Google Forms'un avantajları ve dezavantajları

Anketler, soru formları, sınavlar ve oylamalar oluşturmak için bir form oluşturucu arıyorsanız, muhtemelen Google Forms’u kullanmayı düşündünüz. Kullanıcıların bu form oluşturucuya yönelmesinin birçok nedeni var — ancak bu, herkes için uygun olacağı anlamına gelmez.

Bu makalede, Google Forms’un avantajlarını ve dezavantajlarını ayrıntılı bir şekilde ele alıyor ve farklı ortamlarda kullanan insanlardan deneyimlerini dinliyoruz. Ayrıca, popüler bir Google Forms alternatifi olan Jotform’u inceliyor ve ihtiyaçlarınız için doğru form oluşturucu olup olmadığını belirlemenize yardımcı oluyoruz.

Google Forms’un Avantajları

Google Forms’u anketlerinizi, soru formlarınızı, sınavlarınızı ve oylamalarınızı oluşturmak için neden düşünmelisiniz? Pazarda lider olarak öne çıkmasının birçok nedeni var.

Kullanım Kolaylığı

Oldukça sezgisel kullanıcı arayüzü sayesinde, Google Forms’u kullanmayı öğrenmek kolaydır. Google Forms, temel teknoloji becerilerine sahip herkesin dakikalar içinde bir form hazırlamasını kolaylaştırır, diyor Flingster adlı sohbet platformunun çeşitlilikten sorumlu başkanı Naomi Clarke. “Basitliği, birçok kişinin favori tercihi olmasını sağlıyor,” diyor, “ve bu basit tasarım, teknolojiye aşina kullanıcılar için giriş engeli olmaması gibi eşsiz bir avantajla geliyor.”

Maliyet Etkin

Google Forms, bir Google hesabına kaydolduğunuz sürece herhangi bir ücret gerektirmez. “Google Forms ücretsizdir ve bu, sınırlı bütçeye sahip küçük işletmeler için mükemmel bir seçenektir,” diyor küçük işletmeler için SEO ajansı olan The Digital Projects‘in kurucusu Rhealyn Mugri. “Yerel girişimcilerle çalışırken, maliyetsiz olması, daha fazla kaynağın pazarlama otomasyonu veya SEO hizmetleri gibi diğer alanlara yönlendirilmesini sağlar. Bu, finansal yük olmadan kapsamlı kampanyalar yürütülmesine olanak tanır.”

Özelleştirme Seçenekleri

Google Forms, renk şemasını, yapısını ve içeriğini ayarlayarak bir formu özelleştirmenize olanak tanır. Özelleştirme seçenekleri çok geniş değildir, ancak birçok kullanıcı için bu seçenekler yeterlidir. “Temel özellikler, küçük ekibimizin ihtiyaç duyduğu şeyleri kapsıyor,” diyor kişisel finans web sitesi Wealth of Geeks‘in kurucusu ve finansal danışman Michael Dinich.

“Google Forms, kuruluşların belirli gereksinimlerini karşılamak için özel formlar tasarladığı benzersiz durumlarda uyarlanabilir,” diye ekliyor Clarke. “Soru türleri üzerinde de kontrolünüz var; yanıtlara göre formu değiştiren koşullu mantık ekleyebilirsiniz ve formu resimler ve markalama ile süsleyebilirsiniz. Bu özelleştirme seviyesi, Google Forms’u çok yönlü hale getirir ve basit bir ankete veya çoklu yollar içeren karmaşık bir araştırmaya kadar her şeyde kullanılabilir.”

Google Workspace ile Entegrasyon

Kuruluşunuz Google Workspace kullanıyorsa, şanslısınız — Google Forms, Google ekosistemiyle sorunsuz bir şekilde entegre olur. Ayrıca, Google Sheets için özel olarak bir yardımcı uygulama olarak geliştirilmiştir.

“Google Forms yanıtları otomatik olarak bir Google Sheet’e yazılabilir, böylece onları işleyebilir ve sonuçları başkalarıyla manuel olarak veri kopyalamadan paylaşabilirsiniz,” diyor Clarke. “Her şeyi daha verimli hale getirebilir çünkü süreçleri daha hızlı yürütebilir ve zamanın önemli olduğu durumlarda hızlıca eklemeler yapabilirsiniz.”

