Os Formulários Google são seguros?

Durante o quarto trimestre de 2023, apenas, as violações de dados expuseram mais de 8 milhões de registros de dados em todo o mundo. Isso é definitivamente motivo de preocupação se sua organização deseja proteger seus dados — e sua reputação.

Se você coleta dados usando os Formulários Google, como muitas organizações fazem, é importante saber se esses dados estão seguros. Isso é especialmente relevante para empresas que utilizam os Formulários Google para coletar informações pessoalmente identificáveis (PII) ou informações de saúde pessoal (PHI).

Então, os formulários que você usa com os Formulários Google são seguros?

Neste artigo, examinamos os pontos fortes e as potenciais fraquezas do software dos Formulários Google e, se você está preocupado com o cumprimento dos padrões HIPAA, se eles são compatíveis com HIPAA. Também comparamos os recursos de segurança dos Formulários Google com os de outros geradores de formulários para ver quais têm a melhor segurança de dados. Finalmente, oferecemos várias dicas úteis para aumentar a segurança dos seus dados dentro dos Formulários Google.

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Quais são os protocolos de segurança do Google?

Privacidade e segurança são princípios fundamentais do Google; é por isso que a empresa trabalha proativamente para identificar e prevenir ameaças. Estas são algumas das camadas de protocolos de segurança que se aplicam a todos os aplicativos do Google Workspace, incluindo os Formulários Google:

• Criptografia avançada: O Google protege seus dados com HTTPS e Segurança de Camada de Transporte (TLS) quando eles estão se movendo entre seu dispositivo, Serviços Google e o centro de dados deles.
• Alertas proativos: Se o Google perceber algo fora do comum, como um login suspeito, ele avisará você imediatamente.
• Ameaças bloqueadas: O Google bloqueia o acesso a qualquer site que pareça uma ameaça à segurança, e essa tecnologia está disponível para outros navegadores também, incluindo o Safari da Apple e o Firefox da Mozilla.
• Atualizações e patches: Os esforços de segurança são contínuos no Google; ele busca continuamente e identifica ameaças de segurança e atualiza o software para enfrentá-las.

O Google também reconhece que é importante para seus usuários praticar o armazenamento e compartilhamento responsável de dados, e oferece uma série de recursos de treinamento para que as pessoas possam ser mais informadas sobre como proteger seus dados.

Os Formulários Google são seguros sob inspeção mais detalhada?

Embora o Google como um todo seja altamente seguro, e quanto aos dados que você coleta através dos Formulários Google?

“Os Formulários Google, como parte do conjunto de produtos do Google, se beneficiam de uma infraestrutura de segurança robusta”, diz Ankit Prakash, fundador da Sprout24, uma solução de inteligência de software. “Eles empregam criptografia HTTPS, garantindo que os dados em trânsito permaneçam confidenciais.

“Além disso,” ele diz, “o Google tem medidas proativas como a detecção e bloqueio automáticos de formulários que solicitam dados sensíveis. No entanto, a segurança de um Formulário Google também depende das configurações de seu criador. Por exemplo, um formulário pode ser tornado público ou restrito a usuários específicos.”

Como parte do Google Workspace, os Formulários Google possuem vários recursos de segurança para prevenir roubo e violações de dados:

• Criptografia em trânsito e em repouso: Esteja seus dados do Formulário Google simplesmente armazenados nos servidores do Google ou sendo transmitidos para outra pessoa, o Google os mantém criptografados.
• Armazenamento seguro de dados: Os dados que você coleta através dos Formulários Google são armazenados nos servidores do Google, que são protegidos por protocolos de segurança abrangentes do Google.
• Controle de acesso: O Google permite que o criador do formulário determine quem tem acesso ao seu formulário, exigindo que todos os usuários façam login em sua conta do Google para abri-lo. Se você estiver usando os Formulários Google como parte de uma conta organizacional, poderá restringir o acesso apenas aos membros da sua organização.
• Autenticação de dois fatores: Para fazer login na sua conta do Google, você deve fornecer sua senha e completar uma segunda etapa de verificação, como fornecer um código. Isso reduz as chances de outra pessoa acessar sua conta do Google.
• Registros de auditoria: Se você suspeitar de atividades de login não autorizadas associadas à sua conta de Formulários Google, pode verificar os registros de auditoria no Google Workspace.
• Requisitos de conformidade: O Google oferece recursos para ajudar os usuários a aderir a várias regulamentações de conformidade global, incluindo GDPR.

Além dos recursos fornecidos pelos Formulários Google já prontos para uso, os usuários também podem tornar seus formulários ainda mais seguros adotando medidas adicionais.

