Online izin belgeleri nasıl toplanır?

Çocukken sınıfınızla hayvanat bahçesi veya müze gibi bir yere geziye gittiğiniz günleri hatırlıyor musunuz?

Sadece arkadaşlarınızla eğlenceli ve eğitici bir gezi yapma şansı bulmakla kalmıyor, aynı zamanda otobüste şarkılar söylüyor, sıkıcı kafeteryadan uzakta öğle yemeği yiyor, anlamsız hatıralar için para harcıyor ve en önemlisi bir gün boyunca (veya çoğunda) okuldan uzak kalıyordunuz.

Ancak, bunların hiçbirini anne veya babanızın ya da velinizin bir izin belgesi imzalamadan ve öğretmeninize iade etmeden yapamazdınız. İzin belgeleri, okul personelinin öğrencileri gezilere götürebilmesi için (en azından çoğu eyalette) yasal olarak zorunluydu. Bu belgeler, tüm taraflar — anne babalar ve veliler, öğrenciler ve okul yöneticileri dahil — için rahatlık sağlıyordu.

İzin belgeleri bugün hala gerekli olsa da, büyük ölçüde dijitalleştiler ve bu sayede okunaksız, lekeli veya yırtık imzalı belgeler; kaybolan belgeler ve sahte imzalı belgeler gibi pek çok baş ağrısının önüne geçiliyor.

Online izin belgeleri, kâğıt izin belgelerine harika bir alternatif sunar, çünkü öğrencilerinizin anne babaları veya velilerinden gelen onay e-imzalarını toplamak için pratik bir yol sağlar; çocuğunuzun bir okul gezisine gitmesine veya bir okul etkinliğine katılmasına izin verildiğini doğrular. Online izin belgeleri, veli veya veli adları, e-posta veya telefon numarası gibi iletişim bilgilerinin yanı sıra, etkinlik veya faaliyet için gerekliyse ödeme veya bağışları da toplar. Elektronik izin belgeleri ayrıca öğrencinin katılması gereken etkinlik veya faaliyeti, faaliyetin başlama ve bitiş saatlerini, yerini ve etkinlik okul dışında gerçekleşiyorsa ulaşım modunu da belirtir.

Ayrıca, dijital izin belgeleri temassız, daha az maliyetli ve basılı olanlara göre daha çevre dostudur ve kolaylıkla merkezi bir konumdan erişilebilirler.

Ancak, online izin belgeleri oluşturmak, dağıtmak ve toplamak için yazılıma ihtiyacınız vardır. Neyse ki, online form oluşturucu Jotform, tüm sanal izin belgesi ihtiyaçlarınızı karşılamak için burada.

Farklı izin belgesi türleri nelerdir?

Birçok farklı izin belgesi türü vardır. Ebeveyn/veli izni gerektiren çeşitli okul gezileri, etkinlikler ve faaliyetler nedeniyle, okullarınız farklı durumlar için farklı izin belgeleri kullanabilir. Öğrencilerinizin bir sonraki macerası için doğru olanı seçerken aşağıdaki izin belgesi türlerini değerlendirin:

• Gezi izin belgesi
• Laboratuvar/deney izin belgesi
• Ulaşım izin belgesi
• Retreat izin belgesi
• Film gösterimi izin belgesi
• Okul dansı izin belgesi
• Sınıf partisi izin belgesi

Jotform ile online izin belgeleri nasıl oluşturulur

Jotform ile sınıf gezisi veya kamp kaçamağı için online izin belgeleri birkaç dakika içinde oluşturabilirsiniz. Kullanımı kolay, güçlü, sezgisel ve tamamen kodsuzdur, bu sayede markalı, kağıtsız izin formlarını dakikalar içinde hazırlamanıza yardımcı olur.

Online izin belgeleri oluştururken eklemeniz ve talep etmeniz gereken birkaç unsur şunlardır:

• Etkinlik hakkında detaylar ekleyin; tarih, hareket ve dönüş saati, yer, fiyat, ulaşım şekli ve çocuğun gezide nelerle karşılaşacağını ve nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatan kısa bir açıklama.
• Anne babaların/velilerin adlarını ve iletişim bilgilerini isteyin.
• Öğrencinin adı ve sınıfını isteyin.
• Öğrencinin diyet sınırlamalarına yönelik bir alan ekleyin, özellikle atıştırmalık veya öğle yemeği molası vermeyi planlıyorsanız.
• Öğrencinin alerji bilgilerine yönelik bir alan ekleyin.
• Öğrencinin ilaç ihtiyaçlarına yönelik bir alan ekleyin.
• Ebeveyn veya velinin tüm bilgileri aldığına ve anladığına dair bir onay kutusu veya başka bir formda onay ekleyin.
• Ebeveynlerin/velilerin imzalarına ve imzaları attıkları tarihe yönelik alanlar ekleyin.

