Os formulários do Google são seguros?

Somente durante o quarto trimestre de 2023, as violações de dados expuseram mais de 8 milhões de registros em todo o mundo. Isso é, sem dúvida, motivo de preocupação para qualquer organização que deseja proteger seus dados — e sua reputação.

Se você coleta dados usando os formulários do Google, como muitas organizações fazem, é fundamental entender se esses dados estão realmente seguros. Isso se torna ainda mais relevante para empresas que utilizam o Formulários Google para coletar informações pessoalmente identificáveis (PII) ou informações de saúde protegidas (PHI).

Então, os formulários do Formulários Google são seguros?

Neste artigo, examinamos os pontos fortes e as potenciais fraquezas do software Formulários Google e, se você está preocupado com o cumprimento dos padrões HIPAA, se eles são compatíveis com HIPAA. Também comparamos os recursos de segurança do Formulários Google com os de outros geradores de formulários para ver quais têm a melhor segurança de dados. Finalmente, oferecemos várias dicas úteis para aumentar a segurança dos seus dados dentro do Formulários Google.

Buscando a melhor alternativa ao Formulários Google?

A solução completa de formulários da Jotform é compatível com dispositivos móveis e oferece o maior número de integrações do mercado. Use-a para coletar pagamentos, automatizar fluxos de trabalho, captar leads e muito mais.

Migrar Formulários para a Jotform

ou

Começar do Zero

Quais são os protocolos de segurança do Google?

Privacidade e segurança são princípios fundamentais do Google; é por isso que a empresa trabalha proativamente para identificar e prevenir ameaças. Estas são algumas das camadas de protocolos de segurança que se aplicam a todos os aplicativos do Google Workspace, incluindo o Formulários Google:

• Criptografia avançada: O Google protege seus dados com HTTPS e Segurança da Camada de Transporte (TLS) quando eles estão se movendo entre seu dispositivo, Serviços Google e o centro de dados deles.
• Alertas proativos: Se o Google perceber algo fora do comum, como um login suspeito, ele avisará você imediatamente.
• Ameaças bloqueadas: O Google bloqueia o acesso a qualquer site que pareça uma ameaça à segurança, e essa tecnologia está disponível para outros navegadores também, incluindo o Safari da Apple e o Firefox da Mozilla.
• Atualizações e patches: Os esforços de segurança são contínuos no Google; ele busca continuamente e identifica ameaças de segurança e atualiza o software para enfrentá-las.

O Google também reconhece que é importante para seus usuários praticar o armazenamento e compartilhamento responsável de dados, e oferece uma série de recursos de treinamento para que as pessoas possam ser melhor informadas sobre como proteger seus dados.

Os formulários do Google são seguros sob inspeção mais detalhada?

Embora o Google como um todo seja altamente seguro, e quanto aos dados que você coleta através dos formulários do Google?

“O Formulários Google, como parte do conjunto de produtos do Google, se beneficia de uma infraestrutura de segurança robusta”, afirma Ankit Prakash, fundador da Sprout24, uma plataforma de inteligência de software. “Ele utiliza criptografia HTTPS, garantindo que os dados em trânsito permaneçam protegidos e confidenciais.”

“Além disso”, diz, “o Google adota medidas proativas, como a detecção e o bloqueio automáticos de formulários que solicitam dados sensíveis. No entanto, a segurança de um formulário do Google também depende diretamente das configurações definidas pelo seu criador. Por exemplo, um formulário pode ser configurado como público ou restrito apenas a usuários específicos.”

Como parte do Google Workspace, o Formulários Google possui vários recursos de segurança para prevenir roubo e violações de dados:

• Criptografia em trânsito e em repouso: Esteja seus dados do Formulários Google simplesmente armazenados nos servidores do Google ou sendo transmitidos para outra pessoa, o Google os mantém criptografados.
• Armazenamento seguro de dados: Os dados que você coleta através dos formulários do Google são armazenados nos servidores do Google, que são protegidos por protocolos de segurança abrangentes do Google.
• Controle de acesso: O Google permite que o criador do formulário determine quem tem acesso ao seu formulário, exigindo que todos os usuários façam login em sua conta do Google para abri-lo. Se você estiver usando o Formulários Google como parte de uma conta organizacional, poderá restringir o acesso apenas aos membros da sua organização.
• Autenticação de dois fatores: Para fazer login na sua conta do Google, você deve fornecer sua senha e completar uma segunda etapa de verificação, como fornecer um código. Isso reduz as chances de outra pessoa acessar sua conta do Google.
• Registros de auditoria: Se você suspeitar de atividades de login não autorizadas associadas à sua conta do Formulários Google, pode verificar os registros de auditoria no Google Workspace.
• Requisitos de conformidade: O Google oferece recursos para ajudar os usuários a aderir a várias regulamentações de conformidade global, incluindo o RGPD.

