Zoom Nasıl Kullanılır: Kapsamlı bir Zoom Eğitimi

Online işbirliği araçları, işle ilgili gelen geri dönüşleri iyileştirebilir. Şirketler özellikle uzaktan çalışanlar için daha etkili işbirliği araçları sunduğunda ekip çalışması ve üretkenlik konusunda şirkete finansal faydalar sağlanabilir; Forrester’ın araştırmasına göre, ankete katılan şirketler bu tür işbirliği yazılımlarını kullanarak toplam 5,3 milyon dolar tasarruf etmiş ancak şirketlerin bu tür araçlara yönelmesinin tek nedeni bu değil.

Zoom gibi online işbirliği araçları, üretkenliği artırır ve çalışanların birbirleriyle iletişimde kalmasına yardımcı olabilir. Ayrıca bu araçlar online toplantılar yapmanıza izin vererek seyahat maliyetlerini de düşürmeye yardımcı olabilir.

COVID-19 salgını süresince Zoom kullanımı kişisel olarak da artmış durumda. İnsanlar Zoom’u sanal dans partileri düzenlemek, online fitness derslerine katılmak ve bazı durumlarda düğünleri için bile kullanmaktadır. Zoom, sosyal mesafe kurallarına uyarak aile ve arkadaşlarla bağlantı kurmanın bir yolu haline geldi.

Kişisel Zoom kullanımı önemli ancak bu kılavuz daha çok şirketlerlerin ve çalışanların Zoom’u nasıl kullandığına odaklanmaktadır.

Zoom Nedir?

Online işbirliği dünyasına yeni girenler için açıklamak gerekirse, Zoom görüntülü ve sesli aramalar yapmanıza ve web seminerlerine ev sahipliği yapmanıza olanak tanıyan bir video konferans aracıdır. Ekranınızı toplantıdaki diğer katılımcılarla paylaşmak gibi işlemler de yapabilirsiniz. Uygulamasını indirmeniz durumunda Zoom, hem bilgisayar hem de mobil cihazlarda çalışır.

Örneğin, pazarlama ekibinizle sanal bir toplantı odası oluşturabilirsiniz. Grafik tasarımcınız ekranını paylaşabilir ve logonuzun en son versiyonunu toplantıdaki herkese gösterebilir. Toplantıya bilgisayarından katılmayan katılımcılar, akıllı telefonlarını veya tabletlerini kullanarak toplantıya katılarak geri bildirimde bulunabilirler.

Zoom’un sanal bir beyin fırtınası yapmanızı sağlayan beyaz tahta özelliği de bulunur. Ekibinizden fikirler hakkında bilgiler alabilir ve bu bilgileri beyaz tahtada gerçek zamanlı olarak görüntüleyebilirsiniz.

Son olarak, Zoom toplantılarınızı kaydedebilirsiniz. Toplantı kayıtlarını yazıya dökebilir, toplantıya katılamayan ekip üyeleri ile paylaşabilir veya web seminerinizin kaydını yayınlayabilirsiniz. 

Zoom’un şirketler için önemi 

Daha önce de bahsedildiği gibi koronavirüs salgınından önce Zoom, video konferans yapmak için iş ortamlarında halihazırda kullanılıyordu. Platforma, 2019 yılında 1,99 milyon kullanıcı katılırken, salgın ile birlikte endişelerin artmasıyla 2020 yılının ilk iki ayında platforma 2.22 milyon kullanıcı daha katıldı. Pek çok kullanıcı, platformu hali hazırda nasıl kullanacaklarını ve meslektaşlarıyla en iyi şekilde nasıl iletişim kuracaklarını bilmekteydi. 

İşletmelerin Zoom’u COVID-19 salgınından önce de kullanıyor olmasının birçok nedeni var. Örneğin, ekran paylaşımı ve kişilerin birbirlerini görerek çalışması çok daha kolay. Ayrıca kamera açık olduğu için insanların toplantı sırasında dikkatlerinin dağılması da oldukça zorlaşıyor. 

Ayrıca işletmeler, Zoom gibi video konferans araçlarını kullanmanın paradan tasarruf sağladığını da fark etmiş durumda. Global bir şirket, bir çalışanı Londra ofisinden San Francisco ofisine göndermek istediğinde kişi başı 5584 dolar harcadığını belirtmiş. Video konferans yaptıklarında ise bu maliyet oldukça düşüyor. 

Uzaktan çalışan ekipler için Zoom

Bahsettiğimiz nedenler ve birçoğu, Zoom’u uzaktan çalışan ekiplerle toplantı yapmak için harika bir araç haline getiriyor. 2015 yılında 3.9 milyon ve 2020 yılında COVID-19’dan önce 4.7 milyon olan uzaktan çalışan sayısındaki artış göz önüne alındığında, bu tür bir online işbirliği aracına sahip olmak neredeyse bir zorunluluk haline gelmiş durumda.

Çalışanlar, internet ve kameraya erişimleri olduğu sürece bir Zoom toplantısı düzenleyebilir ve toplantılara katılabilir. Ekran paylaşımı ve sunum özelliklerini kullanarak her seferinde ayrı dosyalar açmaktan ve “Bu hangi sayfada?” gibi sorulardan kurtulabilirsiniz. 

Ayrıca Zoom, çalışanların ofise gidemediği acil durumlarda ekipleri ile bağlantıda kalmasına da yardımcı olabilir. Örneğin, ekibinizin önceden planladığı bir toplantı fırtına nedeniyle iptal edilmiş olabilir. Zoom ile herkes toplantıya bulundukları yerden katılabilir ve projeye kesintisiz olarak devam edilebilir. 

