Ejemplos de Kanban

Si acaba de descubrir la técnica Kanban, ¡bienvenido! Si recientemente aprendió qué es Kanban y busca cómo aplicarlo de manera práctica, está leyendo el artículo indicado. Y si ya lleva un tiempo usando Kanban pero le gustaría conocer más formas de sacarle provecho a esta increíble herramienta, aquí encontrará varios ejemplos de Kanban útiles e inspiradores.

Usar Kanban para la gestión personal del conocimiento

Existe muchísima información sobre cómo implementar Kanban en equipos de trabajo. No es para menos, ya que Toyota lo desarrolló originalmente como una herramienta de producción y gestión. Sin embargo, también hay aplicaciones muy efectivas para quienes desean organizarse a nivel individual.

GTD

GTD (Getting Things Done) es una técnica de productividad que le ayuda a transformar todas esas ideas que están en su mente en proyectos concretos. Lo mejor es que GTD se complementa perfectamente con el método Kanban. Un ejemplo de configuración GTD se vería más o menos así:

• Bandeja de entrada
  • Entrenar al perro.
  • Planificar la remodelación de la casa.
  • Aprender a hacer kimchi.
• Proyectos
  • Imprimir tarjetas de presentación.
  • Reorganizar la plantilla de carpetas para nuevos proyectos.
  • Organizar la colecta de fondos.
• Tareas delegadas
  • Esperar la aprobación de los clientes sobre el trabajo de marketing.
• Lista de tareas
  • Terminar los informes TPS.
• Algún día/tal vez
  • Aprender pesca en alta mar.
  • Comprar un bote.
  • Mudarse a la costa.
• Referencia
  • Llevar una lista de alimentos permitidos en la dieta de Tom.
    

Si no conoce el sistema GTD, le recomendamos leer el libro Organízate con Eficacia de David Allen. Pero mientras tanto, vamos a repasar algunos conceptos básicos.

Comience vaciando todas las “cosas” que trae en la mente en la bandeja de entrada. En un tablero Kanban, esto se traduce en crear tarjetas para cada uno de esos elementos.

Después, determine si cada elemento en la columna de “Bandeja de entrada” es accionable. Si lo es, muévalo a la columna de “Proyectos”. Si no, colóquelo en la columna de “Algún día/tal vez” o en “Referencia”, según corresponda.

A continuación, identifique si puede delegar alguno de esos proyectos. Si es así, colóquelos en la columna de “Tareas delegadas”. Si algo toma menos de cinco minutos, hágalo de inmediato o agréguelo a la columna “Tareas para hoy”.

Técnicamente, la columna de “Tareas para hoy” no forma parte del sistema GTD. Sin embargo, es una excelente forma de integrar GTD con su planificación diaria.

En el caso de proyectos que tomen más de cinco minutos y requieran varios pasos, puede crear otro tablero Kanban para organizar cada proyecto individual. Puede establecer columnas que representen diferentes fases del proyecto, o bien utilizar un formato más general con “Por hacer”, “En progreso” y “Finalizadas”. Luego, simplemente cree tarjetas para cada acción necesaria hasta completar el proyecto.

Planificación de metas

Otra excelente forma de usar un tablero Kanban es para establecer metas, como por ejemplo un plan a cinco años. Puede crear columnas para objetivos a corto, mediano y largo plazo. Aquí le mostramos un ejemplo de cómo podría organizarlo:

• Cosas por hacer mañana/hoy
  • Escribir 5,000 palabras de mi autobiografía.
• Proyecto de esta semana
  • Terminar hasta el capítulo 12 de la autobiografía.
• Proyecto de este mes
  • Organizar las fuentes para la autobiografía.
• Proyectos de este trimestre
  • Terminar de escribir la autobiografía.
  • Encontrar una editorial para la autobiografía.
• Metas de este año
  • Terminar tres libros.
  • Mochilear por África.
• Metas a cinco años
  • Convertirme en un escritor reconocido.
    

Por si no queda claro del todo, aquí va una breve explicación. La columna de “Cosas por hacer mañana/hoy” es para tareas en las que está trabajando actualmente. Al final del día, todo lo que no haya terminado pasa al día siguiente. Ahí mismo puede agregar nuevas tareas que necesite hacer al día siguiente.

Una vez a la semana, dedique algo de tiempo para planear la semana que viene. Idealmente, debería tener un gran objetivo o proyecto principal por mes y entre dos y tres proyectos por trimestre.

Cuando llega al nivel de metas anuales o a cinco años, todo se vuelve un poco menos claro. Estas columnas están pensadas más para objetivos generales. ¿Cómo visualiza su futuro?

La idea detrás de este sistema es que pueda ver sus metas a largo plazo de un vistazo, mientras planifica sus acciones actuales, para que pueda mantener todo en perspectiva al mismo tiempo.

Para desarrollo de software

Aunque fue Toyota quien desarrolló la técnica Kanban, fue en la industria del desarrollo de software donde realmente cobró fuerza. Las empresas que crean software descubrieron que es un sistema excelente para gestionar cargas de trabajo, organizar equipos y mantener los proyectos transparentes para todos los involucrados.

Storyboards

Utilizar un storyboard (guion gráfico) puede ayudar a cerrar la brecha entre la visión del cliente y los conocimientos técnicos del desarrollador. Muchas veces puede ser complicado entender exactamente qué quiere el cliente y cómo espera que funcione su aplicación.