Além dos recursos oferecidos pelo Formulários Google, os usuários também podem aumentar ainda mais a segurança dos seus formulários adotando medidas adicionais.

Por exemplo, você pode exigir que as pessoas que preencham o formulário façam login em sua conta do Google como uma forma de autenticar sua identidade. Você também pode validar respostas configurando regras no formulário do Google para quais tipos de respostas são aceitáveis, como o tamanho da resposta ou o tipo de caracteres usados. Alguns usuários também gostam de restringir as respostas a uma por pessoa para limitar a quantidade de dados que precisam coletar e proteger.

Considerando a combinação dos recursos de segurança fornecidos pelo Google e as medidas opcionais que você pode adotar por conta própria, é seguro dizer que há muitas camadas de segurança disponíveis no Formulários Google.

Quais são as possíveis preocupações de segurança com os formulários do Google?

Deixando de lado os recursos de segurança, o Formulários Google — ou qualquer software, na verdade — é tão seguro quanto sua capacidade de responder às ameaças de segurança mais recentes. Agentes mal-intencionados estão constantemente desenvolvendo novas formas de atacar plataformas, roubar dados e causar problemas. Por isso, é fundamental estar atento aos diferentes tipos de ameaças que podem afetar o Formulários Google, especialmente se você coleta dados sensíveis.

“Embora o Formulários Google seja uma plataforma segura, há preocupações”, diz Prakash. “Phishers podem explorar a confiança que os usuários depositam no domínio ‘google.com’, criando formulários enganosos para coletar informações.

“A facilidade de criar um formulário do Google pode, às vezes, ser seu calcanhar de Aquiles, já que cibercriminosos conseguem gerar rapidamente formulários para se passar por entidades legítimas. Além disso, se os criadores não tiverem atenção às configurações de compartilhamento, dados sensíveis podem ser expostos involuntariamente. Por fim, embora o Google desaconselhe o envio de senhas por meio de seus formulários, nem todos os usuários seguem essa recomendação, o que pode resultar em brechas de segurança.”

Confira abaixo algumas preocupações potenciais de segurança com o Formulários Google:

• Phishing: Cibercriminosos podem criar uma página falsa de login do Google que imita a página real do Formulários Google. As vítimas, ao inserirem suas credenciais, acabam entregando seus dados de acesso. De posse dessas informações, os invasores podem acessar formulários, roubar dados, executar campanhas de spam e realizar outras atividades maliciosas.
• Roubo de dados: Invasores podem criar formulários falsos no Google para solicitar informações sensíveis dos usuários e, assim, roubar dados pessoais para fins ilícitos. Além disso, podem usar formulários legítimos do Google para simular outros tipos de sites, como páginas de comércio eletrônico, induzindo as vítimas a inserir informações confidenciais, como dados de cartão de crédito.
• Sequestro de dados: Cibercriminosos podem utilizar softwares maliciosos para interceptar os dados coletados pelo seu formulário e transferi-los para suas próprias planilhas do Google, desviando essas informações da planilha original onde deveriam ser armazenadas.

Essas são apenas algumas das questões de segurança atuais, mas as táticas dos cibercriminosos estão em constante evolução. Por isso, é fundamental escolher um software de formulários que se comprometa a combater essas ameaças de forma proativa e a atualizar continuamente seus protocolos de segurança.

O Formulários Google permite a conformidade com HIPAA?

Se você atua na área da saúde, sabe o quanto é fundamental garantir que seu conjunto de tecnologias esteja em conformidade com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA).

Essa lei está em vigor para garantir que dados sensíveis de pacientes sejam protegidos e não divulgados sem o consentimento deles. Ela determina que qualquer organização que lide com informações de saúde protegidas (PHI) deve adotar medidas de segurança específicas para coleta, armazenamento e compartilhamento desses dados. Aplica-se às entidades cobertas na área da saúde que atuam na prestação de cuidados médicos, na cobrança de pagamentos e nas operações relacionadas à saúde.

Então, o Formulários Google permite a conformidade com a HIPAA? O Formulários Google oferece configurações de segurança e privacidade que podem ser ativadas para ajudar a cumprir os regulamentos da HIPAA. Ao adotar determinadas medidas, é possível viabilizar a conformidade com essa legislação.

Para que um software auxilie na conformidade com a HIPAA, ele deve atender a critérios específicos em diversas áreas de segurança, incluindo:

• Criptografia de dados
• Backup e armazenamento de dados
• Gestão de identidade e acesso
• A empresa de software também deve possuir um Acordo de Parceria Comercial (BAA) devidamente assinado.

