Google Form'da etkinlik kayıtlarını sınırlama

Form yanıtını sınırlamayı adım adım öğrenin

Etkinlik planlama ve yönetimi, özellikle katılımcı toplama aşaması, bilinçli ve yoğun bir çalışma gerektirir. Kayıt işlemini kolaylaştırmak ve doğru şekilde kayıt almak, etkinliğin başarısı için oldukça büyük önem taşımaktadır. İşte bu noktada, çevrimiçi etkinlik kayıt formları gibi otomasyon çözümleri işleri çok kolaylaştırır.

Google Formlar, en popüler online form oluşturuculardan biridir ve etkinlik kayıt formları oluşturmak için iyi bir seçimdir. Peki, toplam katılımcı sayısını sınırlı tutmak zorundaysanız ne yapmanız gerekiyor? Google Formlar’da etkinlik kaydı sınırı oluşturmak mümkün mü? Google Formlar’da kayıt sayısını nasıl sınırlandırabileceğiniz konusundaki bütün bilgileri yazımızdan edinebilirsiniz.

Google Forms’a en iyi alternatif nedir?

Jotform’un tam özellikli form oluşturma çözümü mobil uyumludur ve endüstrideki en fazla entegrasyona sahiptir. Ödemeleri toplamak, iş akışlarını otomatikleştirmek, potansiyel müşteri toplamak gibi birçok amaçla kullanabilirsiniz.

Formları Jotform'a Taşı

veya

Sıfırdan Başla

Google Form’da kayıt limitlerine neden ihtiyaç duyulur?

Online formlar, katılımcı bilgilerini ve ödemeleri internet üzerinden toplayarak kayıt sürecini otomatikleştirmenize yardımcı olur. Bu sayede etkinliği planlayanlar veri girişi ve ödeme işlemlerini manuel olarak yapmaktan kurtulur, böylece lojistik, tanıtım ve diğer önemli işlere odaklanabilirler.

Bununla birlikte, etkinliğinizde aşırı rezervasyonu önlemek için kayıt formlarınızdaki katılım sayılarını sınırlamanız gerekebilir. Siz de takdir edersiniz ki kaydolmuş katılımcıları geri çevirmek zorunda kalmak hiç hoş olmayacaktır.

Google Form etkinlik kayıt limitlerini ayarlamanız için başlıca sebepler şunlardır:

• Yasal uyumluluk: Birçok etkinlik, katılımcı sayısını sınırlayan yasal veya düzenleyici kurallara, örneğin yangın güvenliği yönetmeliklerine uymak zorundadır. Form gönderim limitlerini ayarlamak, bu kurallara uymanıza yardımcı olur.
• Kapasite yönetimi: Etkinlik mekanlarının konuk edebileceği kişi sayısı, fiziksel alanı ve gelenlere hizmet edebilecek insan gücü sınırlıdır. Kayıt sınırı koyarak mekanın kapasitesini aşmaz, katılımcılar için güvenli ve konforlu bir deneyim sağlamış olursunuz.
• Kaynak yönetimi: Google Formlar sayesinde etkinlik kayıt sınırları, oturma düzeni, yemek servisi ve personel gereksinimleri gibi lojistik unsurları önden planlayabilirsiniz. Kayıt sınırları beklenen katılımcı sayısını karşılayacak durumda olmanızı garanti eder, bütçenizi kontrol edilebilir seviyede tutar.
• Ayrıcalık hissi: Başvuru sınırları, yüksek talep gören etkinlikler için insanlarda aciliyet ve ayrıcalık hissi yaratabilir, bilet satışlarını veya kayıt oranlarını artırabilir.

Google Form etkinlik kayıt sınırları nasıl uygulanır

Google, yanıt sınırı oluşturmak için şu anda iki yöntem sunmaktadır. İlk yöntem, tek bir kişinin gönderebileceği yanıt sayısını sınırlar. Bu sınırı şu şekilde belirleyebilirsiniz:

1. Google Formlar‘ı açın ve düzenlemek istediğiniz formu seçin.
2. Ayarlar (Settings) sekmesine tıklayın.
3. Seçenekleri görebilmek için Yanıtlar (Responses) bölümüne tıklayın.
4. 1 yanıtla sınırlama (Limit to 1 response) seçeneğini bulun ve etkinleştirin. Bu seçenek, yanıt verenlerin Google hesaplarına giriş yapmalarını gerektirir ve her bir Google hesabının 1’den fazla yanıt vermesini engeller.

