Google Formlar nasıl kapatılır?

Etkileşimli adım adım rehber

Formlarınızı yanıt toplamak umuduyla gönderdiniz ancak teslim tarihine ulaştığınızda veya yeterli yanıt aldığınızda ve formları kapatmak istiyorsunuz. Bu durumda ne yapabilirsiniz? Bir formu açık bırakmak çok fazla ekstra işe yol açar. Bu aşamada formu yayınlandığı yerden kaldırmanız, henüz yanıt vermeyenleri bilgilendirmeniz ve hatta son tarihten sonra yanıt verenlerle doğrudan iletişime geçmeniz gerekebilir.

Google Formlar’ı kullanıyorsanız, bu gereksiz sıkıntılardan kaçınmak için formunuzu nasıl kapatacağınızı bilmek önemlidir. Bir formu kapatmak, verilerinizin bütünlüğünü koruyan ve sonradan gelen geç başvuruları düzenleme veya iptal etme zorunluluğundan sizi kurtaran temiz bir kesinti sağlar. İster manuel, ister otomatik olarak yapın, formları kapatmak daha doğru sonuçlar elde etmenizi sağlar.

Bu yazıda, formları kapatmanın size nasıl fayda sağlayacağını, bir Google Form’un nasıl kapatılacağını ve Jotform gibi alternatiflerin Google Formlardan nasıl daha etkili olabileceğini öğreneceksiniz.

Google Formlar’a en iyi alternatifi mi arıyorsunuz?

Jotform’un çok özellikli form oluşturma çözümü mobil uyumludur ve sektörde en çok entegrasyona sahiptir. Ödemeleri toplamak, iş akışlarını otomatikleştirmek, potansiyel müşterileri kazanmak ve daha fazlası için Jotform’u kullanın.

Formlarınızı Jotform’a Taşıyın

veya

Sıfırdan Başla

Form kapatmak ne anlama gelir?

Bir formu kapatmak (veya devre dışı bırakmak), artık yanıt kabul etmeyeceğiniz anlamına gelir. Bu, kotanın üstünde dolan etkinlikler ve sinirli müşteriler gibi birçok sorunun önüne geçebilir. Formu tamamen silmek yerine, bir formu kapattığınızda formunuz artık yanıt kabul etmez ve doldurmaya çalışan herkese başvurulara kapandığını bildirir.

Bir formu ne zaman ve neden kapatmalısınız?

Bir form kapandığında, formun özel bağlantısına sahip olanlar bile artık formu dolduramaz. Bu, bir formu aynı anda birçok kişiye gönderdiğinizde özellikle kullanışlıdır. Bunun yerine alıcılara artık formu yanıtlamamalarını rica eden bir e-posta gönderdiğinizi varsayalım. İnsanlar, gelen e-postaları daima anında okumaz, hatta e-postanızı görmeyebilirler. Bu durumda ihtiyaç duyduğunuz tüm yanıtları aldıktan sonra bile formun kapalı olduğundan haberi olmayan alıcılar formunuzu doldurabilir.

Bazı durumlarda, formunuzu tam olarak doğru zamanda kapatmak önemlidir, örneğin belirli bir tarih geldiğinde veya yanıt sayısı dolduğunda. Örneğin, sınırlı sayıda koltuk olan, yakında gerçekleşecek bir etkinlik için kayıt formu hem zamana hem de kullanılabilirliğe bağlı olarak kapanabilmeldir. Bu etkinliğe aşırı rezervasyon yapılması veya geç kayıtların alınması hem sizi hem de katılımcılarınızı hayal kırıklığına uğratacaktır.

Formlarınızı manuel veya otomatik olarak kapatabilirsiniz. Formu kapatma yönteminiz, ihtiyaçlarınıza, ne kadar zamanınız olduğuna ve bunları takip etmeye ne kadar çaba harcamak istediğinize bağlıdır.