Farklı meslekler için Zoom 

Zoom, yalnızca birden fazla kişinin katıldığı kurumsal toplantılarla sınırlı değildir. Diğer mesleklerden çalışanlar da seyahat etmek zorunda kalmadan müşterileriyle iletişim halinde kalmak üzere Zoom’u kullanabilir. 

Örneğin, Zoom COVID-19 salgını sırasında teletıp alanında yaygın olarak kullanıldı. Hatta Zoom’un sağlık hizmetleri için özel bir platformu bile bulunuyor. Teletıp kullanımı 2018 yılında %22’den 2020 yılı Mart ayında %41’e kadar yükseldi ve uzmanların hastalarını uzaktan tedavi etmelerine olanak sağladı. 

Okul öncesi öğretmenlerden, üniversite profesörlerine kadar her seviyeden eğitimci de Zoom kullanmakta. Özellikle öğrencilere fiziksel olarak sınıfa gelemedikleri durumlarda online ders seçeneği sunma açısından Zoom kullanımı oldukça yaygın.

Sporcular da Zoom’dan yararlanıyor. Eğitimciler gibi onlar da kişisel ve birebir, grup ve stüdyo derslerinde egzersiz etkinliklerini sanal sınıflarda yapmakta.

Teknolojiye alışma konusunda diğer mesleklerden daha yavaş olan avukatlar bile, müvekkilleriyle sanal olarak görüşmek için Zoom’u kullanıyor. Mahkemeler de teknolojiyi kullanarak sanal duruşmalar düzenliyor.

Hem profesfonel hem de kişisel kullanım için Zoom’un yaygın olarak kullanılması ve bu tür video konferans araçlarının sunduğu yararlar göz ardı edilemez. İşler farklı konumlara dağıldıkça şirketlerin toplantı yapmak, tasarruf etmek ve üretkenliği arttırmak için Zoom gibi araçları kullanması gerekecektir.

Eğer Zoom’u bir egzersiz dersi almak veya sanal bir partiye katılmak için kullanıyorsanız, muhtemelen sahip olduğunuz ekipman size yeterlidir. Ancak profesyonel bir ortamda video konferansa katılmak çok daha farklıdır. Zoom’u kullanmaya başlamadan önce toplantılarınız için bir alan ayarlamanız gerekmektedir. 

Evinizi bir “home office” haline getirmek için bazı değişiklikler yapmanız gerekebilir. Zoom toplantılarına başka bir yerden katılmayı planlıyorsanız, video konferans için uygun koşulları sağladığınızdan emin olun.

Zoom için ihtiyacınız olacak ekipmanlar 

Zoom’u iş için kullanıyorsanız, halihazırda zaten bir bilgisayarınız olacaktır ancak buna ek olarak sabit veya kablosuz bir internet bağlantısına da ihtiyacınız olacak. Bağlantınız iyi değilse görüntünüz donabilir, ses gecikmeleri yaşayabilir ve hatta toplantıdan düşebilirsiniz. 

Zoom toplantıları sırasında konuşulanları duyabilmek ve konuşabilmek için hoparlöre ve mikrofona ihtiyacınız vardır. Mikrofon ve hoparlör çoğu dizüstü bilgisayarda yerleşik olarak bulunur. Arka plandaki gürültüyü azaltmak için mikrofonlu bir kulaklık almak isteyebilirsiniz. Bu sayede neler olup bittiğini kolayca duyabilir, karşı tarafın toplantıya girdiğiniz yerdeki gürültüyü daha az duymasını sağlayabilirsiniz.

Toplantıları görüntü olarak yapacağınız için karşı tarafın sizi görebilmesi adına basit bir video kamera veya yüksek çözünürlüklü (HD) bir kameranız olduğundan emin olun. Zoom ayrıca diğer kameralarla da çalışabildiği için bilgisayarınızda kamera yoksa veya bozuksa, halihazırda bulunan bir kameranızı video capture kartı ile rahatlıkla kullanabilirsiniz.

Son olarak, bilgisayarınızdaki işletim sisteminin sürümünü kontrol edin. Zoom, macOS 10.7 veya üzeri bir macOS veya Windows 10 Home, Pro veya Enterprise işletim sistemi üzerinde çalışır. Bunlar dışında ise ;

• Windows 8 veya 8.1
• Windows 7
• Windows Vista SP1
• Windows XP SP3
• Ubuntu 12.04 veya üzeri
• Mint 17.1 veya üzeri
• Red Hat Enterprise Linux 6.4 veya üzeri
• Oracle Linux 6.4 veya üzeri
• CentOS 6.4 veya üzeri
• Fedora 21 veya üzeri
• OpenSUSE 13.2 veya üzeri
• ArchLinux (sadece 64-bit)

gibi işletim sistemleriyle de çalışır.

Windows 8.1 veya sonraki bir sürümünü çalıştıran bir Surface PRO 2 veya daha üst sürümünü de kullanabilirsiniz. Windows’ta desteklenen web tarayıcıları Internet Explorer 11+, Edge 12+, Firefox 27+ ve Chrome 30+’dır. Mac’te Safari 7+, Firefox 27+ veya Chrome 30+ gerekir.

Evdeki çalışma alanını Zoom için nasıl ayarlarsınız?