Por exemplo, você pode exigir que as pessoas que preencham o formulário façam login em sua conta do Google como uma forma de autenticar sua identidade. Você também pode validar respostas configurando regras no Formulário Google para quais tipos de respostas são aceitáveis, como o comprimento da resposta ou o tipo de caracteres usados. Alguns usuários também gostam de restringir as respostas a uma por pessoa para limitar a quantidade de dados que precisam coletar e proteger.

Considerando a combinação dos recursos de segurança fornecidos pelo Google e as medidas opcionais que você pode adotar por conta própria, é seguro dizer que há muitas camadas de segurança disponíveis nos Formulários Google.

Quais são as preocupações potenciais de segurança com os Formulários Google?

Deixando de lado os recursos de segurança, os Formulários Google — ou qualquer software, na verdade — são tão seguros quanto sua capacidade de responder à mais recente ameaça de segurança. Agentes mal-intencionados estão constantemente desenvolvendo novas formas de atacar plataformas, roubar dados e causar problemas. É por isso que é importante estar atento aos diferentes tipos de ameaças de segurança presentes para os Formulários Google, especialmente se você coleta dados sensíveis.

“Embora os Formulários Google ofereçam uma plataforma segura, há preocupações”, diz Prakash. “Phishers podem explorar a confiança que os usuários depositam no domínio ‘google.com’, criando formulários enganosos para coletar informações.

“A facilidade de criar um Formulário Google pode às vezes ser seu calcanhar de Aquiles, já que cibercriminosos podem gerar rapidamente formulários para se passar por entidades legítimas. Além disso, se os criadores dos formulários não tomarem cuidado com as configurações de compartilhamento, dados sensíveis podem ser expostos involuntariamente. Por fim, embora o Google desaconselhe o envio de senhas através de seus formulários, nem todos os usuários seguem esse conselho, o que pode levar a brechas de dados.”

Aqui estão algumas preocupações potenciais de segurança com os Formulários Google:

• Phishing: Cibercriminosos podem criar uma página falsa de login do Google que se assemelha à página real dos Formulários Google, e as vítimas podem inserir suas credenciais de login dos Formulários Google. Com os dados de login em mãos, os cibercriminosos podem roubar dados dos Formulários Google, executar campanhas de spam e mais.
• Roubo de dados: Invasores podem usar Formulários Google falsos para solicitar informações sensíveis de usuários e roubar seus dados pessoais para ações ilícitas. Invasores também podem usar páginas reais dos Formulários Google para replicar outros tipos de sites, como uma página de comércio eletrônico, onde as vítimas inserem dados sensíveis, como informações de cartão de crédito.
• Remoção de dados: Cibercriminosos podem usar programas de software para transferir dados coletados dos Formulários Google para sua própria Planilha Google, em vez de os dados irem para a Planilha Google pretendida.

Essas são apenas algumas das questões de segurança que existem hoje, mas as táticas dos cibercriminosos continuam a evoluir. Por isso, é importante escolher um software de formulários que se dedique a combater proativamente as ameaças de segurança e a atualizar constantemente seus protocolos de segurança.

Os Formulários Google permitem a conformidade com HIPAA?

Se você trabalha na indústria de saúde, sabe o quanto é importante garantir que seu conjunto de tecnologias permite o cumprimento da Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA).

Esta lei está em vigor para garantir que dados sensíveis de pacientes sejam protegidos e não divulgados sem o consentimento do paciente. Ela estipula que qualquer organização que lide com informações de saúde protegidas (PHI) deve ter medidas de segurança específicas em relação a como os dados são coletados, armazenados e compartilhados. Aplica-se a entidades cobertas na área da saúde que estão envolvidas na prestação de cuidados médicos, na coleta de pagamentos e nas operações de saúde.

Então, os Formulários Google permitem a conformidade com HIPAA? Os Formulários Google oferecem configurações de segurança e privacidade que podem ser habilitadas para cumprir os regulamentos da HIPAA. Ao adotar certas medidas, você pode viabilizar a conformidade com a HIPAA.

Para que um software ajude você na conformidade com a HIPAA, ele deve atender a critérios especificados em várias áreas de segurança, incluindo

• Criptografia de dados
• Backup e armazenamento de dados
• Gerenciamento de identidade e acesso
• A empresa de software também deve ter um acordo de associação comercial assinado (BAA).