Google Form manuel olarak nasıl kapatılır

Bir Google Form’unu manuel olarak kapatmak zahmetlidir ve genellikle yanıtları yakından izlemenizi gerektirir. Yakın takipte olsanız bile, formu kapatma sürecindeyken gelen bir yanıt genel sonuçlarınıza yine etki edecektir. Bir Google Form’u manuel olarak kapatmak için şu basit adımları izleyin:

1. Google Form’u açın.
2. Form düzenleyicinin üst kısmındaki Yanıtlar sekmesine tıklayın.

3. Yanıtları Kabul Etme butonunu kapalı duruma getirin.

Formu yeniden açmak isterseniz, butonu tekrar açmanız yeterlidir. Bu işlem basit görünse de, formunuzu tam olarak doğru zamanda kapatmak için gereken ek çaba, bu seçeneği zamanında ve doğru sonuçlar elde etmek için en az etkili yöntem hâline getirmekte.

Google Form otomatik olarak nasıl kapatılır

Formunuza yanıtlar için temiz bir kesinti garantilemenin en iyi yolu, formunuzu otomatikleştirmektir. Birçok form aracı, belirli bir tarihte veya belirli bir yanıt sayısında otomatik olarak kapatma seçeneği sunar. Bu sayede, yanıtlarınızı sürekli izlemenize gerek kalmadan ihtiyacınız olan tam yanıt sayısını alacağınızı bilirsiniz.

Ancak Google Formlar, formlarınızı otomatik olarak kapatmanıza izin vermez, bu yüzden formLimiter eklentisini indirmeniz gerekir. Bu eklenti otomasyon için yararlıdır, ancak kullanmayı öğrenip kurulumunu yapmak biraz zaman alabilir.

formLimiter eklentisi, bir formu otomatik olarak başvuruların sayısına veya tarih ve saate göre kapatır. Ancak, bir formu birden fazla faktöre dayalı olarak kapatmanıza izin vermez.

formLimiter otomasyonlarını kurmadan önce, eklentiyi indirin. Ardından, başlamak için şu adımları izleyin:

1. Google Form’unuzu açın ve sağ üst köşedeki üç noktaya tıklayın.

2. Google Workplace Marketplace’e gitmek için Eklentileri edin seçeneğini seçin.

3. Ana sayfada görünmezse, formLimiter araması yapın ve seçin.

4. formLimiter’ı yükleyin ve tüm izinleri verin.
5. Formunuzun üst kısmındaki bulmaca parçası simgesi aracılığıyla formLimiter’a erişin.

6. Formunuzun otomasyonlarını yapılandırabileceğiniz menüyü açmak için Sınır belirle seçeneğine tıklayın.

Bunu yaptıktan sonra, formLimiter’a herhangi bir formunuzda erişebilirsiniz.

Belirli bir tarihte bir formu kapatmak

Google Formunuza belirli bir tarihe veya zamana kadar yanıtlar istiyorsanız, formlimiter’da zamana göre sınırlar oluşturun. FormLimiter açık olduğunda, kurulum sadece birkaç adım sürer:

1. Sınırlar menüsünü açmak için Sınır belirle seçeneğine tıklayın.

2. Sınırlama Türü menüsünden tarih ve saati seçin.

3. Mevcut metin kutularına son tarih ve saati girin veya takvim araçlarını kullanarak seçenekleri seçin.

4. Başvurular kapandığında görüntülemek istediğiniz mesajı ayarlayın.
5. Otomasyonunuzu tamamlamak için Kaydet ve Etkinleştir seçeneğine tıklayın.

Eklenti düzgün çalışırsa, formunuz seçtiğiniz tarih ve saatte otomatik olarak kapanacaktır. Eklentiler bazen istendiği gibi çalışmayabilir, bu yüzden olası sorunlara karşı dikkatli olun. Formunuz kapandığında e-posta bildirimi alacak şekilde de ayarlayabilirsiniz. 

Başvuru limitleriyle bir formu kapatma

Bir sonraki büyük ürününüz için sipariş formları gönderirken, aşırı satış yapmadığınızdan emin olmalısınız. Siparişleriniz için isabetli bir kapanış noktası gerekmektedir ve bunu ancak otomasyon yoluyla kesin bir şekilde halledebilirsiniz. Belirli bir sayıda başvuru aldıktan sonra formunuzun otomatik olarak kapanması için şu adımları izleyin:

1. Sınırlar menüsünü açmak için Sınır belirle seçeneğine tıklayın.
2. Sınırlama Türü menüsünden Form yanıtlarının sayısı seçeneğini seçin.