Zoom’u kullanmak için basit bir donanıma sahip olmak işin yalnızca bir parçası. Evdeki çalışma alanınız video konferanslar için uygun olmalıdır, bu nedenle biraz çalışma yapmanız gerekebilir.

İlk olarak, dikkatinizin dağıtılmayacağı ve kesintiye uğramayacağınız bir alanda olduğunuzdan emin olun. Tamamen sessiz olması gerekmiyor (ne de olsa dışarıda havlayan bir köpeği susturamazsınız), ancak kendi evinizdeki bireylerin veya evcil hayvanların sizi rahatsız etmemesi, toplantı ortasındayken konuşmaması gerekir. 

Toplantıdaki kişilerin, sizin arka planınızda ne göreceğini düşünün. COVID-19 salgını sırasında insanların yatak odalarını ve koltuklarını görmek oldukça normal bir hal aldı. Ancak daha profesyonel bir görüntü vermek istiyorsanız, kendinizi bir duvarın veya kitaplığın önünde olacak şekilde konumlandırabilirsiniz. 

Eğer bu mümkün değilse, bir arka plan görseli veya standına yatırım yapmayı düşünebilirsiniz. İsterseniz beyaz bir arka plan veya tuğla görünümlü bir arka plan alabilirsiniz. Arkanıza koymak için katlanabilir bir ekran da alabilirsiniz. Bu sayede çalışma alanını diğer alanlardan ayırmış olursunuz. 

Zoom’un sanal arka plan özelliğini de kullanabilirsiniz ancak bilgisayarınız yavaş ise, arkanıza koymak için yeşil ekran almanız gerekebilir. Yeşil ekran sayesinde Zoom sizi ve arka planınızı daha kolay algılar. Bu sayede sanal arka planı en verimli şekilde kullanabilirsiniz. 

Arka planınızla aynı veya benzer renkler giydiyseniz, sanal arka plan görüntüyle karışmanıza neden olabilir. Çalışma alanınızdaki aydınlatmanın kalitesi de buna neden olabilir. Sanal bir arka plan kullanmanız gerekiyorsa, aydınlatmanın iyi olduğundan emin olun. Arka plan kullanmanız gerekiyorsa sade ve profesyonel görünen bir seçim yapın. Zoom’un mevcut sanal arka planları size bu konuda fikir verebilir.

Çalışma alanınızdaki aydınlatmaya da dikkat edin. Eğer karanlıksa veya yüzünüz gölgedeyse, toplantıdaki diğer katılımcılar ifadelerinizi göremez, bu da video konferansın faydalarını ortadan kaldırır. En ideali doğal ışıktır ancak bu mümkün değilse toplantı sırasında bulunduğunuz ortamın aydınlatmasının iyi olduğundan emin olun.

Zoom toplantılarınıza çalışma alanınızdan başka bir yerde katılıyorsanız, ortamın toplantı için uygun olduğundan, toplantıda konuşan kişileri duyabildiğinizden ve onların da sizden gelen seslerden rahatsız olmadığından emin olun.

Temel bir donanım ve toplantılara katılmak için uygun bir alana sahipseniz, iş ile ilgili video konferanslarda Zoom’u kullanmaya hazırsınız.

2020 yılının ilk 3 ayında her gün 200 milyon kişinin Zoom toplantılarına katılmasının nedenlerinden biri, Zoom’u kullanmanın oldukça kolay olmasıdır. Çoğu insanın halihazırda bir bilgisayarı ve akıllı telefonu olduğu için Zoom’u kullanabilmektedir. Ancak, Zoom’un daha popüler özelliklerinden bazılarını bilmek, toplantılarınızı daha verimli geçirmenize ve Zoom’dan daha iyi yararlanmanıza yardımcı olabilir.

Toplantılara katılmak için oturum açan sıradan bir kullanıcıysanız, Zoom hesabı açmanız gerekmez. Ancak Zoom toplantısı düzenlemek istiyorsanız bir hesap açmanız gerekmektedir. E-posta adresiniz, Google hesabınız veya Facebook hesabınızla kaydolarak ücretsiz bir hesap oluşturabilirsiniz.

Toplantı düzenlemeden önce bilmeniz gerekenler 

Herhangi bir şey planlamadan önce Zoom toplantısı ve Zoom web semineri arasındaki farkı bilmek önemlidir. Bunlar iki ayrı platformdur. Birisi ücretsiz seçeneği olan bir platform iken, diğeri Zoom Pro abonelik planları için ücretli bir eklentidir. 

Zoom toplantılarında tüm katılımcılar ekranlarını paylaşabilir, kameralarını ve mikrofonlarını açabilir. Ancak bir Zoom web semineri, katılımcıların sunum yapan kişileri izlediği sanal bir konferans salonu gibidir. Sesi, kamerayı veya ekranı yalnızca sunucular paylaşabilir. 

Toplantı nasıl düzenlenir?

Zoom’un bilgisayar veya mobil uygulaması, internet sitesi veya Jotform’un Zoom entegrasyonu aracılığıyla bir toplantı düzenleyebilirsiniz. 

Toplantıyı Zoom üzerinden düzenliyorsanız, oturum açın ve Schedule butonuna tıklayın, ardından toplantınızın tarih ve saatini, katılımcıların telefon ile girip giremeyeceği gibi seçenekler arasından sizin için en uygun olanı seçin. İsterseniz toplantı için bir parola belirleyebilir ve toplantının otomatik olarak kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.

