7 alternativas a Microsoft Lists
En julio del 2020, Microsoft lanzó un nuevo producto llamado Lists, proclamado como la alternativa a herramientas digitales como Asana y Airtable, las cuales ayudan a los usuarios a llevar registro de su información y organizar su trabajo. Como parte de Microsoft 365, Lists se integra fácilmente con otras herramientas populares como Outlook y Teams, brindando una alternativa fácil de usar y sin códigos a las hojas de cálculo para la gestión de base de datos.
La hoja de cálculo tradicional está diseñada para ser una herramienta netamente de datos numéricos — todo gira en torno a sacar cuentas y procesar cálculos. Pero las hojas de cálculo no funcionan tan bien con tareas como gestionar flujos de trabajo, simplificar la colaboración y automatizar procesos complejos. Es por eso que en la última década, compañías innovadoras se han movido en esa dirección y han creado hojas de cálculo-base de datos híbridas fáciles de usar.
Estas nuevas plataformas ofrecen un formato parecido — similar al de una hoja de cálculo, pero con numerosas funciones de base de datos y una interfaz de usuario mejorada. Por ejemplo, en plataformas híbridas, las celdas están categorizadas en tipos (tales como casillas de verificación, número telefónico y listas desplegables), codificación por color y archivos adjuntos de referencia, como imágenes. Tienen incluso sólidas herramientas de colaboración que no están disponibles en las hojas de cálculo tradicionales.
Todas las principales alternativas a Microsoft Lists ofrecen funciones similares, como visualizaciones personalizadas, capacidad de asignar y monitorear tareas y colaboración eficiente. A pesar de que Microsoft se enfoca en la fácil integración de Lists con otros productos de Microsoft 365, todos estos competidores tienen un sólido API y se integran con servicios populares de Microsoft y otras herramientas similares.
Siga leyendo para conocer más sobre las similitudes y características de estas siete alternativas a Microsoft Lists.
1. Jotform Tablas
Tip-Pro
Recolecte y gestione tareas en un sólo espacio de trabajo todo en uno con Jotform Tablas — y disfrute de una forma más fácil de colaborar en línea con su equipo.
La alternativa más reciente es Jotform Tablas, la cual transforma la hoja de cálculo-base de datos híbrida en un espacio de trabajo todo en uno. Los datos que recopila a través de sus formularios en línea llena las tablas y las puede visualizar como hojas de cálculo, calendarios, reportes y más. Con Jotform Tablas, puede incluso acceder a carga de archivos, como videos y fotos.
Las potentes funciones de búsqueda y de filtrado, así como acceso personalizado y configuración de uso compartido, le permiten organizar y gestionar sus datos y colaborar con otros. Puede configurar sus tablas para que realicen cálculos matemáticos complejos y conectar una tabla con otra o con un formulario.
Con más de 250 plantillas gratuitas disponibles, Jotform Tablas es perfecto para gestión de proyectos, contrataciones, gestión de inventario, registro de problemas de TI, presupuestos y más.
2. Airtable
Airtable fue la primera compañía en crear una solución de hojas de cálculo-base de datos híbrida que ganó popularidad rápidamente. Fundada en el 2012, Airtable ofrece un sistema híbrido de base de datos y hojas de cálculo para gestión de proyectos y colaboración.
Se centra en el concepto de una hoja de cálculo-base de datos pero también cuenta con otras opciones de gestión de flujos de trabajo, como vistas Kanban. Adicionalmente, Airtable tiene funciones de cobranza, presupuesto y gestión de recursos, las cuales facilitan a las empresas el trabajo con los clientes y para los equipos de proyectos, la operación dentro de organizaciones más grandes.
3. Google Tables
De todas las alternativas, Google Tables es la más similar a Lists. Así como Lists, Google Tables es una nueva solución de hojas de cálculo-base de datos híbrida — lanzada al mercado en septiembre del 2020. Como parte del Área 120 de Google, su mayor ventaja es su perfecta integración con el resto de plataformas populares de la compañía, como Gmail, Google Sheets, Forms, Contactos y Calendario. También incluye las populares funciones ofrecidas por sus competidores.
4. Asana
Asada fue creada más como una herramienta de gestión del flujo de trabajo que como una hoja de cálculo-base de datos híbrida, sin embargo, ofrece muchas de las mismas funciones. Organiza todo desde tareas básicas hasta los objetivos generales de la compañía para que todos los miembros del equipo puedan entender sus responsabilidades y prioridades.
Asana cuenta con varias formas para visualizar los flujos de trabajo (llamadas vistas) que incluyen listas, tableros Kanban, gráficos Gantt y calendarios. Los usuarios pueden organizar las tareas en proyectos más grandes y una función de arrastrar y soltar les permite mover y adaptar acciones fácilmente.
La principal desventaja de Asana es la falta de funciones de gestión financiera, como presupuesto, facturación y cobranza. Adicionalmente, no cuenta con amplias funciones de reporte, convirtiéndose en una mejor opción para equipos pequeños con proyectos internos que para compañías más grandes o la interfaz del cliente.
5. monday.com
monday.com ofrece características similares a Asana con visualizaciones y flujos ligeramente distintos. En monday.com se les llama elementos a las tareas, los cuales los usuarios pueden visualizar todo el tiempo con una pequeña barra de progreso para cada uno. Adicionalmente, los usuarios pueden ampliar o reducir elementos en la vista de cronograma (gráfico de Gantt) o arrastrar y soltar en una vista Kanban. Ellos pueden escoger qué tipo de visualización prefieren ver, una herramienta útil para los administradores, ya que les permite llevar un registro de todo en un solo lugar.
6. ClickUp
La interfaz de ClickUp es un poco distinta de las otras plataformas, ya que se enfoca en metas y objetivos. Los objetivos son el resultado final deseado y las metas trazan el camino para llegar allí, incluyendo los avances de los equipos y los objetivos individuales que se mueven hacia el objetivo general. Los líderes de equipo también pueden fijar objetivos, una función que les permite a los usuarios agrupar las tareas.
La intención de ClickUp es ser una plataforma todo en uno, ofreciendo funciones que van más allá de una hoja de cálculo/base de datos híbrida, como listas de tareas, tomar notas, gestión de proyectos, hojas de cálculo, calendarios, recordatorios, monitoreo de metas y tiempos y capturas de pantalla y grabación de video. Si bien ClickUp ofrece una variedad de funciones, no es tan fácil de usar como otras alternativas.
7. Zoho Project
Zoho Project incluye todas las funciones principales de las otras plataformas, con un fuerte enfoque en comunicación y colaboración. La plataforma incluye tableros de mensajes interactivos, flujos de notificaciones, salas de chat en donde los empleados pueden conversar sobre sus proyectos y la función de Páginas, la cual habilita a los usuarios a crear una Intranet.
Más que una hoja de cálculo
Las principales hojas de cálculo/base de datos híbridas ofrecen herramientas sólidas, sencillas y que facilitan ser más productivo y eficiente. Con múltiples opciones en precios, incluyendo algunas versiones gratuitas (como Jotform), no hay razón para no empezar hoy mismo con una de estas plataformas que potencian su productividad.
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