Ancak bu yöntem, toplam başvuru sayısı için herhangi bir sınır belirlemez.

Etkinlik kayıt limitlerini ayarlamanın bir diğer yöntemi ise, Google Form’unun daha fazla kayıt kabul etmesini durdurmaktır. Bunun adımları da şu şekildedir:

1. Google Formlar‘ı açın ve düzenlemek istediğiniz formu seçin.
2. Yanıtlar (Responses) sekmesine tıklayın. Yanıt kabulü seçeneğini ve bunun açık veya kapalı olduğuna dikkat edin.
3. Yanıt almayı durdurmak için Yanıt kabulü düğmesini kapatın.
4. Bu aksiyonun ardından formu doldurmaya çalışan kişiler, formun yanıt kabul etmediği mesajını görmeye başlayacaklardır.

Maalesef bu seçenek bir başka sorun yaratıyor. Etkinlik düzenleyenler form yanıtlarını manuel olarak kapatmak zorunda oldukları için, etkinliğin kapasitesi aşıldıktan sonra bile insanlar kayıt olmaya devam edebilir, bu da çok zor durumda kalmanıza neden olabilir.

Google Formlar’ında otomatik olarak bir kayıt limiti ayarlamanın tek yolu, formLimiter gibi dış eklentiler kurmaktır. Ancak bu eklentileri kullanmak zor olabilir, üstelik uygulamayı geliştirenler düzenli olarak güncellemiyorlarsa güvenlik riskleri açığa çıkabilir. Bu nedenle daha pratik ve etkin bir alternatife ihtiyacınız olduğunu söyleyebiliriz.

Jotform ile Google Form sınırlamalarından kurtulun

Google Formlar, kullanımı kolay ve ücretsiz olsa da, ihtiyaçlarınızı karşılayan bir sistem kurmayı zorlaştırabilecek sınırlamalara sahiptir. Neyse ki, piyasada başta Jotform olmak üzere birçok alternatif bulunmaktadır.

Jotform, kullanıcı dostu ve her yönden sağlam bir ücretsiz online form oluşturucusudur, çok sayıda yardımcı özelliği ve özelleştirme seçenekleri bulunmaktadır. Jotform’la, anketlerden etkinlik kayıtlarına, geri bildirim ve sipariş formlarına kadar neredeyse her amaç için çok yönlü ve istediğiniz şekilde özelleştirilmiş formlar oluşturma imkanı sunar. Sorunsuz çalışan sürükle-bırak arayüzü, 150’den fazla entegrasyon seçeneği ve güçlü analitik özellikleriyle piyasadaki diğer ürünlerden ayrılır.

Jotform’u Google Forms’tan ayıran temel özellik, kullanıcıların eklenti veya plug-in kullanmadan, doğrudan platform içinde kayıt sınırları belirleyebilmesidir diyebiliriz.

Jotform’da kayıt sınırı nasıl tanımlanır?

Jotform’la, doğrudan ürünün içinde etkinlik kayıt sınırları belirlemek mümkündür. Aşağıdaki adımları izlemeniz yeterlidir:

1. Jotform Form Oluşturucu‘yu açın.
2. Sayfanın üst kısmında yer alan Ayarlar sekmesine tıklayın.
3. Form Ayarları‘nın altında göreceğiniz Form Durumu‘nu açın.
4. Belli bir sayıya ulaştıktan sonra formu kapatmak için Form yanıtı limitine ulaşıldığında devre dışı bırak seçeneğini işaretleyin.

Form Yanıtı Limiti‘ni de ayarladıktan sonra, bu sınıra ulaşıldığında form otomatik olarak kapanacaktır. İşte Jotform’la form kayıt limiti oluşturmak bu kadar basit.

Online etkinlik kayıt formları, etkinlik planlaması ve yönetimini kolaylaştırır; veri toplamayı, ödeme almayı ve iletişimi otomatize eder; her iki taraf için de daha sorunsuz bir süreç sağlar. Ancak, tüm online form oluşturucular bu işi aynı başarıyla yerine getiremez.

Jotform’un kapsamlı özelleştirme seçenekleri, kullanıcıların form doldurma sayısına — etkinlik kayıt formları da dahil — sınırlama getirmesine olanak tanır. Hatasız bir etkinlik kayıt süreci sağlamak için heme Jotform’a üye olun ve yukarıdaki adımları izleyerek kendi etkinlik formunuzu yapmaya hemen başlayın.

Fotoğraf: Ilya Pavlov, Unsplash