Cómo usar tableros Kanban

Como muchas cosas en nuestra vida, cuando el trabajo no está a la vista, también suele salir de nuestra mente. Por eso las empresas usan herramientas visuales que les ayuden a organizar flujos de trabajo y coordinar a sus equipos y departamentos.

Entre todas esas herramientas, una de las más duraderas y efectivas es Kanban. La versión más temprana nació en Toyota, en los años 50, como un sistema de tarjetas informativas que se adherían a piezas dentro del proceso de manufactura. Con el tiempo, evolucionó hasta convertirse en lo que hoy conocemos como tablero Kanban, utilizado actualmente en una gran variedad de industrias.

Hoy en día, muchas empresas prefieren soluciones digitales que aprovechan al máximo los beneficios de Kanban, pero con la ventaja de ser móviles y accesibles desde cualquier lugar. Gracias a estas herramientas, resulta mucho más sencillo entender cómo funciona Kanban y usarlo para aumentar la eficiencia y productividad de los equipos.

Características de un tablero Kanban

Los tableros Kanban digitales reflejan fielmente a sus versiones físicas, comenzando, por supuesto, con el tablero en sí. Un tablero Kanban organiza proyectos de una forma tan visual que cualquiera puede entenderlo de un vistazo, lo que motiva a los empleados a asumir responsabilidades de manera proactiva.

Estas son algunas de las características principales que distinguen a los tableros Kanban.

Columnas

Las columnas representan cada etapa de un flujo de trabajo o un mapa de flujo de valor. Las etapas básicas que suelen encontrarse en un tablero Kanban tradicional son “por hacer”, “en progreso” y “finalizadas”. Sin embargo, puede añadir tantas columnas como necesite para adaptarse a su proceso específico, como por ejemplo “en revisión del gerente”, “publicado” o “implementado”.

Tarjetas

Cada tarjeta dentro de un tablero Kanban representa una tarea o elemento de trabajo, y se desplaza horizontalmente por las distintas etapas del tablero. Una vez que entiende cómo funcionan los tableros Kanban, usted y su equipo pueden ser creativos en la manera de utilizar las tarjetas.

Por ejemplo, Toyota aún usa tarjetas físicas Kanban que se adhieren a las piezas automotrices para compartir información detallada sobre cada una. Por otro lado, los desarrolladores de software usan tarjetas para representar nuevas funcionalidades, escribiendo detalles importantes directamente en cada una. La ventaja de un tablero Kanban digital es que los miembros del equipo pueden incluir tanta información como necesiten en cada tarjeta.

Ya sea que use tableros físicos o digitales, puede asignar colores específicos a las tarjetas para que el tablero sea visualmente más atractivo, práctico y fácil de leer.

Carriles (swimlanes)

Si alguna vez ha visto una competencia de natación, sabe que cada nadador avanza en su propio carril. En un tablero Kanban, los swimlanes son carriles horizontales que se usan para separar tareas, elementos de trabajo, equipos o actividades relacionadas.

También puede organizar los swimlanes por proyecto. Por ejemplo, un equipo de redes sociales podría tener un carril exclusivo para un proyecto a largo plazo y otros para las tareas rutinarias del día a día. Otra empresa podría usar distintos colores en los carriles para diferenciar fácilmente entre los equipos de desarrollo, marketing y ventas.

Límites de trabajo en progreso (WIP)

No es posible trabajar en todo al mismo tiempo. Kanban refleja esta realidad con los límites de trabajo en progreso, también conocidos como límites de WIP (work in progress). Estos límites definen cuántas tareas pueden estar en cada etapa del tablero al mismo tiempo.

Implementar límites de WIP evita la sobrecarga de trabajo y permite que los equipos dediquen su tiempo y recursos a unos pocos proyectos a la vez, resultando en un trabajo de mayor calidad.

Cómo usar un tablero Kanban en Jotform Boards

Jotform Boards ayuda a optimizar los flujos de trabajo y a organizar tareas de manera más eficiente. Los usuarios pueden integrar directamente las respuestas de formularios en el tablero, convirtiendo automáticamente cada envío en una tarea accionable. Esto permite gestionar todo el proceso, desde la recopilación de datos hasta la ejecución de tareas, dentro de la misma plataforma de Jotform. Con la vista tipo Kanban, los usuarios pueden dar seguimiento visual a sus tareas, priorizarlas, añadir descripciones y adjuntar archivos para enriquecer cada tarjeta.

Jotform Boards también ofrece herramientas de colaboración que fortalecen el trabajo en equipo. Es posible compartir tableros con otros miembros, asignar tareas específicas y mejorar la comunicación interna mediante comentarios. Además, el registro de actividad permite rastrear cualquier modificación realizada en las tareas. Mover tareas entre categorías es tan fácil como arrastrar y soltar, lo cual facilita monitorear el avance del flujo de trabajo. Al abrir los detalles de una tarea, se pueden consultar directamente las respuestas relacionadas del formulario, y también actualizar el estado de prioridad, fechas de vencimiento o asignaciones de equipo.

Gracias a sus opciones de personalización flexible, Jotform Boards puede adaptarse a los flujos de trabajo específicos de cada empresa. Los usuarios pueden crear tableros desde cero, utilizar plantillas existentes o generar tableros directamente vinculados a formularios. Al mapear los campos del formulario con las propiedades de la tarea, es posible mostrar información relevante directamente en las tarjetas. Además, se pueden importar envíos anteriores para añadir solicitudes o registros existentes como tareas dentro del tablero. Jotform Boards permite a los equipos trabajar de forma más organizada, eficiente y conectada, agilizando los procesos sin complicaciones.

Tener éxito con Kanban

Aprender cómo funciona Kanban y aplicar tableros de este tipo puede ayudarlo a fomentar la unidad dentro de su empresa. Es un método probado que permite mantener a todos alineados con los objetivos del equipo y motiva a los colaboradores a mantenerse enfocados en sus tareas. Kanban impulsa los procesos que hacen que su empresa funcione, permitiéndole concentrarse en alcanzar resultados concretos, mientras reduce costos y ahorra tiempo en el camino.

Lo mejor de todo es que los tableros Kanban pueden convertirse en una base sólida para una cultura organizacional saludable y equilibrada, algo esencial no solo para sus empleados actuales, sino también para los futuros empleados.

Foto de Olia Danilevich