Toplantınızı düzenledikten sonra katılımcıları davet etmeniz gerekiyor. Oturum açtığınızda Meetings sekmesine tıklayın ve insanları davet etmek istediğiniz toplantıyı seçin. Google Takvim, Yahoo Takvim veya Outlook Takvim kullanıyorsanız toplantıyı takviminize ekleyin ve ardından diğer herhangi bir toplantıda yaptığınız gibi katılımcıları davet edin.

Bu yönteme alternatif olarak, dilerseniz toplantı bilgilerini elle kopyalayabilir ve katılımcılara e-posta ile gönderebilirsiniz. Toplantının linkini kopyalayın ve e-postaya yapıştırarak toplantıya katılmasını istediğiniz kişilere gönderin. 

Toplantı katılımcılarına LCV gönderebilirsiniz. Ücretli bir Zoom hesabınız varsa, katılmaları için bir toplantı talep edebilir, davetiyeleri gönderirken LCV de isteyebilirsiniz. 

Toplantı düzenlemek için Jotform’un Zoom entegrasyonunu kullanıyorsanız, bu adımlardan bazılarını atlayabilirsiniz. Bir toplantı düzenleme formu oluşturabilir veya Jotform şablonlarından birini özelleştirebilirsiniz. İnsanlar formunuzu doldurduğunda toplantı otomatik olarak Zoom’da oluşturulur. Bu özellikleri mevcut toplantılara katılımcı eklemek için de kullanabilirsiniz. 

Toplantıya katılmak 

Gelen bir davet üzerinden Zoom toplantısına katılmak için toplantı odasının bağlantısına tıklamanız yeterlidir. İstenmesi halinde davette belirtilen toplantı parolasını girebilirsiniz. Toplantılara doğrudan web tarayıcınızı kullanarak katılabilirsiniz. 

Toplantı sırasında ekranınızı başkalarıyla paylaşmanız gerekebilir. Ekranınızı paylaşmak için toplantı kontrollerinde bulunan Share Screen (Ekranı Paylaş) butonuna tıklamanız yeterlidir. Ekranınızı paylaşamıyorsanız, toplantı sahibi bu özelliği kapatmış olabilir. Paylaşıma başlayabilmeniz için toplantı sahibinden bu özelliği etkinleştirmesini isteyin. 

Arka plandaki gürültülerin diğer katılımcıları rahatsız etmemesi için toplantı esnasında kendinizi sessize almak isteyebilirsiniz. Sesinizi kapatmak için mikrofon simgesine tıklamanız yeterlidir. 

Toplantı kaydı yapmak 

Online toplantılarla ilgili en iyi özelliklerden biri arasında, bu toplantıları kaydetme ve daha sonra tekrar oynatma sayılabilir. Bu özellik, toplantıyı yazıya dökmeniz veya ilerleyen günlerde tekrar bakmanız gereken bir konu varsa yararlı olabilir.

Zoom, toplantı kayıtları yapmak için içerisinde yerleşik bir özellik bulundurur. Toplantı sahibiyseniz, araç çubuğunuzdaki Record (Kaydet) butonuna tıklamanız yeterlidir. Toplantıya ev sahipliği yapmıyorsanız, toplantı sahibi toplantıyı kaydetme erişimi verebilir. 

Bazı durumlarda, özellikle yaşadığınız yerde bununla ilgili yasalar varsa, kayıt yapmak için katılımcılardan izin almak isteyebilirsiniz. Jotform’u kullanarak bir onay formu oluşturabilir ve toplantı başlamadan önce katılımcılara gönderebilirsiniz veya Jotform’un Zoom entegrasyonunu kullanıyorsanız, katılımcıların iznini önceden almak için kayıt formunuza bir onay alanı ekleyebilirsiniz. 

Toplantı kaydını kullanma 

Bir toplantıyı kaydettikten sonra, kaydı toplantıya katılamayan iş arkadaşlarınızla paylaşmak isteyebilirsiniz. Toplantının başında sorulan “Ahmet geldi mi?” gibi soruların olduğu kısımları da kesebilirsiniz.

Zoom kendi bünyesinde video düzenleme araçları bulundurmuyor ancak kaydettiğiniz toplantılar MP4 ve M4A formatındadır. Bu formattaki dosyaları ScreenFlow, Camtasia ve iMovie de dahil dilediğiniz bir video düzenleme programında düzenleyebilirsiniz. 

Sanal arka planı değiştirme 

Önceki bölümde bahsedildiği gibi, siz veya diğer katılımcılar arka planını değiştirmeyi tercih edebilirsiniz. Bu değişim eğlence amaçlı veya kişisel alanınızı gizlemek için yapılabilir.

Arka planınızı gizlemek için Zoom üzerinden sanal bir arka plan ayarlayabilirsiniz. İlk olarak Settings (Ayarlar)  alanına gidin ve arka planların bulunduğu sekmeyi açın. Önünüze gelecek ekran üzerinden halihazırda bulunan arka planlardan birini seçebilir veya bilgisayarınızdaki herhangi bir görseli yükleyerek onu arka plan olarak kullanabilirsiniz. 

Bir web semineri düzenlemek 

Sıradan toplantıların yanı sıra, Zoom’da web seminerleri de düzenleyebilirsiniz. Bunu yapmak için ücretli bir Zoom planına sahip olmanız ve 100 veya daha fazla katılımcı için bir web semineri eklentisi satın almanız gerekmektedir. 