3. Formunuzda olması gereken maksimum form başvuru sayısını girin.

4. Başvurular kapandığında görüntülemek istediğiniz mesajı ayarlayın.
5. Otomasyonunuzu tamamlamak için Kaydet ve Etkinleştir seçeneğine tıklayın.

Google Formlar’ı kapatmak istediğinizde karşılaşabileceğiniz sorunlar

Google Formlar en yaygın kullanılan form oluşturuculardan biridir, ancak bazı dezavantajları vardır. Google Form’unu otomatik olarak kapatma özelliği yerleşik değildir. Belirli bir tarihte veya belirli bir başvuru limitinde formu kapatmak ek araçlar ve karmaşık kurulumlar gerektirir. Formunuzu otomatik ve güvenilir bir şekilde kapatmanız gerektiğinde, Google Formlar’a bir alternatif düşünmek isteyebilirsiniz. Jotform bunun için mükemmel bir çözüm sunar.

Jotform ile formları kapatıp veri toplayın

Google Formlar en yaygın kullanılan form oluşturuculardan biri olsa da, dezavantajları vardır. Google Form’unu otomatik olarak kapatmak zahmetli olabilir ve süreç hatırlaması zor olabilir. Otomatik başvuruları ayarlamak ek indirmeler ve karmaşık kurulumlar gerektirir. 

Bir formu hızlı ve güvenilir bir şekilde kurmanız gerektiğinde, Jotform gibi bir alternatifi düşünebilirsiniz.

Jotform, Google Forms gibi basit programların sunmadığı birçok özelliği sunar, örneğin

• 100’den fazla üçüncü parti entegrasyonu
• 10,000’den fazla ücretsiz form şablonu
• Herkese gönderebileceğiniz tekrar kullanılabilir formlar
• Sürükle ve bırak özelleştirme seçenekleri
• Jotform İmza aracılığıyla e-imza toplama

Jotform ile dört adımda formları manuel olarak kapatabilir veya formunuzun kapanmasını otomatikleştirebilirsiniz. Jotform formları, yanıtlarınızı otomatik olarak saklamak için Jotform Tablolar ile entegre olur, böylece ekstra çaba harcamadan verilerinizi toplayabilir ve düzenleyebilirsiniz.

Bir Jotform manuel olarak nasıl kapatılır

Formunuzu mümkün olan en kısa sürede kapatmanız gerektiğinde Jotform’u iki farklı yöntemle yapabilirsiniz. Her ikisi de Google Formlar’da izlemeniz gereken yöntemler ile karşılaştırıldığında daha hızlıdır ve dilediğiniz zaman değişikliğinizi geri alabilirsiniz. Aşağıda bir Jotform formunu manuel olarak nasıl kapatacağınızı inceleyin:

Formlarım

1. Formlarım sayfasında, kapatmak veya açmak istediğiniz formu seçin.
2. Daha Fazla açılır menüsüne tıklayın.

3. Bu formu kapatmak veya açmak için Devre Dışı Bırak veya Etkinleştir seçeneğine tıklayın.

Form Ayarları

1. Form Oluşturucu‘da, üstteki Ayarlar sekmesine tıklayın.

2. Formu kapatmak için Form Durumunu devre dışı konumuna, veya açmak için etkin konuma ayarlayın.

İki yöntem de hızlı, kolay ve geri alınabilir, böylece gelecekte formunuzu tekrar kullanabilme konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.

Bir Jotform’u otomatik olarak nasıl kapatabilirsiniz?

Jotform ile bir veya daha fazla kritere göre herhangi bir formu otomatik olarak kapatabilir veya devre dışı bırakabilirsiniz. Formlarınızı, aldığınız başvuru sayısına, tarihe veya her ikisine birden göre kapatabilirsiniz. (Bu, formLimiter eklentisi ile bile hem başvuru hem de zaman sınırlarını ayarlamanıza izin vermeyen Google Formlar’dan farklıdır).