Os Formulários Google não atendem aos critérios de conformidade com a HIPAA de forma imediata, mas se você for uma entidade coberta, pode adotar certas medidas para permitir a conformidade dos Formulários Google com a HIPAA, como

• Definindo permissões de compartilhamento para gerenciar a visibilidade e o acesso aos dados
• Desativando aplicativos de terceiros que não atendem aos padrões da HIPAA
• Ajustando as configurações de privacidade
• Criptografando informações sensíveis
• Garantindo a autenticação do usuário
• Implementando controles de auditoria para rastrear o acesso às informações
• Obtendo um BAA assinado que cubra os Formulários Google e o Google Workspace

Depois que essas medidas de conformidade com a HIPAA estão em vigor, os Formulários Google ajudam você a cumprir a conformidade com a HIPAA.

Os Formulários Google são tão seguros quanto outras ferramentas?

Outra parte do quebra-cabeça é entender como o nível de segurança dos Formulários Google se compara com aplicativos e softwares semelhantes que você pode usar para coletar dados.

Dê uma olhada na tabela abaixo para ver como os outros principais criadores de formulários se comparam aos Formulários Google.

O Google atende a todos os requisitos, assim como outros criadores de pesquisas como Jotform e SurveyMonkey. O Microsoft Forms e o Typeform não ficam muito atrás em suas ofertas de segurança, privacidade e conformidade.

“Os Formulários Google estão no mesmo nível de muitos concorrentes em termos de recursos básicos de segurança”, diz Prakash. “No entanto, ferramentas de pesquisa especializadas ou soluções de formulários de nível empresarial podem oferecer recursos de segurança avançados, como opções de residência de dados, controles de acesso granulares ou certificações de conformidade específicas da indústria. É essencial avaliar cada ferramenta com base nas necessidades específicas de segurança e conformidade da tarefa em questão.”

Quais são algumas maneiras de manter seus dados seguros nos Formulários Google?

A segurança dos dados não depende apenas do fornecedor do software; parte da responsabilidade também recai sobre os usuários do software. Se você coleta informações sensíveis por meio dos Formulários Google ou deseja garantir que qualquer informação coletada permaneça nas mãos certas, há várias estratégias que você pode implementar para proteger ainda mais seus dados.

1. Use senhas fortes e exclusivas

Embora isso possa parecer uma dica básica de segurança de dados, sua importância não pode ser subestimada. Sua senha para sua conta do Google, que você usa para acessar os Formulários Google, é a primeira linha de defesa para proteger seu conteúdo. Se sua senha for fácil de hackear, alguém poderá acessar todo o seu conteúdo no aplicativo.

Certifique-se de escolher uma senha que contenha todos os seguintes elementos:

• Tanto letras maiúsculas quanto minúsculas
• Pelo menos um número
• Pelo menos um caractere especial

Não use uma senha que contenha conteúdo fácil de adivinhar, como sua data de nascimento ou nome. Além disso, certifique-se de criar uma nova senha a cada poucos meses e evite usar a mesma senha em plataformas e aplicativos diferentes. Essa prática ajudará a melhorar a segurança dos dados nos Formulários Google.

2. Implemente a verificação em duas etapas

A verificação em duas etapas, também chamada de autenticação em duas etapas, é uma ótima maneira de adicionar outra camada de segurança aos Formulários Google. Ela exige que os usuários forneçam dois tipos de identificação para ver seu Formulário Google, como sua senha e um código de verificação especial do Google. Qualquer pessoa que não conseguir fornecer duas formas de identificação não poderá visualizar seu Formulário Google.

Para habilitar a verificação em duas etapas nos Formulários Google, selecione a opção Segurança no painel de navegação. Em “Como você faz login no Google”, escolha Verificação em duas etapas e então clique em Primeiros passos. Haverá uma série de etapas que você deverá completar a partir deste ponto para habilitar esse recurso. Depois de habilitá-lo, o Google solicitará que você complete o processo de verificação em duas etapas.

3. Use um gerenciador de senhas

Um gerenciador de senhas é uma ferramenta de software que permite criar, armazenar e gerenciar todas as suas senhas de aplicativos. Ele ajuda a aumentar a segurança dos dados protegendo suas senhas de várias maneiras. Por exemplo, muitos gerenciadores de senhas criam senhas longas, aleatórias e complexas que são difíceis de adivinhar.

Os gerenciadores de senhas também armazenam suas senhas, para que você não precise se lembrar de cada uma. Você pode ativar o gerenciador de senhas em seu navegador da web e permitir que ele insira automaticamente a senha correta em diferentes formulários de login.

Há muitas opções de gerenciadores de senhas, como LastPass, Bitwarden, 1Password e Dashlane. Alguns oferecem planos gratuitos, enquanto outros possuem níveis de planos pagos. Antes de selecionar um para usar, certifique-se de verificar os recursos de segurança que cada gerenciador de senhas oferece — como criptografia, autenticação de dois fatores, biometria e reconhecimento facial.