Zoom web semineri düzenlemek, Zoom toplantısı düzenlemeye benzer. İsterseniz kayıt yapılması gereken web seminerleri düzenleyebilir ve web seminerine katılması için 100 kişiye kadar katılımcı davet edebilirsiniz. Katılımcılardan kayıt olmalarını istemeseniz bile, web seminerine katıldıklarında adlarını ve e-posta adreslerini girmeleri gerekecektir. 

Kayıt yaptırmayı zorunlu hale getirmek isterseniz, Zoom kayıt yaptıranları elle onaylamanıza olanak tanır. Zoom gelen kayıtları otomatik olarak da onaylamanıza izin verir ancak web seminerleri ve online eğitimler için ücret alıyorsanız, katılımcılardan ödeme aldığınızdan emin olmak için elle onaylama seçeneğini kullanmayı tercih edebilirsiniz.

Zoom, kendi platformu bünyesinde ödeme toplamak seçeneği sunar. Ancak bu ödeme yolu için PayPal kullanmanız gerekmektedir.

Başka bir ödeme şekli kullanmayı tercih ederseniz, PayPal da dahil 30’dan farklı ödeme yöntemi sunan bir Jotform kayıt formu oluşturarak farklı bir ödeme yöntemi kullanmayı seçebilirsiniz. Formunuz aracılığı ile katılımcıları kaydetmek için Zoom entegrasyonunu kurabilirsiniz. (Entegrasyon, yalnızca kayıtlı kişileri mevcut bir web seminerine ekler, yeni bir web semineri oluşturamaz.) 

Zoom toplantıları ve Zoom web seminerleri ile pek çok şey yapabilirsiniz. Bunlar her iki platformun da sahip olduğu özelliklerden yalnızca birkaçıdır. Bunların kullanımına alıştıkça daha fazla yeni özellik deneyebilirsiniz.

Bilgisayarınızdan Zoom toplantılarına katılamayacağınız zamanlar olacaktır. Neyse ki, Zoom toplantılarına katılmak için mobil cihazınızı kullanabilirsiniz. COVID-19 salgını nedeniyle evde kalma uygulamaları başladığından bu yana Zoom’un mobil uygulamasının indirme sayısı 2020 yılının Mart ayında %1330 arttı. 

Uygulamayı indirdiğiniz takdirde Zoom’u iOS, Android veya BlackBerry cihazlarınızda kullanabilirsiniz. Uygulamayı indirdikten sonra, toplantılar düzenlemek ve katılmak için kullandığınız hesap bilgilerini girmeniz yeterli. Dilerseniz oturum açmadan da toplantılara katılabilirsiniz. 

Cep telefonunuzdan bir toplantıya katılmak için, toplantı düzenleyen kişinin size gönderdiği bağlantıya tıklayın. Bağlantı üzerinden mobil uygulama otomatik olarak açılacaktır. Daha sonrasında, bilgisayarınızdan olduğu gibi aynı şekilde toplantıya katılın.  

Zoom mobil uygulamaları, özellikle mobil cihazlar için yararlı olan bazı özelliklere sahiptir. Web veya bilgisayar uygulamasından yapamayacağınız, Google Drive veya Dropbox gibi bulut depolama hizmetlerinden görüntü veya PDF paylaşabilirsiniz. Ayrıca toplantıya katılmak için tek dokunuşla bir numarayı otomatik olarak girebilirsiniz. 

Zoom mobil uygulamasında bulunan kontrol butonları, bilgisayarınızdakiler ile aynıdır. Ancak mobil cihazlardaki sınırlamalar nedeniyle, toplantıların kayıtlarını telefonunuza kaydedemez, anket yapamaz veya toplantınızı canlı olarak Facebook veya başka yayın hizmetlerinde yayınlayamazsınız.

Ancak bazen mobil bir cihaza erişiminiz olmayabilir veya cihazınız üzerinden toplantıya katılmakta zorluk çekebilirsiniz. Bu durumlarda, eğer toplantının sahibi telefon konferansı özelliğini etkinleştirmiş ise, konferans aramalarındaki gibi bu toplantıyı arayarak sesli bir şekilde dinleyebilir ve katılabilirsiniz.

Zoom kullanımı global olarak hızla artarken, platformla ilgili gizlilik ve güvenlik endişeleri de aynı şekilde artmakta. Güvenlik araştırmacıları, davetsiz kullanıcıların toplantılara izinsiz katıldığı “Zoombombing” olayları dışında, Zoom kullanıcılarını bilgisayar korsanlarına karşı savunmasız bırakabilecek birkaç güvenlik açığına sahip olduğunu belirtti. Bugüne kadar toplam 500 binden fazla Zoom hesap bilgisi, siber suçlular tarafından satışa sunuldu. 

Bu açıdan Zoom, diğer online araçlar gibidir ve online hizmetlere kaydolduğunuzda ve kullanmaya başladığınızda, kişisel bilgilerinizin ifşa edilmesi riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Ancak toplantılarınızı güvende tutmanın birkaç yolu var.

Zoom’da şifreleme endişeleri 

Zoom kullanımı arttıkça ortaya çıkan güvenlik ve gizlilik sorunlarından biri de Zoom’un şifreleme eksikliği. Zoom, toplantıya katılan herkesin telefon yerine bilgisayardan katıldığı sürece, toplantıların uçtan uca şifreleme ile güvence altına alındığını iddia etti. 

