استمارة عامة لطلب المنتجات

نماذج أوامر الشراء هي مستندات عمل أساسية تستخدم لطلب السلع أو الخدمات رسميًا من المورد. وهي بمثابة اتفاقية مكتوبة بين المشتري والبائع، توضح العناصر والكميات والأسعار وشروط الشراء. تساعد هذه النماذج المؤسسات في إدارة عمليات الشراء، وتتبع الطلبات، والحفاظ على سجلات دقيقة لأغراض المحاسبة والمخزون. تُستخدم نماذج أوامر الشراء على نطاق واسع من قبل الشركات بمختلف أحجامها، والمؤسسات التعليمية، والمنظمات غير الربحية، والجهات الحكومية لتبسيط عمليات الشراء، ومنع الإنفاق غير المصرح به، وضمان التواصل الواضح مع الموردين.

مع Jotform، يصبح إنشاء وإدارة نماذج أوامر الشراء أمرًا سهلًا وقابلًا للتخصيص بدرجة كبيرة. يتيح مُنشئ النماذج بدون برمجة من Jotform للمستخدمين تصميم نماذج أوامر شراء احترافية تلبي احتياجاتهم الخاصة، سواء لطلبات داخلية أو أوامر موردين أو طلبات توريد متكررة. يمكن للمستخدمين بسهولة إضافة قوائم المنتجات، دمج بوابات الدفع، إعداد سير الموافقات، وأتوماتيكية الإشعارات. يتم تخزين جميع الإرسالات بأمان وتنظيمها في Jotform Tables، مما يسهل تتبع الطلبات، إدارة الميزانيات، والتعاون مع أعضاء الفريق. من خلال الاستفادة من ميزات Jotform القوية، يمكن للمؤسسات تحسين عملية الشراء وتقليل الأعمال الورقية اليدوية.

حالات استخدام نماذج أوامر الشراء

يمكن تكييف نماذج أوامر الشراء مع مجموعة متنوعة من سيناريوهات العمل، حيث أن لكل منها متطلباته وفوائده الخاصة. إليك كيف تلبي هذه النماذج الاحتياجات المختلفة وكيف قد يختلف هيكلها:

1. حالات الاستخدام الممكنة:

• طلبات الشراء الداخلية: يقدّم الموظفون طلبات للحصول على مستلزمات مكتبية أو معدات أو خدمات، ثم تتم مراجعتها والموافقة عليها من قبل الإدارة.
• طلبات الموردين: تقدم الشركات طلبات رسمية للموردين الخارجيين للحصول على المخزون أو المواد الخام أو المنتجات المخصصة لإعادة البيع.
• المشتريات المتكررة: تقوم المؤسسات بأتمتة الطلبات الدورية للمواد الاستهلاكية أو خدمات الصيانة.
• المشتريات المعتمدة على المشاريع: تطلب الفرق مواد أو خدمات مخصصة لمشروع معين، مع ضمان تتبع الميزانية والمساءلة.
• المنح للمنظمات غير الربحية أو التعليمية: تقوم المدارس أو المنظمات غير الربحية بتوثيق المشتريات الممولة من المنح لضمان الامتثال والتقارير.

2. نقاط حل المشكلات:

• يمنع المشتريات غير المصرح بها أو المكررة.
• يضمن وضوحًا في تفاصيل الطلب.
• يسهل تتبع الميزانية وسير عمل الموافقات.
• يوفر سجل تدقيق لإدارة الشؤون المالية والمخزون.

3. المالكون والمستخدمون المحتملون:

• مديرو المشتريات، فرق المالية، رؤساء الأقسام، مديرو المشاريع، إداريو المدارس، ومنسقو المنظمات غير الربحية.

4. الاختلافات في طرق الإنشاء:

• الطلبات الداخلية: قد تشمل حقول لاسم الموظف، والقسم، والأسباب، وموافقة المشرف.
• طلبات الموردين: التركيز على تفاصيل المورد، وقوائم المنتجات بالتفصيل، ومعلومات الشحن، وشروط الدفع.
• الطلبات المتكررة: تضمين خيارات الجدولة وإعدادات تكرار الطلب.
• النماذج المعتمدة على المشاريع: إضافة أكواد المشاريع، وتخصيص الميزانيات، وتتبع المراحل.