Kolay Paylaşım

Formunuzu oluşturduktan sonra, başkalarıyla paylaşmak son derece basittir. Formu e-posta ile gönderme, bir bağlantı ile paylaşma, bir web sitesine gömme ya da sosyal medya aracılığıyla paylaşma seçeneğine sahipsiniz. Ayrıca, form yanıtlayıcılarınız Google Forms’u masaüstü bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar, tabletler ve cep telefonlarında kullanabilir. “Google Forms, internet bağlantısı olan herhangi bir cihazda kolayca erişilebilir,” diyor Mugri.

Sınırsız Gönderim

Google Forms ile sahip olabileceğiniz form veya gönderim sayısında belirli bir sınır yoktur. Tek sınır, bir formun yanıtlarının bulunduğu ilgili Google Sheet’teki 5 milyon hücre sınırıdır.

“Google Forms ile sınırsız sayıda form oluşturabilir ve sınırsız yanıt toplayabiliriz,” diyor makine üreticisi ACCURL‘un CEO’su Cameron Lee. “Bu özellik, aynı anda birden fazla anket ve form yönetmemiz gereken ACCURL gibi büyük bir organizasyon için özellikle faydalı. Çalışanlardan, müşterilerden ve ortaklardan kapsamlı veri toplamamızı sağlar; ek maliyetler veya sınırlamalar konusunda endişelenmemize gerek kalmaz.”

Google Forms’un Dezavantajları

Google Forms’un avantajları olsa da, herkes veya her kullanım durumu için en iyi seçenek değildir. Aşağıda, Google Forms’un bazı dezavantajlarını inceliyoruz.

Sınırlı Tasarım Seçenekleri

Google Forms’un bazı özelleştirme seçenekleri olsa da, menüsü diğer form oluşturucuların sunduğu geniş seçenek çeşitliliğiyle karşılaştırıldığında yetersiz kalır.

“Google Forms sadece temel tasarım özellikleri sunuyor, bu da formların genel görünmesine ve marka kimliğimizle daha az uyumlu olmasına neden olabilir,” diyor Lee. “Tüm iletişimlerimizde profesyonel ve bütünleşik bir görünüm korumak için ileri düzey özelleştirme bizim için kritik öneme sahip ve bu seçeneklerin eksikliği, bazen daha sofistike tasarım yetenekleri sunan alternatif form oluşturucular aramamızı gerektiriyor.”

Google Hesabı Gereksinimi

Bir form, soru formu, anket, sınav veya oylama oluşturmak için bir Google hesabına kaydolmanız gerekir. Ancak iyi haber şu ki, form yanıtlayıcılarınızın formunuzu doldurmak için bir Google hesabına ihtiyaçları yoktur.

Güçlü Analiz Araçlarının Eksikliği

Google Forms içinde topladığınız verileri analiz etmenin bir yolunu arıyorsanız, yalnızca birkaç temel seçeneğiniz olacaktır. “Google, form çözümünün içinde yerel olarak herhangi bir ileri düzey analiz veya raporlama özelliği sunmuyor,” diyor Clarke.

“Google Forms, daha ileri düzeyde analiz için verileri Google Sheets’e aktarabilir, ancak derinlemesine yerel raporlama ve görselleştirme özelliklerinden yoksundur,” diye ekliyor Clarke. “Bu durum, genellikle diğer araçların kullanımını zorunlu hale getiriyor; çünkü özünde üretilen sonuçların tam setini analiz etme yeteneği yok. Bu, çalışmayı biraz zor veya sıkıcı hale getirebilir ve bu nedenle içgörü elde etme süresini artırır.”

Güvenlik ve Gizlilik Endişeleri

Formlarınız aracılığıyla son derece hassas ve güvenli bilgilerle uğraşıyorsanız ve bunları gizli tutmanız gerekiyorsa, Google Forms’un belirli güvenlik ve gizlilik özelliklerini incelemek isteyebilirsiniz. Google ekosistemi genel olarak güvenli olmasına rağmen, Google Forms’un kimlik avı saldırılarında kullanıldığı durumlar olmuştur.

Gelişmiş Koşullu Mantık Eksikliği

Google Forms, yanıtlayıcıları sorulara verdikleri yanıtlara göre farklı form bölümlerine yönlendirmenize olanak tanıyan temel bir koşullu mantık sunar. Ancak, önceki yanıtlara göre belirli soruları gösterme veya gizleme ya da soru düzeyinde diğer daha ayrıntılı kontroller sunmaz.