Ancak güvenlik araştırmacıları, Zoom’un “uçtan uca şifreleme” dediği şeyin aslında aktarma şifrelemesi olduğunu ortaya çıkardı. Bu tür şifreleme, yalnızca Wi-Fi ağınıza giriş yapan birinin verilerini gizli tutar ve Zoom yaptığınız toplantıların içeriğini yine de görüntüleyebilir. 

Gizliliği korumak için uygulamalarda yapılan değişiklikler 

Yakın zamanda Zoom’un mobil uygulamaları Facebook ile veri paylaştığı için eleştirilerin hedefi haline geldi. Zoom, iOS uygulaması için “Facebook ile giriş yapma” özelliğini oluşturmak için Facebook yazılım geliştirme kitini kullandı.

Ancak Facebook’un yazılım kiti, Zoom’a erişmek için kullanılan cihaz hakkında, cihazın işletim sistemi, saat dilimi, operatörü ve disk alanı gibi bilgileri topladı. Zoom, iOS uygulamasında yaptığı bir güncellemede yazılım kitini yeniden yapılandırdı ve böylece 27 Mart 2020’den sonra uygulamayı güncelleyen herkes koruma altına alındı.

Hissedar davası güvenlik açıklarının üzerinde duruyor 

Zoom’un gizlilik sorunları hissedarlar üzerinde endişeye neden oldu ve 7 Nisan’da San Francisco’da Facebook veri paylaşımı, şifreleme protokolleri ve diğer sorunları öne sürerek dava açtılar. 

Zoom, bunun ardından kullanıcı verilerini korumak ve Facebook ile veri paylaşımı sorunlarını çözmek için adımlar attı. Çalışanlarının yeni özellikler yayınlamak yerine veri korumaya odaklanmaları için “özellik dondurma”ya başladı. Zoom buna ek olarak hukuk uygulaması ve taleplere cevap olarak nelerin yayınladığını detaylandırmak için kullanıcılara bir rapor hazırlıyor. 

“Zoombombing”i önleme

Zoom için en çok bilinen gizlilik endişesi “Zoombombing” olarak adlandırılan sorundur. “Zoombombing”, davetsiz bir kişinin toplantı odasına girip uygunsuz şekilde konuşup toplantı huzurunu bozduğu andır. “Zoombombing”, bu konu hakkında FBI’nın da olası risklerle ilgili bir bildiri yayınladığı büyük bir endişe konusu haline gelmiştir. 

Bu açıdan Zoom’un kullanım kolaylığı ürünü suistimaller için açık hedef haline getirebiliyor. Davetsiz katılımcıları önlemek için Zoom toplantısının bağlantısını yalnızca toplantıya katılması gereken kişilerle paylaşmaya dikkat edin. Bağlantıyı herkese açık forumlarda veya özel olduğunu düşündüğünüz Facebook gruplarında bile yayınlamaktan kaçının. Toplantınıza yalnızca davetlilerin bildiği bir parola da koyabilirsiniz.

“Zoombombing”, teletıp açısından daha da endişe verici. HIPAA düzenlemeleri, hasta bilgilerinin korunmasını gerektirir.

Sonuç olarak, gizlilik ve güvenlik endişelerine rağmen Zoom kullanıcı verilerini daha iyi korumak adına adımlar atıyor. Her online hizmette olduğu gibi, Zoom toplantılarında da neyi ne kadar paylaştığınız konusunda dikkatli olmak isteyebilirsiniz.

Zoom ile ilgili gizlilik ve güvenlik endişeleri göz önüne alındığında, teletıp hizmetleri için kullanmak pek mantıklı olmayabilir. Amerika’daki Sağlık ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı Sivil Haklar Ofisi (OCR), HIPAA uygulamasının yaptırımını esnetti. Sağlık hizmeti sağlayıcıları, Zoom gibi video konferans uygulamalarını kullandıklarında da gizlilik ihlalleri konusunda zor durumda kalacaktır. 

Tüm bu endişelere rağmen Zoom’un HIPAA uyumlu ayrı bir ürünü bulunuyor: Zoom for Healthcare (Sağlık için Zoom). Teletıp muayeneleri yapmak için Zoom’u kullanmak isteyen sağlık çalışanları, bu çözümün ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamayacağını araştırmak isteyebilir. 

Teletıp için HIPAA uyumluluğu

HIPAA uyumluluğu sağlık hizmeti sağlayıcıları için büyük bir sorundur. İhlaller, hizmet sağlayıcının öngöremediği olay başına 100 dolardan, hasta gizliliğini kasten ihmal etme durumunda ihlal başına 50 bin dolara kadar değişen ağır para cezaları ile sonuçlanabilir. Zoom’da yaşanan sorun ve ihlal, ihlal başına 1000 veya 50 bin dolar arasında para cezası ile sonuçlanabilir. 

Sonuç olarak, bir sağlık hizmeti sağlayıcısının teletıp muayenelerini yürütmek için kullandığı video konferans sisteminde HIPAA uyumluluğu olması oldukça önemlidir. Bu da, kullandıkları hizmetin kişisel sağlık bilgilerini koruması ve kendi taraflarında bir gizlilik ihlali meydana gelmesi durumunda kullandıkları hizmetin sorumluluk üstlenmesini gerektiren bir İş Ortaklığı Anlaşması (BAA) yapması gerektiği anlamına gelir. 

