productividad de su equipo o empresa, existen varias metodologías que pueden facilitarle la vida, y que, además, son muy fáciles de implementar. Pero ¿cuál es la más adecuada para su organización?
Si ya ha investigado un poco, probablemente se encontró con términos como Agile o ágil, Scrum, Kanban y Lean. De todas ellas, Agile y Kanban son dos de los sistemas de productividad más conocidos, utilizados por equipos de desarrollo, fabricantes, equipos de marketing, ventas y atención al cliente. Entonces, ¿en qué se diferencian?
Aquí tiene todo lo que necesita saber sobre Kanban vs Agile.
¿Qué es Agile?
Agile es un conjunto de metodologías de trabajo que promueven el desarrollo iterativo, la mejora continua basada en pruebas y el aprendizaje constante. Surgió como respuesta a las limitaciones de métodos tradicionales como waterfall, especialmente en el ámbito del desarrollo de software. Como muchas metodologías populares de flujo de trabajo, Agile fue creado inicialmente para enfrentar los desafíos del desarrollo de software.
Las metodologías de flujo de trabajo tradicionales se diseñaron para proyectos con metas de producción predefinidas. No obstante, el desarrollo de software requiere experimentación e innovación, lo que hace que los resultados nunca sean seguros. La investigación y los comentarios pueden transformar por completo la naturaleza de un producto, por lo que los desarrolladores deben ser muy receptivos al cambio.
Antes de la llegada de Agile, no existía una manera de organizar este tipo de trabajo.
¿Qué es Kanban?
Kanban es una metodología de flujo de trabajo diseñada para visualizar tareas, limitar el trabajo en progreso (WIP) y maximizar la eficiencia. Desarrollado inicialmente por Toyota en los años 50, Kanban divide los proyectos en tareas individuales que se mueven por columnas.
El sistema Kanban se organiza en torno a un tablero visual, frecuentemente dividido en columnas como “Por hacer”, “En progreso” y “Finalizadas”. Cada tarjeta representa una tarea, y su posición muestra su estado. Uno de los principios clave de Kanban es establecer límites de trabajo en progreso para evitar cuellos de botella y fomentar un flujo de trabajo constante.
Aunque es muy popular entre desarrolladores, también se usa en sectores como manufactura, marketing, servicio al cliente y operaciones. A diferencia de los marcos Agile que se enfocan en iteraciones limitadas en tiempo, Kanban sigue un modelo de entrega continua, permitiendo que las tareas se finalicen a un ritmo estable sin ciclos de sprint predefinidos.
Beneficios de Kanban
Kanban está diseñado específicamente para procesos repetitivos. Estos son algunos de los beneficios de Kanban.
Visualización de tareas: Las tareas se organizan por etapas para ayudar a los equipos a comprender el proyecto en su conjunto y a saber dónde deben enfocar su energía. Colocar las tarjetas en cada etapa también comunica el estado del proyecto a otros interesados.
Mayor eficiencia: Se prioriza la calidad sobre la cantidad. Al limitar el número de tareas en curso, los equipos completan trabajos más rápido.
Mejora continua: El flujo de trabajo es transparente. Todos pueden identificar cuellos de botella y colaborar para solucionarlos sin interrumpir el proceso. Todos los miembros del equipo están en la misma página respecto a dónde se puede mejorar un proceso y luego colaboran para implementar el cambio, sin generar interrupciones.
Diferencias entre Agile y Kanban
Aunque Kanban se considera parte del universo Agile, existen diferencias importantes entre ambos:
- Estructura y flexibilidad: Agile sigue un enfoque estructurado con ciclos o sprints definidos, mientras que Kanban es un sistema de flujo continuo que se adapta de forma dinámica a las demandas del trabajo.
- Enfoque del flujo de trabajo: Agile emplea el desarrollo incremental y requiere retroalimentación constante, mientras que Kanban se enfoca en mejorar el proceso con límites de trabajo en progreso (WIP).
- Roles y responsabilidades: Las metodologías Agile a menudo incluyen roles concretos como Scrum Master o Product Owner, mientras que Kanban es más fluido, permitiendo que los equipos se autogestionen en su flujo de trabajo.
- Iteración vs flujo: Agile divide el trabajo en iteraciones con tiempo limitado (por ejemplo, sprints), mientras que Kanban asegura un flujo continuo de trabajo sin restricciones de tiempo específicas.
