Interaktif adım adım eğitim
Bir organizasyonda kararlar genellikle sadece bir kişinin inisiyatifinde alınmaz. Bu yüzden onay süreçlerini mümkün olduğunca verimli hale getirmek oldukça önemlidir. İşte tam bu noktada onay akışları devreye girer. Onay akışları, bir organizasyonda önemli karar ve işlemlerin nasıl gözden geçirilip onaylanacağını adım adım belirleyen yapılandırılmış süreçlerdir.
Günümüzün teknoloji odaklı iş dünyasında, onay akışları en iyi şekilde süreç otomasyon yazılımlarıyla yönetilir. Google Formlar ise kullanıcıların özel formlar oluşturup yanıtları yönetmesine olanak tanıyan popüler bir form oluşturucudur. Her ne kadar kendi içinde doğrudan bir onay aracı sunmasa da, Form Approvals eklentisi kullanılarak Google Formlar üzerinden onay akışı oluşturmak mümkün.
Google Formlar’a daha iyi bir alternatif mi arıyorsunuz?
Jotform’un kapsamlı form oluşturma çözümü mobil uyumlu olup sektördeki en geniş kapsamlı entegrasyon yelpazesine sahiptir. Ödeme almak, iş akışlarını otomatikleştirmek, potansiyel müşterileri toplamak ve çok daha fazlası için Jotform’u kullanabilirsiniz.
Google Formlar onay iş akışı nasıl oluşturulur
Onay akışları, satın alma talepleri, bütçe onayları, izin istekleri veya proje teklifleri gibi birçok kurumsal süreci otomatikleştirebilir. Bir veya daha fazla kişinin onayını gerektiren her türlü iş süreci, onay akışı otomasyonundan fayda sağlar. Bu yöntem hem verimliliği artırır hem de hata oranlarını azaltır.
Google Formlar üzerinden bir onay akışı oluşturmak için temel form oluşturucu ve bir eklenti kullanmanız gerekir. İşte adım adım nasıl yapılacağı:
- Google Drive’ı açın.
- Ekranın sol üst köşesindeki + New butonuna tıklayın.
- Yeni bir Google Formu oluşturmak için Google Formlar seçeneğini seçin.
- Formu, izin talepleri, bütçe önerileri veya ilgililerin incelemesini gerektiren diğer taleplerin onayı için ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin.
- Formunuza, onayı verecek kişinin e-posta adresini soran bir alan ekleyin. (Örneğin, “Yönetici E-postası”)
- Bu alanı Required (Gerekli) butonunu açarak zorunlu hale getirin.
- Sonraki adımda, ekranın sağ üst köşesindeki üç nokta simgesine tıklayın.
- Açılır menüden Get add-ons (Eklentileri al) seçeneğini seçin.
- Form Approvals eklentisini seçin ve Install butonuna tıklayın.
Google Workspace’te Form Builder by Jotform ile zahmetsizce formlar oluşturun.
- formapprovals.com tarafından sunulan Form Approvalsı eklentisini seçin ve Install düğmesine tıklayın.
- Eklentinin kurulmasını onaylamak için Continue ve ardından Allow üzerine tıklayın.
- Onay akışına dönüştürmek istediğiniz Google Form’a geri dönün.
- Settings sekmesine tıklayın, ardından Responses sekmesine tıklayın.
- Collect email addresses (E-posta adreslerini topla) seçeneğini etkinleştirin ve Verified (kullanıcıları Google’a giriş yapmaları için teşvik eder) veya Responder input (e-postalarını manuel eklemeleri istenir) seçimini yapın. Form Approvals eklentisi, kullanıcı yanıt gönderdiğinde otomatik olarak bir onay e-postası oluşturur ve gönderir.
- Ekranın üst kısmındaki bulmaca simgesine tıklayın, Form Approvals eklentisini açın.
- Sağ altta açılan pencerede, artı simgesine tıklayarak Add dynamic recipient (Dinamik alıcı ekle) seçeneğini oluşturun.
- Select question title (Soru başlığını seç) metnine tıklayın ve ardından sonraki açılır menüden onaylayıcıyı belirleyen soruyu seçin. Bu durumda, formu çalışanın yöneticisine yönlendirmek istediğinizden, açılır menüden Manager Email (Yönetici E-posta) seçeneğini seçin.
- Save butonuna tıklayın. Artık birisi bu formu doldurduğunda, onay talebi için Yönetici E-posta alanına girilen e-posta adresine otomatik olarak bir mesaj gönderecektir.
Yönetici, e-posta içindeki bir butona tıklayarak talebi onaylayabilir veya reddedebilir. Formu gönderen kişi, yöneticinin kararı hakkında otomatik olarak bir e-posta bildirimi alacaktır.
Jotform İş Akışları: Google Formlar onay akışlarına güçlü bir alternatif
Google Formlar, piyasada bulunan birçok ücretsiz çevrimiçi form oluşturucudan sadece biridir. Jotform, kişiselleştirilmiş, profesyonel görünümlü anketler, testler ve onay talep formları oluşturmak isteyen kullanıcılar için daha fazla işlevsellik sağlar. Kurulumu ve kullanımı kolaydır — kodlama bilgisi gerekmez — ve Google Formlar ve diğer form oluşturuculardan daha derinlemesine tasarım özelleştirme seçenekleri sunar. Ayrıca onayları otomatikleştirmek için özel bir araç sunar.
İşte Jotform’u Google Formlar’dan ayıran başlıca farklar:
- Koşullu mantık: Basit onay iş akışları oluşturmak için, Jotform kullanıcıları her gün kullandıkları formlara koşullu mantık ekleyebilirler. Jotform’un koşullu mantık özellikleri, uygun paydaşlara otomatik olarak yönlendirilen bildirim e-postalarını ve onay taleplerini tetikleyebilir. Yanıtlar, Jotform Tablolar‘da kaydedilir.
- Çalışma akışı şablonları: Kullanıcılar, Jotform İş Akışları aracılığıyla onay süreçleri oluşturabilirler. Bu araç, kullanıcıların sağlam onay süreçleri oluşturmalarına yardımcı olacak şekilde tasarlanmıştır. Kullanıcılar, ihtiyaçlarına uygun hale getirebilecekleri çalışma akışı şablonlarını da sunar, böylece sıfırdan süreç oluşturmalarına gerek kalmaz.
- Çok kademeli onay süreçleri: Jotform İş Akışları ile kullanıcılar, yöneticilerin kararlarını hiyerarşideki daha üst düzey iletişimlere hızla iletebileceği çok kademeli onay süreçleri de oluşturabilirler.
Verimli bir onay akışı tasarlamak, iş süreçlerini hızlandırmak ve verimliliği artırmak için kritik öneme sahiptir. Google Formlar ile basit bir onay süreci kurulabilir; ancak oldukça fazla manuel işlem gerektirir. Jotform ise, çok daha esnek bir yapı ve kolay kurulum sunar. Özelleştirilebilir form yapısı, koşullu mantık desteği ve proje yönetimi araçlarıyla entegre çalışabilmesi sayesinde, tüm departmanlar için onay süreçlerini hızlı ve sorunsuz hale getirir.
Fotoğraf: Karolina Grabowska
Yorum Gönder: