Cómo utilizar los formularios de Google para planificar

Cuando un cliente necesita concertar una cita, en lugar de tener que estar enviando correos interminables para acordar una fecha conveniente para todos, es bastante más sencillo dar a escoger una franja horaria disponible. Una de las formas más sencillas y eficaces de conseguirlo es crear un formulario de Google para concertar una cita.

El uso de formularios de Google para reservar hora proporciona una plataforma centralizada para gestionar todo lo que necesitéis planificar, especialmente si realizas un seguimiento de citas a través de Google Calendar. Es fácil compartir el acceso a los formularios con otras personas, y casi todo el mundo ya tendrá experiencia con la plataforma.

Sigue leyendo si te gustaría obtener mayor información sobre cómo utilizar un formulario de Google para programar citas (junto con una alternativa a los Formularios de Google).

Cómo puede beneficiar el uso de formularios de reservas a su empresa

Cuando cree formularios online para reservar cita, verá ventajas inmediatamente. Entre ellas, estará que al crear el formulario, habrá realizado una plantilla estándar que podrá utilizar independientemente del tipo de servicio que ofrezca.

Una vez esté satisfecho con el formulario creado, dedicará menos tiempo a tener que hacer reservas individuales, lo que le será útil para aprovechar su tiempo en las tareas importantes. Una vez lo utilicéis con frecuencia, podrá optimizar sus formularios y mejorar los procesos, testeando nuevas estrategias y garantizando una interacción fluida con sus clientes.

Si, por ejemplo, tiene varios negocios o filiales bajo una misma empresa, un formulario bien elaborado puede garantizar que las reserva de citas tenga coherencia entre los clientes y los negocios. En resumen, los formularios para concertar citas pueden ser la pieza clave para que las convocatorias de su empresa se desarrollen sin problemas y a tiempo.

Cómo utilizar Google Forms para crear una hoja de inscripción por franjas horarias

Hay algunos pasos que debes seguir para empezar a utilizar un formulario de Google para la programación de eventos o reservas, incluyendo el uso de algunos complementos. Tendrás que descargar archivos a tu ordenador, así que asegúrate de que tienes acceso para hacerlo antes de continuar.

1. Crear un formulario Google

Para empezar, dirígete al sitio web de Google Forms y crea un nuevo formulario desde cero. A continuación, añade los campos necesarios. Quizá quieras añadir una opción de múltiples respuestas que permita a los usuarios seleccionar el tipo de servicio que necesitan, y campos de respuesta corta que les permitan introducir su información de contacto.

2. Configurar los campos de los horarios

A continuación, configure una pregunta de opción múltiple o desplegable con todas las opciones de franjas horarias para que sus clientes puedan elegir, en función de lo que ofrezca su organización.
Incluso puedes empezar el formulario pidiendo primero que los encuestados elijan el día de la semana en el que quieren reunirse y luego, mediante lógica condicional, ofrecerles franjas horarias específicas entre las que elegir en función del día.

3. Eliminar opciones de franjas horarias que ya no están disponibles

Si quieres bloquear franjas horarias que los clientes ya han seleccionado, puedes descargar un complemento para Google Forms llamado Choice Eliminator para evitar la doble reserva de citas.

Este complemento está disponible en Google Workspace Marketplace. Una vez que lo hayas instalado, intégralo en tu formulario mediante el icono de la pieza de puzzle situado en la parte superior del formulario para así completar el proceso de configuración del formulario de Google.

Cómo utilizar Jotform para planificar

Aunque Google Forms es sencillo y eficaz para planificar, tiene sus inconvenientes. La interfaz es bastante básica e informal, por lo que suele ser más adecuada para proyectos de clase y sondeos o encuestas internas.

El creador de formularios en línea de Jotform, por otro lado, te da la posibilidad de personalizar tu formulario de programación tanto como queráis, a la vez que facilitar el establecimiento de parámetros para las franjas horarias de las citas. Simplemente, seleccione el elemento de formulario Cita al crear su formulario de planificación con Jotform para añadir un calendario que muestre las horas disponibles para cada día. Puede establecer condiciones como la duración de las franjas horarias de las citas y las que están excluidas por vacaciones.

El elemento Cita automáticamente muestra únicamente las franjas horarias disponibles, y cada respuesta se almacena en la plataforma Jotform. Incluso puede cobrar el pago a través del mismo formulario con las integraciones de procesador de pagos de Jotform.

Si desea que sus citas se transfieran directamente a su Google Calendar, también existe una integración para ello. La integración con Google Calendar de Jotform crea automáticamente un nuevo evento en su calendario por cada formulario completado que envíen sus clientes.

Ya sea con Jotform, Google u otro servicio, la planificación con formularios en línea automatiza una de las partes que más tiempo consumen en la gestión de un negocio. Ya no tendrás que preocuparte de perder una cita, de reservar a demasiados clientes a la vez o de perderte entre correos electrónicos para las citas una vez que tengas el formulario que necesitas.