Google Formlar e-posta bildirimlerini nasıl tetiklersiniz?

Etkileşimli Adım Adım Eğitim

Google Formlar, bir anket oluşturmayı ve bunu e-posta ile göndermeyi veya bir web sayfasına yerleştirmeyi kolaylaştırır. Temel sürümü ücretsizdir, form oluşturmayı kolay hale getirir ve alabileceğiniz form yanıtı sayısında bir sınır yoktur.

Google Formlar e-posta bildirimlerini almak, formun yaratıcısı ya da yanıtlayan olarak önemlidir. Bildirimler, yanıtlayanlara yanıtlarının ulaştığını bildirir ve yaratıcıların her başvuruyu takip etmelerini kolaylaştırır.

Google Formlar oldukça kapsamlı bir yazılım parçasıdır, ancak bildirim sistemi biraz sınırlıdır. Bu makalede, Google Formlar’daki yerleşik bildirim sistemini kullanarak basit bildirimler göndermeyi nasıl yapacağınızı göstereceğiz. Ayrıca, bildirimleri geliştirmek için kullanabileceğiniz eklentilerden bahsedeceğiz ve Google Formlar’a bir alternatif sunacağız.

Google Formlar’a en iyi alternatif mi arıyorsunuz?

Jotform’un tam özellikli form oluşturma çözümü mobilden erişilebilir ve sektördeki en çok entegrasyona sahiptir. Ödeme almak, iş akışlarını otomatikleştirmek, müşteri potansiyeli toplamak ve daha fazlası için kullanın.

Formları Jotform'a Taşı

veya

Sıfırdan Başla

Google Formlar E-posta Bildirimlerini Nasıl Ayarlarsınız

Neyse ki, Google Formlar için e-posta bildirimleri ayarlamak çok kolaydır. İşte nasıl yapılacağı:

1. Bildirim almak istediğiniz Google Form’a gidin.
2. Katılımcıların formunuza erişebilmesi için Yayımla‘ya tıklayın.

3. Cevaplar gelmeye başladığında, Cevaplar üzerine tıklayın.

4. Sağ üst köşedeki üç nokta simgesine tıklayın.

4. “Yeni cevaplar için e-posta bildirimleri al” seçeneğine tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, biri formunuza yanıt verdiğinde e-posta bildirimi almak için yapmanız gereken her şeydir.

Ne yazık ki, Google e-posta bildiriminde yanıtların bir özetini sağlamaz. Bu, her yanıtı tam olarak görmek için Google Formlar’a geri dönmeniz gerektiği anlamına gelir.

Dahası, yalnızca siz (formun yaratıcısı) bildirim alacaksınız. Meslektaşlarınızın da bildirim almasını istiyorsanız, onları formda işbirlikçi olarak eklemeli ve ardından e-posta bildirimlerini açmalarını istemelisiniz.

Google Formlar e-posta bildirimleri eklentileri

Google’ın varsayılan e-posta bildirimlerinden daha fazla işlevsellik arıyorsanız, tam anket sonuçlarını içeren e-posta bildirimleri almanızı sağlayan eklentiler bulunmaktadır.

Google Formlar için Email Notification eklentisi

Bu basit eklenti, her bildirim e-postasını özelleştirmenizi ve bildirime form sonuçlarının istediğiniz kadarını eklemenizi sağlar. İşte nasıl kullanılacağı.

1. Google Workspace Marketplace’ten eklentiyi yükleyin. Bireysel kullanıcılar için yükleyebilir veya yöneticiler tüm ekibiniz için yükleyebilir.

2. Formunuza gidin ve eklenti simgesine (yapboz parçası) tıklayın. Ardından Email Notification for Forms seçeneğine tıklayın ve Uygulamayı Aç seçeneğine tıklayın.

3. Uygulamayı açtıktan sonra, sağda bulunan Oluştur butonuna tıklayın ve E-posta bildirimi seçeneğini seçin.

4. Bildirimizi kolayca tanımlamak için bir ad girin. Bildirim göndermek istediğiniz e-posta adreslerini ekleyin (örneğin, müşteri destek ekibinizin), yanı sıra bir gönderici adı ve e-posta adresi ekleyin. 

5. Google Formlar e-posta bildirimi için konu satırını ve mesaj gövdesini girin. Tüm form alanlarını eklemek için {{All Answers}} değişkenini kullanabilirsiniz.

6. Form Yanıtlayıcısını Bildir kutusunu işaretleyerek formu dolduran her katılımcıya otomatik bir e-posta gönderebilirsiniz.

7. Tüm ayarları gözden geçirdikten sonra, bildirimi etkinleştirmek için Kaydet ve Devam Et butonuna tıklayın.

Signature workflow e-posta bildirimleri eklentisi

Signature workflow (önceki adıyla Mailrecipe), Google Form gönderimleri için özel e-posta bildirimleri oluşturmanıza olanak tanıyan ve kullanıcıların gönderim sonrası yanıtlarını düzenlemelerine izin veren başka bir basit Google Workspace eklentisidir. İşte nasıl kullanılacağı.

1. Google Workspace Marketplace’ten eklentiyi yükleyin. Yine, yöneticiler bunu her kullanıcı için yükleyebilir. 
2. Formunuzu açın, eklenti simgesine tıklayın ve Signature workflow seçeneğine tıklayın.

3. Daha fazla seçenek üzerine tıklayın.

4. Her form gönderimi için işbirlikçileri bilgilendir seçeneğinde Yapılandır üzerine tıklayın.

5. Bildirim almak istediğiniz e-posta adresini girin. İleri‘ye tıklayın.

6. Bildirim e-postası için bir konu satırı girin.

7. Tüm form yanıtları varsayılan olarak e-posta metninde gösterilir, ancak isterseniz e-postayı özelleştirebilirsiniz. 
8. Bildirimlerin çalıştığını doğrulamak için bir test e-postası göndermek üzere Evet‘e tıklayın.

E-posta Bildirimleri için Jotform Nasıl Kullanılır

Çevrimiçi formlarınız için başka bir alternatif olarak Jotform’u kullanabilirsiniz. Jotform, piyasadaki diğer form oluşturuculara kıyasla kapsamlı bir özellik, entegrasyon ve şablon yelpazesi sunar.

Google Formlar’dan farklı olarak, Jotform ödeme işlemcilerini kolayca entegre etmenizi, Jotform markasını kaldırmanızı, form tasarımınızı özelleştirmenizi, imza alanları eklemenizi ve mobil uyumlu formlar oluşturmanızı sağlar.

Jotform ayrıca birisi formu tamamladığında otomatik e-posta bildirimleri göndermeyi kolaylaştırır. İşte adımlar:

1. Jotform Form Oluşturucu’daki Ayarlar sekmesinde, sol kenar çubuğundan E-postalar üzerine tıklayın.
2. E-posta ekle butonuna tıklayın. 

3. Bildirim e-postası seçeneğini seçin.

Bildirim e-postaları önceden oluşturulmuş, özelleştirilebilir bir şablon ile birlikte gelir, ancak varsayılan olarak tüm yanıt alanları e-posta içinde gösterilir. Alıcılar sekmesinde belirli alıcılar ekleyebilirsiniz. Gelişmiş sekmesinde, Gönderim alındığında e-posta gönder seçeneğinin işaretli olduğunu doğrulayarak tüm işbirlikçilerin ve yanıtlayanların bildirim almasını sağlayın.