¿Alguna vez ha visto Bar Rescue? Cada episodio trata sobre un bar que fue el lugar más popular de la ciudad, pero que ahora está en declive y no puede entender por qué hasta que la estrella del programa, Jon Taffer, examina detenidamente sus prácticas estándar. Podría decir que Taffer realiza un análisis de flujo de trabajo, lo cual inevitablemente salva el negocio.
Cualquier negocio puede beneficiarse de un análisis de flujo de trabajo, que identifica formas de agilizar y mejorar los procedimientos y procesos diarios del negocio.
Un análisis de flujo de trabajo exhaustivo podría revelar dónde podría automatizar tareas repetitivas, eliminar pasos innecesarios en su flujo de trabajo actual o reasignar tareas a diferentes empleados. Como resultado, puede corregir las ineficiencias, brechas y cuellos de botella que impiden el flujo fluido del negocio.
Una vez que ha realizado el análisis, es hora de aplicar lo que aprendió para hacer que sus flujos de trabajo sean más eficientes. Esto se conoce como optimización del flujo de trabajo, cuyo objetivo es crear un entorno operativo fluido donde las tareas se completen sin demoras evitables.
El éxito en la optimización del flujo de trabajo significa que puede cumplir con las demandas de las partes interesadas internas y los clientes sin repetir tareas o posponer fechas límite debido a tiempos de demora significativos.
Para mejorar sus propios flujos de trabajo, considere estos cinco consejos para optimizar el flujo de trabajo.
5 consejos para optimizar el flujo de trabajo
- Establezca objetivos para sus flujos de trabajo
- Considere usar software de gestión de flujos de trabajo
- Use la automatización donde sea posible
- Cree procesos estandarizados
- Documente sus flujos de trabajo optimizados
Establezca objetivos para sus flujos de trabajo
Antes de poder optimizar sus flujos de trabajo, necesita saber cómo desea que se desempeñen y qué objetivos deben alcanzar. Después de analizar sus flujos de trabajo, puede establecer objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un plazo definido) para avanzar en su negocio.
Por ejemplo, podría descubrir que toma un promedio de 30 días para que los empleados sean reembolsados por gastos. Su objetivo SMART para un flujo de trabajo de aprobación de reembolsos de gastos podría ser que todos los reembolsos de gastos sean aprobados y procesados dentro de los 14 días, comenzando el próximo mes cuando implemente su flujo de trabajo optimizado.
Considere usar software de gestión de flujos de trabajo
Su análisis de flujo de trabajo probablemente descubrirá tareas que pueden automatizarse y determinará dónde dentro de sus procesos actuales las tareas se pasan por alto. Por ejemplo, su proceso de reembolso de gastos de empleados podría requerir que un gerente envíe por correo electrónico un informe de gastos aprobado al departamento de nómina, donde se pierde en su bandeja de entrada.
El software de gestión de flujos de trabajo podría enviar recordatorios a la persona responsable de ingresar los gastos en el sistema de nómina y sumar el monto al cheque de pago del empleado.
Use la automatización donde sea posible
Cuando está analizando muchos procesos comerciales repetitivos, como los reembolsos de gastos de empleados, encontrará áreas donde la automatización puede ayudar. Por ejemplo, podría aprobar automáticamente ciertos gastos recurrentes de empleados, como las facturas mensuales de teléfono móvil, si no superan un monto límite establecido.
La automatización puede hacer una gran diferencia en muchos otros flujos de trabajo, como cuando está creando contratos y enviando facturas. Este tipo de automatización puede crear documentos para usted y enviarlos con mínima intervención manual, así como enviar recordatorios a las partes para firmar el contrato o realizar un pago, respectivamente.
Un objetivo importante de la optimización de flujos de trabajo es reducir el tiempo que se tarda en completar tareas recurrentes. Con la automatización, el software realiza las tareas tediosas, permitiendo que sus empleados se dediquen al trabajo que solo los humanos pueden realizar.
Cree procesos estandarizados
La optimización del flujo de trabajo es una excelente manera de estandarizar los procesos que está considerando incorporar a su flujo de trabajo. Esto le permite examinar cómo deberían funcionar las cosas, de modo que, desde el principio, tendrá controles en su lugar para mantener todo en movimiento.
Su proceso de reembolso de gastos podría seguir siendo informal, es decir, un gerente aprueba el informe de gastos de un empleado, y alguien en contabilidad les emite un cheque.
Esta es una gran oportunidad para crear un informe de gastos estandarizado para los empleados y designar a la persona a quien el gerente del empleado necesita enviar el informe de gastos aprobado. Esto asegura que la persona correcta reciba el informe y pueda procesarlo de inmediato.
Documente sus flujos de trabajo optimizados
Una vez que haya terminado la optimización del flujo de trabajo, querrá documentar minuciosamente sus flujos de trabajo. Esto le proporcionará un buen punto de partida para futuros análisis de flujo de trabajo. La documentación actualizará a los empleados actuales sobre los flujos de trabajo y proporcionará una base lógica para capacitar a nuevos empleados.
Siempre habrá espacio para optimizar los flujos de trabajo a medida que su negocio crezca, los procesos cambien y la tecnología evolucione. Al prestar atención a sus flujos de trabajo, constantemente encontrará nuevas formas de liberar su tiempo para enfocarse en iniciativas estratégicas en lugar de en procesos que se pueden automatizar en gran medida. El análisis y la optimización de flujos de trabajo regulares le permitirán mantener su negocio prosperando, sin tener que llamar a Jon Taffer para que le indique qué hacer.
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