İzin formları hem ebeveynler hem de okul yetkilileri için çok önemli olabilir ama bu sıkıcı olmaları gerektiği anlamına gelmez.

Neyse ki, Jotform’un en iyi özelliklerinden biri ne kadar özelleştirilebilir olduğudur — oluşturduğunuz tüm formların renklerini, stilini, temasını ve düzenini değiştirme yeteneği sunar. Sürükle ve bırak işlevi ve çeşitli widget seçenekleri sayesinde, ister hazır şablonlardan birini kullanın, ister sıfırdan oluşturun, izin belgenizi ihtiyaçlarınıza uygun ve markanıza uyumlu hale getirebilirsiniz.

Düzenlenebilir izin belgesi şablonlarına ek olarak, Jotform geniş bir yelpazede tamamen özelleştirilebilir eğitim formu şablonları — öğrenci anketleri, öğrenci gelişim raporları ve burs başvuru formları dahil — sunar ve öğretmenlerin tüm verilerini tek bir veritabanında oluşturmasına, paylaşmasına ve saklamasına olanak tanır.

Jotform ile online izin belgeleri nasıl dağıtılır ve toplanır

Jotform’da eğitim formları, tablolar, onaylar ve PDF’ler oluşturmanın yanı sıra, eğitim uygulama şablonları da yaratabilirsiniz; örneğin bir ebeveyn portalı, özel ders veya sınıf yönetimi uygulaması gibi. Üstelik, bu kodsuz uygulamaları mobil cihaz veya bilgisayar üzerinden izin belgelerini toplamak için kullanabilirsiniz.

Jotform kullanarak online izin belgelerini nasıl yayabilir ve toplayabilirsiniz:

1. Öncelikle, Form Oluşturucu’da kullanmak istediğiniz izin formu şablonunu seçin, örneğin Jotform’un hazır gezi izin formu şablonunu.
2. Formu özelleştirip düzen, renkler ve doldurulabilir alanlardan memnun kaldığınızda, ekranınızın üst kısmındaki menüden Yayınla‘ya tıklayın.
3. Sol taraftaki navigasyon menüsünden online izin belgesi formunuzu nasıl paylaşmak istediğinizi seçin. Birkaç şekilde paylaşabilirsiniz:
   • Sosyal medya sitelerinde (Facebook, Twitter ve LinkedIn gibi) bir bağlantıyı kopyalayıp yapıştırın.
   • E-posta ile bir bağlantıyı kopyalayıp yapıştırın. (Pratik öneri: Jotform ile öğrencilerinizin ebeveynlerine belirli aralıklarla e-posta göndererek izin belgesini doldurup göndermelerini hatırlatabilirsiniz.)
   • Bağlantınız için bir QR kodu indirin.
   • Okul web sitesi gibi bir web sayfasına yerleştirmek için bir kod parçacığını kopyalayıp yapıştırın.
   • WordPress veya Zoey gibi üçüncü taraf bir platformda yayınlayın.
   • Doldurulabilir bir PDF’ye dönüştürün.
4. Son olarak, online izin belgelerini ebeveynlere ve velilere gönderdikten sonra, belgelerin ne zaman size geri döndüğünü takip edebilirsiniz.
   • Form Oluşturucu sayfasında izin belgesi formunuzu seçin ve ekranın üst kısmındaki Gönderimler butonuna tıklayın. (Başka bir pratik öneri: Bu form için mobil uygulama bildirimlerini de etkinleştirebilir ve biri belgeyi iade ettiğinde bildirim alabilirsiniz. Sadece Form Oluşturucuya gidin, Ayarlar‘a ve ardından Mobil Bildirimler ‘e tıklayın.)

Online izin belgeleri, okul gezileri ve etkinlikleri için kritik öneme sahiptir. Öğrencilerin ve personelin güvenliği ve nerede oldukları konusunda herkesin aynı fikirde olmasına yardımcı olur.

Eski tarz kâğıt belgelerle karşılaştırıldığında, doğru yazılım ile oluşturulması ve yönetilmesi oldukça kolaydır. Bu yüzden, bir dahaki sefere bir online izin belgesi — ya da başka bir paylaşımlı form — oluşturmaya ihtiyacınız olduğunda, kodsuz bir form oluşturucu olan Jotform gibi yardımcı bir aracı kullanarak bunu gerçekleştirin.