Zoom, HIPAA uyumluluğu sunar 

Zoom kullanmak isteyen sağlık hizmeti sağlayıcıları, HIPAA uyumlu planlara kayıt olabilir. Zoom for Healthcare (Sağlık için Zoom), kişisel sağlık bilgilerini koruyan şifreleme özelliğine sahiptir. Bu plan, her video konferansta yaptığınız gibi teletıp muayeneleri yapmak için de aynı özellikleri kullanmanıza olanak tanır. Zoom BAA (İş Ortaklığı Anlaşması) yapacaktır. 

BAA imzalandıktan sonra Zoom hesabınızda birkaç önemli özellik etkinleştirilir. İlk olarak, iletilen tüm verileri korumak için üçüncü parti uç noktaları şifrelenecektir. Teletıp muayenesi kayıtlarının bir bulut depolama hizmetine yüklenmemesi için bulut kaydı devre dışı bırakılacaktır. Sohbet işlevini kullanmayı seçenerseniz, sohbet kısmına yazılanlar da şifrelenecektir. 

Kişisel sağlık bilgilerinin korunmasına yardımcı olabilecek şifreli sohbet özellikleri, yazılan mesajların şifrelenmesinin yanı sıra mesajların yalnızca bir gizlilik anahtarı ile değiştirildikten sonra çevrimdışı olarak değiştirilmesine izin verilir. Şifrelenmiş sohbet ayrıca ekran görüntüsü almanızı ve resim göndermenizi de engeller. 

Zoom for Healthcare (Sağlık için Zoom), HIPAA uyumlu tek Zoom planıdır. Bu planı seçerseniz, Zoom kaynaklı herhangi bir sağlık gizliliği ihlalinden sorumlu tutulma konusunda endişelenmenize gerek kalmayacaktır.

Artık Zoom’u kullanmayı öğrendiğinize göre, hangi planın sizin için en uygun olduğunu bulmanız gerekiyor. Zoom, ücretsiz ve temel plandan, daha büyük işletmelere yönelik kurumsal plana kadar tüm seçenekleri sunar. Zoom’dan ne beklediğinize ve ihtiyaçlarınıza bağlı olarak size uygun bir plan seçin.

Zoom’un ücretsiz versiyonunu kullanmak

Zoom’u yalnızca kişisel nedenler için kullanıyorsanız, ücretsiz versiyonda ihtiyacınız olan her şey ve daha fazlası zaten mevcut. Temel plana sahip ücretsiz hesaplar, 3-100 katılımcı ile 40 dakikaya kadar toplantı düzenlemenize olanak tanır. 

Zoom, COVID-19 salgını sırasında ücretsiz plandaki kullanıcılar için toplantı süresini uzatmıştı. Ancak şu an okullar hariç tekrar 40 dakikalık zaman sınırına geri döndüğü görülüyor. 

Ücretsiz Zoom hesapları, aktif konuşmacı ve galeri görünümü ile HD video ve HD sesli toplantılar düzenlemenize olanak tanır. Sanal arka planlar kullanabilir, ekranınızı paylaşabilir ve kişisel bir toplantı kimlik numarası kullanabilirsiniz. 

Bunlara ek olarak ücretsiz planda ayrıca ekiplerin ayrılabilmesi ve ayrı konuların tartışılabilmesi için mola odaları oluşturmanıza da olanak sağlar. Ayrıca toplantıları kaydedebilir, beyaz tahta özelliklerini kullanabilir ve tercih ettiğiniz platformda Zoom’u kullanabilirsiniz; Mac, Windows, Linux, iOS ve Android desteklenir.

Ücretli bir planı ne zaman seçmelisiniz?

Daha fazla katılımcı ekleme veya daha uzun toplantılar düzenleme gibi ücretsiz planın sunduğu sçeeneklerden daha fazlasına ihtiyacınız varsa, ücretli Zoom planlarını araştırmak isteyebilirsiniz. Bu planlar kullanıcı başına değil, ana bilgisayar başına aylık olarak ücretlendirilir. Böylece barındırma ayrıcalıklarını şirketinizde yalnızca birkaç kişiyle sınırlandırıyorsanız, bireysel lisanslar için ödeme yapmanız gerekmez.

Zoom Pro

Küçük ekiplere yönelik Zoom Pro planı, plan başına en fazla 9 bilgisayarı destekler ve fiyatı bilgisayar başına aylık 14,99 dolardan başlar. Zoom Pro planı, temel plandaki tüm özelliklere ek olarak 24 saat toplantı yapmanıza olanak tanır. Toplantı başına 100 katılımcı sınırı bulunur ancak büyük toplantılar için satılan eklentiyi alırsanız katılımcı sayısını 1000’e kadar arttırabilirsiniz.

Zoom Pro planında, hesabı yönetmek ve yönetici yetkisi gibi roller verebileceğiniz, kullanıcıları yönetebileceğiniz bir özellik bulunur. Yönetici yetkisi olan kişiler kayıt, şifreleme, sohbeti açıp kapama gibi özellikleri kontrol edebilir.

Zoom Pro kullanıcıları, toplantılarda kaç kişinin bulunduğu, toplantıların ne kadar sürdüğü gibi bilgileri toplayabilir ve bunlarla rapor oluşturabilir. Kendileri adına toplantı planlaması için birini atayabilir ve toplantılar için özel kimlik numaraları belirleyebilir. Ek olarak, Zoom Pro planı 1 GB MP4 veya MP4A bulut kaydı yapmaya olanak tanır.