4. Use redes seguras

Independentemente do tipo de infraestrutura de rede com a qual você se conecta (seja ela sem fio ou com fio), certifique-se de que a rede tenha várias camadas de segurança para evitar o acesso não autorizado aos seus dados. Redes seguras usam firewalls, proteção por senha, criptografia de dados, software antivírus e muitas outras medidas de segurança.

Lembre-se de que isso se aplica quando você está trabalhando em Formulários Google em um local diferente de sua casa ou escritório. Por exemplo, se você estiver em um espaço de trabalho compartilhado ou biblioteca e estiver se conectando à rede deles, verifique o quão segura essa rede é antes de expor seus dados.

Se a rede compartilhada não possui proteções de segurança básicas, como proteção por senha para limitar o acesso, é melhor evitar o uso dos Formulários Google através dessa rede para manter seus dados seguros.

5. Esteja atento ao preencher Formulários Google

Hackers criaram golpes de phishing sofisticados que usam os Formulários Google para capturar informações importantes de usuários desavisados, como credenciais de login, senhas e informações de identificação pessoal.

Sempre que for solicitado a fornecer qualquer informação sensível por meio dos Formulários Google, verifique se pode ser um golpe. Por exemplo, confira se o e-mail é de uma conta legítima do Google. O pedido de informação vem de alguém que você conhece? Você estava esperando receber esse pedido de informação?

Se a resposta a alguma dessas perguntas for não, tenha cautela ao preencher o formulário. Uma maneira fácil de verificar se o pedido de informações é legítimo é entrar em contato com a fonte por outro método, como uma ligação ou mensagem de texto, para confirmar se eles realmente o enviaram.

Se você suspeitar que o pedido de informações por meio dos Formulários Google é uma tentativa de phishing, pode relatá-lo ao Google. Em cada e-mail de recibo de formulário, há uma opção para “Denunciar abuso.” Clique nela e siga as instruções. Você também pode marcar o e-mail como spam em seu provedor de e-mail e excluí-lo.

6. Restrinja o acesso aos seus Formulários Google

Ao compartilhar seu Formulário Google com destinatários, você pode proteger melhor seus dados restringindo quem pode visualizar ou interagir com seu formulário. Uma maneira de fazer isso é pedir aos usuários que façam login no Google ao preencher o formulário, para que você sempre possa ver quem são os respondentes. Outra maneira é pedir uma senha de cada usuário antes que eles possam acessar o formulário.

Embora os Formulários Google não tenham uma opção embutida para solicitar uma senha para visualizar um formulário, há uma solução simples. Você pode dividir o formulário em duas seções e usar o recurso de Validação de Respostas para solicitar uma senha. A pergunta na primeira seção do seu formulário solicitará a senha, e a resposta deverá ser a senha que você definiu para o formulário.

Uma vez que o usuário insere essa senha, o Google irá validá-la por meio do recurso de Validação de Respostas e concederá acesso à segunda seção do formulário, que contém o restante das perguntas do formulário.

Embora você possa usar essas dicas de segurança de dados nos Formulários Google, muitas delas também se aplicam a outras ferramentas de coleta de dados. Lembre-se de que a segurança dos dados é uma tarefa contínua. Você deve atualizar continuamente suas medidas de segurança para garantir que suas informações não estejam em risco.

Além disso, é importante sempre usar múltiplas camadas de segurança. Dessa forma, se um método de segurança for comprometido, outras camadas ainda podem manter seus dados seguros.

O que torna o Jotform uma excelente alternativa aos Formulários Google

Seja coletando informações pessoalmente identificáveis, informações de saúde pessoal, dados de cartão de crédito ou qualquer outro tipo de dado por meio dos seus formulários, você está certo em se preocupar com a segurança. Afinal, você não quer que sua organização se torne uma estatística de violação de dados no próximo ciclo de notícias.

No entanto, a segurança não é o único critério que importa quando se trata de coletar dados de formulários. As ferramentas de criação de formulários mais úteis têm uma variedade de recursos que simplificam a coleta de dados e ajudam você a armazená-los, gerenciá-los e analisá-los.

O Jotform é uma ótima alternativa aos Formulários Google porque oferece o mesmo nível de segurança — e muito mais recursos. Além de coletar dados com segurança por meio do Jotform, você pode:

• Usá-lo para gerenciar e analisar os dados com o Jotform Tables
• Criar relatórios a partir dos dados com o Jotform Report Builder
• Estabelecer fluxos de trabalho automatizados com o Jotform Approvals
• Coletar assinaturas eletrônicas com o Jotform Sign
• Criar aplicativos móveis de coleta de dados com o Jotform Apps

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Foto por Vlada Karpovich