Os formulários do Google não atendem aos critérios de conformidade com a HIPAA de forma imediata, mas se você for uma entidade coberta, pode adotar certas medidas para permitir sua conformidade com a HIPAA, como:

• Definindo permissões de compartilhamento para gerenciar a visibilidade e o acesso aos dados
• Desativando aplicativos de terceiros que não atendem aos padrões da HIPAA
• Ajustando as configurações de privacidade
• Criptografando informações sensíveis
• Garantindo a autenticação do usuário
• Implementando controles de auditoria para rastrear o acesso às informações
• Obtendo um BAA assinado que cubra o Formulários Google e o Google Workspace

Após a implementação dessas medidas de conformidade com a HIPAA, o Formulários Google pode ajudar você a cumprir os requisitos da HIPAA.

O Formulários Google é tão seguro quanto outras ferramentas?

Outra parte desse quebra-cabeça é entender como o nível de segurança do Formulários Google se compara ao de outros aplicativos e softwares semelhantes que você pode usar para coletar dados.

Confira a tabela abaixo para ver como os principais criadores de formulários se comparam ao Formulários Google.

O Google atende a todos os requisitos, assim como outros criadores de pesquisas como Jotform e SurveyMonkey. O Microsoft Forms e o Typeform não ficam muito atrás em suas ofertas de segurança, privacidade e conformidade.

“O Formulários Google está no mesmo nível de muitos concorrentes em termos de recursos básicos de segurança”, afirma Prakash. “No entanto, ferramentas de pesquisa especializadas ou soluções de formulários de nível empresarial podem oferecer recursos de segurança mais avançados, como opções de residência de dados, controles de acesso granulares ou certificações de conformidade específicas do setor. É essencial avaliar cada ferramenta com base nas necessidades específicas de segurança e conformidade de cada projeto.”

Quais são algumas maneiras de manter seus dados seguros no Formulários Google?

A segurança dos dados não depende apenas do fornecedor do software; parte dessa responsabilidade também recai sobre os próprios usuários. Se você coleta informações sensíveis por meio do Formulários Google, ou deseja garantir que qualquer dado coletado permaneça protegido, existem diversas estratégias que podem ser adotadas para reforçar ainda mais a segurança dessas informações.

1. Use senhas fortes e exclusivas

Embora isso possa parecer uma dica básica de segurança de dados, sua importância não pode ser subestimada. A senha para sua conta do Google, que você usa para acessar os formulários do Google, é a primeira linha de defesa para proteger seu conteúdo. Se sua senha for fácil de hackear, alguém poderá acessar todo o seu conteúdo no aplicativo.

Certifique-se de escolher uma senha que contenha todos os seguintes elementos:

• Tanto letras maiúsculas quanto minúsculas
• Pelo menos um número
• Pelo menos um caractere especial

Não use uma senha que contenha conteúdo fácil de adivinhar, como sua data de nascimento ou nome. Além disso, certifique-se de criar uma nova senha a cada poucos meses e evite usar a mesma senha em plataformas e aplicativos diferentes. Essa prática ajudará a melhorar a segurança dos dados no Formulários Google.

2. Implemente a verificação em duas etapas

A verificação em duas etapas, também conhecida como autenticação em dois fatores, é uma excelente maneira de adicionar uma camada extra de segurança aos Formulários Google. Ela exige que os usuários forneçam dois tipos de autenticação para acessar seu formulário, como a senha e um código de verificação gerado pelo Google. Qualquer pessoa que não conseguir fornecer essas duas formas de identificação não poderá acessar o formulário.

Para habilitar a verificação em duas etapas no Formulários Google, acesse a opção Segurança no painel de navegação. Em “Como você faz login no Google”, selecione Ativar a verificação em duas etapas e, em seguida, clique em Primeiros passos. A partir desse ponto, você deverá seguir uma série de etapas para concluir a ativação desse recurso. Após ativá-lo, o Google passará a solicitar que você complete o processo de verificação em duas etapas sempre que fizer login.

3. Use um gerenciador de senhas

Um gerenciador de senhas é uma ferramenta de software que permite criar, armazenar e gerenciar todas as suas senhas de aplicativos. Ele ajuda a aumentar a segurança dos dados protegendo suas senhas de várias maneiras. Por exemplo, muitos gerenciadores de senhas criam senhas longas, aleatórias e complexas que são difíceis de adivinhar.

Os gerenciadores de senhas também armazenam suas senhas, evitando que você precise memorizá-las uma a uma. Você pode ativar um gerenciador de senhas diretamente no seu navegador da web, permitindo que ele preencha automaticamente a senha correta em diferentes formulários de login.

Há muitas opções de gerenciadores de senhas, como LastPass, Bitwarden, 1Password e Dashlane. Alguns oferecem planos gratuitos, enquanto outros disponibilizam opções pagas com recursos adicionais. Antes de escolher qual utilizar, verifique cuidadosamente os recursos de segurança que cada um oferece — como criptografia robusta, autenticação em dois fatores, biometria e reconhecimento facial.

