Como criar relatórios do Google Forms

Tutorial passo a passo interativo

Independentemente do setor em que você atua, provavelmente usa formulários — seja para integrar colaboradores, agilizar o processo de admissão de pacientes, agendar compromissos ou realizar outras tarefas. Um tipo popular de formulário é a pesquisa, que ajuda a coletar dados acionáveis de seus clientes, funcionários e fornecedores para otimizar processos de negócios e melhorar a tomada de decisões.

Uma das maneiras mais eficientes de criar, editar e compartilhar pesquisas é usar um construtor de formulários online como o Google Forms, uma ferramenta que permite a qualquer pessoa construir formulários envolventes e com aparência profissional em minutos. O Google Forms também inclui um recurso de relatórios que permite aos usuários visualizar e baixar respostas de formulários e pesquisas por pergunta, por pessoa ou em uma única planilha consolidada. Aqui está uma descrição de como verificar e compartilhar resultados com o Google Forms, bem como gerar relatórios do Google Forms.

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Como verificar os resultados dos formulários com o Google Forms

Imagine que você é um organizador de eventos e recentemente criou e distribuiu uma pesquisa de feedback de evento usando o modelo de formulário de feedback de evento do Google Forms. À medida que as pessoas enviam respostas, você gostaria de ver os resultados para ter uma ideia da satisfação geral.

Com o Google Forms, ver as respostas dos formulários é fácil com estes passos:

1. Abra o seu formulário no Google Forms.
2. Clique em Respostas na parte superior central da tela.
   • Clique em Resumo para ver todos os resultados por pergunta. Esta seção exibe gráficos simples para resultados de pesquisas numéricas que você pode copiar e colar em um relatório em outro lugar. Por exemplo, você pode querer copiar um gráfico especificamente sobre como os participantes do evento se sentiram sobre o kit de boas-vindas ou atividades programadas.
   • Clique em Individual se quiser ver as respostas por pessoa. (Selecione Anterior < ou Próximo > para alternar entre as submissões.)
   • Clique em Criar Planilha Exportar para Google Sheets para ver todas as respostas em uma planilha. Para baixar todas as respostas como um arquivo CSV, basta selecionar Respostas, os três pontos verticais e depois Baixar respostas (.csv).

Como compartilhar os resultados dos formulários com o Google Forms

Poder compartilhar dados coletados e feedbacks com colegas facilita a análise e colaboração, o que é outro motivo pelo qual o Google Forms é uma ferramenta de pesquisa online tão popular.

Aqui está como compartilhar respostas de formulários com o Google Forms:

1. Abra o seu formulário no Google Forms.
2. Clique em Respostas na parte superior central da tela.
3. Clique em Link para Sheets.
4. Selecione Criar uma nova planilha (o formulário ou pesquisa que você deseja compartilhar deve estar listado lá) e clique em Criar.
5. A nova planilha deve abrir automaticamente ou você pode clicar em Ver no Sheets para navegar até o Google Sheets.
6. Clique no botão Compartilhar no canto superior direito da tela para adicionar endereços de e-mail ou copiar o link da planilha para compartilhar seu formulário de outra forma — como em uma plataforma de mensagens corporativas como o Slack.

Como gerar um relatório usando o Google Forms

Embora visualizar e compartilhar respostas de formulários no Google Forms seja bastante fácil, gerar relatórios do Google Forms é um pouco mais complicado. Aqui está como criar gráficos de resumo personalizados dos resultados de pesquisas usando o Google Sheets.

1. Crie uma nova planilha com suas respostas de pesquisa compiladas. (Para fazer isso, siga os passos 1–5 da seção anterior.)
2. Nomeie um intervalo de células para criar fórmulas que resumam os resultados da pesquisa. Cada questão na planilha exibe uma das perguntas da pesquisa, enquanto cada linha mostra as várias respostas da pesquisa para cada pergunta.
   • Usando a pesquisa de feedback de evento como exemplo, você verá que a primeira coluna — que está à direita de Data/Hora — é “Quão satisfeito você ficou com o evento?”. Para gerar um relatório no Google Forms, você precisa nomear cada coluna.
     • Clique na letra da coluna para destacar toda a coluna/pergunta da pesquisa.
     • Clique em Dados na barra de ferramentas superior e depois em Intervalos nomeados.
     • Digite o nome do intervalo, como “Satisfação_geral_evento,” para esta coluna específica. (Esses nomes podem conter apenas caracteres alfanuméricos e sublinhados — sem espaços ou pontuação — e não podem começar com um número.) 
     • Clique em Concluído.
3. Adicione uma nova folha na planilha selecionando o sinal de mais no canto inferior esquerdo.
   • Na coluna A desta folha, liste todas as possíveis respostas para a pergunta da pesquisa destacada no primeiro passo. Seguindo com a pesquisa de feedback de evento, as cinco respostas seguintes seriam listadas verticalmente na coluna A: 1, 2, 3, 4, 5 (indicando o nível de satisfação do participante com o evento de 1 a 5).
4. Use a função CONT.SE no Google Sheets para calcular quantas vezes uma determinada resposta ou ponto de dados ocorreu no intervalo nomeado selecionado.
   • Insira a fórmula CONT.SE na primeira célula da coluna B. (O Google Sheets deve então sugerir aplicar a mesma fórmula nas linhas restantes.) A fórmula CONT.SE é assim: =CONT.SE(Satisfação_geral_evento, A1)
5. Com o novo conjunto de dados, crie um gráfico das respostas da sua pesquisa.
   • Realce todos os dados nas colunas A e B.
   • Clique em Inserir na barra de menu.
   • Selecione Gráfico para acessar o Editor de Gráficos.
   • Escolha o tipo de gráfico que você gostaria de criar — como um gráfico de colunas ou gráfico de pizza — na guia Configuração.

Jotform Report Builder: Uma ótima alternativa aos relatórios do Google Forms

Como você pode ver, embora seja possível usar o Google Forms para criar relatórios do Google Forms, é um processo longo e trabalhoso.

Felizmente, muitas alternativas ao Google Forms oferecem melhores capacidades de relatórios. O construtor de formulários online Jotform, por exemplo, tem todas as ferramentas necessárias para criar e personalizar formulários e pesquisas impressionantes e bem acabados para coletar dados. O Jotform oferece uma biblioteca com mais de 10.000 modelos de formulários personalizáveis e integra-se a mais de 100 aplicativos de terceiros populares. Além disso, possui uma funcionalidade de arrastar e soltar, sem necessidade de código, para tornar a criação de formulários e a coleta de dados fácil e eficiente.

Mais importante ainda, com o Criador de Relatórios do Jotform, você pode converter essas respostas enviadas em relatórios perspicazes e visualmente atraentes em minutos. Usando o Jotform Report Builder, você pode

• Otimizar o design de sua apresentação usando uma ampla variedade de opções de design de relatórios, incluindo diferentes tipos de gráficos, cores, ícones e formas
• Incorporar relatórios ao vivo diretamente no seu site
• Compartilhar instantaneamente seus relatórios com colegas e clientes para melhorar os fluxos de trabalho 
• Salvar seus relatórios como PDFs para imprimir e compartilhar em reuniões

Em última análise, tanto o Google Forms quanto o Jotform Report Builder permitem que os usuários convertam respostas de formulários em relatórios profissionais e baseados em dados — independentemente do conhecimento em codificação. Portanto, qualquer que seja a sua escolha, você estará mais do que equipado para analisar seus dados, impressionar seus colegas e supervisores com relatórios visualmente atraentes e tomar melhores decisões de negócios.

Foto por CoWomen no Unsplash