İşletmeler için Zoom 

Orta ve küçük ölçekli işletmeler Zoom Business’ı kullanmak isteyebilir. Bu planda, ana bilgisayar başına 19,99 dolardan başlayan fiyatlarla 10 ana bilgisayar için kullanım hakkı bulunur. İçerisinde temel ve Zoom Pro özelliklerinin hepsi yer alır ve bunlara ek olarak toplantılarınıza 300’e kadar katılımcı eklemenize olanak sağlanır. Büyük toplantılar için toplantı eklentisi satın alınabilir.

Zoom Business planı ile toplantı kimliğinizi özelleştirebilir, aynı zamanda toplantı odalarınız için özel URL’ler de oluşturabilirsiniz. Kullanıcı eklemek için şirketinize özel e-posta adreslerini kullanabilir ve toplantı ve bekleme odalarındaki görünümü şirketiniz için özelleştirebilirsiniz.

Temel raporlama özelliklerine ek olarak, Zoom Business planında bir yönetici panosu bulunur ve Zoom Pro planı ile de erişebileceğiniz tüm bilgileri toplar. Bu özellik, hesaptaki tüm kullanıcıların toplam kullanımını tek bir yerde görüntülemenizi sağlar. Yalnızca bulut kaydı almakta kalmaz, aynı zamanda bulut kayıtlarının dökümlerini de alabilirsiniz.

Son olarak, Zoom Business planında özel telefon desteği bulunur. Bu özellik, öğrenme yönetim sistemleri için sanal sınıfları kullanmak üzere öğrenim araçları ile birlikte çalışma (LTI) entegrasyonu kullanıyorsanız veya şirket içinde Zoom’u kurmaya karar verdiyseniz, yalnızca Zoom Business planıyla gelen bir seçenek olduğu için özellikle yararlı olabilir.

Zoom Enterprise 

Zoom’u kullanmak isteyen büyük şirketler için Zoom Enterprise planı tüm ihtiyaçları karşılamaktadır. Temel, Zoom Pro ve Zoom Business planlarıyla birlikte gelen tüm özelliklere ek olarak Zoom Enterprise, büyük toplantılar eklentisiyle 500’e kadar katılımcı ile toplantılar düzenlemenize olanak tanır. 100 ana bilgisayarla kullanabileceğiniz bu planın ücreti ise bilgisayar başına aylık 19,99 dolardan başlıyor.

Toplantıları kaydedebilmenin ve yazıya dökebilme özelliklerinin yanı sıra, Zoom Enterprise ile sınırsız bulut depolama alanı hakkınız olur. Ayrıca platformdan elde ettiğiniz yatırım getirisi ve ürünün yol haritası hakkında size ayrıntılı bilgi veren Executive Business Reviews (Yönetici İşletme İncelemeleri) özelliğinden de yararlanabilirsiniz. Son olarak, Zoom size ürün desteği için özel bir yönetici atar.

Ücretli planların tümü; web seminerleri, sesli arama yapmanıza veya ücretsiz numaralar eklemenize olanak tanıyan sesli planlar ve ek bulut depolama gibi özellikler eklemenize olanak sağlar. Zoom, bilgisayarınızdan güvenli aramalar yapmanızı sağlayan bir Zoom Phone (Telefon) planı da sunar. 

Bir Zoom planı seçerken, hangi özelliklere ihtiyacınız olduğunu not etmeniz ve sizin için en uygun planı bulmanız önemlidir. Temel planın da çok sayıda özelliği bulunur ancak işletmeniz için Zoom kullanmayı planlıyorsanız, seçeceğiniz ücretli bir plan müşterilerinizle toplantılar düzenlerken daha profesyonel bir görüntü yansıtmanıza yardımcı olabilir.

İster iş ister kişisel nedenlerle kullanıyor olun, Zoom sanal toplantılar ve konferanslar düzenlemek için oldukça kullanışlıdır. COVID-19 salgını sonrası birçok bireysel kullanıcı ve şirketler, Zoom’un kullanım kolaylığı nedeniyle ona yönelmiştir.

Henüz Zoom kullanmaya başlamadıysanız, ileride muhtemelen başlayacaksınız. Hesap oluşturmak kolaydır. İhtiyacınız olan temel ekipmanlar ise oldukça standarttır. Kamerada en iyi şekilde göründüğünüzden emin olmak için, diğer katılımcıların evinizi veya çalışma alanınızı görmesini istemiyorsanız, çevrenizi gizlemek için sanal bir arka plan kullanabilirsiniz. Zoom kullanmanın bunun gibi birkaç püf noktası bulunur.

Zoom bazı güvenlik sorunları yaşamış olsa bile, toplantı URL’sini yalnızca katılması gereken kişilere vermek ve toplantı odanıza bir parola koymak gibi toplantılarınızı korumak için alacağınız basit önlemler bulunuyor. Zoom for Healthcare (Sağlık için Zoom) planı ise teletıp için kullanılabilecek kadar güvenlidir.

Ücretsiz temel Zoom planında birçok özellik yer alır. Bu plan ihtiyaçlarınızı karşılamıyorsa şirketiniz için kullanabileceğiniz farklı planlar da mevcut.

Zoom’un kullanımı arttıkça, özelliklerini nasıl kullanacağınızı bilmek zamanla daha iyi toplantılar düzenlemenize yardımcı olacaktır. Zoom’u kurmak ve öğrenmek için şimdi zaman ayırırsanız gelecekte toplantılara katılmak ve düzenlemek çok daha kolay olacaktır.