4. Use redes seguras

Independentemente do tipo de infraestrutura de rede à qual você se conecta — seja uma rede sem fio ou cabeada —, certifique-se de que ela possua múltiplas camadas de segurança para impedir o acesso não autorizado aos seus dados. Redes seguras utilizam firewalls, proteção por senha, criptografia de dados, softwares antivírus e diversas outras medidas de segurança.

Lembre-se de que isso se aplica especialmente quando você estiver trabalhando nos formulários do Google fora de sua casa ou escritório. Por exemplo, se estiver em um espaço de trabalho compartilhado, cafeteria ou biblioteca e utilizando a rede local, verifique o nível de segurança dessa rede antes de expor seus dados.

Se a rede compartilhada não possui proteções de segurança básicas — como senha para restringir o acesso —, é recomendável evitar utilizar os formulários do Google por meio dessa rede, a fim de manter seus dados protegidos.

5. Esteja atento ao preencher formulários do Google

Hackers criaram golpes de phishing sofisticados que usam o Formulários Google para capturar informações importantes de usuários desavisados, como credenciais de login, senhas e informações de identificação pessoal.

Sempre que for solicitado a fornecer qualquer informação sensível por meio de um formulário do Google, verifique se não se trata de um golpe. Por exemplo, confira se o e-mail é de uma conta legítima do Google. O pedido de informação vem de alguém que você conhece? Você estava esperando receber essa solicitação?

Se a resposta a alguma dessas perguntas for não, tenha cautela ao preencher o formulário. Uma maneira simples de verificar se o pedido de informações é legítimo é entrar em contato com a pessoa ou organização por outro meio — como uma ligação telefônica ou mensagem de texto — para confirmar se eles realmente enviaram a solicitação.

Se você suspeitar que um pedido de informações feito por meio do Formulários Google seja uma tentativa de phishing, é possível denunciá-lo ao Google. Em cada e-mail de confirmação de envio de formulário, há uma opção chamada “Denunciar abuso”. Clique nela e siga as instruções na tela. Você também pode marcar o e-mail como spam no seu provedor de e-mail e, em seguida, excluí-lo.

6. Restrinja o acesso aos seus formulários do Google

Ao compartilhar seu formulário do Google com destinatários, você pode proteger melhor seus dados restringindo quem pode visualizá-lo ou interagir com ele. Uma maneira de fazer isso é exigir que os usuários façam login em uma conta do Google para preencher o formulário, permitindo que você sempre saiba quem são os respondentes. Outra opção é solicitar uma senha de cada usuário antes que eles possam acessar o formulário.

Embora o Formulários Google não ofereça uma opção nativa para solicitar uma senha antes de acessar um formulário, há uma solução simples. Você pode dividir o formulário em duas seções e utilizar o recurso de Validação de Respostas para solicitar uma senha. Na primeira seção, insira uma pergunta pedindo a senha, e a resposta deverá ser exatamente a senha que você definiu para liberar o acesso ao restante do formulário.

Uma vez que o usuário insere essa senha, o Google a validará por meio do recurso de Validação de Respostas e, em seguida, concederá acesso à segunda seção do formulário, que contém as demais perguntas.

Essas dicas de segurança de dados são aplicáveis não só aos formulários do Google, mas também a outras ferramentas de coleta de dados. Lembre-se de que a segurança da informação é uma responsabilidade contínua. É fundamental atualizar constantemente suas medidas de proteção para garantir que seus dados permaneçam seguros.

Além disso, é essencial adotar múltiplas camadas de segurança. Assim, caso um dos métodos seja comprometido, as demais camadas ainda poderão proteger seus dados.

O que torna a Jotform uma excelente alternativa ao Formulários Google

Seja coletando informações pessoais, dados médicos, informações de cartão de crédito ou qualquer outro dado por meio dos seus formulários, sua preocupação com a segurança é totalmente válida. Afinal, ninguém quer que sua organização se torne uma estatística de violação de dados no próximo noticiário.

Ainda assim, a segurança não é o único fator importante na coleta de dados por formulários. As melhores ferramentas oferecem recursos que facilitam não só a coleta, mas também o armazenamento, o gerenciamento e a análise dos dados.

Jotform é uma excelente alternativa ao Formulários Google, pois oferece o mesmo nível de segurança — e ainda mais recursos. Com um Jotform, além de coletar dados de forma segura, você também pode:

• Usá-lo para gerenciar e analisar dados com Jotform Tabelas
• Criar relatórios a partir dos dados com o Criador de Relatórios Jotform
• Estabelecer fluxos de trabalho automatizados com Jotform Aprovações
• Coletar assinaturas eletrônicas com Jotform Assinaturas
• Criar aplicativos móveis para coleta de dados com Jotform Apps

Experimente grátis!

Foto por Vlada Karpovich