في الختام، يمكن تخصيص نماذج أوامر الشراء لتناسب مجموعة واسعة من سيناريوهات الشراء، مع تعديل المحتوى والحقول لتلبية الاحتياجات الخاصة بكل حالة استخدام.

كيفية إنشاء نموذج أمر شراء

إنشاء نموذج أمر شراء باستخدام Jotform هو عملية مباشرة يمكن تخصيصها لأي سيناريو مشتريات، من طلبات اللوازم المكتبية البسيطة إلى أوامر الموردين المعقدة. إليك دليلًا خطوة بخطوة لإنشاء نموذج فعال باستخدام أدوات Jotform السهلة الاستخدام:

1. ابدأ النموذج الخاص بك:

• تسجيل الدخول إلى حسابك في Jotform وانقر على "إنشاء" في صفحة مساحة العمل الخاصة بك.
• اختر "نموذج" وقرر ما إذا كنت ستبدأ من الصفر أو تستخدم أحد قوالب نماذج أوامر الشراء من Jotform.
• اختر التنسيق المفضل لديك: التنسيق الكلاسيكي (جميع الأسئلة في صفحة واحدة) أو تنسيق البطاقات (سؤال واحد في كل صفحة).

2. إضافة الحقول الأساسية:

• انقر على قائمة ”إضافة عنصر“ لسحب وإسقاط حقول مثل:
• اسم مقدم الطلب ومعلومات الاتصال به
• رمز القسم أو المشروع
• تفاصيل المورد \ البائع
• قائمة مفصلة بالمنتجات أو الخدمات (تتضمن الكمية، الوصف، سعر الوحدة، والإجمالي)
• عنوان التسليم وتاريخ التسليم المفضل
• طريقة أو شروط الدفع
• توقيع الموافقة أو خانة التحقق

3. التخصيص لحالة الاستخدام الخاصة بك:

• بالنسبة للطلبات الداخلية، أضف حقولًا لموافقة المشرف والمبررات.
• بالنسبة لأوامر الموردين، قم بتضمين حقول معلومات الاتصال الخاصة بالمورد وتعليمات الشحن.
• بالنسبة للطلبات المتكررة، أضف خيارات الجدولة أو محددات التكرار.
• بالنسبة للنماذج المتعلقة بالمشاريع، قم بتضمين رموز المشاريع وحقول تخصيص الميزانية.

4.تعزيز الوظائف:

• دمج مع بوابات الدفع إذا كنت بحاجة إلى معالجة المدفوعات مباشرة.
• استخدم المنطق الشرطي لعرض أو إخفاء الحقول بناءً على إجابات المستخدمين (مثل عرض حقول الميزانية فقط للطلبات المرتبطة بالمشاريع).
• أضف عناصر واجهة مستخدم لتحميل الملفات (مثل إرفاق عروض الأسعار أو الفواتير) أو التوقيعات الإلكترونية للموافقات.

5. التصميم والعلامة التجارية:

• انقر على أيقونة بكرة الطلاء لفتح مصمم النماذج.
• خصص الألوان والخطوط وأضف شعار مؤسستك ليتماشى مع هوية علامتك التجارية.

6.إعداد الإشعارات والموافقات:

• في قائمة الإعدادات، قم بتكوين إشعارات البريد الإلكتروني لتنبيه فرق الشراء أو المشرفين عند تقديم نماذج جديدة.
• قم بإعداد رسائل بريد إلكتروني للرد التلقائي لتأكيد الاستلام لطالب الخدمة.
• استخدم ميزات سير الموافقة في Jotform لتوجيه النماذج للموافقة على عدة مستويات إذا لزم الأمر.

7. النشر والمشاركة:

• انقر على "نشر" لنسخ رابط النموذج أو تضمينه في الإنترانت أو الموقع الإلكتروني الخاص بك.
• مشاركة النموذج مع الموظفين أو الموردين أو فرق المشاريع حسب الحاجة.

8.إدارة وتتبع الإرسالات:

• يتم تخزين جميع الردود تلقائيًا في Jotform Tables، حيث يمكنك تصفيتها، والبحث فيها، وتصدير البيانات لأغراض التقارير أو التكامل مع أدوات الأعمال الأخرى.

من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكنك إنشاء نموذج أمر شراء يبسط عملية الشراء، يقلل من الأخطاء، ويضمن المساءلة في جميع أنحاء المؤسسة.