Cómo crear un formulario anónimo en Google Forms

Las encuestas son una excelente manera de recopilar datos, desde el desempeño de su empresa o sobre cómo perciben los empleados los cambios recientes. Sin embargo, hay encuestas que funcionan mejor cuando son anónimas, mientras que en otras se necesita saber quién responde. En este artículo, revisaremos los conceptos básicos de una encuesta anónima, por qué podría querer usar una y las principales ventajas y desventajas de utilizarla.

Si ya conoce las herramientas de Google y prefiere usar su opción para encuestas, probablemente le gustaría aprender a crear formularios anónimos en Google Forms. A continuación le mostramos el proceso paso a paso, pero antes comenzaremos con lo básico.

¿Qué es una encuesta anónima?

Una encuesta anónima permite recopilar respuestas sin identificar a los participantes. Es decir, no se recopilan datos personales como nombre, correo electrónico, dirección IP ni ninguna otra información de identificación personal (PII). En este tipo de encuestas no hay forma de rastrear la respuesta hasta el encuestado, por lo que es importante determinar si eso es lo que necesita.

Cómo crear una encuesta anónima en Google Forms

Ya que vimos lo esencial sobre las encuestas anónimas, ahora vamos a ver cómo crear un formulario en Google Forms anónimo. Puede hacerlo en solo cuatro sencillos pasos:

1. Desde el sitio principal de Google Forms, haga clic en Iniciar un formulario nuevo. Puede usar un formulario en blanco o una plantilla.
   



2. Agregue sus preguntas y respuestas. Marque como Obligatorias las que considere necesarias.
3. Haga clic en la pestaña de Configuración. En la sección Respuestas, desactive la opción Recopilar las direcciones de correo electrónico.
4. También desactive la opción Limitar a 1 respuesta, ya que esta solicita inicio de sesión con Google.

Si está buscando una alternativa a su formulario anónimo de Google, Jotform puede ser una gran opción. Jotform ofrece una herramienta sencilla para crear formularios, una amplia variedad de plantillas prediseñadas y medidas de seguridad de primer nivel para proteger las respuestas, ya sea que decida mantenerlas anónimas o no.

¿Cuándo debería hacer una encuesta anónima?

Si está recopilando información confidencial que los participantes probablemente no querrían compartir, una encuesta anónima suele ser la mejor opción. Es probable que los participantes no quieran compartir información médica u otros datos que puedan reflejarse negativamente en ellos.

Como creador de la encuesta, también podría tener motivos para mantenerla anónima. Uno de ellos podría ser que no desea que ningún dato personal identificable (PII) afecten su objetividad al analizar los resultados. Generalmente, una encuesta anónima es más eficaz cuando solo se quieren usar datos concretos y evitar obtener información no esencial sobre los participantes.

Mantener una encuesta anónima también puede ser útil si se espera recibir retroalimentación honesta por parte de los participantes. Dar retroalimentación puede sentirse personal en ocasiones, así que si está buscando obtener comentarios constructivos sin generar posibles resentimientos, puede mantener la retroalimentación completamente anónima.

Ventajas y desventajas de una encuesta anónima

Existen ventajas y desventajas al mantener su encuesta anónima que debería considerar antes de enviarla. Como se mencionó anteriormente, hay ocasiones en las que mantener la información confidencial tiene más sentido, y en otras, podría ver más desventajas al mantener esta información privada. Analicemos las ventajas y las desventajas.

Ventajas

• Mayor honestidad. Si alguna vez se le ha solicitado compartir su opinión frente a una audiencia, sabrá lo incómodo que puede resultar. Algunas personas experimentan una sensación similar al responder encuestas en línea, especialmente si saben que sus respuestas pueden asociarse con su identidad.

Las respuestas anónimas pueden brindar mayor tranquilidad a los participantes, y es posible que obtenga respuestas más sinceras. Esto es especialmente importante al recopilar opiniones de los empleados.

• Mayor tasa de respuesta. Una encuesta anónima podría servir como un incentivo inicial para que los participantes decidan responderla. Algunas personas evitan ingresar su información de contacto en los formularios, ya que les preocupa recibir correos no deseados si comparten su correo electrónico. Las encuestas anónimas a veces pueden ser más rápidas y fáciles de responder, por lo que podría obtener una mejor tasa de respuesta.
• Menos datos innecesarios. Si va a enviar una encuesta a cientos de personas y no planea usar su información de contacto, lo más recomendable es no solicitarla. Es posible que los participantes se sientan más tranquilos al saber que no recibirán correos electrónicos posteriores, y no tendrá que preocuparse por mantener segura esa información.

Dependiendo de la plataforma que utilice, podría considerar distintos niveles de seguridad en la encuesta. Algunas herramientas de formularios en línea, como Jotform, ofrecen formularios encriptados y cumplen con regulaciones como el GDPR, HIPAA y CCPA para garantizar la seguridad de los datos si decide no mantener esta información anónima.

Desventajas

• No puede hacer seguimiento. Si obtiene una respuesta anónima que requiere aclaración, desafortunadamente, estará limitado. Contar con una dirección de correo electrónico le brinda la posibilidad de contactar al participante y obtener más información. Las respuestas en encuestas anónimas son básicamente definitivas, por lo que podría obtener información poco útil.
• Podría recibir respuestas con poco esfuerzo. Esto puede parecer como una contradicción con lo que mencionamos en la sección de ventajas, pero considere lo siguiente: Si usted es un gerente que envía una encuesta a un grupo grande sin requerir que los participantes se identifiquen, un empleado ocupado podría responderla rápidamente sin prestarle mucha atención.

Si se requiere un nombre en cada encuesta, los empleados sentirán más presión para completar esta tarea adecuadamente para su gerente. Solicitar identificación hace que los participantes se responsabilicen de lo que comparten en la encuesta, lo que suele generar mejores resultados.

• Falta de contexto. Es posible que encuentre retroalimentación valiosa en una encuesta anónima, pero ¿tendrá el mismo impacto que conocer la identidad de quien la proporcionó?

Un ejemplo podría ser el siguiente: Usted es un gerente que busca evaluar si el horario actual de tres reuniones de seguimiento semanales con sus empleados está dando buenos resultados. Si usted supervisa a varios empleados con funciones y tareas diferentes, evaluar al grupo en general podría no ser el enfoque más adecuado.

Una encuesta no anónima proporcionará más contexto en las respuestas, lo que podría permitirle identificar, por ejemplo, que los empleados de nivel inicial tienen una perspectiva diferente a la de los empleados senior. Esto, en última instancia, le proporciona datos más precisos para analizar y hará que su encuesta sea más efectiva.