İnternet Bağlantısı Gerektirir

Siz veya form yanıtlayıcılarınızın Google Forms kullanmak istemesi durumunda, bir internet bağlantısına ihtiyacınız olacak. “Google Forms güvenilir bir internet erişimi gerektirir, bu da saha operasyonlarında bir engel olabilir,” diyor Mugri.

“Uzaktaki bağlantıların istikrarsız olduğu yerel SEO projelerinde sorunlarla karşılaştım, bu da formların gönderilmesinde gecikmelere neden oldu,” diyor. “Çevrimdışı işlevselliğin olmaması, böyle senaryolarda iş akışının devamlılığını engelleyebilir.”

Dosya Yükleme Kısıtlamaları

Form yanıtlayıcıları, Google Forms’a ücretsiz olarak dosya yükleyebilir, bu olumlu bir özelliktir; ancak dikkat edilmesi gereken bazı kısıtlamalar vardır. “Dosya yükleme özelliği, kullanıcıların dosya yüklemek için bir Google hesabına sahip olmalarını gerektirir,” diyor Lee.

“Bu, Google hesabı olmayan dış başvuru sahipleri veya yanıtlayıcılar için bir engel oluşturabilir,” diyor. “Dosya boyutu sınırlamaları, özellikle adaylardan ve ortaklardan ayrıntılı proje teklifleri veya teknik belgeler gibi büyük dosyalar toplamamız gerektiğinde kısıtlayıcı olabilir.”

Jotform: Google Forms’a Bir Alternatif

Google Forms’un avantajlarını ve dezavantajlarını inceledikten sonra, onunla başa çıkabilecek bir alternatif olup olmadığını merak ediyor olabilirsiniz. Jotform, Google Forms’un tüm avantajlarına — ve daha fazlasına — sahip olan bir form oluşturucudur ve aynı dezavantajlara sahip değildir. Göz atın:

• Gelişmiş özelleştirme seçenekleri: Jotform, formunuzu, anketinizi, soru formunuzu, sınavınızı veya oylamanızı oluşturmak için kullanabileceğiniz binlerce şablon ile birlikte gelir — ya da kendi tasarımınızı sıfırdan oluşturabilirsiniz. Jotform, kullanıcıların şirket markalarını eşleştirmek gibi belirli tasarım hedeflerine ulaşmak isteyenler için CSS stilizasyonuna izin verir.
• Gelişmiş form özellikleri: Jotform’un araçları, e-imza işlevselliği, soru düzeyinde koşullu mantık, dosya yükleme, gelişmiş form alanları ve çok daha fazlası formlarınızla daha fazlasını yapmanıza yardımcı olur. Ayrıca, formları önceden doldurabilir, duyarlı formlar oluşturabilir ve diğer gelişmiş görevleri tamamlayabilirsiniz.
• Üçüncü Taraf Entegrasyonları: Google Forms gibi, Jotform da Google Sheets ve Google Drive gibi Google uygulamalarıyla entegre olur. Ancak ayrıca, üçüncü taraf uygulamaları ile de 240’tan fazla entegrasyonu vardır, bu uygulamalar arasında PayPal gibi ödeme işlemcileri, Salesforce gibi müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçları ve Slack gibi üretkenlik araçları da bulunmaktadır.
• Gelişmiş Analiz İşlevselliği: Jotform ile, form verilerinizi analiz etmek ve sunmak için özel görsel raporlar oluşturmanıza olanak tanıyan Jotform Rapor Oluşturucuya erişiminiz vardır.
• Kurumsal Düzeyde Güvenlik Seçenekleri: Google Forms gibi, Jotform da gelişmiş form güvenliği için GDPR ve diğer gizlilik düzenlemelerine uyar. Jotform ayrıca güvenli ödeme toplama için PCI-DSS Düzey 1 sertifikalıdır ve korunan sağlık bilgilerini (PHI) güvence altına almak için HIPAA uyumluluğu özellikleri sunar.

Jotform’u denemek için bir başka iyi neden: G2’de 5 üzerinden 4.7 puana sahip ve 2024 için G2’nin en iyi yazılım şirketleri listesinde yer alıyor. Zaten Google Forms’ta formlarınız varsa, onları kolayca Jotform’a aktarabilir ve bugünden itibaren yeni formunuza başlayabilirsiniz.

Fotoğraf: Good Faces tarafından Unsplash üzerinde