Para resolverlo, los desarrolladores suelen pedirle al cliente que describa cómo imagina el uso de la aplicación. Al escuchar esta historia de uso, el equipo puede desglosarla y convertirla en especificaciones técnicas más concretas.

Aquí tiene un ejemplo basado en una aplicación de redes sociales:

• Historias
  • Cuando un usuario toca una publicación, debe ver una descripción completa y una lista de comentarios.
  • La sección de comentarios también debe permitir agregar nuevos comentarios.
• Autenticación
  • Al entrar a la aplicación, el usuario debe ver una página de inicio de sesión.
  • Si aún no tiene cuenta, debe ver la opción para registrarse.
• Lista de publicaciones
  • Una vez que el usuario inicia sesión, debe ver una lista de publicaciones.
  • Las publicaciones deben priorizarse según los temas que le gustan al usuario.
  • La lista de publicaciones debe tener scroll infinito.
• Mensajes
  • Los usuarios deben poder enviar mensajes a cualquiera de su lista de amigos.

A medida que reciba estas historias del cliente, agréguelas a la columna “Historias”. Las demás columnas pueden enfocarse en los distintos componentes técnicos de la aplicación. A medida que el proceso técnico detrás de cada historia se va aclarando, puede mover las tarjetas a la columna correspondiente. Después de eso, puede convertirlas en proyectos o integrarlas a un sprint si está trabajando con metodología Scrum.

Scrum

Scrum es un sistema sencillo que usan muchos desarrolladores de software, y que da resultados excelentes. Su éxito se basa en equipos pequeños, ciclos de trabajo cortos llamados sprints y reuniones diarias conocidas como scrums.

Antes, el desarrollo de software tradicional solía implicar contratos enormes que abarcaban meses o incluso años de trabajo. Estar atado a ese tipo de planificación limita la agilidad e impide que los clientes cambien de opinión sobre lo que necesitan. Además, es imposible prever todo lo que requerirá un proyecto grande. No importa cuánta experiencia tenga el jefe de proyecto: siempre surgirán problemas, necesidades o cambios imprevistos.

Scrum permite que los equipos se mantengan enfocados y ágiles. Dividen el proyecto en porciones pequeñas que se desarrollan en periodos breves, de una semana a un mes. Trabajar así permite que el proyecto evolucione según las nuevas necesidades del cliente, sin necesidad de renegociar todo.

Scrum simplifica tanto el proceso de desarrollo que, en algunos casos, Kanban podría no ser indispensable. Sin embargo, tener una vista general del sprint en progreso puede ser muy útil. Esto podría verse así:

• Planificación
  • Autenticación de la aplicación
  • Función de cerrar sesión
  • Inicio de sesión con correo electrónico
• En progreso
  • Inicio de sesión con Facebook
  • Registro con correo electrónico
• Listo para revisión
  • Sistema de recuperación de contraseña
• Hecho
  • Inicio de sesión con Google
• Obstáculos
  • La base de datos no funciona con las reglas de seguridad activadas
• Revisión
  • Conversión de la interfaz autorizada al producto final
  • Sistema de recuperación de contraseña
    

Puede usar la columna de “Planificación” para guardar notas de la sesión de planificación, así como tareas que aún no se han iniciado. La columna de “Revisión” puede contener observaciones sobre las partes completadas y lo que se mostrará a los inversionistas o partes interesadas al final del sprint.

Las columnas de “En progreso” y “Hecho” son bastante intuitivas. También puede renombrar la columna “Listo para revisión” como “Control de calidad”. Ahí es donde puede verificar si las tareas terminadas cumplen con los estándares de codificación y otros criterios técnicos.

Bonus: ¿Qué herramienta debería usar?

Lo mejor del método Kanban es que no necesita software especializado para implementarlo. Unas simples tarjetas pueden funcionar perfectamente. Incluso puede usar notas adhesivas organizadas en columnas sobre un pizarrón, y tendrá el mismo efecto visual.

Pero para equipos remotos, contar con soluciones digitales que permitan la colaboración a distancia es fundamental. Dos de las herramientas más conocidas para aplicar Kanban son Trello y Asana. Cada una tiene sus ventajas y desventajas, y se adapta mejor según el tipo de empresa o proyecto.

Jotform Boards: una forma más inteligente de gestionar flujos de trabajo Kanban

Jotform Boards es una solución dinámica de gestión de tareas estilo Kanban, diseñada para ayudar a los equipos a mantenerse organizados y ser más productivos. Ya sea que esté gestionando proyectos personales o supervisando flujos de trabajo complejos, Jotform Boards le permite transformar envíos de formularios en tareas accionables con facilidad.

Gracias a su interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, puede mover tareas entre etapas del flujo de trabajo sin complicaciones, lo que mantiene sus proyectos estructurados y en orden. Además, con automatizaciones impulsadas por inteligencia artificial e integraciones de flujo de trabajo, su equipo podrá reducir tareas manuales y enfocarse en ejecutarlas.

La personalización y la colaboración es la esencia de Jotform Boards. Puede adaptar sus tableros agregando niveles de prioridad, etiquetas, fechas de entrega y campos personalizados según sus necesidades específicas. Los miembros del equipo pueden colaborar en tiempo real asignando tareas, dejando comentarios y siguiendo el progreso mediante un registro de actividad.

Gracias a su diseño adaptable a dispositivos móviles y a las plantillas prediseñadas, Jotform Boards garantiza que su equipo pueda gestionar tareas eficientemente desde cualquier lugar. Si está buscando una solución todo en uno que optimice la gestión de tareas y eleve la colaboración, Jotform Boards es la herramienta ideal.