Google Formlar’da satın alma siparişi nasıl oluşturulur?

Etkileşimli adım adım kılavuz

Kelime işlemcilerde form satır satır düzenleme ya da e-tablo şablonlarında karmaşık hücreleri birleştirip ayırma günleri geride kaldı.

Şirketinizin formları — özellikle sipariş formları gibi yasal belgeler — kolayca erişilebilir, şık ve modern olmalıdır. Neyse ki, Google Forms gibi form yapıcılar, Excel sayfalarını yeniden biçimlendirmeye, Adobe Acrobat öğrenmeye veya karmaşık kodlama ustası olmaya gerek kalmadan, iş sahiplerinin dijital belgeleri hızlı ve verimli bir şekilde tasarlamasına olanak tanıyor.

Google Formlar, iş süreçlerinde hafif ve esnek çözümlere ihtiyaç duyan, yeni başlayan işletme sahipleri için faydalıdır. Aslında, Google Formlar’la bir satın alma siparişi oluşturmak, alım sürecinizi düzene koymanın basit bir yoludur, satın alma siparişi onay iş akışına sağlam bir temel oluşturur.

Google Forms’un en iyi alternatifini mi arıyorsunuz?

Jotform’un tam özellikli form oluşturucu çözümü mobil uyumludur ve sektördeki en fazla entegrasyona sahiptir. Ödemeleri toplamak, iş akışlarını otomatikleştirmek, potansiyel müşterileri toplamak ve daha fazlası için kullanın.

Formları Jotform'a Taşı

veya

Sıfırdan Başla

Satın alma siparişi formu nedir?

Alıcı, satın almak istedikleri ürünleri bilgilendirmek için bir satın alma siparişi formu doldurur; istenilen miktar ve tercih edilen fiyat dahil. Satıcı satış şartlarını kabul ettiğinde belgeyi imzalayarak yasal olarak bağlayıcı hale getirir. Satın alma siparişi daha sonra her iki tarafın da üzerinde anlaştığı şartları gösteren bir kayıt ve sözleşme olarak işlev görür.

Satın alma siparişlerini faturaların öncülleri olarak da düşünebilirsiniz. İşletmeler, ürünleri doğrudan veya gelecekte satın almadan önce satış şartlarını belirlemek için bunları satıcılara ve tedarikçilere gönderir. Satın alma siparişinin şartları yerine getirildiğinde satıcı bir fatura gönderir.

Bir tedarikçiye satın alma siparişi göndermeden önce, muhasebe veya satın alma departmanı yöneticiniz ve — fiyat etiketi özellikle önemliyse — finans müdürü gibi birkaç ilgili kişi tarafından incelenmesi gerekir.

Verimli bir onay süreci, yeterli para olduğundan emin olup departmanları harcamaları için hesap verebilir hale getirerek nakit akışı sorunlarını önler. Birçok yazılım seçeneği bu onay sürecini otomatikleştirebilir, kağıt tasarrufu sağlar ve birden fazla e-posta göndermekte harcayabileceğiniz zamanı geri kazandırır.

Tabii ki, formları onaylamadan önce, onları oluşturmanız gerekecek.

Google Forms satın alma siparişi oluşturun

Google Forms ile başlamadan önce, bir Google hesabınızın olması gerekir. Bir kez hesabınız olduğunda, bir Google Forms satın alma siparişi oluşturmaya hazırsınız.

İzlemeniz gereken adımlar şunlardır:

1. docs.google.com/forms‘a gidin.
2. Bir şablon seçin. Bu isteğe bağlı bir adım olsa da — bir formu sıfırdan da oluşturabilirsiniz — iyi bir başlangıç ​​yapmanız için çevrimiçi olarak ücretsiz şablonlar bulabilirsiniz. Google Forms da değiştirmenize olanak tanıyan ücretsiz şablonlar sunar.

3. Bir form oluşturun. Eğer bir şablon kullanmayı düşünmüyorsanız, Google Forms’ta yeni, boş bir form oluşturmak için Boş butonuna tıklamanız yeterlidir.

