Arbeitsfreistellungserklärungen

Employment release forms are essential legal documents used by employers and employees to formally acknowledge the release of certain rights, claims, or obligations related to employment. These forms are commonly utilized during employee offboarding, such as resignations, terminations, or layoffs, to confirm that both parties agree to the terms of separation and that the employee waives any future claims against the employer. Employment release forms can also be used for specific scenarios like releasing confidential information, authorizing background checks, or granting permission for reference checks. Their primary purpose is to protect both the employer and the employee by clearly outlining the terms of release and ensuring mutual understanding.

With Jotform, creating and managing employment release forms becomes a seamless, efficient process. Jotform’s no-code Form Builder allows HR professionals, managers, and business owners to quickly customize release forms to fit their organization’s needs. Users can drag and drop fields, add digital signature widgets, and set up conditional logic to ensure all necessary information is collected. Submissions are securely stored and easily accessible, streamlining the documentation process and reducing administrative burden. By leveraging Jotform’s integrations and automation features, organizations can ensure compliance, maintain accurate records, and provide a smooth experience for departing employees.

Anwendungsfälle von Arbeitsfreistellungserklärungen

Arbeitsfreistellungserklärungen erfüllen eine Vielzahl von Funktionen am Arbeitsplatz und decken unterschiedliche Szenarien und Anforderungen ab. Nachfolgend wird erläutert, wie sie verwendet werden können, für wen sie von Nutzen sind und wie sich ihr Inhalt unterscheiden kann:

1. Mögliche Anwendungsfälle:

• Austritt von Mitarbeitern: Wird bei Kündigungen, Entlassungen oder Beendigungen verwendet, um die Freigabe von Ansprüchen zu bestätigen und die endgültigen Bedingungen darzulegen.
• Referenzgenehmigung: Ermöglicht es ehemaligen Mitarbeitern, die Erlaubnis für Referenzprüfungen durch zukünftige Arbeitgeber zu erteilen.
• Einverständniserklärung für Background-Check: Wird während des Einstellungsprozesses verwendet, um die Zustimmung für Background- oder Bonitätsprüfungen einzuholen.
• Vertraulichkeitsfreigabe: Erlaubt die Weitergabe bestimmter vertraulicher Informationen unter festgelegten Bedingungen.
• Vergleichsvereinbarungen: Werden verwendet, um die Beilegung von Arbeitsplatzstreitigkeiten oder -ansprüchen zu formalisieren.

2. Lösungsansätze:

• Reduziert rechtliche Risiken durch die Dokumentation gegenseitiger Vereinbarungen.
• Gewährleistet die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien.
• Klärt die Erwartungen und Rechte für beide Parteien.
• Optimiert HR-Prozesse und Dokumentenverwaltung.

3. Mögliche Anwender und Nutzer:

• HR Manager und Abteilungen
• Geschäftsinhaber und Führungskräfte
• Legal Teams
• Mitarbeiter (aktuelle oder ehemalige)
• Externe Background-Check-Agenturen

4. Unterschiede in der Erstellung:

• Mitarbeiterauflösung: Kann Felder für die letzte Gehaltszahlung, Leistungen und den Trennungsgrund erfordern.
• Referenzfreigabe: Konzentriert sich auf Kontaktdaten und spezifische Berechtigungen.
• Background-Check Einverständniserklärung: Enthält Felder für die Identifikation und Einverständniserklärung.
• Geheimhaltungsentbindung: Beschreibt den Umfang und den Rahmen der Informationsfreigabe.
• Vergleichsvereinbarungen: Können detaillierte Beschreibungen des Streitfalls und der Vergleichsbedingungen erfordern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Arbeitsfreistellungserklärungen vielseitige Tools sind, die auf verschiedene HR-Szenarien zugeschnitten werden können, wobei Inhalt und Struktur an den jeweiligen Use Case angepasst werden können.

So erstellen Sie eine Arbeitsfreistellungserklärung

Mit Jotform ist die Erstellung einer Arbeitsfreistellungserklärung einfach und unkompliziert. So stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen erfassen und gleichzeitig die Compliance-Vorgaben einhalten und Professionalität wahren. Ganz gleich, ob Sie eine einfache Trennungsvereinbarung oder eine komplexere Freistellungserklärung für Background-Checks oder Vergleichsvereinbarungen benötigen – mit der intuitiven Plattform von Jotform können Sie Ihre Formulare ganz einfach gestalten, anpassen und verwalten.

Um ein Arbeitsfreistellungsformular zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Starten Sie Ihr Formular:

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.
• Wählen Sie „Formular“ und entscheiden Sie, ob Sie ganz neu beginnen oder eine der Vorlagen für Arbeitsfreistellungserklärungen von Jotform verwenden möchten.

2. Wählen Sie das entsprechende Layout:

• Für ein umfassendes Freistellungsformular ist das klassische Formularlayout (alle Fragen auf einer Seite) oft ideal.
• Für schrittweise Einwilligungen oder mehrteilige Freistellungen empfiehlt sich das Kartenlayout (eine Frage pro Seite).

3. Wesentliche Formularelemente hinzufügen:

• Verwenden Sie das Menü „Element hinzufügen“, um Felder per Drag & Drop hinzuzufügen, wie z. B.:
• Name und Kontaktinformationen des Mitarbeiters
• Arbeitgeber-/Organisationsdetails
• Freistellungsdatum
• Grund für die Freistellung (z. B. Kündigung, Entlassung, Background-Check)
• Ausführlicher Haftungsausschlusstext
• Checkbox für Einverständniserklärung
• Digitales Unterschriftenfeld für beide Parteien
• Zusätzliche Felder für Endabrechnung, Leistungen oder Abfindungskonditionen (falls zutreffend)

4. Anpassen für Ihren Anwendungsfall:

• Für Aufhebungsverträge fügen Sie Felder für die endgültige Vergütung, die Fortführung der Sozialleistungen und die Rückgabe von Firmeneigentum ein.
• Für Referenz- oder Background-Check-Freigaben spezifische Autorisierungsformulierungen und Kontaktdaten für Dritte hinzufügen.
• Legen Sie bei Geheimhaltungsentbindungen klar fest, welche Informationen unter welchen Bedingungen freigegeben werden.

5. Design und Branding:

• Klicken Sie auf das Symbol Farbroller, um den Formulardesigner aufzurufen.
• Passen Sie Farben und Schriftarten an und fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu, damit das Formular zu Ihrer Markenidentität passt.

6. Benachrichtigungen und Workflow einrichten:

• Konfigurieren Sie im Einstellungsmenü E-Mail-Benachrichtigungen, um HR- oder Rechtsteams bei Formulareinreichungen zu informieren.
• Richten Sie automatische Antwort-E-Mails ein, um dem Mitarbeiter eine Kopie der unterzeichneten Freigabe zuzusenden.

7. Veröffentlichen und teilen:

• Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um den Formularlink zu kopieren oder ihn im Intranet oder HR-Portal Ihres Unternehmens einzubetten.
• Teilen Sie das Formular direkt mit Mitarbeitern per E-Mail oder sicherer Nachricht.

8. Testen und Verwalten von Antworten:

• Verwenden Sie die Vorschaufunktion, um das Formular zu testen und sicherzustellen, dass alle Felder korrekt funktionieren.
• Überwachen Sie Antworten in Jotform Tabellen, wo Sie Datensätze nach Bedarf organisieren, durchsuchen und exportieren können.

Mithilfe dieser Schritte können Sie maßgeschneiderte Arbeitsfreistellungserklärungen erstellen, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, HR-Prozesse optimieren und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beitragen.