- Mejores casos de uso: Agile es ideal para proyectos donde los requisitos evolucionan con el tiempo y los comentarios iterativos son cruciales. Kanban, por otro lado, es perfecto para equipos que gestionan un flujo constante de tareas, como soporte al cliente o seguimiento de errores.
| Característica | Agile (Scrum) | Kanban |
|---|---|---|
| Enfoque | Iterativo, por ciclos o sprints | Flujo continuo y flexible |
| Gestión del tiempo | Iteraciones con duración fija | Sin límite de tiempo, tareas fluyen libremente |
| Flujo de trabajo | Se planifica antes de cada sprint | Las tareas se asignan según la capacidad |
| WIP | No se establecen límites estrictos de trabajo en progreso, pero los equipos planifican la capacidad para los sprints. | Límites estrictos de trabajo en progreso para asegurar la eficiencia del flujo de trabajo |
| Gestión de cambios | Cambios introducidos en el siguiente sprint | En cualquier momento |
| Mejor para… | Proyectos complejos y estructurados | Equipos que necesitan flexibilidad y flujo continuo |
| Ejemplos típicos | Desarrollo de software, lanzamientos | Atención al cliente, marketing, operaciones |
¿Cuándo usar Agile o Kanban?
Agile es ideal para proyectos estructurados que requieren iteraciones y retroalimentación regular, mientras que Kanban se adapta a flujos de trabajo continuos con gestión flexible de tareas. La elección del enfoque correcto depende de las necesidades de su equipo, la complejidad del proyecto y la eficiencia del flujo de trabajo.
Use Agile (Scrum) si:
- El proyecto requiere planificación estructurada y progreso incremental.
- Trabaja con un equipo multifuncional.
- Requiere feedback del cliente al final de cada sprint.
- El alcance del proyecto evoluciona constantemente.
Use Kanban si:
- Necesita un flujo de trabajo continuo.
- Quiere visualizar cuellos de botella y optimizar procesos.
- Las tareas varían en tamaño y prioridad (por ejemplo, soporte al cliente, equipos de contenido).
- Su equipo prefiere mayor flexibilidad en la gestión de tareas.
¿Cuál debería elegir?
En lugar de pensar en Kanban o Agile como una elección excluyente, lo ideal es entender que Kanban es parte del marco Agile, y así determinar cuál sería más útil para su organización.
El marco Agile es ideal para proyectos en los que el objetivo final no está claro o no se ha establecido previamente. Kanban es el método más adecuado dentro del marco Agile para reducir el desperdicio y eliminar procesos que no aportan valor.
Los procesos Agile enfatizan la comunicación continua entre los integrantes del equipo, mientras que Kanban muestra el estado mediante un tablero visual. Kanban también ofrece la mejor representación visual del trabajo y el progreso. En general, los flujos de trabajo Agile optimizan el desarrollo continuo, pero Kanban perfecciona específicamente los procesos.
Cómo integrar Jotform en su flujo de trabajo
Independientemente de si elige Agile o Kanban, Jotform puede ayudarlo a crear flujos de trabajo eficientes. Con miles de plantillas de formularios, puede automatizar procesos como seguimiento de errores o recopilación de feedback. Con Jotform Workflows, puede configurar condiciones de flujo de trabajo que envíen automáticamente las tareas correctamente. Los formularios personalizables de Jotform se integran perfectamente con docenas de aplicaciones y herramientas de gestión de flujos de trabajo que utilizan los principios de Kanban, como Trello y Jira. Cuando se trata de Kanban o Agile, Jotform le permite tener lo mejor de ambos mundos.
Jotform Boards mejora aún más sus flujos de trabajo Agile o Kanban al ofrecerle una herramienta visual para organizar y gestionar tareas. Cada envío se muestra como una tarjeta en un tablero personalizable, lo que le permite hacer un seguimiento del avance a través de las etapas. Con la función de arrastrar y soltar, actualizaciones en tiempo real, y soporte para etiquetas y asignados, Jotform Boards le proporciona claridad y control sobre su flujo de trabajo. Ya sea que su equipo trabaje en sprints o siga un modelo de entrega continua, Jotform Boards le facilita la colaboración y asegura que cada tarea siga su curso.
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