Jotform formunuzu otomatik olarak kapatmanın farklı yollarına bir göz atalım. Bu seçeneklerin her birine Form Oluşturucu‘nun Ayarlar sekmesindeki Form Durumu seçeneği aracılığıyla erişebilirsiniz.

Belirli bir tarihte kapatma

Jotform’unuzu belirli bir tarih ve saatte kapatmanız gerektiğinde, bu seçenek sizin için uygundur. Bu ayarların Doğu Standart Saati (EST) diliminde olduğunu ve 24 saatlik bir formatta olduğunu unutmamanız gerekir, bu yüzden öğleden önce veya öğleden sonra seçenekleri yoktur. Ayrıca, bitiş saatlerinden en az beş saat önce sona erme saatlerini ayarlamanız gerekir.

1. Form Ayarlarında, Belirli tarihte devre dışı bırak seçeneğini seçin.

2. Takvim aracını kullanarak sona erme tarihinizi ayarlayın.

3. Sağdaki kutuya sona erme saatini girin.

Başvuru limiti ile kapatma

Etkinlik kayıt formları veya sipariş formları gibi alan veya stok durumunun el verdiğinin fazlasından yanıt almaması gereken formlar için Jotform’da başvuru limitleri belirleyebilirsiniz. İstediğiniz başvuru sayısını tam olarak girdiğinizi kontrol etmeniz yeterli. Bir form başvuru sınırına ulaştığında, otomatik olarak devre dışı kalacaktır, bu nedenle sınır aşıldıktan sonra formu gönderen herhangi bir kişiyle iletişim kurmanıza gerek kalmaz.

İşte nasıl ayarlayacağınız:

1. Form Ayarlarında, Başvuru limitinde devre dışı bırak seçeneğini seçin.

2. İlgili metin kutusuna tam başvuru limitinizi girin ve kaydedin.

Belirli bir tarihte veya başvuru limitinde bir formu kapatmak

Bazen formlar birden fazla kapanış faktörü gerektirir. Örneğin, sipariş son tarihi olan ve sınırlı sayıda bulunan bir ürün, hem başvuru sayısına hem de tarihe göre kapanabilen bir form gerektirecektir. Neyse ki Jotform, Google Formlar’ın yapamadığını yapabilir.

İşte bir formu otomatik olarak tarih ve başvuru numarasına göre nasıl kapatacağınız:

1. Form Ayarlarında Tarih ve başvuru limitinde devre dışı bırak seçeneğini seçin.

2. Takvim araçlarını kullanarak sona erme tarihinizi ayarlayın.

3. Sağdaki kutuda Sona Erme Saatini seçin.
4. İlgili metin kutusuna tam Başvuru Limitinizi girin.

Formunuz bu iki sınırdan birine ulaştığında, otomatik olarak kapanacaktır. Tekrar açılması mı gerekiyor? Form Ayarları’nda Etkin seçeneğini belirleyerek veya tarihi ve form başvuru limitini değiştirerek otomatik olarak kapanmış bir formu yeniden açabilirsiniz. Size en uygun olanı belirleyerek sınırların birini veya her ikisini ayarlayabilirsiniz.

Başvuru limitini değiştirirseniz, ihtiyaç duyduğunuz ek yanıtlara göre orijinal limitinize ekleme yapmak istersiniz. Örneğin, orijinal limitiniz 250 ise ve 100 yeni başvuru eklemek istiyorsanız, yeni başvuru limiti olarak 350 girmelisiniz.

Formunuzu açık bırakma konusunda bir daha endişe etmeyin

Artık bir Google Form’un nasıl kapatılacağını ve neden bu kadar değerli olduğunu öğrendiğinize göre, formlarınızı güvenle kapatabilirsiniz. Google Formlar’da bu işlemi gerçekleştiriren ortaya çıkabilecek olası sorunlardan etkilenmemek için Jotform’u kullanmayı düşünün. Otomatik seçenekler ve gelişmiş entegrasyonlarla, daha az iş ile daha doğru sonuçlar elde edebilirsiniz.

Fotoğraf: Gaelle Marcel, Unsplash üzerinde