4. Gerekli alanları ekleyin. Farklı bilgilerin toplanmasında hangi soru türlerinin en iyi olduğunu görmek için çeşitli soru türleriyle deney yapın. Kısa cevap ve çoktan seçmeli biçimlerini muhtemelen en sık kullanacaksınız — örneğin, kredi kartı numaraları için kısa cevap formatını ve ödeme türünü seçmek için çoktan seçmeli seçeneğini kullanabilirsiniz. 

Tedarikçilerin ürünleri veya malzemeleri tanımlayıp fatura göndermeleri için ihtiyaç duyacakları tüm bilgileri eklediğinizden emin olun.

Dahil edilecek bazı yaygın alanlar şunlardır:

• Sipariş numarası
• Teslimat tarihi ve yeri
• Şirketiniz ve tedarikçinin fatura adresleri
• Ödeme koşulları
• Ürünlerin isimleri, model numaraları ve miktarları
• Vergiler, indirimler, ücretler ve toplam fiyat

5. Formu özelleştirin. Google Formlar’a resimler ekleyebilir, renk ve yazı tipini değiştirebilirsiniz. Formunuzu daha profesyonel bir görünüm kazandırmak için şirket logonuzu ekleyin. Çalışırken formun nasıl göründüğünü görmek için önizleme seçeneğine tıklayabilirsiniz.

6. Formunuzu test edin. Formu şirketinizdeki birkaç kişiye gönderin — özellikle satın alma siparişi onaylarında yer alanlara — formu geliştirmek için önerilerini alın. Bir formu doldurma sürecindeki sürtüşmeleri mümkün olduğunca ortadan kaldırın — tedarikçileriniz bunu takdir edecektir.

7. Göndermeye başlayın. Google Forms satın alma siparişini doğrudan onaylayıcılara ve daha sonra tedarikçilere e-posta veya paylaşılabilir bir bağlantı aracılığıyla gönderebilirsiniz.

Satın alma siparişleri oluşturmak için Jotform’u kullanın

Google Forms satın alma siparişleri, küçük işletmeler için yararlıdır çünkü formatı tedarikçilere tanıdık gelir ve herkesin kullanması kolaydır. Ancak, Google Forms satın alma sürecinizi daha da kolaylaştırabilecek özelliklerden yoksundur. 

Örneğin, tedarikçilerin bir Google Forms satın alma siparişini onaylamak için elektronik imza eklemeleri için doğrudan bir yol bulunmamaktadır. Ayrıca, formunuzun tam istediğiniz gibi görünmesi zaman alabilir — bu zamanı başka görevlere ayırabilirsiniz.

İşleri hızlandırmak için Jotform’un birçok satın alma sipariş şablonlarından birini deneyin. Bu şablonları Form Oluşturucu ile değiştirebilir ve ister dosya eklemek, ister elektronik imzalar eklemek, ister diğer işyeri yönetim programlarınıza bağlanmak isteyin, formunuzun gücünü artıran çeşitli entegrasyonlar ekleyebilirsiniz.

Form oluşturma işleminizi tamamladığınızda, formunuzun işlevselliğini bir adım ileriye taşıyın ve Jotform Onayları ile geliştirin. Bu iş akışı platformunda, satın alma sipariş formlarınız bir sürükle-bırak arayüzü aracılığıyla özelleştirebileceğiniz bir onay sürecinin temeli haline gelir. Onaylayıcılar, koşullar ve bildirimler ekleyerek sorunsuz bir onay süreci oluşturabilirsiniz. 

Jotform’un Form Atama özelliği, formları takım üyelerinize devretmenizi sağlar ve yerleşik hatırlatıcılar ve koşullar herkesin plana sadık kalmasını ve zamanında olmasını sağlar. Her adımı herhangi bir cihazdan Jotform Mobil Formlar uygulaması ile izleyebilirsiniz.

Satın alma siparişlerinizi tek bir çatı altında toplamak, satın almayı basitleştirecek — bu basitlik, tedarikçilerinizle iyi ilişkiler kurmanızı sağlayacaktır.